論煙草企業(yè)財務(wù)共享中心建設(shè)現(xiàn)狀及對策

范希茜 四川省煙草公司涼山州公司

一、煙草企業(yè)財務(wù)共享中心建設(shè)的重要意義

第一，能夠有效提高煙草企業(yè)財務(wù)管理質(zhì)量以及工作效率，運(yùn)用財務(wù)共享服務(wù)中心，其工作流程更加標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，財務(wù)數(shù)據(jù)處理更加集中，大幅度提升煙草公司財務(wù)工作效率以及質(zhì)量。第二，能夠有效提高煙草公司財務(wù)管理水平，建立并運(yùn)用財務(wù)共享中心，能夠讓現(xiàn)有的一部分財務(wù)核算人員從會計審核、會計核算中解放出來，并將這些時間和精力運(yùn)用到企業(yè)運(yùn)營決策的制定、現(xiàn)代財務(wù)管理的探索等方面，為財務(wù)人員轉(zhuǎn)型提供必要的條件，有效提升煙草企業(yè)財務(wù)管理水平，促進(jìn)煙草企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展[1]。

二、煙草企業(yè)財務(wù)共享中心建設(shè)過程中遇到的問題

煙草企業(yè)財務(wù)共享中心構(gòu)建過程中遇到一些問題，首先是財務(wù)流程的問題，財務(wù)共享中心工作模式和傳統(tǒng)財務(wù)工作模式有所區(qū)別，傳統(tǒng)財務(wù)工作模式主要使用分散型處理財務(wù)數(shù)據(jù)的手段，由多個財務(wù)機(jī)構(gòu)完成，一方面制度達(dá)不到細(xì)無巨細(xì)，不同分支機(jī)構(gòu)的財務(wù)在實(shí)操中標(biāo)準(zhǔn)和流程上存在一定的差異，而財務(wù)共享中心建立后，標(biāo)準(zhǔn)和流程將得到統(tǒng)一，這就要求在差異中探索選擇最優(yōu)方案實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一；另一方面，傳統(tǒng)財務(wù)對財務(wù)數(shù)據(jù)的處理要經(jīng)過多個流程，一筆業(yè)務(wù)的報銷包含了單據(jù)審核、資金支付等多個工作環(huán)節(jié)，之后財務(wù)信息才會進(jìn)入到賬務(wù)處理環(huán)節(jié)。在整個流程中，涉及的審核把關(guān)環(huán)節(jié)多、操作人員多，單據(jù)由人工傳遞，工作效率必然難以提高。如果在現(xiàn)有的流程下建立財務(wù)共享中心，會因為業(yè)務(wù)的集中而大大增加現(xiàn)有財務(wù)人員的工作量，在工作量急劇增長的情況下追求高質(zhì)量的目標(biāo)難以實(shí)現(xiàn)。其次是人才匹配的問題，現(xiàn)有的財務(wù)人員思維和能力是否能夠與現(xiàn)代化財務(wù)管理需求匹配？煙草企業(yè)的財務(wù)人員大多都適應(yīng)了傳統(tǒng)的財務(wù)思路，目前大部分人員還停留在財務(wù)核算的階段，對財務(wù)管理的思考不足，這成為制約財務(wù)共享中心建立和發(fā)展的一個關(guān)鍵因素。財務(wù)頂層設(shè)計總會有這樣的擔(dān)心：“財務(wù)管理一旦轉(zhuǎn)型，現(xiàn)有財務(wù)人員無法適應(yīng)新的管理模式，造成大量的財務(wù)人員流失”。而建立財務(wù)共享中心需要全面的統(tǒng)計所有業(yè)務(wù)情況，并針對復(fù)雜多樣的業(yè)務(wù)建立統(tǒng)一的流程和合理的標(biāo)準(zhǔn)，這不是一兩名財務(wù)人員就能實(shí)現(xiàn)的。因此，財務(wù)人員集體的思路轉(zhuǎn)變和轉(zhuǎn)型是建立財務(wù)共享中心的關(guān)鍵。最后是風(fēng)險防控的問題，在傳統(tǒng)的財務(wù)工作模式下，財務(wù)風(fēng)險相對分散，而財務(wù)共享中心的工作模式是將分散的財務(wù)業(yè)務(wù)集中起來，財務(wù)風(fēng)險較為集中，如果在設(shè)計時某個環(huán)節(jié)存在問題，那么該問題對整個財務(wù)流程都會產(chǎn)生大范圍的影響，無疑是將原有的財務(wù)風(fēng)險放大數(shù)倍，這對財務(wù)共享中心的流程設(shè)計建立提出了更高、更嚴(yán)格的要求。另外，煙草企業(yè)運(yùn)營的業(yè)務(wù)量比較大，建立財務(wù)共享中心后，會使得財務(wù)信息過于集中，且會掌握在少數(shù)人的手中，財務(wù)信息一旦泄露將面臨更大的風(fēng)險[2]。

