新時(shí)期人事檔案電子信息化管理探討

文/福建省漳州市就業(yè)服務(wù)中心 李海枯

在當(dāng)代社會(huì)，紙質(zhì)版的人事檔案越來越不能滿足社會(huì)發(fā)展的需要，其易損壞性和查閱耗時(shí)長(zhǎng)的特征，都使得人們逐漸意識(shí)到檔案數(shù)字化管理的重要性。電子檔案有著許多紙質(zhì)檔案無法比擬的優(yōu)越性，在這個(gè)注重環(huán)保、注重效率的時(shí)代里，采用環(huán)保高效的電子信息檔案是必然的。

一、人事檔案管理的現(xiàn)狀

現(xiàn)如今，各方對(duì)人事檔案管理的重視度都不夠，人事檔案管理工作多由一些年齡偏大的人員進(jìn)行，他們對(duì)檔案管理的相關(guān)知識(shí)儲(chǔ)備不足，檔案管理的模式幾乎一成不變。同時(shí)，他們對(duì)檔案管理的重要性缺乏一個(gè)清晰的認(rèn)知，對(duì)檔案的更新與修正工作不夠重視。并且不僅是檔案管理的基層工作人員不重視檔案管理工作，一些領(lǐng)導(dǎo)也對(duì)檔案管理工作存在偏見，認(rèn)為檔案管理就是保存、整理資料，不愿意為其投入資金、調(diào)撥人才，這也是現(xiàn)如今檔案管理面臨的巨大挑戰(zhàn)。

二、人事檔案電子信息化管理的優(yōu)點(diǎn)

（一）易于保存，不易損壞。電子檔案存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)磁盤、硬盤等設(shè)備中，相較于紙質(zhì)檔案更易于保存。紙是可降解物質(zhì)，即使是放在干燥的檔案室不翻閱，也會(huì)在時(shí)間的流逝中逐漸氧化，但是電子檔案可以存在大數(shù)據(jù)庫中，不受時(shí)間、空間、天氣環(huán)境等外界因素的影響。在發(fā)生火災(zāi)、地震等天災(zāi)人禍時(shí)，紙質(zhì)版人事檔案很難被搶救出來，但是儲(chǔ)存在大數(shù)據(jù)庫中的電子檔案無須搶救，只要后期登錄數(shù)據(jù)庫就可以把檔案導(dǎo)出來。即使是存儲(chǔ)在U盤、移動(dòng)硬盤等有實(shí)體的移動(dòng)終端中，也因?yàn)轶w積小，搶救起來會(huì)比紙質(zhì)檔案簡(jiǎn)單得多。建立電子檔案還可以有效的保護(hù)原始紙質(zhì)檔案，建立電子檔案后，相關(guān)人員對(duì)原本紙質(zhì)檔案的翻閱大幅度減少，有效減輕了原始紙質(zhì)檔案的磨損。

（二）查閱檔案，省時(shí)省力。原始紙質(zhì)檔案雖然會(huì)分門別類地存放，但查閱起來也需要進(jìn)行翻找，而電子檔案有搜索功能，在尋找指定檔案時(shí)不用在眾多檔案中翻閱，只需在系統(tǒng)中輸入關(guān)鍵字詞即可找到想要的內(nèi)容。且網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)較于實(shí)體存儲(chǔ)空間更大，電子檔案不用擔(dān)心存儲(chǔ)空間問題，一臺(tái)電腦可以搜出相關(guān)人員需要的所有檔案。例如，想知道某所高校的畢業(yè)生有多少把檔案轉(zhuǎn)到了當(dāng)?shù)兀灰阉鞲咝ＣQ，就可以篩選出在該高校有過教育經(jīng)歷的人才。

（三）節(jié)約環(huán)保，節(jié)省資源。眾所周知，制作紙張的原材料是樹木，建立紙質(zhì)人事檔案，需要使用大批量的紙質(zhì)資源，這對(duì)環(huán)境的危害是巨大的。存儲(chǔ)紙質(zhì)檔案，也必須有專門的檔案室，這對(duì)空間資源也是一種消耗。2014年后，我國每年的高校畢業(yè)生皆在700萬以上，這么多人的檔案如果皆是紙質(zhì)檔案，會(huì)讓檔案的管理存儲(chǔ)機(jī)構(gòu)面對(duì)巨大的壓力。如果可以對(duì)人事檔案進(jìn)行電子信息化管理，就可以將檔案分類整理的壓力轉(zhuǎn)移給高效運(yùn)算的電腦，可以節(jié)省資源與人力。

