淺議高職院校教學(xué)秘書工作的內(nèi)容

文/四川藝術(shù)職業(yè)學(xué)院 盧麗

秘書種類繁多，教學(xué)秘書是其中的一種。據(jù)相關(guān)文獻介紹，教學(xué)秘書指在學(xué)校里協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)實施教學(xué)管理、做好教學(xué)計劃、教學(xué)通知的上傳下達、成績管理、課程綜合考核等工作的人員。“教學(xué)是立校之本，科研乃強校之路”，可見教學(xué)工作在學(xué)校工作中占據(jù)著首要地位，做好這個工作離不開教學(xué)秘書，其扮演著基層管理者和執(zhí)行者的角色。當(dāng)然，教學(xué)秘書的崗位職責(zé)在不同的高職院校內(nèi)會存在一定的差別，但從整體上看，大體是相通的。

一、高職院校教學(xué)秘書的工作職責(zé)

據(jù)《2019高等職業(yè)教育質(zhì)量年度報告》的數(shù)據(jù)顯示，我國普通高職院校共有1430余所。近年來，隨著中高職銜接，高職單招等政策的推行，高職院校規(guī)模的不斷擴大，數(shù)量也逐年遞增。學(xué)生人數(shù)不斷增多，教學(xué)秘書工作量也會呈遞增趨勢，現(xiàn)將秘書工作內(nèi)容及職責(zé)歸納如下：

（一）依據(jù)學(xué)院校歷提前落實并做好開學(xué)前和學(xué)期末的教學(xué)準(zhǔn)備工作。目前，我國高職院校一年有兩個學(xué)期，分為春季學(xué)期和秋季學(xué)期，各大院校均會在學(xué)期末下發(fā)新校歷，教學(xué)秘書拿到校歷后應(yīng)及時上報負責(zé)領(lǐng)導(dǎo)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好新學(xué)期的相關(guān)教學(xué)工作安排。及時下發(fā)新校歷給院系教職員工，按照教務(wù)處的進一步通知，做好新學(xué)期教學(xué)管理的工作規(guī)劃。

（二）學(xué)生學(xué)籍與日常教學(xué)管理。高職院校教學(xué)秘書在教學(xué)管理中擔(dān)任著重要的角色，需要協(xié)助輔導(dǎo)員建立和保管學(xué)生的學(xué)籍檔案，辦理學(xué)生的專升本、休學(xué)和退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)和留學(xué)、留級和違反校規(guī)校紀(jì)處分的各種手續(xù)。匯總各專業(yè)人才培養(yǎng)方案、課程標(biāo)準(zhǔn)、校內(nèi)專兼職教師課時量、課時津貼的統(tǒng)計；落實學(xué)生和教師學(xué)期課程安排、下發(fā)課表定稿、教師調(diào)停課的備案；上報各專業(yè)學(xué)生和教師教材用書統(tǒng)計表、教學(xué)日志和教案的匯總與歸檔等工作。

（三）負責(zé)學(xué)生考務(wù)管理、成績管理及畢業(yè)生管理工作。學(xué)生的考務(wù)管理、成績管理及畢業(yè)就業(yè)管理是高職院校教學(xué)秘書的重要工作任務(wù)之一。在學(xué)院教務(wù)處的安排下，根據(jù)文件要求負責(zé)學(xué)生的期末考試、補緩考、各類等級考試的報名與統(tǒng)計匯總、畢業(yè)生清考，落實校內(nèi)考試的時間、地點、安排監(jiān)考和巡考教師，并及時向相關(guān)部門上報安排表。協(xié)助各專業(yè)安排落實畢業(yè)環(huán)節(jié)、負責(zé)通知畢業(yè)生人像采集、下發(fā)畢業(yè)生的專升本相關(guān)通知和學(xué)生畢業(yè)證等工作。

除了以上工作內(nèi)容外，教學(xué)秘書還需擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)安排的常務(wù)事務(wù)工作，如收發(fā)通知、負責(zé)教學(xué)相關(guān)會議會前準(zhǔn)備工作、會議的考勤和記錄、會后總結(jié)和新聞宣傳、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)組織召開教學(xué)研討會等。

二、高職院校教學(xué)秘書的作用

高水平高職院校的建設(shè)，離不開高水平的師資團隊建設(shè)，也離不開高素質(zhì)高技能教學(xué)服務(wù)團隊的建設(shè)，教學(xué)秘書正是服務(wù)團隊中的關(guān)鍵崗位，肩負著重要任務(wù)。

