機(jī)關(guān)文書檔案管理工作的創(chuàng)新策略探討

文/廈門大學(xué)附屬第一醫(yī)院 王秀真

數(shù)字化新時(shí)代的到來，機(jī)關(guān)文書檔案管理活動需要注入新的管理理念。根據(jù)目前機(jī)關(guān)文書檔案管理存在的各種問題，需要對大數(shù)據(jù)和云計(jì)算加以充分利用來有效規(guī)避存在的不同問題，通過對現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的利用，不但能夠快速地查詢各種數(shù)據(jù)，還能夠使各項(xiàng)數(shù)據(jù)具備完善性。不僅能夠使問題得到妥善解決，還可以從本質(zhì)上提升文書檔案管理質(zhì)量，從而使機(jī)關(guān)能夠更好地提升服務(wù)質(zhì)量。

一、數(shù)字時(shí)代下機(jī)關(guān)文書檔案管理存在的各種問題

（一）管理理念有待更新。機(jī)關(guān)文書檔案管理根據(jù)時(shí)代的發(fā)展必須要做出適當(dāng)性的調(diào)整，然而目前大多數(shù)機(jī)關(guān)文書檔案管理人員故步自封，對新的管理理念置之不理，在實(shí)際工作中依然沿用傳統(tǒng)管理理念，造成電子文書檔案管理不能發(fā)揮自身應(yīng)有的作用，主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：1.未構(gòu)建全面性的文書檔案管理信息系統(tǒng)。2.信息化管理技術(shù)掌握不全。3.對文書檔案數(shù)據(jù)安全缺乏足夠的重視等等。這部分問題的存在對機(jī)關(guān)文書檔案管理活動的有效展開產(chǎn)生了不良影響。

（二）管理缺乏合理性。在對機(jī)關(guān)文書檔案管理實(shí)行數(shù)字化管理過程中，非常有必要做好傳統(tǒng)紙質(zhì)化與電子文書檔案之間的銜接工作。但是，當(dāng)前在展開文書檔案管理時(shí)，傳統(tǒng)文書檔案管理與數(shù)字化文書檔案管理，并未得到很好的處理，反而存在相應(yīng)的矛盾。盡管在數(shù)字化管理時(shí)代下，各大機(jī)關(guān)都在踴躍地引進(jìn)現(xiàn)代化文書檔案管理，然而由于當(dāng)前并未有完善的文書檔案管理體制，所以對機(jī)關(guān)文書檔案管理工作走向現(xiàn)代化，形成了比較大的阻礙。

（三）管理技術(shù)有待提升。在數(shù)字時(shí)代背景下，對機(jī)關(guān)文書檔案進(jìn)行管理過程中，應(yīng)積極引進(jìn)前沿技術(shù)加以應(yīng)用。然而在目前對機(jī)關(guān)文書檔案實(shí)行數(shù)字化管理的過程中，很多的工作人員普遍對大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)、攝影技術(shù)等缺乏全面性的了解和掌握，致使有關(guān)數(shù)據(jù)無法得到完整的收集、整理和有效利用。另外，在對管理技術(shù)問題展開分析時(shí)，需要對機(jī)關(guān)文書檔案管理互動信息化的程度高低進(jìn)行關(guān)注。但是由于現(xiàn)階段大多數(shù)機(jī)關(guān)文書檔案管理的信息化水平相對較低，所以對這方面的關(guān)注度也明顯存在著不足，主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：1.機(jī)關(guān)文書檔案管理在開展數(shù)字化管理時(shí)，與之相關(guān)的軟硬件存在明顯的不足，這樣便無法保證電子文書檔案制作和管理水平。2.電子文書檔案的存儲未做好全面性的掌握，電子文書檔案自身的存儲位置流動性很大，這樣非常容易出現(xiàn)電子文書檔案分離的現(xiàn)象，造成電子文書檔案的安全性問題無法得到確切的保證。3.機(jī)關(guān)文書檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)和信息化建設(shè)方面投入不足，并且與機(jī)關(guān)文書檔案管理的客觀需求缺乏匹配，進(jìn)而導(dǎo)致機(jī)關(guān)文書檔案管理信息系統(tǒng)的整體管理水平偏低。

