事業單位檔案管理的質量保障體系建設的探討

吳 鋒 十堰市婦幼保健院病案室

檔案是一種原始資料，這里包含眾多有價值的內容，隨時可能會應用到或者是挖掘更深的價值，從而提高其開發利用率[1]。隨著現代事業單位對檔案開發的需求量不斷提升，檔案管理的重點從保管好檔案資料轉變為推動檔案資源的開發利用。事業單位是我國重要的社會服務組織，主要接受政府領導，其檔案管理不僅僅保存著本單位在工作中保留下來的各種歷史資料，有助于確保單位工作的順利開展，另一方面事業單位中保存的檔案資料中也有大量關于群眾的資料，事業單位檔案管理水平、管理方式以及開發利用程度對于群眾來說也有重要的現實意義[2]。隨著現代公共服務理論的不斷完善與更新，加上信息技術在現代檔案管理中的推廣應用，事業單位檔案管理也需要進行改革，推動檔案管理的現代化發展。

一、事業單位與檔案管理概述

(一)事業單位

事業單位是有國家機關舉辦或其他組織利用國有資產舉辦的社會服務組織，雖然是國家設置具有公益性質的機構，卻不等同于政府機關。根據2020年事業單位管理制度與運行機制改革來看，事業單位目前可分為三種類型：承擔行政職能、從事生產經營活動以及從事公益服務[3]。事業單位相對于企業單位來說，其不以盈利為目的，并且財政及其他單位撥款不以收獲經濟利益作為回報，其職責在于為社會提供服務，管理社會事務。

(二)檔案管理

當納管理是指對檔案資料進行管理并提供相關服務工作的總稱，包括檔案收集、整理、保管、編目、檢索、統計、編輯、服務以及價值鑒定等方面的工作。其主要對象是檔案，為組織提供檔案服務，需要解決的是分散、凌亂、雜質、大量檔案信息的整理，從而解決組織所要面對的問題[4]。檔案管理水平的提高對于組織管理水平有著積極的影響，因此，為了適應社會的發展，需要不斷提高檔案管理水平。從目前檔案管理發展來看，從傳統的粗放式管理轉變為精細化、現代化、信息化管理模式，推動檔案管理的快速發展。

(三)事業單位檔案管理的特征

事業單位主要是服務于社會發展，其不以盈利為目的，因此，事業單位的檔案管理不直接影響經濟效益，檔案也不僅僅是在檔案部門產生和利用，其來源于事業單位工作中形成的記錄，因此，檔案管理工作不是一個獨立的工作，其主要是通過提供檔案信息為事業單位提供支持。事業單位檔案管理具有以下特征：1.公共性：其所提供的服務性質為公共服務，并非有償性。檔案管理屬于事業單位管理的基礎內容，包括著公共事業中的各個方面，包括科學、教育、衛生、文化等方面，因此，其具有明顯的公共性[5]。2.服務性：事業單位作為一種服務機構，主要是為社會大眾提供公共服務，因此，事業單位檔案管理工作也有比較突出的服務性質。3.非營利性：事業單位經營不以盈利為目的，經費主要來源于財政撥款，因此，事業單位檔案管理工作也具有非營利性的特征，無法給事業單位帶來直接經濟效益。4.機密性：由于事業單位服務范圍廣，涵蓋到我國科學、教育、文化、衛生以及軍事等各個領域，其中涉及到的各種機密信息較多，對于國家安全有較大的影響，同時也關系著群眾的隱私權。事業單位檔案管理中出現信息丟失、泄露等情況，將會使我國社會發展形成一定的阻礙，因此，應該做好事業單位的檔案管理[6]。

二、目前事業單位檔案管理中存在的問題闡述

(一)檔案管理制度不完善

從目前調查來看，雖然大部分事業單位已經建立了相應的檔案管理制度，但是在進一步調查中發現多數工作人員對于現有管理制度的滿意度較低，有超過50%的工作人員認為檔案管理制度需要改進與調整[7]。目前事業單位檔案管理制度不完善主要表現于以下兩方面：1.缺乏完善的監督制度：事業單位檔案管理部門雖然有著比較明確的管理流程與規范，但是在實際工作中發現由于缺乏相應的監督制度，容易出現較多的問題。目前很多事業單位檔案管理人員缺乏較好的自律性，在沒有監督的情況下出現了很多不規范的行為，從而影響了檔案管理的質量。2.不重視檔案資源開發：目前很多事業單位在檔案管理中更加關注的是檔案資料的收集、整理與保存，但是很少對檔案資源進行合理開發，導致檔案管理工作淪為單純的行政工作。