（一）上傳下達及時溝通管理教學(xué)信息。溝通是指信息的交流，教學(xué)秘書負責(zé)高職院校教學(xué)管理信息的上傳下達，扮演著溝通和協(xié)調(diào)的角色。如教學(xué)考試信息的通知、專升本信息通知、突發(fā)事件引起的調(diào)停課、期末考試通知等，都需要教學(xué)秘書及時與相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、專任教師、輔導(dǎo)員進行溝通交流，確保工作有序開展。溝通過程中，教學(xué)秘書需要養(yǎng)成良好的習(xí)慣，要及時匯總歸檔教學(xué)信息資料，為日后教學(xué)檢查和教學(xué)評估奠定基礎(chǔ)。

（二）善于總結(jié)，提供教學(xué)參謀。教學(xué)秘書工作范圍廣，涉及教學(xué)運行的各個方面，很多教學(xué)信息也是第一時間掌握，比較了解學(xué)院整體的教學(xué)現(xiàn)狀，所提建議和意見具有較強的參考價值。對此，教學(xué)秘書需要在工作中日積月累，善于總結(jié)分析，將所見、所聞、所聽轉(zhuǎn)換成自己的經(jīng)驗，為所屬領(lǐng)導(dǎo)排憂解難，為雙高背景下高職院校的教學(xué)改革、課程改革提供一定的建議和意見。

（三）創(chuàng)新管理方式，提升教學(xué)管理水平。高職院校教學(xué)管理工作中，教學(xué)秘書也是基層管理者，具有領(lǐng)導(dǎo)、控制、計劃、組織和創(chuàng)新的職能。日常教學(xué)管理中，教學(xué)秘書需要負責(zé)所有教學(xué)相關(guān)的日常事務(wù)，如教學(xué)計劃的落實，教學(xué)任務(wù)的下達，教研活動的開展，教學(xué)秩序的維護等相關(guān)工作。為保證高職院校教學(xué)管理穩(wěn)步高校推進，教學(xué)秘書應(yīng)是專職的，具有一定工作經(jīng)驗且責(zé)任心強的人擔(dān)任，同時，需要熟悉院校教學(xué)管理規(guī)章制度，掌握教學(xué)最新動態(tài)，研究教學(xué)規(guī)律，整合教學(xué)資源信息，創(chuàng)新教學(xué)管理方式，提升教學(xué)管理水平。

三、高職院校教學(xué)秘書教學(xué)工作中存在的問題

通過走訪調(diào)研發(fā)現(xiàn)，各大高職院校明確表示認(rèn)可教學(xué)秘書在教學(xué)管理過程中的重要性，但是由于高校自身各方面的實際原因，導(dǎo)致教學(xué)秘書在實際的教學(xué)工作中仍存在很多問題。主要表現(xiàn)在以下三個方面：

（一）工作任務(wù)繁重，壓力大且歸屬感不強。教學(xué)秘書作為高職院校的協(xié)調(diào)者、溝通者和管理者，所負責(zé)的事務(wù)性工作較多，且繁雜瑣碎，經(jīng)常同一時間需要完成和處理多項工作，但由于人手不夠，許多事項不能及時完成和提交，這時還要面臨領(lǐng)導(dǎo)和上級部門的催交壓力。據(jù)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，近70%的院校專職教學(xué)秘書崗僅有1人，需要負責(zé)所有相關(guān)的教學(xué)工作，工作任務(wù)重、壓力大、工資水平低、歸屬感不強，不利于高職院校建立穩(wěn)定的教學(xué)秘書隊伍。

（二）學(xué)歷層次結(jié)構(gòu)參差不齊，人才來源復(fù)雜。現(xiàn)今進入高職院校的工作人員最低學(xué)歷為本科，教學(xué)秘書作為行政人員，學(xué)歷要求為本科及以上學(xué)歷。由于人才競爭激勵，學(xué)院招聘人才時受到總體數(shù)量的限制，往往制定人才招聘計劃時專職秘書數(shù)量較少，很多部門人數(shù)緊缺，在引進的人才中大部分為碩士及以上學(xué)歷的專任教師，為了解決用人困難的問題，缺教學(xué)秘書崗的部門一般由專任教師或者其他行政人員兼任。據(jù)調(diào)查顯示，目前高職院校的教學(xué)秘書女性居多，學(xué)歷主要為本科或者碩士學(xué)歷的專任教師兼任，且專業(yè)不對口。由于教學(xué)秘書崗工作量大、穩(wěn)定性差，換人比較頻繁，很多人剛適應(yīng)工作便轉(zhuǎn)崗或者離職，這時又會臨時找人兼任，嚴(yán)重影響各項教學(xué)工作的高效完成。

