如何有效提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平

劉少林

萊西市人力資源和社會保障信息檔案管理中心 山東青島 266600

在新的經(jīng)濟形勢下，各事業(yè)單位紛紛意識到了加強管理的重要性，進而在管理模式的創(chuàng)新等方面加大了投資力度。而做好人事檔案管理工作，可以為人力資源開發(fā)工作奠定信息基礎，有利于全面提升事業(yè)單位管理水平，對促進單位整體競爭力的提升具有重要價值。

1 當前事業(yè)單位人力資源檔案管理的不足

1.1 對人力資源檔案管理工作的重視度不足

事業(yè)單位人力資源檔案管理是單位內(nèi)部基礎管理工作中的重要內(nèi)容，注重日常化、常規(guī)性管理。但是，長期以來，事業(yè)單位管理層對人力資源檔案管理工作的重要性認識不足，在管理人員設置、資金投入、技術投入等方面均具有明顯的不足，缺少專業(yè)的人力資源檔案管理人員，管理設備不能及時更新，先進技術的應用不足等，導致了人力資源檔案管理邊緣化，通常只有在進行人事調(diào)動，或者是應對檢查的時候，才對人力資源檔案進行整理利用，因而對單位內(nèi)部人力資源檔案管理有序展開造成了不利影響。同時，由于單位重視度不足，導致人力資源檔案管理在制度體系方面的建設不健全。當前事業(yè)單位面臨新的經(jīng)濟形勢和市場環(huán)境，其改革發(fā)展已經(jīng)成為必然，并且國家在社會保障、勞動保護方面的政策法規(guī)也在不斷完善。這些都要求事業(yè)單位結(jié)合新形勢、新環(huán)境，建立健全的人力資源檔案管理制度體系，做到與時俱進，充分發(fā)揮人力資源對單位發(fā)展的促進作用。由于事業(yè)單位相關管理制度體系不健全，在人力資源檔案管理中的積極性不足，導致其作用難以發(fā)揮，影響事業(yè)單位發(fā)展。

1.2 檔案管理工作人員業(yè)務能力較差

檔案管理工作要求較高，屬于細致性工作，工作人員需要具備一定的耐心，只有這樣才可以詳細記錄和整理檔案，特別是干部人事檔案管理，對檔案管理人員更是提出了更高的要求。但當前部分檔案管理工作人員的業(yè)務能力較差，沒有進行系統(tǒng)且專業(yè)訓練，進而導致其缺少工作經(jīng)驗與實踐能力，然后在管理過程中就會出現(xiàn)問題，難以勝任這份工作。另外，檔案管理人員因為不能及時有效地解決工作中出現(xiàn)的問題，長此以往，就會使其失去對本職工作的熱情，造成檔案部門管理人員流失嚴重，最后在干部人事調(diào)整工作中出現(xiàn)各種各樣的問題。

2 提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平的措施

2.1 優(yōu)化完善人力資源檔案管理制度

事業(yè)單位人力資源檔案管理工作涉及范圍非常廣泛，管理內(nèi)容繁瑣復雜，增加了管理人員的工作難度。建立健全的人力資源檔案管理制度體系，是實現(xiàn)管理規(guī)范化的重要基礎。因此，提升人力資源檔案管理水平需要事業(yè)單位不斷優(yōu)化完善人力資源檔案管理制度。首先，結(jié)合事業(yè)單位自身實際，制定相應的管理制度，要求管理人員能夠?qū)θ肆Y源檔案進行針對性的管理，對所有檔案信息的收集、整理、移交以及使用等各個環(huán)節(jié)的操作都有相應的制度依據(jù)，確保管理工作穩(wěn)定有序展開。其次，進一步優(yōu)化完善管理人員考核制度，通過對人力資源檔案管理人員進行定期或不定期的考核，對其業(yè)務能力和職業(yè)素養(yǎng)進行綜合評定。通過考核制度提高管理人員工作的積極性，提升工作效率。最后，建立健全激勵獎懲制度，對人力資源檔案管理人員工作進行不定期審查，包括檔案管理登記情況，是否存在丟失或者擅自修改檔案的情況等，根據(jù)管理人員工作成果給予相應的激勵獎勵，對工作失誤人員追究一定的責任，確保檔案管理工作有序展開。

2.2 提升人力資源檔案管理信息化建設水平

現(xiàn)階段，雖然大部分事業(yè)單位已經(jīng)實現(xiàn)了檔案管理的信息化，但是受到各方面因素影響，其信息化建設水平不高，極大影響了單位人力資源檔案管理工作效率。因此，需要提升人力資源檔案管理信息化建設水平，加強對當前先進信息技術的應用。具體來說，需要加強人力資源檔案信息化體系建設，建立完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫，并提高其綜合管理利用率。一方面，事業(yè)單位需要建立適應自身實際需求的電子信息化數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，通過不斷完善人力資源檔案信息，根據(jù)檔案管理要求，在數(shù)據(jù)庫中進行分類建檔，實施全面動態(tài)化管理，及時補充完善各類數(shù)據(jù)。同時，利用大數(shù)據(jù)技術等先進技術對數(shù)據(jù)信息進行深入挖掘，總結(jié)規(guī)律，提高人力資源檔案管理質(zhì)量與效率。另一方面，加強對人力資源檔案信息數(shù)據(jù)庫安全管理，制定并執(zhí)行嚴格的借閱制度，明確安全管理標準，落實安全管理職責。

2.3 加強人才培養(yǎng)和招聘工作

在新環(huán)境下，事業(yè)單位為提升自身的工作質(zhì)量和發(fā)展水平，應該對檔案管理工作加大重視，并做好人才的引進和培養(yǎng)工作。首先在檔案館招聘的過程中，可以將招聘門檻和入職待遇進行適當?shù)奶嵘瑥亩嗟膬?yōu)秀人才。而對于目前已有的檔案管理工作人員，應該定期對其進行培訓，并強化工作人員的思想認識，使其了解到檔案管理工作的重要性，提高自身的認知水平，并掌握相關的專業(yè)知識和專業(yè)技能。應在培訓工作結(jié)束后，根據(jù)相關培訓內(nèi)容來對管理工作人員進行考核，全面提升業(yè)務水平，使檔案管理工作更加規(guī)范化和科學化。

3 結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位人力資源檔案管理對于促進事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展，充分挖掘員工內(nèi)在潛力方面發(fā)揮著重要作用。同時，隨著時代的發(fā)展，新形勢下對事業(yè)單位人力資源檔案管理提出了更高的要求。為有效應對當前事業(yè)單位人力資源檔案管理中存在的不足，則需要通過提高重視、完善制度、提升工作人員綜合素質(zhì)、加強信息化建設等多項措施，不斷提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平，充分發(fā)揮其綜合利用價值，為事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展保駕護航。