數字化檔案管理創新路徑探討

文/山東省濱州市濱城區統計局 王玉鳳

檔案管理具有較強的社會服務性，只有結合當前信息技術的發展，有效推進數字化管理工作，才能夠使數字信息得到更加廣泛的運用。在事業單位的發展過程中，檔案管理是一項必不可少的工作，管理內容相對繁瑣，只有結合數字化的背景，進行合理的創新，才能夠使檔案管理滿足市場環境的需要。

一、檔案數字化創新管理的意義↙

在社會各個行業的發展過程中，要意識到數字化發展的重要作用，才能夠促進行業的可持續發展，當前數字化發展已經成為推動企業發展的重要力量，要想使檔案管理工作邁上一個新臺階，只有在檔案管理的各項環節中，積極引入先進的數字化管理模式，轉變傳統的管理理念，充分發揮數字化技術的價值與作用，創新當前的檔案管理路徑，才能從整體上提高檔案管理的效率。檔案是歷史的真實寫照，是人類發展不能割斷的歷史，檔案提供的史料，是當今進行重大決策的重要依據。檔案資料由于收集、整理、保管的特殊性，決定其對歷史反映的真實程度要優越于其他資料，為人們認識歷史、認識客觀世界提供了很好的教材，所以充分利用檔案資料，就能為我國的經濟建設的決策和制定政策提供強有力的依據。檔案資料包含著人類智慧的結晶，蘊藏著前人寶貴的知識和經驗，是廣大專業技術人員、管理人員以及各行各業人員學習的寶庫，管理人員只有從中吸收營養，才能夠更好地為祖國的經濟建設服務。

（一）有利于形成新型管理模式。在檔案管理的創新過程中，必須要對數字化技術進行更加科學合理的利用，才能夠為檔案管理創造更多的發展機會，要想使檔案管理具備更強的先進性與科學性，具體可以表現為以下三個方面：1.對檔案管理進行數字化的處理，是當今時代的一種新型模式，能夠使當前的管理工作由復雜變得簡單，還能夠為檔案的各項環節提供更加先進的技術支持，提升檔案管理的創新意識與創新能力，為實現智能化管理提供必要的條件；2.數字化管理能夠解決當前管理工作當中的一些難題，減輕管理人員的工作壓力，提高工作效率；3.由于數字化管理是時代發展的重要體現，必須使檔案管理結合當前發展的實際情況，適應時代的發展潮流，才能夠促進數字化管理的高效運行。

（二）有利于提高管理的效率。數字化管理作為一種創新型的工作方式，能夠充分利用數字化技術的特點，提升各項工作環節的工作效率，例如，在管理檔案的過程中，數字化的作業方式將各項檔案都能夠進行編碼處理，在這種情況下，就能夠快速地對檔案進行調取，從而節省了工作人員的時間，在最大程度上提升工作人員的業務效率。除此之外，只有將數字化技術與當前的管理工作內容實際結合起來，才能夠將傳統的人工管理轉變為數字化管理，在這種形勢下，能夠大大提升管理工作的實際效率，從而豐富當前工作人員的工作內容，更好地發揮職能優勢，以更加積極的工作狀態投入到工作當中。

（三）有利于節約資源。只有結合當前檔案管理的實際情況，對目前的有形資源進行不斷整合，才能夠實現數字化管理。在具體的操作過程中，為了節約檔案管理中的有形資源，應該將有形資源逐步向無形資源轉化，對當前的檔案資源進行數字化管理。只有在檔案管理過程中，減輕工作人員的壓力，降低紙質資料的使用量，對管理人員的業務水平進行有效提升，才能夠充分發揮無形資源的優勢，提升檔案管理數據信息的安全性與合理性。由于在推進數字化管理的過程中，能夠對當前的管理工作實現便捷的管控，還可以有效地節約人力、物力，避免資源浪費，有利于降低檔案管理維護的成本問題。除此之外，檔案管理還具備循環查閱、方便管理、智能優化等各項特點，只有在管理工作中充分發揮數字化的優勢，才能夠節約各項管理資源。