三、煙草企業(yè)財務(wù)共享中心建設(shè)對策

(一)優(yōu)化財務(wù)流程

煙草企業(yè)建立財務(wù)共享中心，統(tǒng)一的財務(wù)流程必不可少；而要使財務(wù)共享中心持續(xù)的落實(shí)下去，高效的財務(wù)流程必不可少。首先，全面全方位梳理業(yè)務(wù)流程，煙草企業(yè)部門多、下設(shè)機(jī)構(gòu)也多，各條線業(yè)務(wù)流程不一樣，產(chǎn)生費(fèi)用的依據(jù)也有所不同，因此需要全面、全方位的進(jìn)行梳理以免遺漏某些環(huán)節(jié)，造成共享中心的不適用。同時，要結(jié)合煙草企業(yè)實(shí)際情況持續(xù)優(yōu)化健全業(yè)務(wù)流程。其次，分類制定科學(xué)合理的業(yè)務(wù)流程。流程過于簡單，不易對財務(wù)操作人員形成制約，集權(quán)在少數(shù)人手中，造成較大的財務(wù)風(fēng)險。流程過于復(fù)雜，業(yè)務(wù)處理緩慢，造成財務(wù)工作繁雜、效率低下。因此，根據(jù)不同類型業(yè)務(wù)的關(guān)注重點(diǎn)和把控環(huán)節(jié)，分類制定業(yè)務(wù)的財務(wù)審核報銷流程十分重要。能夠有效的消除冗余環(huán)節(jié)，提高財務(wù)效率。同時，要將梳理制定的規(guī)范統(tǒng)一流程和標(biāo)準(zhǔn)指標(biāo)形成于制度中，落腳于執(zhí)行中，有效確保前端業(yè)務(wù)可以有秩序開展。煙草企業(yè)在制定制度內(nèi)容時，還需要清晰規(guī)范財務(wù)共享服務(wù)中心工作職責(zé)以及定位等各方面內(nèi)容。最后，可以結(jié)合現(xiàn)代財務(wù)管理的思路并行。舉個例子，現(xiàn)代財務(wù)管理中財務(wù)共享中心與智能報銷(或電子報賬)的思路是相輔相成的，煙草企業(yè)可以把報銷業(yè)務(wù)流程附加在財務(wù)共享中心中提供原始單據(jù)這一流程，進(jìn)一步優(yōu)化完善了報銷業(yè)務(wù)流程，使得煙草企業(yè)財務(wù)單據(jù)處理更加高效集中，大幅度減少了財務(wù)單據(jù)轉(zhuǎn)遞所需要的時間。煙草企業(yè)還需要嚴(yán)格梳理流程。煙草企業(yè)需要充分結(jié)合電子報賬基本要求，制定好科學(xué)有效的流程，該流程可以有效適用于財務(wù)共享服務(wù)中心，能夠把手工以及電子審批有效結(jié)合起來。煙草企業(yè)制定的流程步驟清晰，各個部門信息傳達(dá)的步驟都需要明確，相關(guān)數(shù)據(jù)整理，傳送數(shù)據(jù)，審核歸檔等各流程都需要清晰明確。電子流程梳理清晰，能夠有效提升財務(wù)共享服務(wù)中心的工作效率[3]。

(二)有效整合人力資源

煙草企業(yè)構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)中心并不是一蹴而就的事情，這需要一個比較長的時間，煙草企業(yè)在構(gòu)建過程中，尤其是在初期階段，需要做的改變相對比較大，傳統(tǒng)業(yè)務(wù)流程會受到不小沖擊，并且還需要在現(xiàn)有的人員中挖掘能夠熟練操作該系統(tǒng)的工作人員，所以煙草企業(yè)同樣不能忽視人才的轉(zhuǎn)型以及培養(yǎng)工作。此外煙草企業(yè)運(yùn)用財務(wù)共享服務(wù)中心，一部分工作人員會進(jìn)行不少重復(fù)單調(diào)的工作，這種工作模式會造成工作人員思想固定，工作積極性不佳，工作過程中可能會存在疏漏，所以煙草企業(yè)需要重視這一弊端，財務(wù)共享服務(wù)中心的有關(guān)工作人員崗位需要每隔一段時間輪換，該方法能夠有效解決這一問題，同時還有助于財務(wù)工作人員積累不少工作經(jīng)驗，有利于激發(fā)財務(wù)工作人員工作主動性。還可以加大培訓(xùn)工作力度，結(jié)合企業(yè)員工自身情況制定一個科學(xué)合理的培訓(xùn)體制，將持續(xù)優(yōu)化流程融入到工作中，增加財務(wù)人員的凝聚力、責(zé)任心和新鮮感。最后，煙草企業(yè)還需要針對于財務(wù)共享中心的維護(hù)工作，安排相應(yīng)的專業(yè)工作人員，每隔一段時間對該系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，以防該系統(tǒng)發(fā)生故障無法工作，給煙草企業(yè)帶來損失[4]。

