加快檔案信息化建設的創新設想

文/北京市東城區疾病預防控制中心 王曉云（通訊作者） 周瑩 戴威

一、檔案信息化建設的深遠意義

（一）國內外檔案工作特點和發展方向顯示信息化建設的重要性。通過梳理近年來國內外檔案年會主題，概括總結為：一是順應時代逐步實現檔案信息化建設，以戰略信息資源的視角重新審視傳統的管理方法。二是積極倡導人工智能在檔案中的創新應用，探討信息變革歷史及影響因素，不斷推動檔案工作全面數字化轉型。三是加強信息數字化時代檔案的公開與利用，建立檔案部門與其他各部門及公眾的聯系，逐步實現檔案的可查找、可操作、可利用。

（二）新檔案法明確指出各部門要積極推進檔案信息化建設。《中華人民共和國檔案法》已由第十三屆全國人民代表大會常務委員會第十九次會議于2020年6月20日修訂通過，自2021年1月1日起施行。新《檔案法》第五章第三十五條至第四十一條詳細介紹了檔案信息化建設。其中包括機關、團體、企事業單位和其他組織應當積極推進電子檔案管理信息系統建設，與辦公自動化系統、業務系統等相互銜接等重要內容。以信息化為核心來促進檔案管理現代化，是國家檔案局近年來的主要政策導向。

（三）“十四五”規劃要求發展戰略性新興產業和加快數字化發展。一是加快和壯大新一代信息技術，推動大數據、人工智能等現代信息技術同各產業深度融合，培養新技術、新模式，促進信息化平臺健康發展。二是加強數字社會建設、提升公共服務等智能化水平。擴大基礎公共信息數據有序開放，建設國家數據統一共享開放平臺。三是提升全民數字技能，實現信息服務全覆蓋。在編制北京市檔案事業“十四五”規劃的發展目標時，要在檔案治理、檔案服務、檔案安全、檔案信息化和人才隊伍方面實現高質量發展。

二、檔案信息化建設的管理現狀及存在的問題

（一）管理現狀。1.檔案部門發展情況。一是依法治檔取得新成績。完善法規標準體系、加強檔案行政執法、開展檔案“七五”普法。二是檔案資源建設取得新成果。機關單位檔案工作有成效、企業檔案工作有突破、項目檔案工作有發展、農業農村檔案工作有成績。三是檔案利用服務取得新成效。國家重點檔案開發利用亮點紛呈，持續推進檔案工作走向開放，公共服務能力顯著提升。四是檔案信息化取得新進展。數字檔案館（室）建設加快、館藏檔案數字化比例大幅提升、電子檔案管理全面開展、檔案信息資源共享加快推進。五是檔案安全實現新保障。加大數字檔案資源建設力度，推進新型公共檔案館建設。嚴格落實《檔案數字化外包安全管理規范》，確保檔案信息安全。2.疾控部門檔案發展情況。一是加強法制學習，依法治檔。按照上級要求組織檔案法、憲法及相關法規學習，并納入單位績效考核重點內容。二是筑牢安全防線，確保檔案安全。單位主管領導帶隊檢查檔案安全管理情況，做到防火、防盜、防潮、防光、防塵、防高溫、防有害氣體、防有害生物、防數據丟失、防秘密或敏感信息泄露，排除安全隱患，保證檔案實體和數據安全。三是加強實時監管，檔案工作水平顯著提高。每年6月底，完成檔案歸檔工作，其中包括文書、實物、儀器設備、會計、基建等各類檔案資料。中心設有專職檔案員對各科室移交的檔案逐卷進行核查，發現問題及時修正，確保案卷質量。四是嚴格檔案工作考核，不斷提高檔案管理水平。全年對中心各科室進行兩次檔案工作考核，從檔案的收集、整理、錄入、裝訂成卷到移交，整體流程規范，并按時完成案卷移交工作。檔案利用率、利用效果記錄水平逐年提高。五是加強檔案庫管理，定期開展自查。每年對檔案庫房開展自查工作，包括電器的安全使用、庫房衛生、溫濕度是否符合要求，并每日記錄溫濕度，發現問題及時糾正。

（二）存在的問題。1.對檔案管理信息化建設重視程度不夠。主要表現在信息化管理制度不完善、無經費保障、培訓力度不夠等方面。目前只有少部分疾控機構建立了檔案信息平臺，檔案錄入系統僅僅停留在目錄電子化水平，大部分檔案資料信息化水平相對滯后。2.檔案信息化建設缺乏專業的人才。第一，檔案工作者對黨的方針、政策及檔案信息化標準、電子文件轉化等理解、認識程度不夠深入，思想道德、政治素養有待于進一步提高。第二，檔案工作者對各項文書檔案、科技檔案、基建檔案等熟悉程度不夠，工作只滿足完成任務，創新能力匱乏。第三，檔案工作者計算機網絡技術水平有待于加強。3.檔案管理信息化硬件與軟件設施不足。當前社會處于數據信息化時代，紙質檔案已不能滿足社會經濟發展需要，疾控系統缺少紙質檔案轉化為電子檔案的平臺，以及向信息化轉變的國家標準。基礎設施缺乏，如直列式檔案密集架、自動號碼機等。

