新常態下不動產登記檔案管理的特點及作用

王順章

邯鄲市不動產登記中心 河北邯鄲 056008

不動產登記是我國重要的物權制度，也是一種物權公示手段，需要不動產權利人進行申請，由國家相關部門給予登記，確定其物權，具有法律效力。目前，我國不動產統一登記檔案管理中仍然存在諸多問題，如檔案管理混亂、庫房保管不當、信息化水平低等問題，致使相關單位服務能力不強，無法發揮不動產統一登記檔案管理的作用。在信息化高度發展的今天，人們對于檔案管理也提出了更高要求，傳統檔案管理方式顯然無法滿足檔案管理要求。由此可見，分析新常態下思考如何開展不動產統一登記檔案管理工作是十分必要的[1]。

1 新常態下不動產登記檔案管理的特征

首先，不動產登記檔案管理工作涉及內容多、登記數量大。不動產包括了房屋、土地、礦產資源、林場等多項內容，其中任意一個類型涉及的群體都非常龐大，在具體進行調查、歸檔過程中都會形成海量數據資料。例如在進行土地不動產管理過程中，要想針對地籍管理工作進行嚴格落實，就必須要針對土地實際利用狀況、地籍狀況、登記發證等多個層面內容進行調查，在此過程中必然會形成多種檔案資料。其次，不動產登記檔案資料具有不可替代性，而且專業性比、較強。不動產登記檔案資料涉及契約文件、圖紙表冊、權證等多項內容以及載體，正是這些內容才充分保證了不動產信息具備客觀性和全面性。另外，不動產登記檔案制作主體充分體現出了法定性，其是在獲取國家授權之后根據不動產相關法律法規以及標準程序由專門機構進行制定的，因此，不動產登記檔案管理工作具有較強的社會公信力。

此外，不動產登記檔案具有較強的規范性。不動產登記檔案目前主要是利用簿冊的形式進行登記，而且在登記過程中要保證格式的統一，內容要詳盡和準確。另外，不動產檔案必須要具備清晰、有序的排列，以期保障其規范性。再次，不動產登記檔案的查詢和利用具有較強的公開性。只有在充分保障公開性的前提下才能夠讓不動產登記檔案的功能和作用得到有效發揮。因為在進行不動產檔案記錄內容公示的過程中面向的是全社會，而且作為當事人和相關部門有權對不動產登記檔案進行查閱和復制。

2 新常態下不動產登記檔案管理工作優化思路

2.1 管理系統建設

不動產統一登記檔案管理工作是一項長期工作。在新常態下進行改革，應該完善管理制度、管理標準，并進行系統化建設。不動產統一登記檔案管理系統提供主要包括以下幾個方面：①信息建檔。由專業人員負責核實不動產產權人所提供的證明材料，核實信息內容的準確性，并將相關信息準確登記；②安全維護。成立專門的安全維護制度，明確檔案調閱權限，并對各項信息進行分類管理；③應急系統。設立專門的應急管理系統，根據應急管理制度采取緊急措施，解決錯檔、丟檔、損毀等嚴重問題；④調閱查詢。調閱查詢是不動產統一登記檔案管理中的重要內容，因此應該建立完善的調閱系統，方便內部與外部查詢[2]。

2.2 建立完善的不動產登記檔案管理信息系統

近些年來，我國不動產登記部門的檔案管理系統一直采用傳統的管理系統，該系統在現實工作中常常會出現許多不合理的地方。因此，我們有必要繼續改革和創新現有檔案管理系統，建立一套先進安全的檔案管理信息系統。一方面，要升級現有的不動產登記檔案管理信息系統，并引進先進的檔案管理信息系統，將兩個系統有機結合構建不動產登記檔案管理信息系統，提升不動產檔案管理的信息化水平；另一方面，不動產登記部門的檔案管理工作非常復雜，傳統的管理模式已經不能滿足新的管理要求，新的管理需要信息化和數字化的引入。

2.3 提升不動產登記檔案資源的安全

首先，作為不動產登記有關部門的重要文件資源，不動產登記檔案一般來說需要長期保存，但我國檔案管理一直以來采用的是紙質文件，這種管理方式存在諸多不足，并且比較容易受到損壞，保存周期較短。同時，紙質文件使得管理人員在處理信息和數據時會存在很大的風險。因此，我們要不斷開發新技術、新方法、新設備，以此來保存重要文件資源。同時，研發部門要研發一套高安全、保險性能高的管理系統，降低檔案管理的風險，從而為檔案資源安全管理提供保障。其次，不動產登記檔案信息安全建設應放在部門工作的重要位置，擴大不動產登記檔案管理服務應與國家機密信息計劃緊密結合。同時，不動產登記檔案信息安全管理應當嚴格遵循國家信息安全指導方針和政策，積極響應國家安全部門對不動產登記檔案信息安全管理的指導，實現服務同步。此外，要建立健全我國在檔案安全管理方面的法律法規，推動各部門管理工作和行為的規范化、法制化，從而促進檔案信息資源的安全[3]。

3 結語

不動產登記檔案管理工作的優化要充分結合時代特征，在檔案管理工作開展過程中要充分融合信息化技術，針對傳統紙質檔案資料實現妥善管理的同時，要針對不動產登記檔案管理工作構建信息化、智能化管理系統，充分利用大數據將相關檔案資料統一錄入系統，實現信息化管理。同時，結合當前社會上應用廣泛的智能化終端，讓社會公眾與不動產檔案信息的距離越來越近，這樣就能夠讓不動產登記檔案資料的利用效率得到全面提升