二、數(shù)字時(shí)代機(jī)關(guān)文書檔案管理創(chuàng)新的方式

（一）轉(zhuǎn)變管理理念。機(jī)關(guān)文書檔案管理人員需要對先進(jìn)的理念加以科學(xué)合理地引進(jìn)，并且根據(jù)機(jī)關(guān)文書檔案管理的實(shí)際需求為出發(fā)點(diǎn)，對管理理念進(jìn)行不斷更新。除此以外，機(jī)關(guān)管理人員應(yīng)定期做好有關(guān)人員的精神和理念培訓(xùn)工作，促使其能夠及時(shí)了解和掌握國際間先進(jìn)的管理理念，同時(shí)定期組織提升管理人員專業(yè)知識與管理技能的培訓(xùn)工作，使其充分認(rèn)識到機(jī)關(guān)文書檔案管理工作的重要性，深入了解與掌握先進(jìn)的檔案管理方法，并將其應(yīng)用到實(shí)際工作中，從而使機(jī)關(guān)能夠做到與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、信息化和智能化的管理模式，通過這樣的方式以提升機(jī)關(guān)文書檔案管理水平，進(jìn)而促進(jìn)機(jī)關(guān)的良好發(fā)展。

（二）構(gòu)建完善的管理體制。1.提高人員的專業(yè)性。機(jī)關(guān)文書檔案管理人員的專業(yè)水平能夠?qū)ξ臅鴻n案工作質(zhì)量產(chǎn)生直接影響，因此機(jī)關(guān)管理層需要從文書檔案管理需求的角度出發(fā)，全面提升機(jī)關(guān)文書檔案管理人員的專業(yè)水平，以此來提高文書檔案管理工作效率。首先，機(jī)關(guān)應(yīng)積極引進(jìn)文書檔案管理專業(yè)人才，并構(gòu)建針對文書檔案管理專業(yè)人才的考核機(jī)制，對人才的工作經(jīng)歷、專業(yè)能力等多方面進(jìn)行綜合且精準(zhǔn)地考評。其次，機(jī)關(guān)應(yīng)建立能夠激勵人才的機(jī)制，為文書檔案管理人員提供良好的晉升空間。文書檔案收集體制的制定，管理人員應(yīng)對文書檔案所收集到的各項(xiàng)內(nèi)容和收集方式等進(jìn)行明確的規(guī)定，以保證機(jī)關(guān)文書檔案能夠發(fā)揮對應(yīng)的價(jià)值。最后，書檔案整理管理人員需要對各項(xiàng)數(shù)據(jù)化整理技術(shù)加以關(guān)注，并將其應(yīng)用到實(shí)際工作中，同時(shí)保證在對相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理時(shí)，能夠在最短時(shí)間內(nèi)選取出相對應(yīng)的數(shù)字整理技術(shù)，以提升文書檔案整理效率。2.改變文書檔案管理理念。在新時(shí)期背景下，機(jī)關(guān)應(yīng)革新自身文書檔案管理理念，并通過文書檔案管理方法的豐富性，促使文書檔案管理人員自主提升工作意識，為機(jī)關(guān)改革文書檔案管理模式奠定良好基礎(chǔ)。首先，機(jī)關(guān)應(yīng)明確文書檔案管理工作的改革思路。機(jī)關(guān)應(yīng)從大數(shù)據(jù)、信息化等多個(gè)角度出發(fā)，充分吸收有關(guān)理念，并以此明確文書檔案管理工作的改革方向，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理水平的全面提升。其次，機(jī)關(guān)需加強(qiáng)有助于改革文書檔案管理工作的技術(shù)手段，并增設(shè)相關(guān)崗位，加強(qiáng)部門之間的連接性，將文書檔案管理工作責(zé)任精確到個(gè)人，構(gòu)建有責(zé)必究機(jī)制。最后，機(jī)關(guān)應(yīng)加強(qiáng)文書檔案管理工作的宣傳力度，使內(nèi)部人員能夠充分認(rèn)識到文書檔案管理工作的重要性，并主動參與到該項(xiàng)工作的改革中。在此基礎(chǔ)上，機(jī)關(guān)將形成良好工作氛圍，不僅能夠加強(qiáng)文書檔案管理革新力度，還有助于激發(fā)醫(yī)療人員工作熱情。3.完善管理制度。管理制度是機(jī)關(guān)改革文書檔案管理工作的基礎(chǔ)，因此機(jī)關(guān)應(yīng)完善制度，使其具備充足的合理性、系統(tǒng)性以及規(guī)范性，從而為文書檔案管理工作改革保駕護(hù)航。首先，機(jī)關(guān)文書檔案管理人員應(yīng)明確文書檔案管理具體流程，以新時(shí)期實(shí)際需求為基礎(chǔ)優(yōu)化文書檔案管理的傳輸機(jī)制，確保文書檔案管理制度能夠與文書檔案管理工作相匹配。其次，機(jī)關(guān)文書檔案管理人員應(yīng)明確文書檔案管理工作進(jìn)程中的缺陷，并積極向上級反饋或詢問其他部門同事的意見。此外，文書檔案管理人員在分工明確的同時(shí)，需確保崗位職責(zé)劃分具備科學(xué)性，盡最大可能減少醫(yī)務(wù)人員的工作壓力。最后，機(jī)關(guān)管理部門應(yīng)與文書檔案管理人員協(xié)作完善文書檔案管理制度，力求紙質(zhì)文書檔案能夠與網(wǎng)絡(luò)科技信息技術(shù)相結(jié)合。總之，只有建立具備科學(xué)性、完善的文書檔案管理制度，文書檔案管理才可順利改革，并提升機(jī)關(guān)文書檔案信息利用率。

