社會保險檔案數字化的實踐策略

文/青州市社會保險事業中心 鄭海偉

當前是信息化時代，一旦個人信息被泄露，就會在網絡環境中迅速傳播，給個人生活帶來不便。社會保險被視為個人隱私信息的一種，直接關系著個人的社會福利狀況，需要做好信息的保護。隨著社會的發展，社會保險逐漸成為人們生活的一部分，而社會保險檔案管理也需要根據時代的發展進行改革。信息數字化技術在改善檔案管理方面表現出了顯著的優勢，社保檔案管理與信息技術的結合是未來發展的主要趨勢，符合我國的宏觀發展目標。

一、數字化技術引入保險檔案管理過程的重要性

我國重視數字化技術的研究，促進知識經濟的發展，為人們生活水平的提高創造了條件。初步研究發現，隨著科技水平的發展，我國的經濟發展方式實現了變革，尤其是培養了大批的優秀人才。社會保險工作的順利開展有助于人們生活水平的改善，盡管我國將社會保險列入重要的研究課題，但當前的檔案管理制度仍存在多種問題，主要體現在管理質量不足和管理效率低下。為了確保社會保險行業的穩定發展，需要引入數字化技術，制定科學化的保險檔案管理制度，建設有效的保險檔案管理體系，用實際行動去改善保險檔案的管理現狀。正是由于數字化技術的引入，才使得社會保障制度更加透明，實現檔案管理效率的提高。科學化的保險檔案管理模式是社會發展的基礎，其將人力資源檔案分類儲存和管理，最大程度上提高了社會保障信息的完整性，為后續社會保障制度的落實和實施打下基礎。

二、信息化技術在社會保險檔案管理的問題

（一）社保檔案管理模式過于陳舊。據不完全統計，當前部分地區仍使用傳統的保險檔案管理模式，即手動管理，表現為管理效率低下，無法滿足工作的需求。另外，由于社保檔案管理工作量大，如果僅用手動的方式進行數據管理，往往會出現錯誤，進一步加劇檔案管理的壓力。隨著時間的推移，每天形成的社保檔案數量還將繼續增加，如果不開展保險檔案管理模式的改革，必將引發嚴重的問題。

（二）社保檔案管理水平不高。我國信息化技術每天都在更新，社保檔案管理應借助科技手段去提高檔案管理質量。但是，在具體的社保檔案管理過程中，管理人員專業水平不足。更有甚者，對信息化管理存在抵觸情緒，導致社保檔案管理質量難以提高。另外，社會保險檔案管理人員以年長者為主，其無法在短時間內接受新鮮的信息化技術，即使開展針對性的教學培訓，也難以迅速掌握使用方法，這也增加了保險檔案管理壓力。可見，社會保險檔案管理水平不足，管理人員無法準確理解信息技術的重要性，使得信息化社會保險檔案管理工作推廣緩慢。

（三）社保檔案管理系統不健全。目前，社會保險檔案管理流程并不完善，主要表現為管理系統的不健全，不具備科學化的檔案管理規范。在社會保險檔案管理實踐工作中，經常出現因管理體系不合理而導致的資源浪費現象，使得檔案管理效率無法提升。隨著科技的發展，人們的社會保險意識有了顯著的改善，再加上信息化技術的融入，社會保險行業正在穩定發展。同時人們對社會保險服務提出了新的要求，不再滿足于基本的生活保障，而是向著精神保障方面發展，這就需要社會保險檔案人員的不斷努力，實現檔案管理制度的革新。社保檔案管理系統不健全是約束社保行業發展的重要因素，必須展開深入探索。

