“互聯網+”時代文書檔案管理工作分析

文/陜西鋼鐵集團有限公司 張靜

一、“互聯網+”時代文書檔案管理工作概述

“互聯網+”時代背景下，各種數字信息技術高速發展，企業文書檔案管理工作機遇與挑戰并存。信息技術給企業文書檔案管理工作帶來了活力，使得文書檔案管理工作呈現出以下特點：一是數字化。文書檔案以數字化的形式呈現，能夠更為方便快捷地在硬盤、U盤、云終端等介質中保存、傳輸、開發、管理以及利用。同時，以數字化的形式呈現使得其能夠更加容易被復制，極大程度上減輕了檔案管理人員的工作壓力。二是高效化。主要體現為大數據技術、云儲存技術、云計算技術、自動算法技術，已經開始融入文書檔案管理的各個領域，提升了文書檔案管理工作效率，使得信息技術代替了許多人工處理環節，為文書檔案管理工作賦予了新的動能。

二、“互聯網+”時代文書檔案管理工作的現實意義

（一）有利于進一步減少文書檔案管理成本。現階段，隨著時間推移以及工作推進，各個企業文書檔案的數量和種類不斷增加。與此相矛盾的是許多企業并沒有充足的檔案室為文書檔案管理工作提供充足的空間。同時，一味強調檔案室空間的擴大，勢必會導致文書檔案管理成本的增加。為此，立足于“互聯網+”時代的特點，將信息技術應用至文書檔案管理領域，及時對文書檔案進行數字化處理，能夠有效減少企業檔案所占用的空間，進一步推進電子化辦公、無紙化辦公，確保文書檔案管理工作可持續化發展。

（二）有利于加快文書檔案管理工作轉型升級。傳統紙質化管理模式中，文書檔案主要以紙質文件的形式呈現，難以實現一站式管理、開發以及利用的目標。該種管理模式下，不僅無法提升文書檔案管理效益，而且還會導致文書檔案管理系統性、科學性以及全面性不足。為了降低文書檔案管理難度、檢索難度和利用難度，增強管理質量，就必須要立足于“互聯網+”時代的基本特點，充分將信息技術應用其中。一方面，借助互聯網終端的文書檔案管理系統，可以快速便捷地對文書檔案進行分類，直接瀏覽相應的文書檔案目錄，構建文書檔案數據庫，便于后期對文書檔案進行開發與利用；另一方面，從信息化的角度對文書檔案進行管理，可以提升文書檔案編目、鑒定、保管效率，打破時間、空間層面的傳輸壁壘，實現一站式管理、開發以及利用的目標。總而言之，“互聯網+”時代，必須要把握信息技術的特點，抓住時代發展機遇，推動文書檔案管理工作轉型升級。

三、“互聯網+”時代文書檔案管理工作中存在的問題

（一）文書檔案數字化緩慢。相較于發達國家，我國信息技術在文書檔案領域的應用較晚，部分企業的管理理念也沒有相應轉變。典型表現在，文書檔案數字化轉化工作緩慢，許多文書檔案仍然以紙質化的形式呈現，無法應用相關的軟件和技術對文書檔案進行處理，難以適應“互聯網+”時代的發展趨勢。一是缺乏可利用的高效設備和軟件，難以朝著信息化、現代化的方向轉型。部分企業尚未采購并配備高速掃描儀、高拍儀、微縮相機等硬件設施以及文件格式轉化軟件。在這種環境下，紙質類文書檔案轉化為數字類文書檔案的效率不高。二是人手不足的問題突出。近年來，各個企業文書檔案資料的數量激增。然而，部分企業文書檔案管理人員的數量卻沒有相應增加。如何在處理存量的基礎上，對增加的紙質文書檔案進行數字化轉化，是困擾著文書檔案管理人員的難題。

（二）文書檔案數字化建設不規范。文書檔案具有重要的價值，其是否具備全面性、系統性、準確性、完整性以及真實性，將會直接影響后期的利用。然而，當前部分企業文書檔案數字化建設不規范，后期存在重復加工、重復處理的現象。之所以出現這種情況，主要是因為數字檔案在立卷歸檔、管理責任落實、管理標準等方面存在漏洞。一是數字檔案立卷歸檔不科學，嚴重影響信息化建設的質量。一方面，OA辦公系統、文書檔案管理系統之間仍未實現數據關聯，部分已經在OA辦公系統中的電子文件無法同步傳輸至文書檔案管理系統當中，影響了立卷歸檔的效率；另一方面，部分業務部門沒有及時將線上終端的電子文件移送轉交至檔案管理部門。二是管理責任落實不力。部分企業尚未將文書檔案數字化建設工作的責任落實到具體的各個業務部門、工作人員，企業整體缺乏責任意識、規范意識。三是文書檔案數字化建設的標準不明確。部分企業建章立制工作滯后，缺乏明確的工作思路，導致數字化建設的流程、內容、分工、目標較為模糊。

