新時期人事檔案電子信息化管理探討

文/福建省漳州市就業服務中心 李?？?/p>

在當代社會，紙質版的人事檔案越來越不能滿足社會發展的需要，其易損壞性和查閱耗時長的特征，都使得人們逐漸意識到檔案數字化管理的重要性。電子檔案有著許多紙質檔案無法比擬的優越性，在這個注重環保、注重效率的時代里，采用環保高效的電子信息檔案是必然的。

一、人事檔案管理的現狀

現如今，各方對人事檔案管理的重視度都不夠，人事檔案管理工作多由一些年齡偏大的人員進行，他們對檔案管理的相關知識儲備不足，檔案管理的模式幾乎一成不變。同時，他們對檔案管理的重要性缺乏一個清晰的認知，對檔案的更新與修正工作不夠重視。并且不僅是檔案管理的基層工作人員不重視檔案管理工作，一些領導也對檔案管理工作存在偏見，認為檔案管理就是保存、整理資料，不愿意為其投入資金、調撥人才，這也是現如今檔案管理面臨的巨大挑戰。

二、人事檔案電子信息化管理的優點

（一）易于保存，不易損壞。電子檔案存儲在計算機磁盤、硬盤等設備中，相較于紙質檔案更易于保存。紙是可降解物質，即使是放在干燥的檔案室不翻閱，也會在時間的流逝中逐漸氧化，但是電子檔案可以存在大數據庫中，不受時間、空間、天氣環境等外界因素的影響。在發生火災、地震等天災人禍時，紙質版人事檔案很難被搶救出來，但是儲存在大數據庫中的電子檔案無須搶救，只要后期登錄數據庫就可以把檔案導出來。即使是存儲在U盤、移動硬盤等有實體的移動終端中，也因為體積小，搶救起來會比紙質檔案簡單得多。建立電子檔案還可以有效的保護原始紙質檔案，建立電子檔案后，相關人員對原本紙質檔案的翻閱大幅度減少，有效減輕了原始紙質檔案的磨損。

（二）查閱檔案，省時省力。原始紙質檔案雖然會分門別類地存放，但查閱起來也需要進行翻找，而電子檔案有搜索功能，在尋找指定檔案時不用在眾多檔案中翻閱，只需在系統中輸入關鍵字詞即可找到想要的內容。且網絡存儲較于實體存儲空間更大，電子檔案不用擔心存儲空間問題，一臺電腦可以搜出相關人員需要的所有檔案。例如，想知道某所高校的畢業生有多少把檔案轉到了當地，只要搜索高校名稱，就可以篩選出在該高校有過教育經歷的人才。

（三）節約環保，節省資源。眾所周知，制作紙張的原材料是樹木，建立紙質人事檔案，需要使用大批量的紙質資源，這對環境的危害是巨大的。存儲紙質檔案，也必須有專門的檔案室，這對空間資源也是一種消耗。2014年后，我國每年的高校畢業生皆在700萬以上，這么多人的檔案如果皆是紙質檔案，會讓檔案的管理存儲機構面對巨大的壓力。如果可以對人事檔案進行電子信息化管理，就可以將檔案分類整理的壓力轉移給高效運算的電腦，可以節省資源與人力。

三、人事檔案電子信息化管理的措施

（一）制定人事檔案管理相關規章制度。傳統檔案管理雖說有一定的弊端，但其相對于電子檔案，存在時間長，各項管理措施較為完善。電子檔案是一個較新興的檔案管理方式，各項管理體系都處于建構中，規章制度尚不完善。電子檔案與傳統檔案管理模式有許多不同之處，因此無法將傳統檔案的規章模式直接在電子檔案的管理中施行，所以在對人事檔案進行電子信息化管理的同時，也要對相關的管理制度進行修訂完善。

例如，在人事檔案工作人員離職時，人員很難將傳統檔案帶出，只要禁止在查閱檔案時使用通信設備，檔案的保密性基本就可以保障。但是電子檔案在便于存儲與查詢的同時，也便于傳播，且由于現實技術水平的制約，防火墻無法辨別向外傳播的內容是否合乎情理，這就可能導致人事檔案發生泄露。在相關工作人員離職時，相關單位無法確認員工是否攜帶了系統中存儲的人事檔案信息。人事檔案的安全性大大降低，能否保護檔案安全要依靠管理人員的職業素養，在這種情況下，建立相關的規章制度是尤為迫切的需求。其實，人事檔案管理單位可以在工作前讓員工簽署保密協議，并制定向外傳播檔案信息時必須要有上級領導審批的制度，這就可以使信息泄露的情況大幅減少。