三、計算機信息化技術在社會保險檔案管理模式中的探索

（一）將信息化技術引入社保工作，強化社會保險檔案管理人員的工作意識。我國信息化技術發展速度較快，為社會保險檔案管理效率的提升創造了條件，所以，信息化技術與社會保險檔案管理的結合是未來發展的必然，也是確保社會保險健康發展的重要渠道。為此，當前的首要任務是提升社會保險檔案管理人員的工作意識，明確檔案管理的重要性，進而全身心地投入到社會保險檔案管理工作中去。另外，社會保險檔案管理工作的開展也需要資金的支持，主要用于軟件設備的研發和硬件設備的采購，所以，必須根據實際需求拓展資金獲取渠道，確保資金充足。一般來說，政府扶持是最主要的資金獲取方式，但該方式往往資金有限，并不能滿足社會保險檔案管理工作的需求。為了進一步提高社會保險檔案管理人員的重視程度，需要對其工作內容進行調整，制定合理的崗位晉升制度，為管理人員提供對應的薪酬福利待遇，激發管理人員的積極性。另外，定期組織管理人員培訓計劃，強化其專業技能，這也是改善管理人員工作意識的重要方式。值得注意的是，管理人員技能培訓不僅僅是專業技能，還包括思想行為，幫助管理人員樹立奉獻理念，為后續社會保險檔案管理工作的開展打下基礎。

（二）創建有效的社保檔案管理規范，約束檔案管理人員的工作行為。以信息化技術為基礎，對社會保險檔案制度進行完善，創建有效的社保檔案管理規范，強化檔案管理質量。對于社會保險檔案管理工作來說，其表現出內容復雜、任務繁重等特點，高強度的工作容易造成管理人員行為的偏差，而社保管理規范的確定，有效地約束了管理人員的行為，最大程度上降低了工作失誤的發生。隨著時代的發展，傳統的檔案管理方式逐漸與信息化技術脫節，導致管理效率不斷下降，必須以合理的檔案管理規范進行約束。1.社保檔案管理規范制定需要結合信息化技術。信息化技術是我國研究的重點，并隨著時間的推移不斷完善，社會保險檔案管理也需要不斷革新，融入信息化技術。社保檔案管理規范重視的是精進管理理念，即跟隨時代的發展而革新，所以不能停留在初級階段，而是需要與當前形勢結合，用信息化手段去約束管理人員的行為，進而改善管理質量。社保檔案管理規范進一步優化了檔案管理流程，那些繁瑣的管理權限在信息化技術的幫助下得到實現，檔案數據的處理無需部門間多次交流，而是直接在平臺中調閱，節約了檔案管理時間。2.社保檔案管理規范的制定需要充分考慮社保檔案的發展需求，尤其是不斷創新社保檔案服務業務，在信息化技術的支持下，對檔案數據開展靈活處理，如此一來，就可以大幅度提升檔案管理質量。例如：根據需求創建社保檔案管理平臺，將人們的社保檔案信息上傳至平臺，以便用戶進行檔案信息查詢。通過社保檔案管理規范的制定，不斷強化管理效率，約束管理人員的行為，提高服務質量。

