報紙行業檔案綜合管理探討

文/福建省閩西日報社 陳京雁

信息時代發展進程中，檔案管理與以往傳統的保存保管有了本質上的變化。人們對檔案管理的認識也在逐步加深，在此背景下，報紙行業作為依賴信息資源生存發展的組織機構，更需要在檔案管理方面進行優化，采用更加合理、科學、高效的策略，因此需要進行檔案綜合管理，從而改善當前檔案管理的弊端，使檔案管理更具規范性、安全性、長遠性。

一、傳統檔案管理存在的問題

與其他行業相比，報紙行業的檔案資源數量更多、范圍更廣，囊括了歷史、政治、人文、科技、教育等多方面的內容。可以較為全面地展現當地人民的生活面貌和時代發展動態，因此其檔案資源具有極高的探究價值和意義，保管檔案資源也就變成了十分重要的工作。

隨著信息時代的到來，報紙行業的檔案資源變得愈發豐富，除了早期的紙質檔案，又出現了報紙電子檔案，與紙質檔案的保存方式不同，電子檔案的保存需要利用互聯網信息設備，建立專業檔案管理平臺。然而，伴隨著龐大檔案信息而來的卻是傳統檔案管理存在的不足和弊端，傳統的檔案管理方式已經不足以應對新時代背景下報紙行業對檔案信息的應用、研究和開發需求。只有發現問題，才能有效合理地解決。

（一）缺少合理可行的相關制度。檔案管理工作至關重要，但是在傳統的管理方式下，一些報紙行業并未充分認識到制度對其所起到的積極意義，因此往往只對檔案管理工作提出口頭形式的規定和建議，沒有形成合理、科學、規范的書面文件，更沒有對其進行公示。這就導致部分管理工作出現了人員身兼數職、職能重復、兼職不顧、設置重疊等情況，不僅帶來了人力、財力、物力方面的無端浪費，還導致各個部門之間出現權責糾紛，也弱化了綜合管理的性質，往往事倍功半，不符合“精簡效能”的改革要求。

（二）缺少檔案自動化管理人才。檔案管理工作最核心的內容并非保管保存，而是讓保存的檔案資源最大限度地被開發利用，實現其所具備的探究價值，為此，要對檔案資源做好統籌管理。在互聯網信息化時代，無論是電子檔案還是紙質檔案，都擁有了自動化管理的可能，通過建立檔案信息數據庫以及共享共用平臺，更便于檔案資源的整理和查找。然而，傳統檔案管理模式下技術型人才缺失，導致檔案管理難以實現全面自動化，不能高效保質。

（三）缺少綜合管理的有效設置。傳統檔案管理模式下，檔案管理單一籠統，缺少細致的分類、清晰的條理。這就導致在進行檔案應用時常常會由于分類不清、不細而將其效益大打折扣。另外，一些報紙行業的檔案管理權限設置不合理，導致其他部門在利用檔案時會處處碰壁，難以有效實現信息資源的共享，或部門對檔案保管不當、歸還不勤，造成檔案的損毀、丟失，這都會給檔案管理工作帶來諸多不便。檔案管理工作惠及單位，只有實施統一保管、合理共享、強化設置才能發揮出優勢，提供便利。

二、檔案綜合管理在報紙行業的具體應用

報紙行業的檔案的載體形式多種多樣，不僅有紙質稿件、電子文檔，還包括各種圖像影音資料，這些豐富的歷史記錄能夠真實地展現甚至還原不同歷史階段的發展情況，無論對報紙行業內部還是對單位外部都具有不可或缺的研究價值。傳統檔案管理模式下難以發揮出檔案的效用，也給報紙行業的各項工作帶來諸多不便。要想改善這種狀況，必須采用綜合管理形式。

所謂綜合管理即在原有管理模式基礎上，依據報社檔案屬性進行條框梳理、制度完善、加強體制建設，使其門類更多、設置更細、規劃更全、效率更高。同時實現辦公現代化、智能化，應用規范化、合理化。

