企業檔案管理的地位及作用分析

文/吐哈油田分公司檔案中心 柴莉

受信息技術發展的影響，企業檔案管理在面臨挑戰的同時也遇到了重大發展機遇，傳統檔案管理模式已經與當下企業發展需求相脫離，如果不進行及時變通，勢必給企業的進一步發展帶來影響；同時，信息技術的出現，使得檔案管理工作的全面開展有了充分的支持條件，更有利于為企業提供充分服務。因此，企業需把達到信息化標準作為一項目標，分析目前檔案管理工作的實際地位和作用，加大工作創新力度。

一、信息化背景下檔案管理的特點

檔案是巨大的信息資源庫，因其不可再生性、原始憑證性、可重復利用性等備受關注。但從目前的實際情況來看，其豐富的信息資源和較低的利用率反差十分顯著，只有對其進行合理科學開發，才能使價值完全轉化成生產力，給企業的經營決策以及科學研究提供支持。信息化背景下，其管理工作整體呈現出以下特點：

（一）模式日漸靈活。在傳統管理中，基本都采用統一集中式管理，隨著企業間的競爭日漸激烈，單一化的管理已經無法滿足需求，必須通過信息技術將分散和集中兩類模式結合起來，使企業獨自擁有資源，進一步提升企業檔案管理水平和效率。

（二）開展計算機網絡管理。當前社會信息化發展趨勢顯著，各領域的數據信息增長迅速，檔案管理中需要兼顧的信息數據也隨之增加。對此，通過應用信息技術開展計算機網絡管理，構建數字檔案庫以及智慧檔案館，實現資源整合，實施統一化管理，更有利于提升管理效率，便于企業獲取各項信息，及時做出決策。

（三）社會化協作更為強烈。目前市場競爭十分激烈，企業所有工作的開展都要對效益進行考量，檔案管理亦如此。其中社會化協作逐漸頻繁，主要體現在其工作的“外包性”越來越顯著，即把內部工作外包出去，在保證工作質量的基礎上，減少工作壓力，降低成本，提升經濟效益。其中社會化的管理機構，需由政府部門對其進行監督和引導，以形成極具社會化的競爭模式，進一步提升管理效率。

二、信息化背景下企業檔案管理的地位與作用分析

檔案管理是企業內部管理當中的一項重點內容，是促進資料制度化與規范化建設的基礎。進入新的市場環境中，該項工作的重要性日漸顯著，給企業的進一步發展帶來巨大的支撐。尤其是在信息技術的作用下，其整體工作形式走向了高效性、信息化等，進一步彰顯了具體的管理作用效能和在企業發展中的地位。從整體來看，該項管理工作的作用主要體現在以下兩個方面：

（一）實現檔案的有效保存。在傳統的檔案管理工作中，紙質檔案是最基本的形式，其最大的缺陷就在于，保存具有一定年限性，過了時間就可能需要進行重新整理歸檔，給檔案的完整造成不良影響。應用現代信息技術之后，可以減少該類問題發生，進一步延長檔案的保管期限，給管理工作的開展帶來更多便利，即便后續進行大量借閱也不會給檔案本身帶來損害，最大程度上保證了管理工作的質量。同時，信息技術能提供加密保護，進一步提升了檔案工作的安全性。

（二）提升管理工作效率。真實有效的檔案在企業實際發展當中發揮著重要作用，是實現高效化建設的重要參考。但在傳統管理模式下，大多數企業的管理思想都缺乏先進性，且未嚴格實施審核，消耗大量時間，也影響管理效率。開展信息化管理，使對檔案準確性與真實性的查證有了保障時間，還能及時、精準地掌握檔案的閱讀量和人數，實現檔案優化，提升管理效率。給后續管理工作的開展帶來更多便利。

三、信息化背景下企業檔案管理存在的問題

（一）缺乏標準規范。在信息化背景下，企業檔案管理缺乏標準規范已經成為一項突出性問題，這就導致雖然為檔案管理信息化建設投入了大量資金與精力，但整體效果并不顯著，甚至難以形成完整體系。在信息化建設中，必須有明確規范與標準，如信息數據規格、檔案分類標準、文本檔案形式等，但很多企業并未做好該項工作。不但造成了資源浪費，還使得檔案信息過于雜亂和零散，很多原始檔案內容未完全理順，新的數據又大量涌入，導致整個檔案管理信息化出現混亂狀態。

（二）開發利用程度不足。現階段，很多企業都開始著手對檔案管理實施信息化建設，但因為整體關注度不足，導致檔案管理十分被動，很多管理信息系統開發利用程度較低，信息化發展水平不高。有些企業的管理工作甚至還停留在傳統層面上，即只是每日進行檔案信息收集，再將其整合到計算機當中。并未對檔案實現真正的高效化應用。甚至有些企業在調用檔案時，還是直接找尋紙質檔案，鮮少從檔案管理系統中調用，這就使得檔案本身的開發利用程度長期處在一個較低水平，難以真正實現信息化管理。

（三）缺乏重視。檔案管理信息化建設在企業領導層的受重視程度直接決定了整體建設效率和水平，雖然目前很多企業都對該項工作十分重視，也建立了專門的隊伍和機構，但仍有個別企業領導對于檔案管理信息化建設缺乏重視，導致在資金、人力和物力方面的投入難以支撐信息化建設的發展進程，從而延后了建設進度，整體建設質量難以滿足基本的發展要求。

四、企業檔案管理地位與作用的提高措施

為應對日漸激烈的市場競爭，企業還需及時轉變檔案管理思維模式，借助信息技術創新管理體制、優化人員素質、提升工作效率和水平，充分應用其作用開展工作，以實現科學化與規范化管理，使更多信息資源可以和新技術相互接軌。