二、檔案管理過程中存在的主要問題↙

（一）數字化過程缺乏全面的管理。在檔案管理的過程中，由于缺乏更加完善的管理制度，也沒有通過更加科學合理的措施進行改善，在這種情況下，就會存在著一些亟須解決的問題，主要有以下三個方面：1.由于目前已經提升了對數字化管理的重視程度，但依舊流于表面形式，沒有將各項管理措施進行有效落實，如果不能夠充分發揮檔案管理創新理論的重要作用，也沒有結合實際工作的具體情況，進行深入的分析與調研，在這種情況下，很難使數字化檔案管理制度進行有效的落實；2.在對相關的數字化管理設備進行采購的基礎上，忽略了人才的重要作用，如果大量采購相關的設備，沒有及時對相關的工作人員進行培訓，在這種情況下，就會使工作人員難以掌握數字化設備的各項操作流程，從而不能夠對數字化設備進行有效運用；3.沒有提升數字化的安全性，數字化管理與傳統的紙質保存具有一定的差距，必須要依靠信息技術才能夠進行更好地保存，一旦受到病毒攻擊，很容易造成系統出現各類問題。

（二）數字化管理相對獨立。由于當前檔案管理的數字化程度相對較低，在這種情況下，就會使數字化管理處于相對獨立的狀態，在檔案管理部門中，不能夠實現信息的共享，從而不能夠使單位內部的數字化標準進行統一，導致部門之間出現信息壁壘，阻礙數字化管理的發展進程。一方面，由于目前的數字化管理依舊處于初級階段，針對各項標準的制定不夠完善，難以形成統一的形式標準；另一方面，在建設數字化管理的過程中，必須要投入大量的資金，以便于采購相關的數字化設施，除此之外，也要積極引進復合型人才，以便于對檔案進行更加有效地管理，但由于各級管理單位可能會受到發展水平的限制，在這種情況下，就會使各地的檔案管理水平出現一定的差距。

（三）缺乏較高的利用效率。由于在當前的檔案管理工作過程中，沒有對數字化技術進行高效利用，為了對數字化管理進行普及，必須讓工作人員具備更強的專業技術與綜合能力，熟悉數字化管理的各項操作流程。從目前形勢來看，由于數字化管理還處于探索階段，缺乏完善的制度來規范當前的操作流程，這就難以提升數字化管理的利用率。除此之外，由于部分管理人員沒有掌握數字化設備的使用方式，自身缺乏相關的專業水平，很難推進檔案管理工作有序進行。如果檔案管理人員依舊沿用傳統的管理方式，沒有從自身做起，樹立積極探索的創新意識，則無法充分發揮數字化管理的重要作用。

（四）檔案管理人員的綜合素質不高。檔案學是一門綜合性學科，要求檔案管理人員必須具備一定的專業知識和業務素質。而現階段的基層檔案管理人員在文化程度、專業素質、思想觀念等方面參差不齊，無論是業務熟練程度還是工作方法和態度上都有待提高。很多基層單位沒有專職檔案管理人員，大多是兼職，因此對檔案管理往往心有余而力不足，基本上沒有足夠的時間去管理或整理大量的檔案資料，更缺乏信息開發應用能力和敏銳的信息意識，這就極大地制約了檔案管理工作的創新與發展。

（五）檔案意識相當薄弱。由于基層單位領導主要精力都放在經濟上，對與檔案相關的法律法規和業務知識學習甚少，個別領導將檔案工作簡單地曲解為把文件材料收集、裝訂一下，檔案意識相當薄弱。有的領導干部甚至認為檔案工作只是檔案部門的事，自己不想管也不愿管。除此之外，有些部門對檔案工作重視不夠，沒有把檔案工作列入年度工作計劃，不研究、不安排，檔案問題得不到解決，場所、經費、人員更是沒有保障，檔案工作自然就做不好。

三、改善數字化檔案管理的創新方式↙

（一）提升檔案管理的深度。在對檔案管理進行創新的過程中，必須要積極引進相關的管理技術與管理模式，從而對當前材料的存儲、分析以及處理等各項工作提供有力的保障，提高各項工作環節的工作效率，為管理人員提供更加便捷的服務。首先，可以通過二維碼管理的形式，將二維碼設置到工作人員的證件當中，當工作人員需要對資料進行提取時，掃描二維碼即可完成，帶來極大的便利。與此同時，也可以通過設置相關密碼的形式，以提升檔案管理的安全性與規范性。除此之外，還可以充分應用RFID技術，以便于工作人員對檔案進行更好的管理，將檔案的各類信息有效地與RFID進行融合，從而提升檢索的效率，全面加強對于數字化管理的管控。