（三）應(yīng)用先進(jìn)的管理技術(shù)。在數(shù)字化背景下，機(jī)關(guān)文書檔案管理人員能夠采用的先進(jìn)管理技術(shù)比較多，在當(dāng)前文書檔案管理過程中，所應(yīng)用到的先進(jìn)文書檔案管理形式，主要是電子文書檔案管理和文書檔案管理。文書檔案既可以將文件進(jìn)行長期的存儲又具備良好的機(jī)密性，因而在文書檔案管理工作中很受歡迎。但是在具體管理工作中，管理人員不能僅根據(jù)技術(shù)的優(yōu)越性加以選擇，而是要結(jié)合管理工作的客觀需求，然后對相應(yīng)的技術(shù)做出合理性的選擇。另外，就目前機(jī)關(guān)文書檔案信息化管理來講，管理人員必須對信息化系統(tǒng)采取科學(xué)設(shè)計(jì)的方式，在設(shè)計(jì)過程中應(yīng)運(yùn)用先進(jìn)化技術(shù)。例如，設(shè)計(jì)人員可以通過構(gòu)建MySQL數(shù)據(jù)庫，并利用HTML+PHP語言設(shè)計(jì)技術(shù)與PHP編程系統(tǒng)，對文書檔案數(shù)據(jù)信息做好相應(yīng)的分析，同時(shí)實(shí)行分布式存儲管理，最終使機(jī)關(guān)文書檔案管理效率得到提升。

（四）創(chuàng)新管理手段。在信息化發(fā)展的大時(shí)代下，機(jī)關(guān)文書檔案管理工作面臨著多種多樣的挑戰(zhàn)。較為傳統(tǒng)的文書管理工作早已不能滿足現(xiàn)階段各類信息技術(shù)發(fā)展的需求，因此為了改善這一問題，就需科學(xué)、合理創(chuàng)新機(jī)關(guān)文書檔案管理手段，促使該項(xiàng)工作能夠順應(yīng)當(dāng)今多元化時(shí)代的發(fā)展潮流。首先，應(yīng)做到機(jī)關(guān)文書檔案工作的信息化，管理人員需高度重視檔案的管理工作，同時(shí)，保證在執(zhí)行該項(xiàng)工作時(shí)，增強(qiáng)管理工作的安全性與準(zhǔn)確性，摒棄以往傳統(tǒng)的文書檔案管理工作模式，促使管理工作逐漸朝著信息化的管理方向轉(zhuǎn)變。其次，對檔案中所收錄的信息進(jìn)行分類整理并編號，實(shí)現(xiàn)信息的統(tǒng)一管理，這種方式不僅可以有效保證信息的安全性，還可以在日后使用時(shí)，提高信息調(diào)取的速度。由此可見，在開展文書檔案管理工作時(shí)，需采用科學(xué)的管理手段，并在改良管理工作的過程中，從多種角度展開思考，以保證應(yīng)用的創(chuàng)新模式可以實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，并在運(yùn)行時(shí)始終保持安全性、可靠性。

三、結(jié)語

數(shù)字化時(shí)代的到來使各項(xiàng)工作都發(fā)生了明顯的變化，對機(jī)關(guān)文書檔案管理而言，不僅是提供了全新的管理視角，還有效地實(shí)現(xiàn)了管理模式的創(chuàng)新。作為機(jī)關(guān)文書檔案管理人員，必須要根據(jù)時(shí)代的發(fā)展作出對應(yīng)的調(diào)整，將先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用到文書檔案管理工作中，從而全面提升機(jī)關(guān)文書檔案管理質(zhì)量，促使機(jī)關(guān)能夠提供更好的服務(wù)。