(二)檔案管理人員專業素養不高

當前，負責事業單位檔案管理的工作人員，其對檔案工作的專業性還不夠強，綜合能力有待提高。檔案管理為重要且復雜的基礎性工作，這對于管理人員的學歷與專業技能有著一定的要求，事業單位應當選取本科以上學歷且有著較好信息技術以及檔案管理能力的人才。但是從實際人員構成來看，檔案管理人員中本科以上學歷人數較少，且年齡較大，無法推動檔案管理的信息化建設[8]。雖然部分事業單位開展了相應的技能培訓工作，但是檔案管理人員的積極性不夠，學習提高的水平不高，甚至導致單位經費浪費，因此，事業單位對于檔案管理人員培訓的意愿下降。

(三)檔案管理改革力度不高

隨著現代事業單位改革的不斷深入，事業單位的分類也越來越完善，內部結構發生改變，導致事業單位將重心放在其他方面，忽略了檔案管理改革。而檔案管理改革是一項復雜的工作，需要花費大量的人力物力財力，也需要事業單位領導與工作人員的共同努力。但是很多事業單位都沒有重視這一問題，從而限制了檔案管理改革的進步，導致其信息化建設薄弱，設施不夠完善且軟件更新速度滯后[9]。同時由于技術滯后，導致檔案信息泄漏事件頻發，例如黑客繞開安全系統侵入檔案系統，導致一些保密信息泄露；或者是部分檔案管理人員的安全意識不高，沒有進行加密保存，或者是檔案資料瀏覽、借閱程序不完善的情況下就給出檔案信息，威脅檔案信息的安全性。

三、事業單位檔案管理質量保障體系建設策略

總而言之，事業單位檔案管理改革成為其工作重點，因此，需要深入分析事業單位檔案管理現狀及其問題。為了推動事業單位檔案管理的發展，需要加緊事業單位檔案管理建設，提高單位對檔案管理的重視度，引進技術人才，提高人才待遇，加強信息化系統建設，增加融資途徑，提高檔案資源的利用率，同時要貫徹民主化管理，鼓勵群眾參與，從而推動檔案管理的發展。

(一)不斷完善檔案管理制度

由于很多事業單位的檔案管理觀念比較落后，因此，需要提高對檔案管理重要性的認識，更新自身的觀念，提高檔案資源的開發利用。首先需要轉變單純追求效率的目標，不將管理效率作為評價檔案管理工作的唯一標準，認識到檔案管理的重要性，并且要建立符合本單位實際情況的檔案管理制度，并加強對本單位現存檔案的整理、開發與利用，除了做好機密檔案的保密工作之外，對于其他檔案則需要進一步的開發利用，尋找有價值的檔案資源，并加強與其他單位的合作交流，實現有價值檔案資源的共享，提高其開發利用價值。

(二)加強檔案管理監督力度

事業單位的檔案資料不僅僅涉及到本單位相關的信息，同時涉及到單位相關群眾的個人信息，且與一般企業檔案資料不同，事業單位檔案涉及范圍廣，其管理流程和方法也更加復雜，因此，需要檔案管理人員秉持著高度負責任的態度。但是在實際管理工作中，由于缺乏有效的監督指導，導致檔案管理人員在工作中沒有注意各種細節，容易引起較多的安全問題。為了進一步提高事業單位檔案管理質量，需要加大對檔案管理工作的監督力度。事業單位不能僅以經濟效益作為考察的唯一標準，需要認識到檔案管理在保存資料和文獻收集方面的作用，更新檔案管理觀念，重視對檔案資源的開發與利用，可以成立專門的檔案資源管理小組，對檔案資源進行進一步的整理與開發。

事業單位檔案管理監督管理可以從內部與外部兩方面著手，內部監督主要是通過建立相應的內部監督制度著手，設置相應的監督小組，并對檔案管理工作內容與標準進一步明確規定，從而為監督工作提供有效依據；外部監督則主要是通過人民群眾監督實現的，引導群眾參與事業單位監督，并對其獻言獻策，從而推動事業單位檔案管理的發展。

