新時期人事檔案管理信息化建設的策略

云海昆 唐山市人才市場有限責任公司

針對于現代化企業管理工作來講，人事檔案管理是十分重要的組成部分，其屬于員工個人基礎信息及工作履歷的整合，會直接影響到企業和相關部門的發展。在新時期下，信息技術得到了快速發展，人事檔案管理需要意識到信息化建設的重要性，將信息技術科學有效地融入到管理工作中，這樣既可以滿足人事檔案管理需要，同時還可以進一步促進社會和諧穩定發展。

一、新時期人事檔案管理信息化建設的必要性

人事檔案管理借助信息技術來開展各項工作不僅可以提升檔案的利用率，同時還可以保障人事檔案實現數字化管理。當前，信息技術已經融入到了諸多領域中，當然在人事檔案管理工作中也可以加以運用，隨著人事制度改革的不斷深化與人才流動的加快，積攢了諸多人事檔案資料。在這一基礎上，想要優化人事檔案管理理念與科學創新及整合現有檔案資源且改變以往傳統的檔案管理模式都需要有信息技術來作為支撐，這樣才可以更好地滿足人事檔案的利用率。另外，借助信息技術來開展人事檔案管理可以方便查閱，針對于人事檔案管理信息化建設工作來講，工作方式就是將人事檔案信息進行電子化處理，這樣不僅可以使人事檔案信息與紙質檔案信息在收集與整理以及加工全過程變得更加方便，同時還可以進一步實現人事檔案數據的數字化與智能化存儲，這對于發揮檔案價值有著十分重要的作用和意義。針對于企業檔案管理來講，人事檔案存在的目標就是為企業人事管理工作提供服務，在這一背景下，就需要創新和完善人事檔案資源管理模式，確保人事檔案管理可以更好地滿足新時代發展需要。在科技技術快速發展的背景下，衍生出了信息技術，該技術已經運用到了諸多領域中其作用和優勢都十分明顯，因此，也可以將其滲透到人事檔案管理工作中，即為實現人事檔案的信息化建設，這樣既可以實現人事檔案信息資源的開發，并且還能夠為社會與企業發展提供源動力。

二、人事檔案管理信息系統建設的主要功能分析

第一，案卷整理功能。針對于企業發展來講，其可以依照人事管理工作的實際需求在案卷目錄中適當增加或刪減，確保員工信息可以更加完整，在查閱時一目了然。另外，還需要將中高層管理人員與基層員工人事檔案目錄進行區分，建立分項數據檢索目錄，這樣就可以依照人事檔案目錄類別來進行查詢，降低查詢時間；第二，數據信息的修改功能。人事檔案管理信息系統的構建可以在系統中對員工信息進行修改，并且操作十分便捷，最為重要的是能夠批量修改相關內容，這樣就可以促進人事檔案管理和利用的效性提升[1]；第三，電子原文顯示功能。主要就是可以將紙質人事檔案直接掃描到計算機中，只要點擊保存即可，這樣在特定目錄中只需點擊相應模塊就可以準確查詢和查閱到人事檔案的原文；第四，人事調動管理功能。針對于各個行業的內部工作人員來講，其在工作中難免會進行職務調動，可以在內部進行調動，也可能是從總公司調動到分工資，這時就應利用人事檔案信息管理系統中的人事調動管理功能來將工作人員的檔案資料進行調動轉移；第五，人事檔案數據統計功能。這一功能能夠將人事檔案進行全面匯總并分析，同時還可以自動更新人員檔案，在人事檔案管理工作中的價值十分明顯；第六，人事檔案管控功能。在登錄人事檔案信息系統的過程中，操作人員在具備檔案管理專業知識同時必須設置一定的權限，切不可對全部人員開放，其只能瀏覽員工所在部門的檔案信息，進而保障人事檔案的安全性；另外，需要注意的是，不同的人事檔案管理人員其權限也不盡相同，有的管理人員只能瀏覽檔案信息，而有的管理人員則可以直接添加或修改人事檔案信息，主要是由管理人員權限所決定的；第七，人事檔案的查詢功能。人事檔案信息化管理系統的構建的目標即為方便檔案查詢與利用，在系統中只需要輸入要查詢的員工姓名就可以直接體現其所需信息，并且還可以用表格的形式來進行打印。

