企業檔案信息資源整合與利用

潘瑞鋒

陜西航天建設集團有限公司 陜西西安 710016

1 必須充分認識企業檔案信息資源整合與利用的重要性

世界步入信息化時代的今天，互聯網技術、信息化技術等正在迅猛發展，隨著網絡技術呈現多樣化，企業檔案信息資源整合管理越發呈現出復雜化的態勢，需要企業內部多個職能部門之間協調配合方能得以實施。在企業檔案信息資源整合管理工作發展的過程中，傳統工作方式的弊端漸漸顯露。如今經過發展，企業的檔案信息管理工作也從過去的傳統手工整理方式轉化為企業的整理和管理方式，就此層面說，企業檔案信息資源管理工作已經取得了一定的成績。然而，隨著時代的發展變化，對企業檔案信息資源整合、利用提出了更高的要求，不僅需要收集管理信息，同時還需要用一種方式去整合這些已有的信息資源，在此基礎上加以開發和利用，使之轉化成為對社會經濟發展以及文化產業發展有用的資源。企業檔案信息資源整合與利用的新要求，也對檔案信息管理人員的思維觀念和業務能力提出了新的挑戰。必須充分認識企業檔案信息資源整合與利用的必要性，下功夫用力氣真抓實干，方能做好這項工作。

2 目前企業檔案信息資源整合與利用存在的問題

分析與研究當前狀況，企業檔案信息資源整合與利用存在的主要問題如下：

2.1 企業信息化基礎建設薄弱

近年來，許多國家都投入大量資金和人力物力進行信息通訊基礎設施的建設，越來越多的國家意識到企業信息化建設的重要性，也在積極引導企業為信息化建設創建良好的環境，方便企業開展電子商務活動。我國還屬于發展中國家，企業的信息化建設基礎較為薄弱，通信設備投資距離發達國家有一定差距，因此，在信息化時代，企業的網絡技術基礎建設也比較相對薄弱。在這種前提下，企業難以大面積施展電子化的檔案信息資源管理。

2.2 檔案管理的標準化建立起步較晚

檔案管理建設的標準化水平偏低，檔案數據庫建設不及發達國家。我們國家的檔案標準化建設起步比發達國家晚，技術水平偏低，制度建設還不是很完善，同時在檔案管理標準化的認識上也有滯后性。目前，雖然有一些系統性管理的檔案管理軟件，但是尚不具備綜合功能，數據呈現碎片化，未能形成統一標準，多數檔案管理單位也沒有統一的對標，缺乏整體性和延續性。近年來，一些企事業單位雖然建立了檔案數據庫，但也是標準化程度偏低，數據沒有規范性的控制，對社會起不到很好的服務作用。

2.3 檔案管理隊伍人員素質較低

檔案管理的信息資源整合與利用，需要有先進的技術設備和技術人員作為保障，但是目前的檔案管理人員尚缺乏系統性的管理意識，或者過于注重技術鉆研而忽視了對管理人員的工作綜合能力培養，這樣往往會導致管理人員的綜合素質不能及時跟進，也會影響到檔案管理工作的水平提升。甚至于，很多企業還未認識到檔案信息資源整合與利用的重要性和緊迫性，從思想觀念上就已經落后了，再加上管理人員缺乏對檔案管理的專業能力，勢必造成檔案管理工作的停滯不前。

2.4 我國檔案信息資源整合利用還缺乏網絡協調運轉機制

現在，我國的企事業單位還沒有引進專業的檔案管理工具對檔案信息進行有效的管理，這對我國檔案管理工作造成了一定的不利影響。有些企業雖然認識到了檔案管理信息資源整合與利用的重要性，但是缺乏資金和人力、物力的投入，尚未采取有效的措施促成檔案信息資源整合。毋庸置疑，如果在網絡協調運轉機制上多加資金投入和建設，對于企業檔案信息資源整合與利用是會非常有利的，這樣必然會加速企業的發展。

3 開展企業檔案信息資源整合與利用的方法

針對當前企業檔案信息資源整合與利用存在的問題，特提出以下解決方法：

3.1 建立健全檔案信息資源整合的制度和標準

只有建立健全的檔案信息資源整合的制度和標準，才能夠使得企業檔案信息資源的整合和利用工作規范、有效地進行。首先要找到此項工作的主體，建立監督、激勵和約束機制，對參與進來的人員要有明確的分工，有一個共同的目標，大家齊心協力地工作。在開展此項工作時，檔案部門本身的運行機制要做到規范、有序化，檔案功能的各個環節也能夠環環相扣、互相配合。

