高等院校辦公室加強信息化建設探究

文/中國民用航空飛行學院 余洋

辦公室是高等院校的核心部門、重要辦事機構，作為公文流轉中樞、事務處理中心、信息匯聚平臺，擔負著協調內外、溝通上下、參謀統籌的任務。辦公室工作對象廣、內容多、要求高，隨著大數據時代的到來，辦公模式變革繼續加速，信息化建設成為一項不可遲誤的工作。大數據時代，面對業務信息化的實際需求，如何加強高等院校辦公室信息化建設，通過信息化的科學管理和流程處理，促進信息資源共享，提升行政辦公效率，提高業務工作質量，成為擺在高等院校辦公室面前的一道重要課題。

一、高等院校辦公室當前信息化建設的現狀

（一）信息化建設工作不夠重視，改革發展意識薄弱。轉型升級一般離不開領導層面和執行層面的重視。當前存在高等院校領導習慣依據以往經驗決策、憑借傳統方式處理事務，對信息化建設的觀念和認知不到位，未充分認識信息技術對于促進管理和決策科學化的重要作用，對信息化建設缺乏必要的重視。存在辦公室管理人員和工作人員缺乏信息化意識、未認識到信息系統的作用和信息共享的價值、長期依賴經驗產生惰性而陷入滿足、出現輕視或無視問題和局限的情況。雖然大部分高等院校辦公室都有信息系統，但也常出現資源浪費、效率低下等問題。

（二）信息化體制機制不夠健全，難以推進工作開展。高等院校辦公室加強信息化建設，是一項有機的系統工程，應當形成一定的體系制度。加強信息化建設不是一蹴而就的，信息技術提供了科學的管理工具，還要依靠制度提供支撐、保障落實。當前高等院校信息化建設基本在初級階段，現有的信息化制度體系多數仍不夠系統完善。1.管理體制不夠健全，領導體制尚未形成，主管、主辦工作開展不順利；2.運行機制不夠全面，缺乏必要的約束，容易致使制度流于形式；3.存在風險管理真空，風險廣泛存在于采集、錄入、保存中，難以保證真實性、完整性、規范性。

（三）信息化設計規劃不夠靠前，缺乏全局長遠眼光。信息化建設應通過長遠規劃形成一個有機整體。由于高等院?？陀^存在的政策、環境、投資等內、外部因素，信息化建設容易出現更改、延期甚至中止的情況。因為高等院校信息化建設無法長期持續投入，因而建設成果缺乏必要的連貫性和兼容性，主要體現在缺乏重要的全局規劃，沒有建立起系統的信息處理平臺。加強辦公室信息化建設，首先要解決整體規劃的認識偏差；其次是網絡設計開發、設施設備配置。只有從宏觀上把握加強信息化建設要求，形成一體化的信息系統，才能實現信息化建設高集成、高效率、高質量的目標。

（四）信息化物質基礎不夠先進，難以滿足時下需要。信息化建設是建立在高速網絡軟硬件上的，而大數據時代的到來，加強信息化建設對基礎設施設備提出了更高的要求。由于重視不夠、規劃不好、投入有限等歷史遺留原因，信息網絡系統帶寬小、容量小仍在高等院校中存在。另外，有的網絡信息系統開發不靠前，加之運行維護不到位，系統之間的協調性和兼容性不足，可能導致發生信息泄漏、丟失、篡改。此外，因為網絡傳輸速度慢，或者系統操作反應慢，信息化網絡體系和應用平臺性能較差，一體化的處理流程和服務系統無法快捷使用，辦公室信息化建設因此掣肘。

（五）信息化人力基礎不夠均衡，運用水平參差不齊。信息化是改善辦公室工作的有力技術支撐。信息化建設需要人的參與，一方面需要信息化人才主動擔當，另一方面需要全體成員積極融入。當前辦公室工作人員年輕化明顯，能夠很好地參與信息化建設，但一般沒有配備專職信息化崗位，其他人才分管信息化工作較為普遍，這不利于發揮信息化優勢、提高運行效率、提升工作質量。個別辦公室工作人員觀念不到位，接觸信息技術的欲望不強，難以適應新技術帶來的改變，仍停留在傳統作業方式上，信息化知識匱乏，學習速度緩慢，操作水平較低，減緩了信息化建設和推廣的步伐。