（一）統一監管、分工協作。首先需要明確的是，報社檔案的綜合管理不是一家獨大，更不是一己全責，而是“為了對報社綜合檔案進行監督和保管，需要將每一個單位形成的全部檔案集中在一起統一監督、保管與利用?！边@就意味著檔案管理工作雖然由管理部門負責，但需要各個部門之間的配合與協作。為此，報社各部門之間必須打破原有的隔閡與界定，在統一部門領導下，將檔案信息移交到指定的管理部門統一保管，所有移交的程序必須嚴格遵守相關制度。同樣的，當部門需要借調檔案來應用時，也必須符合相應的程序規定，保證借調有據、歸還有時，保證檔案的安全性和完整性，使之不會出現任何紕漏。在進行檔案管理時，檔案管理部門也可以將簡單的分類處理、摘要提煉等工作交給相應部門，這種統一監管、分工協作的形式很大程度上減少了對人員精力、時間上的損耗，也讓檔案管理工作變成了制度體制的一部分，更好地維系各部門之間的關系。

（二）加強現代化辦公形式。報社檔案綜合管理的最重要體現便是自動化信息設備的有效應用，報社檔案不僅有利于內部利用開發，也能夠給外界人民提供資源共享服務，在信息化時代發展進程中，閉塞的檔案管理難以為報社的長遠發展帶來積極效用，因此各大報社紛紛將視線放得長遠，以網站平臺、報紙APP、微信公眾號等多種方式實現檔案的有效合理化管理。筆者為此檢索了人民日報網、吉林長春日報社、安徽新聞網等多個新聞報社網站，其中人民日報網在檔案信息分類方面以報刊發行的版面為依據，分為要聞、評論、國際、視覺等內容。安徽新聞網則是以新聞報道內容為依據分類，分為文化、教育、黨政、旅游等。不同的網站平臺設置帶來不同的應用體驗，也為報社檔案綜合管理提供了不同的發展途徑?，F代化辦公形式另一方面可以為內部人員更好地實現共享，也簡化了檔案交管程序，節約資源、提高效率。

（三）精細分類、合理設置。報社檔案的種類繁多，如果將影音文件、電子文檔或者獎杯獎狀、紙質文稿隨意地保管在一起，在管理上過于籠統，分類不細的話，不僅會加重任務量，導致工作效率低下，更會在后續檔案利用的過程中帶來消極影響。為此，報社檔案在進行綜合管理時，一定要將檔案分類盡可能做到細化、精準，并按照檔案的等級做好規劃，可以分為：黨務類、業務類、政務類等等，在開發利用時力求一目了然，電子數據也可以統一計算。另一方面對人員的工作分配要清晰、合理，對程序的設置要簡化、科學，避免權責的龐雜和程序的繁復，讓檔案管理變得高效高質。

三、加強檔案綜合管理的策略

（一）建立健全合理的檔案管理制度。沒有制度的單位猶如一盤散沙，經不起考驗和磨礪，因此要想妥善開展檔案綜合管理工作，就必須制度先行，報紙行業應該首先建立和完善相關制度，在制度中明確規定員工的各項職能，使其能夠對自己的工作性質有清晰合理的認識，強化檔案管理意識，在工作中有據可依、有規可循，方能盡心盡力，不斷提高自我。制度應對管理部門和各部門之間的權責進行合理、清晰、精準的規劃，減少職權重疊的情況，避免各部門之間出現矛盾糾紛，真正能夠實現責任落實到個人，加大檔案綜合管理的力度。

（二）引入并培養專業型現代化人才。信息時代背景下，檔案管理部門對人才的要求也有了更高的標準，以往報社行業對檔案管理人才的理解不夠全面充分，為此在人才選拔應用上往往不合規范。檔案管理工作需要豐富的專業知識和充沛的業務經驗，因此需要專門的管理人才，現代化辦公形式約束下也需要人才熟練掌握各項信息技能，能夠全面適應社會發展的需求。為此報紙行業應該大力招攬專業性現代化人才，并對已有人才進行篩選和培養，力求擁有一支精英團隊，保障檔案管理工作的順利開展。不僅如此，為了與時俱進，報社還應加大現代化辦公設備的投入力度，不斷創新思維，對年代久遠的檔案既要保障安全，又要重新挖掘其深刻的現實價值，做到常用常新，推陳出新。只有科學化的管理才能保障檔案資源不會淪為廢紙或無效數據等，給報社和社會的發展提供依據。

四、結語

報紙行業檔案綜合管理是一項對管理技術要求十分嚴謹、過程涉及范圍十分廣且體量較大的工作。對報紙行業進行檔案綜合管理，一方面是為了提高報紙檔案信息的價值，另一方面是為了加強領導，以便更好地對未來發展進行布局。為此，報社必須高度重視檔案綜合管理工作，采取有效策略加大管理力度，讓檔案收集、整理、保存、檢索、統計、編輯、研究等工作科學高效，使其真正具有管理的價值意義。