信息化視角下創新檔案管理工作的路徑

文/陜西省榆林市米脂縣環境衛生所 常茸茸

依托互聯網載體，可整合檔案資源，驅動檔案管理模式向現代化方式轉變，進一步增強檔案服務功能。因此，某衛生所高度重視創新性的檔案管理方式應用，確保緊跟信息化時代發展步伐，不斷優化檔案管理模式，驅動檔案管理工作高質量開展，提升檔案管理工作效率和質量。

一、信息化視角下加快推進檔案信息化建設的必要性

（一）社會發展的內在需求。信息化建設步伐愈來愈快，衛生所檔案管理工作逐漸提上日程，應加強對傳統檔案管理方式的創新。在社會發展推動下，傳統的檔案管理模式難以適應衛生工作需求，亟需推進電子化檔案建設進程。

（二）發揮檔案服務功能。信息化檔案建設，是時代發展的必然趨勢，也是相關衛生所創新檔案管理工作的內在動力，在信息化檔案工作推進下，可進一步強化檔案服務功能，滿足實際工作需求。在信息化檔案管理系統搭建基礎上，優化檔案文件的存儲方式，便于檔案修改和查閱，為檔案后期存檔提供了便利條件，大大提升了檔案管理工作效率，便于各項工作的開展，提高了檔案管理人員參與檔案管理的積極性，保證檔案的管理成效。同時，在信息化檔案建設背景下，減少檔案管理人員的工作量，實現檔案自動歸檔，并在互聯網信息平臺支撐下，實現檔案共享，優化檔案資源配置，提高了檔案資源的利用率，為檔案管理工作高效開展夯實了基礎。

（三）信息化檔案管理系統優勢顯著。在信息化技術支持下，相關衛生所逐漸建立了檔案信息化管理系統，優化了檔案存儲方式和存儲路徑，實現了紙質化檔案向數字化檔案轉化目標，解決了紙質化檔案保存難、易丟失、易損壞等問題，保證了檔案信息的完整性，提高了檔案管理的安全性，降低了檔案丟失概率。同時，在網絡邊界安全保護下，有效規避了黑客等非法入侵者的攻擊，減少檔案受損，發揮了信息化檔案管理優勢。另外，信息化檔案管理系統，提供檔案信息備份功能，并支持多次備份，如脫機存儲、云端存儲等方式，均支持檔案文件復制和存儲，防止檔案資料受損后帶來的負面影響。

二、檔案管理信息化建設現狀

（一）忽視了檔案信息化管理的重要性。部分衛生所在檔案管理工作方面，存在認知上的偏差，忽略了檔案信息化建設的必要性，仍繼續沿用傳統的檔案管理方式，降低了檔案管理工作成效，尤其在檔案信息查閱和補錄過程中，程序繁瑣，查找難度大，甚至出現檔案文件資料丟失的現象，帶來諸多負面影響。實踐調查中發現，部分單位甚至未設立專門的檔案室，相關檔案管理人員，存在身兼數職的現象，自身的信息化素養不高，對信息化檔案建設相關技術設備較為陌生，難以保證檔案管理工作高質量開展，因此，制約了信息化檔案管理工作高效開展。

（二）檔案信息化建設基礎設施匱乏。信息化檔案建設需要依托現代化信息技術、需要信息化系統設備的支撐，然而就部分單位檔案管理信息化建設現狀看：信息化設施匱乏、相關設備不完備，進而降低了檔案管理效率，難以保證信息檔案存儲的完整性。部分紙質化檔案紙張受損、字跡模糊，制約了檔案管理工作的有效開展，無法提供高質量的檔案服務。

（三）檔案管理專業素質有待提升。檔案管理人員自身的專業素質直接關系到檔案創新管理成效，就檔案創新管理現狀看，檔案管理人員自身的專業技能匱乏，業務能力有待進一步強化，尤其在檔案信息化建設過程中，信息素養不高，存在認知上的偏差，因此，制約了相關單位檔案信息化建設進程，導致檔案管理工作創新程度不夠。

三、創新檔案信息化管理工作的路徑

（一）依托互聯網載體建立健全完善的檔案信息資源體系。創新檔案管理工作過程中，加快推進數字化檔案建設顯得尤為重要，互聯網環境本身較為開放，在實際進行檔案信息收集過程中，可充分利用互聯網渠道，加強檔案資源開發，整合檔案資源，實現檔案資源優化配置，最大程度上提高檔案資源的利用率。因此，相關單位推進檔案信息化建設進程，可創新檔案管理模式，實現檔案信息資源共享，提高工作效率。通過建立健全完善的檔案信息資源體系，實現了電子文件歸檔目標，優化了工作環境，便于檔案文件存儲和管理，進一步強化了檔案信息數據管理方式。尤其在縣級衛生所建立檔案資源庫，可全面收集、分析和存儲病人的基本信息資料，實現對病人就醫診治的科學規劃，更加清晰地進行分類，有效辨別病情發展情況，便于隨訪和觀察，大大提高了衛生服務質量，為衛生所各項工作高效開展夯實基礎。