（三）緊跟時代的發展，提升社保檔案管理的信息化水平。1.社會保險檔案管理需要重視信息化水平的研究，借助科技手段改善檔案管理質量。當前來看，紙質檔案仍然存在于社會保障管理工作中，如果不能實現檔案信息化模式的革新，將會給管理工作帶來不小的壓力。當前的任務是將紙質檔案轉換為電子檔案，完成檔案信息化模式的轉變，進而促進管理效率的提高。為此，社會保障部門需要對檔案管理工作進行全面的分析，尤其是明確約束社會保險檔案管理發展的因素，用實際行動提高檔案管理方面的資金投入，實現檔案管理人員思維上的改革，從思想和設備角度入手，強化管理質量。換句話說，社會保險檔案管理工作的開展需要考慮時代的發展因素，在信息化技術的幫助下進行管理工作，將信息化技術視為檔案管理的基礎設施，總結新型的信息化保險檔案管理手段。社保檔案管理信息化水平的提升是一項艱巨的任務，需要從宏觀角度制定發展規劃并落實發展方案。2.信息化管理手段的合理性直接決定著社保檔案的管理質量，為此，社會保險檔案管理人員必須學習信息化技術，掌握有效的信息化管理手段并運用到實踐中去。在信息化管理系統的設計過程中，充分考慮工作環境，以管理人員的工作方式為基礎，最大程度提高管理系統的效率。隨著科技的發展，信息化管理手段不斷完善，其對于社會保險管理風險的降低有著重要作用，應該深入探索。所以說，管理人員應該從管理思想角度入手，革新管理理念，隨后根據時代的發展需求設計管理體系，通過不斷的探索完成社保檔案管理模式的轉變。3.服務意識是評價社會保險檔案管理人員能力的重要標準，也是當前管理人員必須具備的素質之一。從工作內容上看，社會保險檔案管理屬于服務部門，要求提高服務質量。隨著時代的進步，我國的社保制度逐漸完善，參與社保服務的人員數量逐年增多，給社會保險管理部門的工作帶來了壓力。社會保險檔案管理人員直接參與管理工作，必須具備高水平的服務意識，只有如此，才能全身心地服務于群眾，才能改善檔案管理質量。當前是經濟高速發展的時期，民眾越來越重視自身健康，積極參與社會保險活動，只有完成社保檔案電子化模式的轉變，才能回饋社會、保障群眾健康。例如，鼓勵群眾主動參加電子檔案信息的采集，大力宣傳電子檔案的優點，用實際行動改善社保檔案管理質量。

四、社會保險檔案數字化的戰略規劃思路

（一）制定數字檔案管理戰略規劃。對于數字化檔案管理來說，應該增設目錄查詢功能，其目的是便捷用戶對自身保險檔案信息的查閱。另外，正是由于數字化技術的融入，使得歷史保險檔案信息生動地展現在用戶面前，將檔案資源的價值發揮出來。傳統的紙質檔案管理，只能完成數據的記錄功能，在檔案資源的查閱過程中表現出了極大的不足，而數字化檔案管理便捷的查閱方式，在一定程度上滿足了用戶的需求。數字化戰略規劃為社會保險檔案的發展指明了方向，未來的10～15年間要不斷完善數字化管理制度，共同提高保險檔案管理效率。

（二）實現檔案管理信息化與數字化的統一發展。檔案管理信息化重視的是管理模式的轉變，檔案管理數字化強調的是管理效率的提高。檔案管理信息化與數字化的統一發展實現了紙質檔案向數字化檔案的轉變，要求管理人員和社保參與人員共同努力，按照規定的檔案管理流程實施檔案信息的錄入和管理工作。隨著時間的推移，數字化檔案管理流程逐漸完善，再加上智能化技術融入，社保檔案管理能夠做到自動化處理。如此一來，檔案管理人員的工作壓力得到緩解，對應的人力和財力資源得到控制，有助于檔案服務質量的提高。

（三）協調處理業務管理和歸檔管理的關系。一般來說，業務管理是社會保險工作的重點，而歸檔管理可直接影響著后續檔案資源的利用率，所以，必須處理好兩者的關系。業務管理即動態數據管理，歸檔管理指的是靜態資源管理，只有實現兩者的融合，才能從后臺對社會保險檔案進行高效的管理。在實施社會保險檔案工作時，管理人員首先需要做的是錄入檔案信息，這個過程需要用戶的信息確認，當完成信息錄入后，檔案資源就由動態模式轉換為靜態模式。值得注意的是，并不是靜態檔案資源將永遠不動，其靜態只是一個相對穩定的狀態，當需要資源的查閱時，仍可以在搜索軟件的幫助下調閱保險檔案資源。

五、結語

綜上所述，信息化時代已經來臨，社會形勢變化顯著，社會保險檔案管理必須緊跟時代的發展，實現管理模式的創新。社會保險檔案管理與信息化技術的結合成為了未來的必然趨勢，但當前的實施過程仍然問題重重，主要體現在管理模式陳舊、系統性不足等方面，迫切需要解決。信息化社會保險檔案管理將紙質檔案轉換為電子檔案，不僅減輕了管理人員的壓力，也強化了檔案管理的質量，滿足當前時代的發展需求。