大數據對醫院檔案管理發展的影響及思路分析

文/鄒平市長山中心衛生院 張兆國

醫院管理工作的開展和實施，主要是對醫院長期以來各活動、運營發展中產生的文件資料、數據信息等進行收集、整理、存儲和歸檔，全面反映醫院的醫療成果、研究情況、重大活動、運營發展情況等，為醫院的管理和發展提供有效支撐和依據。醫院檔案管理要求提高檔案資料信息的利用效率，最大化發揮其價值和作用。新時期，隨著醫院的不斷發展，其檔案管理的觀念意識、方法手段也需要改進和優化。大數據技術的應用，為其提供了技術支持，有助于推進醫院檔案管理信息化、數字化建設，實現醫院檔案資料信息的標準化、高效化管理，為推進醫院的持續健康發展服務。

一、大數據對醫院檔案管理發展的影響

大數據使得醫院檔案管理的工作量更大、需要管理的資料信息更多，一定程度上增加了檔案管理的難度，對檔案管理工作的實施及檔案管理人員提出了更高的要求。同時，大數據也為醫院提高檔案管理水平、增強檔案資料利用效率提供了支撐和保障，為檔案管理工作高效化開展提供了技術支撐。大數據的應用，一定程度上推動了檔案管理環境、主客體、管理理論、管理方式和模式的創新和轉變，主要表現在以下幾方面：

（一）合理利用大數據技術，提高檔案資料利用效率。科學合理的利用大數據技術，有助于實現醫院檔案資料信息的及時收集、數字化存儲和分類歸檔管理，通過對檔案資料信息的深入挖掘和利用，能夠為醫院的業務活動開展、管理服務和經營發展提供依據，有效提高檔案資料的利用效率。

（二）創建信息數據庫。合理的利用數據庫技術、數據壓縮技術等大數據技術，將醫院的紙質文件、聲像文件、電子檔案形成一個完整的信息數據庫，實現檔案資料信息的安全、高效、規范化管理，也方便日常對檔案資料信息進行查詢、調閱，提高檔案信息的使用效率。

（三）實現檔案精化管理。科學合理的運用大數據技術、大數據思維模式及方法，有助于實現醫院檔案資料的精細化管理，實現醫院所有檔案資料信息的及時、全面收集和歸檔，使檔案管理數字化、信息化，降低長期使用造成的檔案數據丟失、失真等問題，確保檔案的準確性、完整性。

（四）檔案服務。大數據技術的應用可以更好地滿足信息爆炸時代人們對檔案資料信息的需求，高效化地處理數量多、類型復雜的數據信息，更精準地分析檔案需求，為其提供更便捷、精準的檔案服務，節省檔案管理的成本和人力消耗。

二、醫院檔案管理數字化和信息化現狀及問題

（一）醫院檔案管理數字化和信息化現狀。在醫院不斷發展過程中逐漸認識到大數據在檔案管理發展中的重要作用，積極地開展檔案管理數字化、信息化建設，實現檔案高效化、精細化、標準化管理。1.紙質檔案和電子檔案并存，爭取做到對所有檔案資料進行管理。2.為檔案管理信息化、數字化建設提供支撐，加強相關設備和軟件的應用，完善相關平臺和系統。3.改變檔案信息收集、存儲的方式，借助大數據技術，對醫院的檔案資料文件及時進行收集、分類歸檔管理，實現數字化存儲，將醫院的紙質文件、聲像文件、電子檔案等建成一個完整的數據資料庫，相關人員憑借權限就可以查詢、調閱資料信息。

（二）醫院檔案管理數字化和信息化存在的問題。當前，仍有很多醫院在檔案數字化和信息化方面存在問題，需要進一步改進和完善。1.重視程度不夠，對檔案信息化、數字化缺乏全面認識，檔案資料收集、存儲、歸檔方法比較落實，信息化技術、設備仍需要健全和完善。2.增加了電子檔案保存的風險，如果安全管理工作不到位，容易造成檔案數據的丟失、泄露、惡意篡改等，還會造成設備和系統的兼容性不強，導致部分檔案無法打開，影響使用。3.信息化、數字化程度不夠，無法實現檔案管理的文檔歸檔、數據收集、數據錄入的自動化操作。4.部分檔案管理人員的能力素質有待提升，其計算機技術、大數據技術及信息分析能力、整合能力和識別能力不強，影響檔案管理的數字化建設，很多時候在檔案信息的收集、整理、歸檔、存儲和利用方面存在缺漏。

