分析機關事務檔案管理模式的優化與改進

張愛玲

長白山保護開發區機關事務管理中心 吉林長白山 133613

機關單位與普通的社會性企業有所不同，其主要以社會公益服務為宗旨，機關單位的檔案管理工作，是通過對工作文件、圖像等進行記錄和保存，并通過這些檔案來對未來社會進程進行預測與創新，十分重要?；诖耍绾未_保機關事務管理部門檔案管理工作的優化升級，是現階段極具現實意義的研究課題。

1 機關事務檔案管理工作的重要性

眾所周知，檔案屬于信息資源的集合體，機關事務辦公檔案主要與其行政活動息息相關，包括檔案收集、檔案分類、檔案歸納、檔案分析以及檔案利用都屬于檔案管理活動，從實踐而言，檔案管理活動與其他工作環節緊密相關。首先檔案管理部門中囊括了機關單位所有部門的全部信息資源，通過對這些資源進行分類匯總，可以更好的為后期資料查詢與事件決策提供幫助。其次機關事務管理工作中。還要對單位運行所產生的經費、服務、消耗等等進行行政管理，以此來確保我國政府的科學高效運轉。簡而言之，機關事務檔案管理既是對行政后勤工作進程的詳細記錄，又是機關單位后續工作開展與改革的信息基礎，為社會發展提供了強有力的見證與線索支持[1]。

2 機關事務檔案管理的現存不足

2.1 管理人員專業能力較低

首先現階段我國機關事務檔案管理工作人員的思想相對陳舊，在工作模式上并沒有過多的創新，無論是對檔案管理的認知還是工作模式的改進都沒有做到與實際結合、與時俱進，而且在實際工作中，我國機關事務檔案管理工作人員大多沒有經過專業的檔案管理培訓，在進行檔案資料的收集整理工作上，還存在很多細節的不足，這也就導致了我國機關事務單位管理工作現階段的系統性較弱。

2.2 檔案管理體系的缺失

多年來我國檔案管理工作模式相對守舊，在過去檔案基本都為紙質，檔案管理工作開展也都以紙質檔案為基礎，主要進行檔案的收集、裝訂、保存、遍目，但隨著數字化技術的推進，數字化檔案的應用和信息化管理手段的深化在我國機關事務檔案管理工作中仍顯劣勢，這就導致了現階段檔案的查閱效率較低，而且不利于檔案大數據的開采，很大程度上影響了檔案管理工作的利用率。在這樣的大背景之下，我國檔案管理體系也未做到系統化的更新。

2.3 缺乏服務意識，開發程度與利用率較低

機關單位的檔案管理工作開展還存在著一定的局限性，首先部分基層機關事務管理中心并未配備專用檔案室，這就導致了硬件設備的缺失，在這樣的背景之下，檔案資料也會出現遺漏缺失的現象，也因為對檔案管理的不重視，會導致檔案管理工作人員缺乏服務意識，對檔案的深度挖掘和信息利用上相對被動，長期以往的工作模式，也導致了相關的窗口工作服務人員的工作態度消極、怠慢[2]。

3 機關事務檔案管理模式的優化與改進

3.1 推進科學化管理

通過開展科學化的檔案管理模式，可以從根本上提升我國機關事務檔案管理工作的質量。首先，作為檔案管理科學化模式開展的基礎，要增強機關事務檔案管理的設施投入，包括軟件設備與硬件設備，從根本上改善檔案管理工作的環境。隨著信息化技術的不斷推進，筆者認為電子檔案管理體系的引進只是基礎，待系統引進后，要結合實際情況建立與之相輔的軟件模塊，提升電子檔案管理系統的實用性，并在實踐中不斷對注冊、查詢、計算、挖掘、保護等等功能進行優化。當然，機關事務檔案的保密工作更加重要，所以在開展過程中要謹遵檔案八防標準，配備檔案室的防盜門窗、安全警報、溫濕度計以及滅火器等等安全設施。

3.2 強化檔案管理工作人員的綜合素質和專業能力

在機關事務檔案管理工作中，工作人員是該事件的主體，首先應做好檔案管理工作專人專員的配備，然后做好檔案管理的基礎培訓，使工作人員明白檔案管理的重要意義，掌握檔案管理的基本技能，并定期開展綜合素質教育和職業道德教育，確保檔案管理工作人員的工作責任心，最后還要強調檔案管理工作的創新性，所以還要切實關注工作人員的生活、工作，給予檔案管理工作人員生活上的幫助和工作上的獎勵，加強激勵手段的運用，以此來不斷提升檔案管理工作人員的工作積極性和創造力，以此來。推進我國機關事務檔案管理工作的創新性[3]。

3.3 做好檔案編研，持續利用檔案信息

機關事務檔案管理工作現階段的優化必須強調檔案利用效率，不斷提升檔案管理工作的服務性能。這就要求在檔案管理工作的開展中要以利用需求為導向，根據實際發展來制定出更具意義的編研工作，強調從單純的檔案管理工作逐步轉向服務工作。在工作中還要強化數字檔案的大數據調研與信息挖掘，通過計算機系統提示的數據檔案測算結果，來對工作發展趨勢進行分析，并對之前的工作進行查漏補缺。在檔案編研工作的開展中要重點強調檔案的利用價值，對，對選擇好的檔案資料進行深度分析，多角度分層次全方位的進行重新編整，更好的為領導決策提供可利用的檔案資料[4]。

4 結語

綜上所述，雖然現階段我國機關事務檔案管理工作在開展中還存在一定的不足，但隨著機關事務管理人員對檔案管理的重新認知以及檔案管理服務性質越來越明確，相信我國的機關事務檔案管理工作也會做到與時俱進，更好的為社會發展作出貢獻。