人才市場人事檔案管理存在問題及對策研究

文/鄭美燕

人事檔案是各類人次在社會實踐活動中形成的各類原始記錄，是人才德、勤、能、績等方面綜合體現，是用人單位發現人才、培養人才、使用人才和管理人才的重要依據。人才市場作為社會公益性服務機構，承擔著流動人口人事檔案管理的重要職責，加強人才市場人事檔案管理，推進人力資源服務領域管理創新，將人事檔案融入國家“互聯網+”行動計劃，為我國人才管理、培養、使用和信息聚合、服務供給提供基礎數據，是人才市場提供專業化、多樣化、精細化服務的關鍵[1]。但隨著我國社會經濟發展，人才跨區域流動日益頻繁，人才市場人事檔案管理面臨嚴峻挑戰，棄檔、死檔問題突出，人事檔案利用效能低，人事檔案信息化水平低，阻礙了人才市場人事檔案管理發展與服務創新。

一、人才市場人事檔案管理面臨的問題分析

（一）棄檔、死檔問題突出

人事檔案在人們的工作、生活中扮演著舉足輕重的作用，是招工考干、入學進修、加入黨團、考核提拔、職稱評定、退休離任等重要資料。改革開放以來，由于我國人事制度改革和社會治理方式的轉變，“單位人”演變為“社會人”，加之市場經濟在人才配置的中的作用凸顯，民營企業、外資企業對人事檔案重視程度不足，導致原本舉足輕重的人事檔案成為人才流動的“負擔”[2]。同時，流動人員本身存檔意識不強也是造成棄檔、死檔的重要原因，民營企業、外資企業在人才招聘、使用過程中，通過個人簡歷、職業測驗、面試等確定人才招聘目標，造成流動人員產生人事檔案不重要的錯誤認識，進而引發棄檔、死檔等問題。根據調查研究，2014年，安徽省安慶市人才交流服務中心檔案總數18360份，其中，棄檔、死檔總數占比逾50%。2015年，國家統計局公布數據，我國流動人口總量為2.47億人[3]，雖未公布全國棄檔、死檔統計數據，但人才市場人事檔案管理棄檔、死檔問題不容樂觀。

（二）“坐店等客”，服務效能不足

根據《關于加強流動人員人事檔案管理服務工作的通知》要求，流動人員人事檔案由縣級人才市場保管，并強調人才市場人事檔案管理應建立流動人員人事檔案定期統計分析、信息報送制度，探索建設誠信檔案、業績檔案等，充分發揮人事檔案在人才招聘、使用等方面的參考作用。結合人才市場人事檔案管理現狀來看，人事檔案管理中重接收、輕開發利用的問題凸顯，人才市場大多將接收的人事檔案分類歸檔，并未對人事檔案內容進行系統性整理，包括受教育狀況、職稱情況、工作履歷、獎懲等內容，提供服務限于人事檔案接收、轉遞、歸檔、出具證明、查閱等服務，人才市場“主動出擊”意識薄弱，“坐店等客”，導致人事檔案價值未能得到深入挖掘和利用。

（三）人事檔案信息化水平低

根據《“互聯網+人社”2020行動計劃》，要求人社部門通過信息共享、信息匯聚和信息挖掘，實現精準識別能力、需求感知能力、信用評價能力提升，實現人社服務對象精準識別、精準對接，構建協同服務平臺、引導服務平臺。但從人才市場人事檔案管理現狀來看，由于人事檔案信息化系統建設投入不足，人事檔案自動化掃描設備、錄入設備不足，導致人事檔案管理仍以紙質化管理為主，加之人事檔案規模大，嚴重阻礙了人才市場人事檔案管理和利用效能。