（六）信息化共享程度不夠開放，仍然存在信息孤島。高等院校信息化建設取得了顯著的成效，但長期以來，由于過分強調硬件和規模，對于如何打通網絡路障，建立一個共享數據體系、發力不足且重視不夠?，F有的平臺系統各行其道、上下不通、互不兼容，沒有建立起全校性的信息網絡平臺，數據在各部門之間無法共享，信息孤島現象廣泛存在。重復建設不僅浪費了大量資源，同時也制約了信息流通。錯綜復雜的平臺架構，數以百計的功能模塊，各自為政的使用主體，生成了各類口徑數據，辦公室這一信息中樞，需要時不能及時拿到，拿到時卻可能對不上。

二、高等院校辦公室加強信息化建設的意義

（一）加強信息化建設是順應時代的必然要求。信息化時代和大數據時代的到來使得社會不斷發生重大變革，這對高等院校的信息化建設提出了新的要求，包括發展理念的更新、處理模式的升級、運行機制的換代。辦公室作為高等院校信息匯聚的樞紐、組織協調的中心，應當走在高等院校信息化建設中的前列，當好信息化建設的排頭兵。辦公室要改變過時的信息處理方式，開展信息化建設，是順應時代的必然要求，可以有效促進管理服務、組織協調職能升級，從而節約成本、提高效率，實現信息的科學化管理、流程化處理，進而提高服務質量、促進發展進步。

（二）加強信息化建設是自身發展的客觀需要。高等院校信息來源廣、需求數量多、傳播速度快、更新頻率高。在信息技術的推動下，需要更廣泛的需求、更高效的管理、更開放的模式，因此高等院校在改革發展的過程中面臨著更多難題。辦公室作為對內樞紐和對外窗口，是重要的行政管理部門和信息匯聚中心，必須大力借助信息化手段，加快信息化建設的步伐，以更先進的方法實現各類信息的采集歸檔、整理分析和上傳下達，使辦公室真正成為高等院校的信息中樞，從而為高等院校改革發展奠定基石，為高等院校自身發展賦能加力，推動教育事業發展進步。

（三）加強信息化建設是治理現代化的重要途徑。在新發展階段推進高等院校治理現代化，是貫徹新發展理念、構建新發展格局的必由之路。高等院校治理現代化要求有治理體系優化、治理能力增強、創新能力提高、服務水平提升等多個方面。完善機制、加強管理、改進服務是辦公室的主責主業，因此辦公室是推進高等院?，F代化不可或缺的主體。信息技術是高等院校治理現代化的重要手段，信息化可使高等院校管理運行制度化、規范化、程序化。聚焦高等院校核心職能，著力推進治理現代化，全面深化管理改革，推動事業高質量發展，辦公室具有核心地位和重要作用。

（四）加強信息化建設是科學決策的關鍵基礎。辦公室是高等院校議事決策的參謀助手，要對進行收集、整理、加工、反饋各項信息數據，為學校發展建設提供有用的基礎信息。這就要求辦公室提供準確、翔實、有價值的客觀依據和決策服務，從而輔助做出正確判斷和科學決策。傳統信息處理模式存在實效性差的問題，而且容易被主觀判斷所影響，使得信息數據質量存在一定程度的不足。而信息化建設能夠較好地解決上述問題，通過信息系統實時采集、海量存儲的全局動態數據，可以為辦公室提供充分的事實依據和數據分析，打好學?？茖W決策的基礎。

（五）加強信息化建設是提升效率的核心措施。高等院校辦公室工作的主要特點是繁瑣和細致，工作內容幾乎囊括了校內所有日常事務。然而人工處理日常工作事務的精力有限，容易導致出現行政效率低下的問題，因此提高辦公室管理效率勢在必行。加強信息化建設，實現現代化辦公，能夠幫助辦公室減輕工作壓力，進而大幅提高管理服務效率。信息化管理可以將工作系統化、標準化、程序化、簡潔化、溯源化、透明化，可以實時掌握各個工作流程的運行痕跡和當前節點，從而有效降低工作難度，提升辦公室人員綜合素養，全面提高辦公室管理效率。

（六）加強信息化建設是強化職能的有力保障。信息化建設促進了高等院校辦公室的管理服務、組織協調職能提檔升級，一方面體現在效率的大幅提高、成本的有效節約上；另一方面體現在通過信息化建設推動了信息處理流程的革新，實現了信息管理的科學化。辦公室在高等院校接觸內容更多、工作對象更廣、反應速度更快、服務要求更高，因此在學校信息化建設的過程中擁有獨特地位。高等院校信息化發展為辦公室信息化建設提出了高要求，要按照科學的原則和方法，不斷加強信息化建設，更好地發揮辦公室職能，更快地適應新階段、新理念、新格局的要求。