（三）文書檔案數字化建設的安全系數低。“互聯網+”時代，網絡終端存在各種非法程序以及病毒入侵，為文書檔案管理工作帶來威脅。然而，部分企業過于強調對文書檔案的利用，忽視從安全角度對文書檔案進行管理，導致安全保障工作滯后。一方面，技術手段以及管理措施不科學，既沒有對文書檔案數據庫進行加密管理，也沒有采用數字水印、數字密鑰技術對文書檔案本身進行加密；另一方面，文書檔案備份工作滯后，文書檔案被非法加密后難以恢復正常工作。

四、“互聯網+”時代文書檔案管理工作的有效對策

（一）推動文書檔案數字化建設，為后期管理工作奠定基礎。未來，隨著信息技術的進一步發展，文書檔案勢必會朝著全面數字化、網絡化的方向發展。為此，企業必須要深入推進文書檔案數字化建設，及時將紙質檔案進行轉化，為后續的管理和利用工作創造有利條件。一是要配備和更新可供利用的高效設備和軟件，優化管理環境。具體而言，可以結合企業文書檔案管理難度、管理數量以及管理需求來采購相應大型掃描儀器、高拍儀、微縮相機等硬件設施以及文件格式轉化軟件，對紙質類文書檔案進行掃描，并轉化為可供便利存儲、利用的格式。二是可以通過招聘專業兼職人員來緩解文書檔案管理壓力，推進文書檔案數字化轉化工作的進程。

（二）堅持規范管理，充分保障文書檔案信息化建設的質量。企業必須要以規范管理為基本原則，進一步提升管理時效，保障信息化建設的質量。一是要抓好數字檔案立卷歸檔工作，企業應通過技術手段來關聯OA辦公系統與文書檔案系統之間的數據，進一步對散亂的電子文件進行整合、同步、更新，為文書檔案管理人員創造有利的立卷歸檔條件。此外，要進一步明確電子文件移交的時限，提升企業相關人員的立卷歸檔意識，及時督促業務部門將電子文件轉至檔案管理部門，確保文書檔案的全面性、系統性、準確性、完整性以及真實性。二是要落實文書檔案管理責任。企業要以季度、半年度、年度為基準，定期對文書檔案信息化建設的質量進行考核，及時發現問題并督促相關部門整改，確保文書檔案信息化建設工作走上正軌。三是要明確文書檔案數字化建設的標準。企業要根據檔案管理法規以及其他規范性文件的要求，在結合本企業實際情況的基礎上，出臺相關的文書檔案信息化建設制度。制度中應重點明確圖片、影像、聲像等不同類型文書檔案的格式、各個部門的權責、信息化建設流程，真正指引相關人員開展文書檔案信息化建設工作。

（三）織牢文書檔案安全管理網，保障檔案價值。為了更好地保障文書檔案原始性、真實性和準確性，發揮文書檔案決策參考、信息憑證價值。一是要強化網絡安全。企業可以通過防火墻、殺毒軟件、區塊鏈、數字加密、數字簽名、云加密技術對企業網絡、數字文書檔案、文書檔案管理系統以及文書檔案數據庫進行加密處理，并查殺病毒、木馬程序、黑客程序、惡意插件等相關病毒和非法程序。同時，要明確涉密文書檔案的訪問權限、訪問層級，從事前角度做好安全管控。二是要做好文書檔案備份工作。企業可以租借或者購置相應的云儲存終端，依托于云端系統對文書檔案進行封閉式備份，建立可容納海量文書檔案的備份數據庫，便于從事后角度做好安全防范工作。

五、結語

“互聯網+”時代，企業必須要堅持改革先行，善于應用多種信息技術，推進文書檔案信息化建設工作。具體而言，一是要推動文書檔案數字化建設，為后期管理工作奠定基礎。二是要堅持規范管理，充分保障文書檔案信息化建設的質量。三是要織牢文書檔案安全管理網，保障檔案價值。相信隨著文書檔案管理人員的觀念不斷轉變，其能夠進一步把握好“互聯網+”時代文書檔案管理工作特點，應用新方式解決新問題，最終促進整體管理效益的提升。