（二）加深檔案管理單位與各機構間的聯系。人事檔案雖然由各地人力資源和社會保障局人事檔案管理科及有人事檔案管理權的單位保存，但并不是每個單位都掌握了檔案所屬人的升遷、離職、獎懲等情況。建立電子信息化人事檔案，相關部門和當地公司系統、公安系統、學習機構建立聯系，可以有效地進行信息的共享互建。各機構加入統一的大數據庫，對人事信息變動進行同步化管理，將沒有保密要求的信息在數據庫中共享，檔案管理機構從中獲取資料，完善自身沒有記錄的資料，可以減少某些信息的重復記錄。

如果檔案管理系統只是“一枝獨秀”，沒有和各機構之間建立起聯系，在檔案管理過程中會有很多無法獲得信息。例如，檔案當事人如果有了交通違法行為，在不違反工作單位勞動合同的情況下，他沒必要就這件事對公司做出解釋，人事檔案管理機構更是無法從當事人那里獲取信息，僅靠人事檔案管理單位，很可能會漏掉檔案人的這次行為信息。如果人事檔案管理單位與交通部門有聯系的話，他們就可以從交通部門那里獲取到交通違法名單，并在人事檔案中加以記錄。而在大數據庫的支持下，當事人都可能忘記的獎懲信息，檔案還“幫忙”記錄著，也會無形中對當地人員起到一種監督作用，對社會的和諧穩定也是有利的。

（三）不斷提升檔案管理人員的素質。即使建立了電子信息化管理機制，人事檔案的管理也不可能完全依托于現代技術進行管理，管理人員是不可或缺的。而且由于電子檔案的管理需要運用計算機技術，這也意味著，電子檔案對檔案管理人員的綜合素質要求要比以往更高?，F在檔案管理機構的許多人員的綜合素質能力較低，計算機水平不達標，無法達到電子檔案管理的要求；也有一些員工工作態度不端正，職業道德素質不達標。針對這種現象，檔案管理單位必須重視起來，加強對員工的培訓力度，并采取針對性培訓，力爭培養起一支專業的檔案管理團隊，也可以與高校相結合，從高校吸納相應的人才，充實團隊。

在培訓中，邀請專家對計算機技術進行講解、示范，保證每一個員工都能對辦公系統熟練使用。在培訓結束后，應當讓專業人員出題，對受訓員工進行考核，并在單位中落實考核機制，在之后的工作中也要定期進行考核，確保檔案管理人員有足夠的能力對檔案信息加以管理。對員工職業道德的培訓與考核更是重中之重，電子檔案比紙質檔案更容易向外界流出，這就要求工作人員有極強的道德素養，所以單位應當加強員工的思想道德教育，積極開展思想道德講座，使檔案管理人員能充分認知到檔案管理工作的重要性，收起對工作的輕視態度，加強對工作的責任心、使命感，主動將高效、高素質的檔案管理的目標落到實處。

（四）注重對電子檔案的審核。電子檔案也不是完全沒有弊端的，它不同于紙質檔案，在紙質檔案上修改后很難不留下痕跡，但是對電子檔案內容刪改則可以不留痕跡地進行。甚至對于電腦技術高超的人員來說，抹除修改痕跡，使后臺查找不出修改記錄也不是一件難事。為了避免有心人篡改檔案記錄，檔案管理機構必須有規范的審核制度。即使錄入人員有較高的職業素養，不想篡改檔案，也可能因為疲勞或粗心等一系列因素導致錄入的檔案信息出現錯誤。所以在電子錄入前要重視人員的選擇，選擇細心、職業素養達標的人員進行錄入；在錄入過程中，也不能完全放任不管，要對錄入人員進行監督，對錄入信息進行檢查；在電子檔案錄入完成后，也不應當放棄對信息的審核管理，要對信息內容負責，確保檔案信息的真實性。

在錄入前可以通過員工自愿報名、黨員優先、單位進行考核等方式篩選出一批能力達標，素養程度較高的人員進行人事檔案數據的錄入，對錯誤率低且錄入速度快的員工給予一定獎勵，激勵其他錄入人員主動審核自身錄入的信息。在錄入中，相關負責人可以建立抽查小組，讓其他人替換錯誤率過高的錄入人員，并對有故意錯誤錄入行為的人員進行處分。電子信息檔案完成后，可將檔案置于大數據庫中，并時常對電子檔案進行抽樣核查，與其他機構的人事信息進行比對，若發現人事檔案管理部門有私下修改檔案的行為，絕不姑息。

四、結語

當代社會人員流動性強，社會活動形式多樣，這也在一定程度上增加了人事檔案的內容，為了更好地進行人事檔案管理，就需要應用更適應時代的管理方式。對人事檔案進行電子信息化管理，是信息化時代下的大勢所趨，這是檔案管理工作的一個大膽創新。利用電子檔案可以大大提高檔案管理工作的辦公效率，降低檔案整理等工作發生錯誤的可能性。對于人事檔案的長久保存、查閱引用都十分有利，人事檔案的電子信息化管理，對人事信息審核、人才資源管理等都有著重要作用。