三、高等院校辦公室加強信息化建設的方向

（一）自上而下轉變觀念，重視信息化建設工作。信息化是高等院校打開教育現代化的鑰匙，辦公室加強信息化建設是信息化時代高等院校教育變革、建設智慧校園的關鍵一環。領導要不斷提高信息素養，盡快轉變管理理念，高度重視信息化建設工作；要充分認識迫切性和必要性，保障軟硬件建設經費，加強信息化人員配置，建立規范統一、信息互通的數據體系。辦公室工作人員也要提高信息化意識，立足崗位更新工作方式觀念，改變工作經驗習慣；結合工作實際，為信息化建設出謀劃策，提升信息化工作能力。

（二）建章立制加強規范，完善信息化建設機制。要通過健全的制度體系，建立螺旋上升的工作機制，做好頂層設計和基層實施，設計和實施相互指導，從而不斷修訂完善方案，不斷提高謀劃質量；要提前做好信息安全防范，建立完善的信息安全制度，強化辦公室人員的防范意識，加強風險隱患排查治理，確保信息平臺平穩有效運行；要強化信息管理問責機制，各環節提升數據質量，保障數據的安全性和有效性，提高數據的真實性和準確性，使其在各個方面發揮作用，成為科學決策的重要基礎。

（三）頂層設計科學統籌，做好信息化建設謀劃。要著眼長遠規劃、立足自身實際，制定信息化工作制度和長效管理機制，完善信息化建設體系，規范信息化建設工作，促進其科學化、程序化、標準化。1.健全完善領導機制，厘清辦公室的工作職責，將其分解為具體崗位工作，明確其工作職責范圍，建立有效的組織體系；2.健全完善實施辦法，通過制度將任務落實到人，明確責任人的權利和責任，通過簡單便捷的管理模式，促進工作開展；3.健全完善監督機制，制定便于績效考核的工作標準，建立符合信息化特征的量化指標，增強信息化工作管控。

（四）加大投入升級換代，夯實信息化建設基礎。日新月異的網絡技術加快了軟硬件設施設備的更新速度。加大投入信息化建設，夯實信息化建設基礎，首先是擴大容量和帶寬，提升平臺備份能力；其次是開發運用或安裝更新辦公室信息化應用軟件，建立安全、完整、開放的信息系統，實現流程程序化、工作規范化、維護自動化；此外還要做好信息化系統的日常管理維護，加快問題的收集、上報、處理速度，大幅提高工作效率和服務水平；要面對不斷擴大和縱深發展的知識體系，增強信息化系統的分析處理能力，從而分析和提取高質量、有價值的信息。

（五）面向用戶以人為本，培養信息化建設人才。人才的數量和素養一定程度上決定了信息化建設水平的高低。要針對辦公室信息化建設，打造一支責任意識強、業務能力好、創新水平高的工作隊伍，引領辦公室信息化建設的核心能力和關鍵技術；要拓寬信息化人才隊伍的覆蓋面，加強各單位之間的聯系交流，保證人才隊伍專兼結合、流動性好；要加強工作人員宣傳培訓，自覺優化和更新知識結構，全面提升辦公室人員的信息化素養和能力，使其熟練通過信息平臺獲取信息、處理事務。

（六）整合資源共建共享，打破信息化建設孤島。要依托組織領導機制，發揮集中統一的作用，在信息化設計規劃上，進行統一的規劃管理，協調好分工、分配好資源，不做重復開發，避免不必要的浪費；要統一標準、整合資源、科學布局，搭建統一的信息平臺，建立以辦公室為中心且聯通教學、科研、管理與服務的信息系統，對平臺進行同步運行、集中管理、定期維護；要對已有的各類資源進行共建共享、整合優化、互聯互通，解決互不兼容、難以契合的分離現象；要主動收集整理各部門的資源信息，促進信息交流友好、互動良性，做好分析、歸檔和存儲工作，及時動態了解反饋信息。

四、結語

高等院校辦公室加強信息化建設是一項重要課題。加強信息化建設是順應時代的必然要求、是自身發展的客觀需要、是治理現代化的重要途徑、是科學決策的關鍵基礎、是提升效率的核心措施、是強化職能的有力保障。當前高等院校辦公室信息化建設存在領導員工不夠重視、體制機制不夠健全、設計規劃不夠靠前、物質基礎不夠先進、人力基礎不夠均衡、共享程度不夠開放等問題，要自上而下轉變觀念、建章立制加強規范、頂層設計科學統籌、加大投入升級換代、面向用戶培養人才、整合資源共建共享，促進信息化建設取得良好成效。