二、人才市場人事檔案管理對策研究

針對新時期人才市場人事檔案管理中暴露出的問題，結合人社部相關政策要求，針推性提出建議措施。

（一）強調人事檔案國家歸屬，促進人事檔案應收盡收

近年來，隨著棄檔、死檔、虛假檔案、檔案克隆等問題頻發，引發用人單位、社會組織對人事檔案管理制度產生不信任感。根據調查數據顯示，我國人事檔案管理制度信任程度不斷下降，而民眾對檔案管理制度信任感下降進一步加劇了棄檔、死檔問題，而問題產生的原因關鍵在于民眾對檔案歸屬存在認知偏差，錯誤認為個人檔案屬于個人，可由個人保管和處置。針對棄檔、死檔等問題，結合人才市場人事檔案管理現狀，應從以下方面著手加以改善：（1）明確人事檔案國家所有。現行人事檔案管理相關制度政策均明確禁止個人保管，但未明確人事檔案歸屬，導致流動人員歸檔意識不強。通過明確人事檔案歸國家所有，根據《物權法》規定“國家所有財產受法律保護，禁止任何單位、個人侵占、截留和破壞”[4]。通過將人事檔案管理納入《物權法》保護范圍，并通過傳統媒體、新媒體、企事業單位宣傳等渠道加強宣傳普及，以國家信用背書，以法律形式加強對棄檔、死檔、虛假檔案、克隆檔案的威懾力，能夠增強流動人員歸檔意識，減少和遏止棄檔、死檔現象蔓延；（2）對接檔案形成單位，積極補充檔案材料。民營企業、外資企業作為市場經濟體制下重要經濟主體，由于此類單位無檔案管理資質，且檔案補充動力不足，甚至另建一套檔案，導致人才市場人事檔案長期缺乏更新，難以真正發揮人事檔案價值。用人單位人事部門應盡到提供材料、完善檔案的責任與義務，并于每年年底將年度考核表、學習培訓資料、工資晉升表、職稱、評先等有效資料及時送呈人才市場歸檔，堅決杜絕人事檔案管理弄虛作假現象，嚴禁一人多套檔案問題，切維護人事檔案的嚴肅性與真實性。人才市場作為人事檔案管理機構，應根據區域內企業類型和分布情況，加強人事檔案歸檔補充材料宣講工作，明確企事業單位人事檔案補充更新責任，要求企事業單位、社會組織人事部門定期報送人事檔案信息資料，保證人事檔案資料完整性、全面性。

（二）多措并舉，主動服務

根據人社部《關于進一步加強流動人員人事檔案管理服務工作的通知》要求，人才市場應基于人事檔案管理為服務對象提供專業化、精準化服務。針對人才市場“坐店等客”的管理模式，人才市場應圍繞服務區域經濟發展和政務服務提供專業化服務。（1）加強高校畢業生就業服務工作。根據《高校畢業生“三支一扶”計劃》要求，做好高校畢業生就業日常服務工作，主動對接高校、用人單位落實人事檔案轉寄、黨團關系轉接等工作；（2）回國留學人員資格認定與服務。針對回國留學人員，人才市場應加強人事檔案中境外學歷學位認證材料受理、初審和申報，并對接區域企事業單位專業人才需求，為歸國留學人才提供專業就業服務和創業服務；（3）提供政務“一站式”窗口服務。根據服務型政府“一站式服務”建設要求，人才市場可通過開設服務窗口，實現人事檔案一站式服務，解決人事檔案管理“最后一公里”問題；（4）立足于服務區域經濟，承擔區域內領軍人才、專業技術人員、非公企業人才公共服務，建立人才儲備庫，為區域人才使用、培養、招聘提供專業化服務，彌補市場需求與人才就業信息不對稱問題；（5）建設人才誠信信息系統。人才信用信息核實依賴于人事檔案信息的準確性、全面性，企事業單位、社會組織在人才招聘、培養、使用、晉升等環節對人才信用信息需求迫切，個人偽造檔案信息造成用人單位經濟損失的案例并不鮮見，甚至造成惡劣的社會影響。人才市場可應根據人才檔案信息和其他多源信息建立人才誠信信息系統，承擔人才信用信息核實工作，向用人單位提供專業化、全面化人才信用信息記錄，為用人單位招聘人才、使用人才、培養人才提供精準化服務。

（三）加強人事檔案信息系統建設，驅動人事檔案管理創新應用

新時期背景下，信息技術能夠實現人事檔案管理的智能化、智慧化，為人才政策制定、人才供需對接、人才評測提供智能化服務。根據人社部《“互聯網+人社”2020行動計劃的通知》，新時代人社管理應加強人力資源與社會保障工作與互聯網融合創新、模式創新、技術創新，引領人社服務業務創新、服務方式變革，構建“互聯網+人社”新模式。結合人社部要求，人才市場應加大信息建設投入，根據省、市人事檔案管理系統建設標準，加快專業人事檔案信息系統建設，為人事檔案信息化管理、人事檔案信息共享、數據向上集中提供基礎支撐。在人事檔案信息應用方面，人才市場應積極對接政府治理需求、人才供需需求、人才評測需求，為政府治理、民生就業提供專業化服務。（1）政府治理方面。根據區域人事檔案基本信息、勞動關系、社保信息和公安、工商、教育等多源信息，生成區域人才就業、人才流動大數據，為政府制定產業戰略、人才培養規劃提供數據支持；（2）保障民生就業方面。根據人事檔案基本信息、資格認定、工作履歷等信息，依托于信息化網絡、深度強化算法，根據待業人員特點精準匹配用人單位和崗位，為待業人員和用人單位搭建平臺，保障民生就業，維護區域社會穩定。

三、結語

人才資源是社會經濟發展的第一資源，人事檔案管理是人才資源的基礎性、保障性服務。新時代背景下，人才市場人事檔案管理呈現新特點、新形勢、新需求、新挑戰，人才市場應深入研究人事檔案管理需求，主動服務、精準服務，以高質量服務促進人才交流與選用，為區域經濟發展夯實堅實基礎，打造人才服務“樣板”。