三、大數據在醫院檔案管理中應用的對策和建議

（一）夯實檔案管理的基礎。醫院需要充分認識到大數據對檔案管理工作開展和實施的影響，認識到推進醫院檔案管理信息化、數字化建設的作用意義，并完善與之相關的制度，為其創造出良好的環境。醫院的檔案管理部門、管理人員，要根據醫院實際情況、管理工作的需要，依托大數據技術，構建系統化的檔案管理系統平臺。要完善相關制度，明確自身在檔案管理中的職責和目標，確保檔案管理的規范、標準。要強化數字化管理意識，加大數字化建設方面的重視程度。設立專門的檔案管理部門，并完善設施和設備，引進先進的管理技術和手段，做好檔案資料的收集、分類、存儲、歸檔和利用工作。要完善監督機制，對檔案管理實施全面監督，及時發現檔案傳遞、移交和利用等方面的問題，科學地進行改進。要提高檔案管理人員的信息化水平、利用信息技術的能力，學習檔案管理的知識、技巧和手段，科學合理的應用大數據技術、數據庫技術、數據壓縮技術等，提高檔案管理水平及信息資料利用效率。

（二）充分挖掘檔案信息資源。醫院需要強化檔案管理信息化、數字化建設，構建完善的檔案資料信息系統，提升檔案資料管理水平，同時提高資料信息的利用效率，為醫院各項業務開展及管理發展服務。1.科學合理地利用計算機網絡技術、大數據技術，構建檔案信息系統，集中對醫院的檔案資料和文件信息進行收集、整理、歸檔、加工、處理、利用，提高檔案管理的效率和資料信息共享利用效率。2.有效引入大數據、云技術等，結合HIS、LIS、PACS、EMR等相關信息系統，打造數字化管理平臺，并實現紙質病案檔案等文件資料的微縮數字化加工，實現醫院檔案數據資料文件的數字化轉變，借助大數據技術，及時歸檔和存儲檔案資料信息，根據實際變化情況，科學調整和增加檔案資料信息，使檔案信息保存更完整、準確。3.建立系統化的檔案資料平臺，方便將各部門相關醫療活動開展產生的資料信息及時進行收集、整理和上傳，構建一個龐大、完善的檔案信息資料數據庫，并設置相應的權限，方便對檔案資料文件的查閱和借閱。4.鼓勵經常查閱和查看檔案資料信息，大數據的應用可以實現同一份資料文件，不同群體的同一時間查閱。5.定期對電子文件資料進行檢查，做好備份工作，有助于保證資料的安全性。

（三）提高檔案信息化管理水平。要科學合理的引進和利用先進的技術手段，提高檔案信息化管理水平。1.加強檔案數字化建設，將以往的紙質文件、聲像文件、電子檔案建成完整的檔案信息庫，建立電子檔案數據庫，實現檔案資料的快速傳遞和接收、及時更新、分類管理、有序歸檔。2.加強檔案網站建設，構建完善的檔案網絡信息化平臺、檔案網絡數據化平臺，提高檔案資料的共享利用效率，實現檔案資料信息的集成化查詢、檢索和利用。3.加強數字檔案館建設，借助電子網絡遠程技術，獲取檔案文件信息，實現對檔案資料的高效化開發和利用。4.通過加強信息化建設，依照統一的格式對醫院的檔案資料信息進行集中管理，由信息化系統進行自動歸檔，將所有的資料信息集中保存在數據庫平臺，方便對檔案資料信息的維護、管理和利用。

（四）做好信息化安全管理工作。大數據技術、信息化技術的應用，在提高檔案管理水平、檔案管理工作效率的同時，一定程度上增加了檔案管理的風險性，容易發生電子檔案轉移和傳遞的時候信息丟失、信息竊取、惡意篡改信息等情況。醫院檔案管理工作的開展和實施，要求做好信息化安全管理工作，明確各項不穩定性因素，做好檔案信息的保密工作，有效預防檔案外泄、丟失等情況。對重要檔案進行加密處理，科學設置權限，定期進行網絡維護，將紙質檔案與電子檔案相結合等。

四、結語

綜上所述，在大數據時代，每天都能形成大量的數據信息，醫院需要充分認識到大數據在檔案管理中的作用，科學合理地利用大數據技術，積極推進檔案管理信息化、數字化建設，創新醫院檔案管理的思想、模式和方法，實現檔案資料信息的高效化、標準化、數字化管理。將大數據與醫院檔案管理工作的開展和實施有效結合起來，提高醫院檔案管理水平，強化醫院檔案資料信息的維護、管理，整合和利用檔案資料價值，推進醫院的健康發展。