三、檔案信息化建設的創新點及展望

（一）創新信息化制度管理模式，嚴格落實國家最新標準。1.創新管理模式，推動信息化建設快速發展。成立專門的組織機構，加強檔案工作研討、會商，進一步推進新型電子檔案信息化建設和發展，在不斷優化電子檔案內容的情況下，實現數據資源的高效整合。貫徹落實國家新檔案法、新的衛生檔案管理制度，結合單位實際情況，建立適合本單位的創新型檔案制度、管理評估、考評機制，為檔案工作提供規范的前沿的技術指導，保障相關工作超前有序開展。2.深入探索研究，及時掌握國家最新標準應用范疇。充分了解《電子文件存儲與交換格式 版式文檔》（下文簡稱OFD標準）（GB/T33190-2016）制定的意義。一是支持可管、可控和長期保存等電子文件管理的實際需求。二是有助于電子文件的顯示和存檔，保證國家電子文件的安全。三是整合國家優質產業資源，推動我國電子文件版式相關技術的良性發展。目前，本標準已在中央檔案館、北京檔案館、天津檔案館、長春檔案館、安徽檔案館應用；國家電子文件管理試點中的國土資源部、審計署、海關總署、知識產權局以及黨政機關電子公文均應用本標準。

（二）創新檔案事業發展方向，穩步推進電子檔案轉型。1.以信息數字化改革推進電子檔案發展。應用大數據、人工智能等新型的前沿技術，帶動檔案文化建設，促進檔案管理現代化。建立公共信息智能服務、檔案共享服務等信息化平臺，實現線上線下并軌程序，注重研究新技術，逐步實現科技成果共享和利用。2.掌握國家OFD標準在檔案領域的應用。一是元數據存儲。每個電子檔案對應的OFD文件包括檔案的完整信息，不依賴系統就能獲取電子檔案的元數據。二是敏感信息遮擋。根據業務規則，在電子檔案被借閱利用前，將一些敏感信息屏蔽，防止信息外泄。三是頁面管理。支持文件合并、頁面插入、拆分、刪除、旋轉、順序調整。根據業務規則，在電子檔案被借閱利用前，進行必要的處理。3.完善檔案數字資源庫建設。按照用途不同，劃分基礎信息庫、檔案內容庫、業務過程庫、運行維護庫、統計信息庫等。檔案數字資源是存儲于各種介質、處于不同階段各類在線或脫機檔案數字信息，是信息化條件下，在檔案收集、管理、保存、利用等業務過程中形成的數字資源，是信息化建設的核心。檔案信息化可以保護檔案原件及內容的完整性，為網絡共享提供數字資源，還可以優化管理，提高工作效率，利于檔案信息的長期保存。

（三）創新軟硬件設施建設，有效促進部門溝通協作。進一步完善檔案部門硬件和軟件設施建設，在保證網絡安全的情況下，信息管理系統有序實現端口開放和互聯互通，逐步實現“互聯網+政務服務”平臺的融合共享，從時間、專業、類別等方面進行數據分析、統計，為人才培養、健康規劃、資源配置、疾病監測等提供科學依據。加強各部門的溝通協作，將政務辦公系統與文檔處理和文檔歸檔等管理系統聯系起來，提高各部門間的自動化水平，管理人員應積極將相關資料分類、整合、加工，以資源共享為目的，構建方便、快捷的查詢平臺。同時可以將疾控系統與醫院辦公系統相結合，增強平臺的互動性，為疫情防控工作提供可靠的數據支撐。

（四）創新人才隊伍培養，快速提升專業人員水平。人才隊伍建設是新時期檔案工作的重要保障，為此建立一支素質過硬、業務精湛、知識全面、服務高效的隊伍至關重要。一是新修訂的《檔案法》中對檔案隊伍建設提出了新要求，要加強人才培養，提高檔案工作人員業務素質，不斷提升政治素養。二是倡導檔案工作人員樹立終身學習的意識。檔案管理部門要不斷創新學習形式，在電子檔案領域、檔案新視野、數據共享利用等方面，開展形式多樣的知識培訓，逐步促進檔案信息化建設良性發展。三是引進檔案學、法學、計算機等專業人才，不斷壯大檔案管理隊伍，推動檔案工作快速向信息化轉型，實現高質量創新發展。

四、結語

快速發展檔案信息化建設，建立電子檔案，整合各領域資料，深入挖掘數據庫的利用價值，實現由點到面的全方位覆蓋。提供科學、精準、全面的檔案信息，為政府部門提供重要數據支撐。檔案信息化的發展可以進一步推動檔案工作適應新時代，邁向新臺階，走在最前沿。