三、新時期人事檔案管理信息化建設存在的常見問題

近年來，電子信息技術正在快速發展，信息化的建設水平也隨之提升，在這一背景下，諸多行業都開始運用信息技術來開展各項工作，因為運用這一技術不僅可以提升工作效率，同時還可以促進行業發展。針對于新時期人事檔案管理工作來講，這項管理工作的信息化建設現狀不容樂觀，存在諸多問題有待解決，主要為以下幾個方面：其一即為人事檔案管理信息化建設的基礎設置配備不足，設備可以說是信息建設的關鍵，只有保障硬件設施穩定運行，才可以保障人事檔案管理信息技術的有效運用；其二即為人事檔案管理人員的綜合素質相對不高，其難以滿足信息化建設需求，主要表現即為執行能力較低，沒有進行專業且系統的培訓，進而導致人事檔案管理人員難以在信息技術背景下開展工作；其三即為人事檔案管理信息化建設目標設置不清晰，存在標準不統一和格式不統一的現象，并且相關管理人員也沒有重視信息技術在人事檔案管理中融入，這樣就會導致人事檔案管理效率與管理環境受到極大的影響；其四為人事檔案管理缺乏個性化，并且人事檔案管理內容與社會需求之間存在較大的矛盾。目前，我國社會對人事檔案的利用率正在逐年增加，同時需要注意的是其正在向著多元化方向發展，以前只有少量的部門會使用到人事檔案，但目前人事檔案的利用需求正在不斷增加。我國傳統的人事檔案管理中的信息內容與利用服務形式缺少特性，并且還較為單一，進而導致人事檔案中可以使用到的信息極少，這樣就會造成人事檔案難以更好地為公眾提供準確信息。

四、闡述新時期人事檔案管理信息化建設的對策

在推動市場經濟發展的新時期背景下，人事檔案管理也需要創新發展。當前，我國人事檔案管理在服務大眾與價值取向方面相對不足，這樣就會造成人事檔案的服務水平與效率相對低下，長此以往，難以促進人事檔案管理發展。所以在這一基礎上，人事檔案管理需要以服務社會與服務大眾為核心，全面樹立服務型的管理理念，以公共服務理念為核心來創新人事檔案管理模式，同時實現人事檔案管理信息化建設，這樣的方式不僅可以提升我國人事檔案管理的有效性，同時還可以進一步滿足社會和諧發展的需要。

(一)構建檔案管理制度

為確保人事檔案管理可以滿足社會或企業發展需要，相關管理人員需要提升對檔案管理的識別，同時還需要制定完善且健全的檔案管理系統。從企業發展角度分析，其如果可以科學有效地利用人事檔案數據信息，便于企業HR掌握員工的實時狀態，那么就可以全面促進企業實現可持續發展，而作為企業人力資源管理者，需要積極有效地開展人事檔案管理信息化建設，在增加經濟投入的同時健全人事檔案管理規章制度，可以利用獎勵系統來調動企業員工對所從事工作的積極性與主動性。另外，還需要對人事檔案管理人員進行定期培訓，這樣的方式可以保障其更好地開展管理工作。針對于制度的建設來講，需要依照相關法律條例并參考企業自身實際發展情況來進行制定。

(二)人事檔案管理機關應組織建立檔案信息化協調機構

人事檔案管理機構需要從行政與技術兩個方面來科學規劃檔案的信息化建設，在過程中需要構建具有約束力的規范與標準，特別是信息化建設與發展每一個階段的規劃，不僅要樹立近期發展目標，還應設定長遠規劃，從人事檔案信息化工作開展的全局角度思考，這樣才可以優化和健全以往傳統檔案管理工作中存在的矛盾問題，并且還可以創新人事檔案管理模式，保障新時代的特色可以融入其中，打破傳統管理模式中自成一體和各自為政的局面及傳統觀念，全面做到人事檔案資源的共享，形成統一領導和科學布局以及互相融合的人事檔案管理工作體系。因此，完整且有序的人事檔案信息協調機構是信息化建設的重點。

(三)全面培養人事檔案信息化建設的專業人才

在新時期人事檔案管理工作中，信息化建設需要全面培養技術精且能力強的高層次信息技術人才，在過程中應對在職人員進行繼續教育，然后隨時更新其知識結構與整體業務水平，確保人事檔案信息化管理人員可以快速了解和掌握信息技術。另外，還需積極引入能力較強的計算機人才，在其上崗工作之前應對他們進行基礎培訓，這樣的方式可以讓他們更好地適應本企業的人事檔案資源信息化建設，進而促進人事檔案管理有效性的提升。人事檔案信息化管理人員可以說是主要負責人，其肩負著十分重要的使命和責任，其需要認識和意識到新時期人事檔案管理對自身能力的新要求，積極學習和了解先進的人事檔案管理技術，并且提升自身信息操作水平，在系統出現故障問題時，管理人員可以在第一時間進行搶修，確保系統可以恢復到正常運行狀態。培養和打造一支素質高且能力強的人事檔案信息化管理隊伍既可以強化檔案管理的時效性，同時還可以保障的人事檔案的高效共享與利用。