三、人事檔案電子信息化管理的措施

（一）制定人事檔案管理相關(guān)規(guī)章制度。傳統(tǒng)檔案管理雖說有一定的弊端，但其相對(duì)于電子檔案，存在時(shí)間長(zhǎng)，各項(xiàng)管理措施較為完善。電子檔案是一個(gè)較新興的檔案管理方式，各項(xiàng)管理體系都處于建構(gòu)中，規(guī)章制度尚不完善。電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理模式有許多不同之處，因此無法將傳統(tǒng)檔案的規(guī)章模式直接在電子檔案的管理中施行，所以在對(duì)人事檔案進(jìn)行電子信息化管理的同時(shí)，也要對(duì)相關(guān)的管理制度進(jìn)行修訂完善。

例如，在人事檔案工作人員離職時(shí)，人員很難將傳統(tǒng)檔案帶出，只要禁止在查閱檔案時(shí)使用通信設(shè)備，檔案的保密性基本就可以保障。但是電子檔案在便于存儲(chǔ)與查詢的同時(shí)，也便于傳播，且由于現(xiàn)實(shí)技術(shù)水平的制約，防火墻無法辨別向外傳播的內(nèi)容是否合乎情理，這就可能導(dǎo)致人事檔案發(fā)生泄露。在相關(guān)工作人員離職時(shí)，相關(guān)單位無法確認(rèn)員工是否攜帶了系統(tǒng)中存儲(chǔ)的人事檔案信息。人事檔案的安全性大大降低，能否保護(hù)檔案安全要依靠管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，在這種情況下，建立相關(guān)的規(guī)章制度是尤為迫切的需求。其實(shí)，人事檔案管理單位可以在工作前讓員工簽署保密協(xié)議，并制定向外傳播檔案信息時(shí)必須要有上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批的制度，這就可以使信息泄露的情況大幅減少。

（二）加深檔案管理單位與各機(jī)構(gòu)間的聯(lián)系。人事檔案雖然由各地人力資源和社會(huì)保障局人事檔案管理科及有人事檔案管理權(quán)的單位保存，但并不是每個(gè)單位都掌握了檔案所屬人的升遷、離職、獎(jiǎng)懲等情況。建立電子信息化人事檔案，相關(guān)部門和當(dāng)?shù)毓鞠到y(tǒng)、公安系統(tǒng)、學(xué)習(xí)機(jī)構(gòu)建立聯(lián)系，可以有效地進(jìn)行信息的共享互建。各機(jī)構(gòu)加入統(tǒng)一的大數(shù)據(jù)庫，對(duì)人事信息變動(dòng)進(jìn)行同步化管理，將沒有保密要求的信息在數(shù)據(jù)庫中共享，檔案管理機(jī)構(gòu)從中獲取資料，完善自身沒有記錄的資料，可以減少某些信息的重復(fù)記錄。

如果檔案管理系統(tǒng)只是“一枝獨(dú)秀”，沒有和各機(jī)構(gòu)之間建立起聯(lián)系，在檔案管理過程中會(huì)有很多無法獲得信息。例如，檔案當(dāng)事人如果有了交通違法行為，在不違反工作單位勞動(dòng)合同的情況下，他沒必要就這件事對(duì)公司做出解釋，人事檔案管理機(jī)構(gòu)更是無法從當(dāng)事人那里獲取信息，僅靠人事檔案管理單位，很可能會(huì)漏掉檔案人的這次行為信息。如果人事檔案管理單位與交通部門有聯(lián)系的話，他們就可以從交通部門那里獲取到交通違法名單，并在人事檔案中加以記錄。而在大數(shù)據(jù)庫的支持下，當(dāng)事人都可能忘記的獎(jiǎng)懲信息，檔案還“幫忙”記錄著，也會(huì)無形中對(duì)當(dāng)?shù)厝藛T起到一種監(jiān)督作用，對(duì)社會(huì)的和諧穩(wěn)定也是有利的。

（三）不斷提升檔案管理人員的素質(zhì)。即使建立了電子信息化管理機(jī)制，人事檔案的管理也不可能完全依托于現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行管理，管理人員是不可或缺的。而且由于電子檔案的管理需要運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，這也意味著，電子檔案對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)要求要比以往更高。現(xiàn)在檔案管理機(jī)構(gòu)的許多人員的綜合素質(zhì)能力較低，計(jì)算機(jī)水平不達(dá)標(biāo)，無法達(dá)到電子檔案管理的要求；也有一些員工工作態(tài)度不端正，職業(yè)道德素質(zhì)不達(dá)標(biāo)。針對(duì)這種現(xiàn)象，檔案管理單位必須重視起來，加強(qiáng)對(duì)員工的培訓(xùn)力度，并采取針對(duì)性培訓(xùn)，力爭(zhēng)培養(yǎng)起一支專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，也可以與高校相結(jié)合，從高校吸納相應(yīng)的人才，充實(shí)團(tuán)隊(duì)。