（一）重新建立檔案業務流程。對于常規檔案工作而言，整體上包含了收集、管理及應用三個基本部分，在此基礎上，工作者直接展開信息收集、整理、儲存等內容。基于信息化技術，其業務流程必須進行重新構建。1.完善收集。具體需應用企業當中的信息系統開展收集工作，給各部門下達和分配相關任務，再由部門人員繼續利用這一系統上傳具體的檔案信息。2.優化整理。即對數字化檔案信息實施集中化管理與分類，并構建專門的文件夾進行存儲與備份。整理完具體的信息之后，還需再以部門、時間以及種類等將其進行錄入，并設置安全管理權限。3.完善檢查。定期核查檔案的完整程度即有效性，針對其中出現的信息缺少等問題及時與有關部門進行聯系補全。4.在調取檔案時必須和管理對接，并明確和填寫具體的調取內容、目的和責任，在防止外泄或丟失的基礎上，給對方賦予一定的訪問權限。

（二）加強檔案信息資源整合。開展檔案管理的主要目的就是防止資源出現丟失或者重復收集等問題。在企業的逐步發展下，每個部門每天都會產生大量信息，要對其進行有效管理，就必須形成一整套完善且全面的管理體制，以強化資源收集和整合。以財務檔案信息為例，財務工作者每日都需全面匯總財務信息，以時間順序為準，如以周或者月進行檔案上傳；上傳之后再依照具體情況設置專門的控制權限，定期對其數據進行修改、整理和增設。如果是人力資源信息，則需由人力資源部門給所有職工都制定出專門的信息檔案，并根據職工崗位調整等進行及時修訂，以確保信息的及時性與完整性。為了避免信息錄入發生沖突與交叉，則要對所有檔案信息劃定出具體的標準，以使信息的歸類更為清晰。

（三）提升檔案服務效能。開展檔案管理的主要目的是給企業的進一步發展和決策帶來充分的信息資料支持，但從目前的絕大多數情況來看，檔案基本上只發揮出基礎的借閱功能，無法體現出良好的服務價值，難以從根本上重視檔案管理工作，所以必須盡可能提升檔案服務效能。1.進一步完善當下的服務功能。各場景下，企業對于資料的需求都是不同的，但目前檔案的主要功能是進行借閱，應以此為重點進行全面開發，強化整個管理系統的服務能力。如將全文檢索功能、快速檢索功能以及數據深挖功能等體現出來。2.在原本的服務功能上進一步開發和應用新功能。如進一步提升檔案應用效率，放寬檔案權限，面向更多人員開放。在保證基本信息安全的前提下，科學梳理各項檔案信息。

（四）建立信息化標準體系。在建立管理信息化系統時，還需進一步落實標準體系構建，從而給正常的管理工作帶來更多更有效的標準支持以及保障，促進企業工作的迅速推進與開展。1.對于資料錄入來說，需重點制作出大量的詳細說明書，并將其下達到各個部門，促使其完全依照具體的說明要求開展信息的錄入與編輯工作。2.為數字檔案接收制定出詳細標準，促使其能迅速上傳進入匯總，使信息能完全迅速及時地進行保存，防止丟失問題產生。3.需建立管理標準，確保管理工作能夠完全依照具體標準落實，如數據備份、存儲、劃分與刪除等都能在遵循規范的基礎上，落實與開展。

（五）創新應用數字化信息技術。1.企業可以直接應用云計算技術建立檔案共享數據庫，實現檔案的共享。比如與其他單位構建云計算共享網絡，將能夠共享的內容上傳到云端，以供所有參與共享企業直接進行查看，降低檔案傳輸和借閱過程中產生的成本。2.企業還需加強風險管理，在應用云儲存的過程中注重備份，加強事后預防，避免檔案資源損壞、丟失或遺漏等問題發生，實現檔案信息的高效化管理。對于科技性的檔案，可以直接應用數字水印，以標明自己的所有權，加強自身知識產權的保護。還可以應用區塊鏈技術或者訪客限制技術等高效安全管理檔案，避免管理系統受到侵襲，有效應對互聯網中的各類安全風險。3.可以應用大數據技術對檔案編制進行充分挖掘和篩選，進一步豐富檔案內容，提升信息資料的精準性與科學性。另外，在實際編制的過程中，還要依照企業自身的發展戰略展開，以此更加全面展現檔案資源的作用，建立極具實用性的檔案專題內容，實現高效化應用。

（六）加強檔案人才養成。檔案管理工作的有效開展前提就是良好的人才隊伍，目前很多企業存在人才匱乏的問題，不僅給實際的管理質量帶來了巨大影響，還可能會導致相關信息出現混亂，對信息化管理的實現造成阻礙。因此，必須建立信息化、專業化的管理隊伍。1.管理隊伍進行詳細分工，依照實際需求聘請具有良好工作經驗和信息化知識的現代化人才。2.針對具有良好條件的企業，還需進一步強化與高校之間的溝通與合作，在校企合作中引入更多具有先進知識和技術的人才。3.加強對現有管理人員的培訓和教育，制定出全方位和長期性的培訓規劃，進一步提升知識掌握程度，促使信息化管理工作能夠高效落實。

五、結語

總而言之，作為當前企業檔案管理發展中的一個主要方向，信息化的實現將會進一步提升檔案信息的存儲量及豐富程度，給企業決策和工作開展帶來良好的保障，并促進內部管理的全面展開。對此，必須意識到檔案管理的重要作用，具體可以從業務流程完善、標準體系建立、人才培養、服務效能提升以及信息資源整合多個方面開展管理改革，全面建立一套可以真正有效適應企業發展的管理模式，進而給企業的全面發展帶來更多依據和支撐。