(四)科學設定人事檔案信息修改、補充規劃和程序

當前，人事檔案管理由于多方面因素導致其管理存在失真的現象，即為難以真實體現個體信息，需要注意的是如果不能及時且快速地在人事檔案中進行修改與補充，那么就會直接影響到我國人事檔案管理工作的開展效率，并且還會造成我國群眾的基本權益難以得到保障。所以在這一背景下，新時期人事檔案信息化管理工作中需要設定科學且合理的規劃程序，確保人事檔案管理可以在合法合規的基礎上進行修改和補充，這一點十分重要。其一，向人事檔案相對人全面公開人事檔案管理目錄。人事檔案管理目錄可以直接體現出人事檔案形成的時間與地點以及內容等，在過程中能夠借助現代化信息技術來整理出相關人公開描述的人事檔案管理目錄，這樣既可以確保人事檔案更加規范，同時也有利于對人事檔案的全面收集與公眾的監督；其二，在構建公眾可以修改與補充人事檔案信息時，需要對修改與補充的范圍與時間進行明確規定，從這一方面來限制也可以促進人事檔案管理準確性的提升。有效地修改與補充人事檔案能夠保障檔案信息內容的呈現更加全面。過程即為允許公眾在規定時間內通過合法的手段來申請補充人事檔案中遺漏的信息內容，在申請完成之后相關部門需要對補充或修改的信息內容進行核實，確保無誤之后才可以通過，這樣的方式能夠完善人事檔案管理質量的基礎上，還能夠進一步規范公眾行為，進而確保人事檔案管理效率的提升。

(五)關注人事檔案信息數據庫網絡化建設

在人事檔案管理信息化建設工作開展之前，需要對本企業人事檔案的實際管理情況和落實情況進行全方位了解，審查和鑒別企業全部工作人員的檔案信息，將其作為信息數據庫錄入的參考。針對于數字化人事檔案信息的錄入與檔案的形成來講，應建立多個數據庫，如干部職歷庫以及職工基本情況數據庫等等，在過程中還需要進一步豐富和更新人事檔案內容，但需要注意的是應確保人事檔案信息的準確性與真實性，應借助對信息庫的分類來保障人事檔案信息系統有序運轉[2]。在數據庫網絡化建設中，可以將網絡服務器來作為數據平臺，然后在這一基礎上增加軟件的建設力度，以此來為人事檔案管理提供相對完善的信息網路服務，并且這樣的方式也可以拓展人事檔案管理信息化的覆蓋范圍。此外，在全面考慮每一個職能部門管理權限的同時，可以開展模塊劃分，對每一個部門的數據資源進行融合，實現多方面的信息化管理，如招聘與勞動合同以及薪資發放等等，同實還應構建智能型網絡管理系統，這樣既可以為人事檔案管理質量提升提供保障，還可以為企業做出正確人事決策提供幫助。

(六)全面實現以人為本

在新時期人事檔案信息化管理工作中，工作的開展需要始終堅持以人為本，即為在尊重并保障社會群眾基本權益的基礎上，還需要進一步維護社會群眾的利益，近年來，社會群眾對檔案信息的需求正在不斷提升，如果人事檔案信息化管理可以始終堅持以人為本，那么就可以更好地滿足社會群眾對檔案信息的實際需求。在過程中需要優化傳統的人事檔案管理制度與模式，從制度角度來確保社會群眾參與到檔案管理中的權利，這樣可以使公共人事檔案信息高效傳播。可以構建彈性的排班制度體系，例如，在大學生畢業季時，這一時間辦理業務的人員較多，需要長時間排隊，所以可以適當增加窗口工作人員，這樣既可以提升業務辦理效率，同時還可以更好地規避辦理人員扎堆的現象。另外，還可以設置預約服務，在業務辦理高峰階段，針對于人事檔案查閱與借閱業務來講，就可以設置成為預約項，只需要辦理人員提供姓名與身份證號就可以直接獲取到檔案信息，這樣以人為本的人事檔案管理模式不僅實現了為群眾服務，同時還可以全面促進人事檔案管理服務效率的提升。

(七)充分加強信息化網絡安全防護

在人事檔案管理信息化建設階段，想要進一步優化信息化建設，就需要重視和關注網絡安全防護工作，并落實這一項工作，可以從以下三個方面進行：其一即為積極做好網絡安檢工作，配備入侵監測系統，對進出人事檔案網絡的數據進行全面分析，這樣可以在第一時間發現安全隱患；其二即為引入先進的安保措施，對重要檔案資料進行高效界定，同時還需要在查閱方面設置權限，并且對關鍵的數據庫信息進行備份處理；其三即為設置防火墻技術，加強訪問控制，依照人事檔案管理信息化系統實際運行情況來構建相應的維護措施。

五、結語

綜上所述，在科技技術與信息技術快速發展的背景下，信息化建設已經得到了諸多行業的青睞，并且將其運用到了各項管理工作中。針對于新時期人事檔案管理來講，加快信息化建設十分關鍵，科學且有效地將信息技術融入到人事檔案管理工作中不僅可以提升檔案管理效率，同時還可以促進人事檔案管理向著現代化方向發展，進而更好地滿足社會發展和企業人事管理需要。