（三）領(lǐng)導(dǎo)缺乏對教學(xué)秘書崗的全面認(rèn)識，尚未建立健全的培訓(xùn)機制。教學(xué)秘書是學(xué)校基層管理工作的踐行者，是高職院校教學(xué)工作中不可缺少的崗位，需要領(lǐng)導(dǎo)的重視和提供培訓(xùn)機會。但很多院校領(lǐng)導(dǎo)忽視其重要性，認(rèn)為教學(xué)秘書是技術(shù)含量較低的崗位，任何人都可以做好，由于重視程度不夠高，加之經(jīng)費短缺等因素，團隊穩(wěn)定性極差。以筆者所在高校為例，近80%系部在教學(xué)秘書人員選拔、配備、薪資待遇、考核管理、晉升培訓(xùn)等方面重視度不夠，嚴(yán)重影響教學(xué)秘書崗位的人員工作積極性和主動性。

四、高職院校教學(xué)秘書工作問題及應(yīng)對策略

針對以上普遍存在的問題，如果不及時糾正，學(xué)校的教學(xué)管理工作將受到一定影響。鑒于此，改變現(xiàn)今高職院校教學(xué)秘書的現(xiàn)狀顯得尤為重要。

（一）量化工作內(nèi)容，制定有效的薪酬標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)教學(xué)秘書的工作內(nèi)容我們可以明確，該崗位工作內(nèi)容眾多，事務(wù)繁雜。為了更好地使教學(xué)工作順利有序開展，應(yīng)在高職院校各系部設(shè)置專職的教學(xué)秘書，對其工作進行量化，凡學(xué)生和教師人多的系別應(yīng)該按比例配備合適的專職教學(xué)秘書人數(shù)。同時，建立和健全教學(xué)秘書崗的薪資配備方案，使其崗位貢獻和薪資水平趨于平衡，降低教學(xué)秘書崗位的轉(zhuǎn)崗率，提高教學(xué)秘書的崗位歸屬感和穩(wěn)定性。

（二）優(yōu)化高職院校教學(xué)秘書的選聘制度。教學(xué)秘書的選聘在很多高職院校沒有完善的聘用制度，絕大部分是兼職的，所以不管是學(xué)歷層次還是素質(zhì)層次都參差不齊，對學(xué)院教學(xué)管理工作的順利開展帶來一定的阻礙。教學(xué)秘書工作其實需要專業(yè)且具有一定管理基礎(chǔ)知識的人擔(dān)任，高職院校要想組建一支專業(yè)技能強、素質(zhì)高的秘書團隊，應(yīng)從源頭做起。我們要積極去改善這種現(xiàn)狀，要及時優(yōu)化教學(xué)秘書的選聘制度，可以是校內(nèi)選聘，也可以是校外招聘，且要有專業(yè)限定，特別應(yīng)傾向于招聘具有教育學(xué)管理基礎(chǔ)知識的人員。

（三）提升高職院校領(lǐng)導(dǎo)對院系教學(xué)秘書的認(rèn)可度和重視度。要想保證高職院校教學(xué)管理的正常運行，創(chuàng)建一支穩(wěn)定的高素質(zhì)秘書隊伍至關(guān)重要，要實現(xiàn)這個目標(biāo)，歸根結(jié)底，要從領(lǐng)導(dǎo)層面引起重視，優(yōu)化并完善院校教學(xué)秘書崗的培訓(xùn)機制和晉升體系，有計劃地開展教學(xué)秘書的業(yè)務(wù)能力提升培訓(xùn)，增強業(yè)務(wù)技能，協(xié)調(diào)好不同崗位教職人員的職業(yè)發(fā)展前景規(guī)劃，為教學(xué)秘書提供良好的晉升渠道。建立合理的考核獎勵機制，根據(jù)工作量的縮小與其他教師的工資收入差距，調(diào)動教學(xué)秘書工作的主動性和積極性，提升職業(yè)認(rèn)同感和歸屬感。

五、結(jié)語

綜上所述，高職院校教學(xué)秘書的團隊人員數(shù)量雖少，但這支團隊所承擔(dān)的工作對學(xué)院發(fā)展來講至關(guān)重要，隨著國家對職業(yè)教育發(fā)展越發(fā)重視，高職院校學(xué)生規(guī)模也在不斷擴大，教學(xué)管理任務(wù)也日漸繁重。在信息化時代背景下，我們要重視教學(xué)秘書崗位的職能作用，對教學(xué)秘書的工作內(nèi)容進行量化，建立和健全教學(xué)秘書崗位制度，優(yōu)化薪酬體系、晉升體系以及培訓(xùn)機制。學(xué)校層面需要注重這支隊伍的團隊建設(shè)，為其提供良好的平臺，創(chuàng)造更多的機會，增強教學(xué)秘書的專業(yè)技能和創(chuàng)新服務(wù)意識，提升其綜合素質(zhì)，力爭建立一支穩(wěn)定且高素質(zhì)的教學(xué)秘書隊伍。