分析機關(guān)事務(wù)檔案管理模式的優(yōu)化與改進

張愛玲

長白山保護開發(fā)區(qū)機關(guān)事務(wù)管理中心 吉林長白山 133613

機關(guān)單位與普通的社會性企業(yè)有所不同，其主要以社會公益服務(wù)為宗旨，機關(guān)單位的檔案管理工作，是通過對工作文件、圖像等進行記錄和保存，并通過這些檔案來對未來社會進程進行預(yù)測與創(chuàng)新，十分重要。基于此，如何確保機關(guān)事務(wù)管理部門檔案管理工作的優(yōu)化升級，是現(xiàn)階段極具現(xiàn)實意義的研究課題。

1 機關(guān)事務(wù)檔案管理工作的重要性

眾所周知，檔案屬于信息資源的集合體，機關(guān)事務(wù)辦公檔案主要與其行政活動息息相關(guān)，包括檔案收集、檔案分類、檔案歸納、檔案分析以及檔案利用都屬于檔案管理活動，從實踐而言，檔案管理活動與其他工作環(huán)節(jié)緊密相關(guān)。首先檔案管理部門中囊括了機關(guān)單位所有部門的全部信息資源，通過對這些資源進行分類匯總，可以更好的為后期資料查詢與事件決策提供幫助。其次機關(guān)事務(wù)管理工作中。還要對單位運行所產(chǎn)生的經(jīng)費、服務(wù)、消耗等等進行行政管理，以此來確保我國政府的科學(xué)高效運轉(zhuǎn)。簡而言之，機關(guān)事務(wù)檔案管理既是對行政后勤工作進程的詳細記錄，又是機關(guān)單位后續(xù)工作開展與改革的信息基礎(chǔ)，為社會發(fā)展提供了強有力的見證與線索支持[1]。

2 機關(guān)事務(wù)檔案管理的現(xiàn)存不足

2.1 管理人員專業(yè)能力較低

首先現(xiàn)階段我國機關(guān)事務(wù)檔案管理工作人員的思想相對陳舊，在工作模式上并沒有過多的創(chuàng)新，無論是對檔案管理的認知還是工作模式的改進都沒有做到與實際結(jié)合、與時俱進，而且在實際工作中，我國機關(guān)事務(wù)檔案管理工作人員大多沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，在進行檔案資料的收集整理工作上，還存在很多細節(jié)的不足，這也就導(dǎo)致了我國機關(guān)事務(wù)單位管理工作現(xiàn)階段的系統(tǒng)性較弱。

2.2 檔案管理體系的缺失

多年來我國檔案管理工作模式相對守舊，在過去檔案基本都為紙質(zhì)，檔案管理工作開展也都以紙質(zhì)檔案為基礎(chǔ)，主要進行檔案的收集、裝訂、保存、遍目，但隨著數(shù)字化技術(shù)的推進，數(shù)字化檔案的應(yīng)用和信息化管理手段的深化在我國機關(guān)事務(wù)檔案管理工作中仍顯劣勢，這就導(dǎo)致了現(xiàn)階段檔案的查閱效率較低，而且不利于檔案大數(shù)據(jù)的開采，很大程度上影響了檔案管理工作的利用率。在這樣的大背景之下，我國檔案管理體系也未做到系統(tǒng)化的更新。

2.3 缺乏服務(wù)意識，開發(fā)程度與利用率較低

機關(guān)單位的檔案管理工作開展還存在著一定的局限性，首先部分基層機關(guān)事務(wù)管理中心并未配備專用檔案室，這就導(dǎo)致了硬件設(shè)備的缺失，在這樣的背景之下，檔案資料也會出現(xiàn)遺漏缺失的現(xiàn)象，也因為對檔案管理的不重視，會導(dǎo)致檔案管理工作人員缺乏服務(wù)意識，對檔案的深度挖掘和信息利用上相對被動，長期以往的工作模式，也導(dǎo)致了相關(guān)的窗口工作服務(wù)人員的工作態(tài)度消極、怠慢[2]。

3 機關(guān)事務(wù)檔案管理模式的優(yōu)化與改進

3.1 推進科學(xué)化管理

通過開展科學(xué)化的檔案管理模式，可以從根本上提升我國機關(guān)事務(wù)檔案管理工作的質(zhì)量。首先，作為檔案管理科學(xué)化模式開展的基礎(chǔ)，要增強機關(guān)事務(wù)檔案管理的設(shè)施投入，包括軟件設(shè)備與硬件設(shè)備，從根本上改善檔案管理工作的環(huán)境。隨著信息化技術(shù)的不斷推進，筆者認為電子檔案管理體系的引進只是基礎(chǔ)，待系統(tǒng)引進后，要結(jié)合實際情況建立與之相輔的軟件模塊，提升電子檔案管理系統(tǒng)的實用性，并在實踐中不斷對注冊、查詢、計算、挖掘、保護等等功能進行優(yōu)化。當然，機關(guān)事務(wù)檔案的保密工作更加重要，所以在開展過程中要謹遵檔案八防標準，配備檔案室的防盜門窗、安全警報、溫濕度計以及滅火器等等安全設(shè)施。

3.2 強化檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)能力

在機關(guān)事務(wù)檔案管理工作中，工作人員是該事件的主體，首先應(yīng)做好檔案管理工作專人專員的配備，然后做好檔案管理的基礎(chǔ)培訓(xùn)，使工作人員明白檔案管理的重要意義，掌握檔案管理的基本技能，并定期開展綜合素質(zhì)教育和職業(yè)道德教育，確保檔案管理工作人員的工作責任心，最后還要強調(diào)檔案管理工作的創(chuàng)新性，所以還要切實關(guān)注工作人員的生活、工作，給予檔案管理工作人員生活上的幫助和工作上的獎勵，加強激勵手段的運用，以此來不斷提升檔案管理工作人員的工作積極性和創(chuàng)造力，以此來。推進我國機關(guān)事務(wù)檔案管理工作的創(chuàng)新性[3]。

3.3 做好檔案編研，持續(xù)利用檔案信息

機關(guān)事務(wù)檔案管理工作現(xiàn)階段的優(yōu)化必須強調(diào)檔案利用效率，不斷提升檔案管理工作的服務(wù)性能。這就要求在檔案管理工作的開展中要以利用需求為導(dǎo)向，根據(jù)實際發(fā)展來制定出更具意義的編研工作，強調(diào)從單純的檔案管理工作逐步轉(zhuǎn)向服務(wù)工作。在工作中還要強化數(shù)字檔案的大數(shù)據(jù)調(diào)研與信息挖掘，通過計算機系統(tǒng)提示的數(shù)據(jù)檔案測算結(jié)果，來對工作發(fā)展趨勢進行分析，并對之前的工作進行查漏補缺。在檔案編研工作的開展中要重點強調(diào)檔案的利用價值，對，對選擇好的檔案資料進行深度分析，多角度分層次全方位的進行重新編整，更好的為領(lǐng)導(dǎo)決策提供可利用的檔案資料[4]。

4 結(jié)語

綜上所述，雖然現(xiàn)階段我國機關(guān)事務(wù)檔案管理工作在開展中還存在一定的不足，但隨著機關(guān)事務(wù)管理人員對檔案管理的重新認知以及檔案管理服務(wù)性質(zhì)越來越明確，相信我國的機關(guān)事務(wù)檔案管理工作也會做到與時俱進，更好的為社會發(fā)展作出貢獻。