基于“互聯網+”的檔案管理工作內容與模式轉變

文/陳弘毅

當前社會已經步入“互聯網+”時代，人們的生產生活均在此背景下受到極大的影響，檔案管理工作同樣如此。在工作內容上，傳統的紙質檔案逐漸被電子檔案取代，因此在檔案收集管理的每一個環節都與之前相比有極大的變化；在工作模式上，檔案管理工作已經不滿足于對于檔案單一的收集和保存，越發重視檔案潛在價值的挖掘，力求為用戶提供更加全面、優質、人性化的服務[1]。面對這樣的形勢，檔案管理人員必須準確預估行業的發展方向，及時更新檔案管理理念，全面提升自身的綜合素質，在“互聯網+”背景下實現檔案高質量管理。

一、“互聯網+”背景下檔案管理工作內容的轉變

（一）收集方式的變化

在傳統檔案管理工作中，檔案管理主要針對的是紙質檔案，檔案管理部門從各部門收取，人員工作量大、耗費時間長，且過程中較易出現重要文件損壞、丟失的問題，從而降低檔案完整性。在“互聯網+”背景下，檔案資料以電子檔案為主，檔案管理部門直接從線上接收文件，便捷、迅速，再通過專業軟件實現檔案的分類和保存，極大地提升了檔案管理工作的有效性和安全性。

（二）管理制度的變化

“互聯網+”背景下的管理制度也要適應工作內容的升級與完善，充分發揮工作制度對于管理工作的規范和指導作用。目前檔案的信息化管理中仍存在部門間格式不統一、兼容性較差等問題，檔案管理部門就要從問題出發，注重電子檔案的全局化、一體化管理，通過制定嚴格且靈活的標準制度制定，為電子檔案管理提供支撐，將統一標準融入至管理的每一個環節，提升檔案管理的整體性[2]。管理制度的變化不僅可以為人員管理檔案提供便利，還有利于增強資源使用的便捷性，提升檔案資源的使用率，更好地發揮檔案價值。

（三）管理手段的變化

在“互聯網+”背景下，檔案管理工作人員所面臨的最大任務之一就是增量電子化、存量數字化，經濟發展水平的提升、企事業單位發展規模的擴大，都使檔案數量呈幾何倍增長，傳統人工管理手段顯然已經不適用當前形勢，必須對管理手段加以創新。檔案管理人員要提升自身信息管理水平，通過云計算、大數據等的使用，更加專業、迅速地完成檔案管理工作[3]。計算機信息技術的融入可以實現檔案資料的實時更新，極大地提升了資源利用率，但需要注意的是，人員要同樣重視檔案的備份和保護工作，最大程度地提高檔案安全性、實用性及完整性。

二、“互聯網+”背景下檔案管理工作模式的轉變

（一）跨界融合管理

檔案部門多使用封閉式管理方法對檔案材料實施管理，這樣可以保證工作的保密性和安全性。同時，這一方法也會使檔案工作服務持續維持在較低水平。封閉式的工作方法不僅會使檔案資源利用率低下，還會阻礙公眾檔案意識的建立，進而阻礙檔案管理工作的順利、可持續發展[4]。在“互聯網+”背景下，傳統檔案管理模式被打破，檔案管理開始向跨界融合管理發展，通過工作模式的創新和優化，實現檔案資源的共享、公用，將檔案資源價值輻射至更加寬廣的工作領域之中，深入挖掘檔案管理工作的內在作用，通過跨界融合形成相對更加完整、合理、科學的管理體系，為檔案管理工作價值的提升提供寬廣的平臺。

（二）信息化管理

在傳統管理模式之中，檔案管理人員多依賴部門內政策及制度實施管理工作，采用的也主要以粗放型管理方式為主。但這種以電子檔案為主體的管理模式，檔案數量呈爆炸式增長，已經逐漸不能滿足發展需要，弊端越發明顯，“互聯網+”背景下，檔案管理工作模式向信息化方向發展勢在必行[5]。信息化管理的前提就是工作人員要樹立起信息化管理理念，不斷提高自身信息化水平，重視管理方式的創新和優化，將新型管理模式運用于檔案管理工作中，使自身工作順應時代發展趨勢，使信息化理念融入至管理的每一個環節中。