3.2 大力推進檔案數據庫建設

目前，企業管理方式也在不斷普及，涵蓋了檔案信息管理的領域。建立完整的數據庫，需要運用到網絡信息技術、多媒體技術、OA技術等現代化手段，以加大信息收集的范圍、加快加深檔案信息的整合，以及對信息的甄別、加工和處理。此外，還應注重構建技術平臺，開展新型的科技建設。在網絡時代的大環境下，要用先進的信息技術設備作為依托，最終達到檔案信息的企業，從而為檔案信息資源的整合與利用奠定堅實的基礎。

3.3 加快檔案信息化建設

檔案信息資源整合與利用的關鍵在于檔案信息化建設。網絡時代，檔案的信息化是整合檔案信息資源的基礎，建立完整、規范的企業檔案管理平臺，加快各類檔案資源的企業，對于新的電子文件，也應該加強管控和保存，實現文件、文檔、音頻、照片、視頻等信息的及時處理和提煉，達到加速推進企業檔案信息資源整合與利用的目的。

3.4 強化檔案信息組織檔案信息組織

是指按照一定的原則和方法，依賴于先進的信息技術手段，將原來無序狀態的特定檔案信息經過檔案信息組織，使其成為有秩序、系統化的檔案資源。經過檔案信息組織加工過的檔案信息，能夠滿足用戶的多種檢索需求。傳統的檔案信息組織多局限于文本信息組織，采取的方法主要有責任者組織法、主題組織法和分類組織法等，通過索引、文章目錄、綜述等方式對檔案信息的內容和特征進行概括，顯然功能過于簡單。檔案管理部門應加大對信息技術研發力度，實現檔案信息組織具備人類大腦知識記憶的部分模擬功能，提升檔案信息組織的智能化水平，使檔案信息資源不僅能夠真實全面地反映信息本身記錄的內容，還能夠順暢地幫助用戶提取獲得。

3.5 集成檔案信息資源

企業檔案資源整合并不是簡單地對檔案資源進行疊加，機械地對檔案信息資源進行抽取和利用，而是按照一定的標準，運用一定的技術，使數字檔案資源得到有效融合，通過各種類型檔案信息的交叉、匯總、集成，建立起由各種可利用資源組成的，具備一定結構順序的用戶導航與查詢界面，進而為用戶提供檔案信息服務需求，更充分地實現數字檔案資源的功能和價值。一方面，應注重傳統檔案資源與數字檔案資源的融合利用，重點解決傳統檔案資源與數字檔案資源在利用過程中的“各自為政”問題，通過對傳統檔案資源的合理轉化，擴大數字檔案資源規模，為檔案信息資源集成奠定堅實基礎。另一方面，應明確檔案信息資源集成標準，實現傳統紙質檔案資源與數字檔案資源的無縫銜接，通過對傳統檔案信息資源和數字檔案信息資源的組織和加工，提煉出有價值的檔案信息資源，實現有價值檔案信息的有效存儲和管理。此外，應采用必要的技術方法和手段，實現檔案資源管理與服務的有效整合，提升檔案管理部門的服務范圍，重點發展企業檔案服務，重塑企業背景下的檔案服務模式，實現檔案信息資源集成服務效果最大化。

客觀現實表明，只有加強對企業檔案信息資源的整合與利用，才能保障檔案管理水平科學有序的提升。由此可見，加強企業檔案信息資源的整合與利用，進一步強化檔案信息資源的延續性管理，這是我國檔案事業進步與發展的必經之路，我們應該積極采取有效措施，加快這一管理方式的形成，這樣才能適應檔案管理科學化、有序化。在信息化建設不斷推進的今天，對于信息的獲取和利用也越來越受到社會的廣泛關注。通過對企業檔案信息資源的整合與利用，完全可以預見不僅會加快企業的發展，還會有效地提升企業檔案服務民眾、服務民生、服務于經濟社會的整體功能。

4 結語

現代化的信息技術對于企業檔案資源的整合與利用具有重要影響，可以提升檔案資源的開發使用率，便于對檔案信息進行再加工，促使檔案資源的全面整合與優化。如何對企業檔案信息資源進行整合與利用，使其成為共享的社會資源，本文進行了關注與研究，提出了整合的措施與辦法。