(三)增強(qiáng)煙草企業(yè)抵御風(fēng)險管理控制的能力

第一，煙草企業(yè)需要增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)控以及監(jiān)督管理，每隔一段時間進(jìn)行自查工作，結(jié)合企業(yè)業(yè)務(wù)真實(shí)情況檢查煙草企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中心之中存在的主要風(fēng)險點(diǎn)，并且在第一時間運(yùn)用科學(xué)合理的方案進(jìn)行風(fēng)險防范工作。第二，煙草企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中心需要加強(qiáng)和有關(guān)部門協(xié)調(diào)工作，增強(qiáng)交流水平，一起管理控制風(fēng)險。舉個例子，財務(wù)部門和監(jiān)督部門每隔一段時間進(jìn)行抽查或者在某個時間點(diǎn)進(jìn)行突擊檢查煙草企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中心的業(yè)務(wù)，通過這種方式能夠增強(qiáng)有關(guān)工作人員風(fēng)險防控的意識。第三，煙草企業(yè)還需要緊跟時代步伐，積極運(yùn)用科學(xué)先進(jìn)的信息技術(shù)，優(yōu)化完善財務(wù)共享服務(wù)中心系統(tǒng)，更有效的防范控制相關(guān)風(fēng)險，舉個例子，運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)構(gòu)建風(fēng)險數(shù)據(jù)庫，每隔一段時間披露一部分不良的財務(wù)數(shù)據(jù)，有利于財務(wù)工作人員在第一時間了解潛藏風(fēng)險點(diǎn)，大幅度提升煙草企業(yè)防范控制風(fēng)險水平。第四，煙草企業(yè)想要增強(qiáng)自身風(fēng)險管理控制水平，就需要事先嚴(yán)格評估公司所進(jìn)行的經(jīng)濟(jì)項目。如果已經(jīng)事先對此進(jìn)行科學(xué)有效的評估工作，那么煙草企業(yè)在構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)中心時會更加有針對性，充分根據(jù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)項目真實(shí)情況以及運(yùn)營規(guī)模來確定企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中心的規(guī)模，同樣可以減少不少財務(wù)風(fēng)險，增強(qiáng)重大風(fēng)險防控能力[5]。

(四)打造學(xué)習(xí)型財務(wù)共享中心

煙草企業(yè)在構(gòu)建并且落實(shí)財務(wù)共享中心時，需要建立一個專業(yè)優(yōu)秀的人才團(tuán)隊，該人才團(tuán)隊除了進(jìn)行日常管理工作，還可以為煙草企業(yè)管理人員制定決策方案時給予科學(xué)有效的財務(wù)信息支持。因此煙草企業(yè)需要重視專業(yè)優(yōu)秀的人才團(tuán)隊構(gòu)建工作，組建一支學(xué)習(xí)型財務(wù)共享服務(wù)隊伍，在制定學(xué)習(xí)目標(biāo)過程中，充分結(jié)合煙草企業(yè)真實(shí)發(fā)展情況以及規(guī)劃目標(biāo)[6]。想要做到這些，煙草企業(yè)就需要積極運(yùn)用知識分享模式，如果企業(yè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)發(fā)生了改變，需要進(jìn)一步完善，那么企業(yè)可以安排團(tuán)隊討論，共享交流，積極收取來自各方面的意見，有利于煙草企業(yè)打造一個學(xué)習(xí)型產(chǎn)品共享中心，創(chuàng)造良好的學(xué)習(xí)提升環(huán)境。

四、結(jié)語

綜上所述，現(xiàn)階段我國煙草企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視財務(wù)共享服務(wù)中心的構(gòu)建以及應(yīng)用工作，在建立財務(wù)共享中心過程中需要積極地、持續(xù)地關(guān)注并及時發(fā)現(xiàn)存在的問題，第一時間制定相應(yīng)的解決策略，優(yōu)化完善相關(guān)制度，充分發(fā)揮煙草企業(yè)財務(wù)共享中心的職能，提升其工作效率，持續(xù)推進(jìn)煙草企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。■