（二）實現數字化檔案管理系統的有效銜接。為了更好地應用數字化管理系統開展相關的工作，必須要從以下幾點做起：1.要規范當前檔案管理的形式，在運用傳統的管理模式過程中，也要加大對于數字保存形式的應用，通過對各類圖片以及視頻等形式，來為檔案管理提供更加有利的條件；2.要結合當前的檔案管理系統，提升對于各類文件的利用效率，通過檢索平臺，有效地降低文檔查詢的時間，并做好檔案管理的各項工作，同時在管理系統中增加相關的功能，滿足當前管理的發展要求，適應當前時代的變化；3.也要結合目前管理的實際情況，對于各類有效信息進行共享，從而為相關人員提供更加便捷的服務，在最大程度上充分發揮檔案管理的重要作用。

（三）根據檔案管理的實際情況進行創新。隨著信息技術的普及，大數據也廣泛被應用到各個行業的管理過程當中，在檔案管理的數字化建設過程中，加強對大數據的應用，不僅能夠有效地提升當前的管理質量，還能夠保障檔案資料及時地存儲，提升檔案管理的安全性與規范性。1.應該加大對于檔案管理的資金投入，從而為運用大數據技術提供良好的條件，與此同時，也應該不斷完善當前的信息化設備；2.提升對于人才的重視程度，定期對管理人員開展相關的培訓工作，以提高管理人員的專業水平與綜合素質。對于管理人員來講，應該從自身做起，樹立終身學習的意識，通過各種有效的學習渠道提升自身的技術水平。

檔案工作要求細致嚴謹，工作步驟多、環節多、程序多、耗時多，致使完成任務的時間彈性比較大，檔案管理人員必須具備較強的責任心，一絲不茍、一步步地做好檔案工作，保持歸檔案卷的齊全完整和質量，確保其作為歷史證據的可靠性。除此之外，檔案管理人員還要具備健康的心理素質，適時調整心理狀態，有較強的自制力和自控力。創新是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發達的不竭動力，變革時代需要創新社會管理模式，對于檔案工作也要創新，作為一個部門的領導者，首先對工作要有創新意識，并有強烈的創新欲望，這樣才能有新的創新發展。由于檔案工作屬于一成不變的，單調而枯煩，這便會使得大多數檔案工作人員在工作中，缺乏創新理念及創新欲望，如果依舊墨守成規，按傳統辦事，對于日常檔案工作，也只是滿足于每年立卷歸檔多少案卷，提供利用服務多少卷人次，而對于市場需要哪方面的檔案材料，最前沿學科發展情況如何，檔案工作是否適應當前形勢和社會發展需要等等，卻一無所知或知之甚少，更談不上檔案工作如何主動、超前服務于市場，服務于社會。

（四）做好群眾服務。現今檔案工作要注重服務群眾，服務群眾是檔案工作的最終目的，只有提升服務群眾的質量與水平，才能汲取檔案工作群眾思想之精華，使檔案管理獲得源源不竭的動力，讓沉悶枯燥的檔案管理工作變得趣味橫生。由此可見，只有切實做好服務群眾的工作，明確服務工作不僅僅是對外開放以及簡單的查詢服務，才能夠充分發揮群眾優勢，讓各界群眾成為檔案管理的主角。

（五）完善檔案的收集工作。1.完善檔案材料收集的長效機制，并把普通收集、定向收集、長期性收集與突擊性收集結合起來，完善科學、合理、有效的檔案收集機制，發揮檔案工作者的主動性，克服其工作的盲目性、隨意性和應付性，增強檔案資料的真實性，收集過程的規范性；2.疏通和拓展檔案材料的來源渠道。在法律和道德允許的范圍內，拓展干部人事檔案資料的來源渠道，力求材料來源的真實性、準確性、廣泛性和反映問題的全面性；3.完善檔案歸檔制度，提高工作效率。充分利用現代化信息技術手段，及時處理不符合歸檔要求的材料，利用現代通信工具和計算機網絡技術，及時督促、監管檔案材料的辦理進程，規范檔案資料歸檔，創新工作機制。

四、結語

綜上所述，為了適應當今時代的發展，必須充分發揮數字化的優勢，才能夠實現各個行業的創新與升級，數字化對于各個行業都具有重要的意義，只有結合當今的時代背景，對檔案管理進行有效的創新與改善，才能夠提升當前的工作效率，對目前檔案管理工作過程中的各項資源進行整合與優化，才能推進數字化進程的有效運行。針對當前數字化管理過程中存在的實際問題，必須結合實際情況，通過更加科學合理的措施進行解決，建立健全更加完善的數字化管理系統，提升當前建設的水平，通過各種創新方式實行更加全面的管理，以促進檔案管理的健康有序發展。