(三)提高檔案管理人員的專業水平

從社會發展的背景來看，事業單位檔案管理改革過程中需要更多高素質專業人才的支持，從而推動檔案管理改革的順利實施，針對目前是事業單位檔案管理人員結構來看，需要從提高現有檔案管理人員的專業水平、招聘高素質檔案管理人才這兩方面著手，從而提高檔案管理水平。人才作為組織發展的重要基礎，能夠為檔案管理改革提供有效的支持，因此，事業單位需要重視現有檔案管理人員的專業培訓，并不斷引入高素質專業人才，加速檔案管理信息化建設。事業單位可以與高校合作，從高校引入專業化人才，而且應適當提高專業人才的待遇，使更多的專業人才能夠愿意從事此項工作。同時相比于高薪引進人才來說，如果單位支出有限，也可以對現有檔案管理人員開展專業化能力，提升他們的綜合素質，因此，需要通過繼續學習、再培訓等方式來提高現有檔案管理人員的專業水平，提高其對現代檔案管理理論與技術的認知水平，加速檔案管理的現代化發展。由于目前事業單位檔案管理信息化建設已經獲得了一定的發展，因此，檔案管理人員需要具備較好的信息技術，從而適應事業單位檔案管理的改革與發展。

(四)加強檔案管理的信息化建設

為了提高事業單位檔案資源的利用率，需要重視檔案管理的信息化建設。目前比較檔案管理信息化建設中主要是使用了一些數字技術、掃描技術、數據庫技術等，將傳統的檔案資料通過數字技術轉化為數字檔案信息，從而實現資料的整合與統計。將數字化技術應用于事業單位檔案管理中，能夠構建信息化檔案管理平臺，從而完成檔案資源的整理、歸納和補充。檔案資源作為事業單位的重要資源，檔案管理的信息化建設能夠為事業單位的發展創造有利條件。因此，事業單位需要重視檔案管理信息化建設，在此過程中，事業單位要積極引進技術人員或者是派遣員工外出學習，從而將先進技術引入單位的檔案管理。

信息化檔案管理平臺能夠實現自動化管理，也是其改革的重要內容。目前多數信息系統中采用了掃描識別技術、電子標簽技術以及OCR識別技術能夠完成自動化管理，因此，在檔案管理信息化系統建設中，可以通過這些自動化技術來完成數據的自動采集、篩查、檢索和提取，從而對檔案信息進行大批量的處理。因此，事業單位需要重視檔案管理的信息化建設，購入相應的軟硬件設施，為檔案管理信息化建設創造良好的環境。同時還要根據單位的實際情況設計相應的管理系統，最后使用系統來提高檔案管理效率。

(五)提高檔案資源的利用率

在傳統的檔案管理中，檔案通常只供檔案部門或人事部門使用，利用率較低，因此，可以通過互動化系統建設，提高檔案資源的利用率。互動化系統主要是指在信息平臺基礎上，通過局域內網下的一對多聯動方式，讓檔案資源能夠為單位工作人員提供服務，或者是通過開發相應的軟件，讓內部員工能夠在線借閱檔案。通過這種方式，檔案的利用率將進一步提升，還可以對部分檔案進行互動交流，為單位員工提供更高效的服務，優化檔案的服務能力，符合現代改革的實際需求。此外，政府職能轉型下要求事業單位需要改變傳統的工作模式，堅持服務為主的理念，強調服務功能。因此，在檔案管理中需要堅持這一理念，民眾查閱文獻本質上是提供服務的過程。因此，事業單位在檔案管理中需要轉變傳統觀念，堅持民主理念，提高檔案管理服務性，在檔案管理改革中堅持民主。

(六)加大資金投入

資金缺乏是目前事業單位檔案管理改革的重要問題，因此，需要通過不同的途徑來提高檔案管理信息化建設投入，比較有效的方式是通過增加籌資途徑來獲取足夠的資金支持，推動事業單位檔案管理信息化建設。總體來說，事業單位需要積極與國家財政部門協商，獲取轉型資金補助，或者是設立專項基金，推動檔案管理信息化建設。多渠道融資主要表現在以下幾點：1.為了獲取地方政府的財政撥款，事業單位需要提出嚴謹的計劃和設計方案，并將其作為重點建設項目，那么財政部門的審批將更容易通過，還可以被給予其他方面的補助；2.積極動員社會力量，因為事業單位檔案資料關系著群眾的隱私，因此，可以鼓勵企業與個人參與其中。

四、結語

隨著現代社會的不斷發展，事業單位改革的不斷深入，事業單位的檔案管理也要做出轉變，進一步推動檔案管理的現代化發展，提高檔案資源開發利用率，有助于提高事業單位管理的效率，從而推動事業單位的可持續發展。