（二）搭建檔案信息管理平臺。信息化視角下，創新檔案管理工作，是時代發展的必然要求。加強現代化基礎設施建設，加大軟硬件設備的投入，增設數字化檔案掃描儀以及打印機等，搭建專項網絡，是優化相關單位檔案管理工作模式的重要前提，進而可創新檔案管理方式。確保在完善基礎設施建設的前提下，進一步加強軟件開發和使用，保證衛生所與疾控中心實現互聯互通目標，便于檔案信息共享，進一步優化數字化檔案的網絡建設，提高檔案創新管理水平。

相關衛生服務機構通過搭建檔案信息管理平臺和系統，一方面收集了單位內部的檔案信息，另一方面整合了疾控中心醫療信息，進一步提升了檔案信息的完整性，為各項衛生工作開展提供科學依據，最大程度上提高了檔案資源的使用率。為進一步創新檔案管理工作方式，建立了相配套的應用系統，逐步實現檔案自動化辦公目標，確保各項檔案信息高效對接，優化了衛生服務機構服務方式，樹立本單位自身的正面形象，便于開展檔案宣傳工作，在改變傳統檔案管理方式基礎上，發揮了現代化檔案管理優勢和價值，尤其在檔案管理數據建立下，應用了大數據技術，提高了數據信息的收集、處理、挖掘能力，達到了檔案資料快速檢索目的，促使檔案管理水平不斷提升。同時，相關單位在信息化檔案建設過程中，加強對檔案網站服務功能的優化，提高了查詢服務質量，并在網站支持下，發揮了檔案宣傳功能，優化了檔案宣傳路徑，進一步擴大了相關單位檔案宣傳的影響力，增強了社會功能，加強社會與檔案網站之間的聯系，創新了檔案管理路徑。

（三）提升檔案管理人員專業素質，加強檔案管理人員隊伍建設。信息化視角下的檔案信息化建設工作，對相關檔案管理人員的專業素質要求較高，要具備較高的信息化素養，擁有豐富的檔案管理經驗，能夠熟練操作數字化檔案系統及相關設備，切實提高相關檔案管理人員參與檔案信息化建設的積極性。相關衛生機構定期組織檔案管理人員開展教育培訓工作，滲透信息化檔案建設相關內容，強化信息化檔案建設的重要性認識，鼓勵相關檔案管理人員相互交流經驗，學習先進的檔案管理辦法。單位內部建立專門檔案室，提升檔案管理人員的聘用門檻，杜絕一人身兼數職的現象，切實將檔案信息化建設工作落到實處，優化檔案管理方式。在培訓中，灌輸理論知識的同時，不斷提升檔案管理人員的業務能力和綜合素養，為檔案信息化建設提供源源不斷的原創動力。

（四）優化檔案信息化安全保障體系建設。在互聯網開放的大環境下，海量的信息通過互聯網平臺進行傳播，為保證檔案文件資料的完整性和安全性，建立檔案信息化安全保障體系顯得尤為重要。相關衛生機構需要優化內部網絡建設，做好內外部網絡邊界防御工作，建立防火墻，在計算機系統中安裝殺毒軟件等，加強對黑客、網絡病毒的防御，避免檔案被篡改、竊取和惡意損壞，提升檔案信息管理系統抵御能力，保證檔案信息的完整性，防止受損。同時，在檔案信息化安全保障體系建設基礎上，為進一步強化檔案信息安全，相關單位建立了檔案管理制度，科學劃分檔案框架，制定新型的管理布局，將具體的責任意識落實到個人，要求相關檔案管理人員嚴格按照各項管理制度，執行檔案管理工作，進而提升檔案管理工作整體效率。另外，強化檔案跟蹤和監控水平，對應用系統進行處理，定期更新和升級檔案管理系統，增強對潛在風險隱患的預見性，促使相關單位不斷提升檔案信息管理水平。

四、結語

綜上所述，信息化時代背景下，信息化檔案建設勢在必行，相關單位要提升對檔案信息化、數字化建設的重要性認識，加大現代化信息技術的投入，加快推進基礎設施建設進程，積極引進檔案掃描設備和檔案打印設備，強化軟硬件設備的使用。同時，要做好檔案管理人員培訓工作，不斷提升檔案管理人員的信息化素養，切實為檔案管理工作創新發展提供保障。另外，要搭建檔案信息化安全保障體系，不斷提升檔案信息化管理水平。