（三）公共服務模式

傳統檔案管理服務的對象主要是國家相關部門，其范圍有限，無法充分發揮檔案資源的價值，也無法有效提升自身服務質量。在“互聯網+”技術支撐下，檔案管理工作與互聯網技術的融合性漸強，服務對象也產生了較大的變化，服務重點由之前的政府部門逐漸向公共體系轉變，不僅有效地增強了大眾對檔案資源的了解程度，還在一定程度上增強了檔案資源影響力。通過服務對象的轉變，檔案管理配套的機制、方式以及機制等不斷完善和優化，使之更加符合工作需要和用戶需求，以互聯網為媒介為大眾提供更加具有針對性的高質量服務。

（四）協作互動管理

信息化檔案管理并不是單純地基于網絡平臺進行檔案資料的錄入，而是在互聯網信息技術的支撐下全面了解各部門工作情況，以此為基礎實現檔案數據資源和工作內容的有效對接。因此，在“互聯網+”背景下，相關檔案管理部門要重視基礎建設，在保證資金充足的前提下，為其提供人才和技術的支撐。此外，檔案信息資源的開發管理還應選擇統一的管理方式，各部門之間加強合作，通過協調配合，實現檔案資源的協調性、互動性管理。

三、“互聯網+”背景下實施檔案管理工作的相關建議

（一）創新管理理念

認識和理念對行為起指導作用，要推動檔案管理工作向信息化方向發展，就必須促使檔案管理人員突破傳統管理理念的束縛，主動更新管理理念，樹立起信息化管理思維，通過“互聯網+”技術的使用提升檔案管理質量。人員如果不具有信息化管理理念，就不能符合行業的發展趨勢，也無法充分發揮檔案管理的價值，自然也就無法適應新時期、新形勢下的管理需求。為此，相關部門需要將檔案管理人員的管理理念作為其主要工作內容，建立起一支具有先進信息化管理理念的高質量管理團隊，培養人員掌握現代化信息技術水平，以創新性思維引導管理工作發展創新。

（二）提升管理能力

經濟發展水平的提升和企事業發展規模的擴大，使得檔案內容越發多樣，數量呈幾何倍增長，這不僅極大地提升了檔案管理人員工作質量，而且在很大程度上增加了管理工作難度，對人員的綜合組織和管理能力提出了更高的要求。當前實施檔案管理的人員中，仍有大多數非專業人員，不能很好地完成高質量的檔案管理工作，無法有效地發揮檔案管理的價值，提升檔案管理人員的管理能力成為關鍵。相關部門可提高檔案管理人員的招納標準，增強人員的專業性，同時還可以定期對人員實施培訓，培訓內容不僅包括管理相關的專業知識和技能，還必須包括現代化信息技術水平。通過具有針對性的培訓幫助人員形成知識結構體系，促使人員提升自身的責任意識，以更加積極的心態應對檔案管理工作，為現代化檔案管理提供人才支撐。

（三）建立檔案管理平臺

檔案管理平臺的建立是擴大檔案資源應用范圍、提升共享力度的重要手段，可以極大挖掘檔案資源價值，為其他各項工作提供方向指導和資料支撐。檔案管理平臺的建立和使用不僅可以讓檔案資源在各領域、各部門間無障礙傳輸，實現檔案資源高度共享，并能夠保證檔案資源的隱私性和安全性，減少信息泄露。信息通過審核后，各地區、各崗位人員都可以通過云平臺進行自身權限范圍內的檔案資源的查找和下載，極大地提升了檔案的使用頻率，有效提高了檔案管理價值。而且檔案管理人員還可以通過云平臺查看文件往來情況以及管理現狀，通過平臺對辦理完畢的檔案實施匯總和歸檔，在平臺上自動形成文件目錄，方便日后查找使用，減輕了各崗位人員工作量，提升了檔案管理工作效率。

（四）重視檔案管理安全

在“互聯網+”背景下，檔案資源在信息化管理過程中的安全情況也成了大眾關注的重點，保障信息安全成為創新型管理模式下必須完成的工作，對個人信息、單位安全等均會產生重要影響。檔案管理部門必須增強檔案管理人員的安全意識，管理人員自身也要提升自身的責任意識，認識到檔案管理工作的重要性，在保障檔案安全性的前提下，全面提升自身工作質量，讓檔案管理在經濟發展過程中發揮更大價值。

四、結語

“互聯網+”背景下，檔案管理工作的重要性越發凸顯，而其工作內容和工作模式的轉變也成為社會關注的重點，檔案管理人員要認清時代發展趨勢，在保障資源完整性和安全性的前提下將現代信息技術應用于檔案管理工作中，讓檔案資源在各項工作中發揮更大價值，促進單位與社會健康穩定發展。