在培訓(xùn)中，邀請(qǐng)專家對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行講解、示范，保證每一個(gè)員工都能對(duì)辦公系統(tǒng)熟練使用。在培訓(xùn)結(jié)束后，應(yīng)當(dāng)讓專業(yè)人員出題，對(duì)受訓(xùn)員工進(jìn)行考核，并在單位中落實(shí)考核機(jī)制，在之后的工作中也要定期進(jìn)行考核，確保檔案管理人員有足夠的能力對(duì)檔案信息加以管理。對(duì)員工職業(yè)道德的培訓(xùn)與考核更是重中之重，電子檔案比紙質(zhì)檔案更容易向外界流出，這就要求工作人員有極強(qiáng)的道德素養(yǎng)，所以單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)員工的思想道德教育，積極開展思想道德講座，使檔案管理人員能充分認(rèn)知到檔案管理工作的重要性，收起對(duì)工作的輕視態(tài)度，加強(qiáng)對(duì)工作的責(zé)任心、使命感，主動(dòng)將高效、高素質(zhì)的檔案管理的目標(biāo)落到實(shí)處。

（四）注重對(duì)電子檔案的審核。電子檔案也不是完全沒有弊端的，它不同于紙質(zhì)檔案，在紙質(zhì)檔案上修改后很難不留下痕跡，但是對(duì)電子檔案內(nèi)容刪改則可以不留痕跡地進(jìn)行。甚至對(duì)于電腦技術(shù)高超的人員來說，抹除修改痕跡，使后臺(tái)查找不出修改記錄也不是一件難事。為了避免有心人篡改檔案記錄，檔案管理機(jī)構(gòu)必須有規(guī)范的審核制度。即使錄入人員有較高的職業(yè)素養(yǎng)，不想篡改檔案，也可能因?yàn)槠诨虼中牡纫幌盗幸蛩貙?dǎo)致錄入的檔案信息出現(xiàn)錯(cuò)誤。所以在電子錄入前要重視人員的選擇，選擇細(xì)心、職業(yè)素養(yǎng)達(dá)標(biāo)的人員進(jìn)行錄入；在錄入過程中，也不能完全放任不管，要對(duì)錄入人員進(jìn)行監(jiān)督，對(duì)錄入信息進(jìn)行檢查；在電子檔案錄入完成后，也不應(yīng)當(dāng)放棄對(duì)信息的審核管理，要對(duì)信息內(nèi)容負(fù)責(zé)，確保檔案信息的真實(shí)性。

在錄入前可以通過員工自愿報(bào)名、黨員優(yōu)先、單位進(jìn)行考核等方式篩選出一批能力達(dá)標(biāo)，素養(yǎng)程度較高的人員進(jìn)行人事檔案數(shù)據(jù)的錄入，對(duì)錯(cuò)誤率低且錄入速度快的員工給予一定獎(jiǎng)勵(lì)，激勵(lì)其他錄入人員主動(dòng)審核自身錄入的信息。在錄入中，相關(guān)負(fù)責(zé)人可以建立抽查小組，讓其他人替換錯(cuò)誤率過高的錄入人員，并對(duì)有故意錯(cuò)誤錄入行為的人員進(jìn)行處分。電子信息檔案完成后，可將檔案置于大數(shù)據(jù)庫中，并時(shí)常對(duì)電子檔案進(jìn)行抽樣核查，與其他機(jī)構(gòu)的人事信息進(jìn)行比對(duì)，若發(fā)現(xiàn)人事檔案管理部門有私下修改檔案的行為，絕不姑息。

四、結(jié)語

當(dāng)代社會(huì)人員流動(dòng)性強(qiáng)，社會(huì)活動(dòng)形式多樣，這也在一定程度上增加了人事檔案的內(nèi)容，為了更好地進(jìn)行人事檔案管理，就需要應(yīng)用更適應(yīng)時(shí)代的管理方式。對(duì)人事檔案進(jìn)行電子信息化管理，是信息化時(shí)代下的大勢(shì)所趨，這是檔案管理工作的一個(gè)大膽創(chuàng)新。利用電子檔案可以大大提高檔案管理工作的辦公效率，降低檔案整理等工作發(fā)生錯(cuò)誤的可能性。對(duì)于人事檔案的長(zhǎng)久保存、查閱引用都十分有利，人事檔案的電子信息化管理，對(duì)人事信息審核、人才資源管理等都有著重要作用。