食品藥品行政處罰案件的檔案管理探究框架構建

李如春

長春市市場監管綜合行政執法支隊綠園大隊 吉林長春 130000

隨著時代的發展，人們越來越重視自身的健康與安全，社會各界也更加重視食品藥品安全問題，通過加強食品藥品質量安全檢驗檢測，加大食品藥品監督執法和行政處罰等措施和手段，嚴格把控食品藥品質量關，減少食品藥品安全事件及造成的影響損失。各行業在發展過程中，逐漸的意識到了檔案管理工作實施的重要作用意義，通過加強檔案管理，為業務決策、內部管理和監督控制等工作的開展和實施提供參考和依據。食品藥品監管與執法工作的實施也需要充分的認識到行政處罰案件檔案管理的重要性，加大這方面的投入力度，有效的提升管理的質量和水平，進而提高食品藥品監督執法的效率和效果，保證食品藥品安全衛生[1]。

1 食品藥品行政處罰案件檔案管理的要點和內容

近年來，我國加大了保障食品藥品安全的力度，重視食品藥品質量安全檢驗檢測、食品藥品監督執法等工作的開展和實施，嚴格把控食品藥品質量關，及時的排查和處理不合格、不符合食品安全標準的產品，對造成人們安全、健康及財產損耗的，銷售假藥、劣藥的，給予嚴厲的懲罰。我國的《食品安全法》、《藥品管理實施條例》等相關的法律文件對此進行了明確的規定，食品藥品監督管理部門也需要嚴格的依照相關的法律條例開展各類專項整治活動，打擊各類違法行為，維護和保障人們的利益。同時，加大行政處罰的力度，以起到很好的規范約束和警示的作用，保證食品藥品市場的規范有序性。

在食品藥品監督執法過程中會產生大量的文件和信息，如執法文化、監管信息、處罰量化指標等檔案資料信息。其中，行政處罰案件是執法監督檔案的重要組成部分，其包含的內容也比較多，如行政處理決定書文號、案件名稱、違法企業和人員、企業組織代碼、主要違法事實、行政處罰的種類和依據、行政處罰的履行方式和期限等等。這些檔案資料可以作為食品藥品監督執法及打擊違法行為的重要憑證和依據，同時也可以作為評價和考量行政執法水平的依據。全面的收集和管理這些檔案資料信息，能全面、真實的反映行政執法各個環節的工作和處罰結果，方便行政復議、行政訴訟等工作的開展和實施。因此，食品藥品行政處罰案件檔案管理工作的開展有著重要的作用意義[2]。

2 食品藥品行政處罰案件檔案管理的作用意義

食品藥品行政處罰案件檔案管理工作的實施有著明顯的作用意義，主要體現在以下幾點：

（1）有助于提升食品藥品監管的水平。全面的收集、整理、分析和利用相關的數據資源信息，在結合針對性的食品藥品檢驗檢測技術，能促使相關工作高效化的實施。從這些案例中還可以總結以往的經驗，從而提高監管人員的能力水平。

（2）提高食品藥品監督執法的水平和效果。這些檔案資料可以作為食品藥品監督執法及打擊違法行為的重要憑證和依據，同時也可以作為評價和考量行政執法水平的依據，全面、真實的反映行政執法各個環節的工作和處罰結果。通過對這些信息的挖掘和利用，指導執法監管工作的高效化開展和實施。

3 食品藥品行政處罰案件檔案管理的現狀和問題

在不斷發展中，逐漸的意識到了檔案管理工作實施的重要作用意義，通過加強檔案管理，為業務活動的開展、科學決策、內部管理和監督控制等提供參考和依據。新時期，我國社會各界都更加的重視食品藥品安全問題，強調保障食品藥品安全，做好食品藥品質量安全檢驗檢測及監督執法、行政處罰等方面的工作，嚴格把控食品藥品質量關。行政處罰案件是執法監督檔案的重要組成部分，能夠為食品藥品監督執法工作的高效化開展和實施提供依據和支撐，提高食品藥品監督執法的效率和效果。各相關部門在逐漸的加大了食品藥品行政處罰案件檔案管理的力度[3]。但是，具體實施中還存在一些不足和問題：

3.1 重視程度不夠

食藥監督執法工作的實施涉及的內容比較多，如開展一系列相關的專項整治工作、做好日常的監督工作、強化食品藥品的抽檢檢驗、處理好各項投訴舉報工作、做好新聞宣傳工作及檔案管理工作，由于檔案管理工作的“政績”少，相關部分在這方面的重視和投入力度還不夠，對政處罰案件檔案管理工作的實施缺乏全面的認知，管理工作未得到有效的落實。在相關檔案資料信息的收集、整理與分類、挖掘和利用等方面不同程度存在問題和不足。

3.2 檔案管理基礎薄弱

部分單位檔案管理工作的實施只是簡單的整理和收集相關的文件資料信息，在挖掘和利用檔案資料方面做得不夠好。且既懂得行政執法、又懂檔案管理的專業化人員少，甚至還存在中途轉行、兼職的情況，一定程度上影響了檔案管理的水平和資料信息的利用，管理工作中還存在存檔內容界定不清晰、程序不嚴格等問題。此外，相關的配套設施、硬件軟件及分類、編目和整合的標準等也需要進一步的完善和優化。

3.3 信息化水平不高

大數據等信息化技術的發展和應用，給檔案管理工作提供了技術支撐，推動著檔案管理工作逐漸的向信息化、數字化、智能化方向發展，以有效提高檔案管理的效率和檔案資料的利用效率。但是，很多單位和組織檔案管理信息化程度并不高，檔案管理的模式比較的滯后。主要表現在光盤、錄音、照片、錄像載體的檔案比較少，檔案信息收集、整理和分類還是依靠人工操作，缺乏完善的檔案信息化系統，利用信息化技術和工具挖掘和傳遞檔案信息、查閱、檢索和共享利用檔案資料方面存在不足[4]。

4 食品藥品行政處罰案件檔案管理的對策

4.1 強化檔案管理意識

食品藥品監督管理部門要充分的認識到行政處罰案件檔案管理工作開展和實施的重要作用意義，對食品藥品行政處罰案件檔案管理有全面的了解和認知，強化檔案管理實施，加強重視程度和投入力度，通過實施高效化的檔案管理，為食品藥品監督執法工作的開展提供科學的依據和參考。設立專門的檔案管理部門，并由專業化的人員負責做好檔案資料信息的收集、整理、分類、歸檔、存儲、檢索和利用等一系列的工作。相關單位和人員要將行政處罰案件檔案管理作為一項基礎性的工作落實，實施動態化的管理，并加強檔案部門與其他相關部門之間的交流和溝通，促使其他部門及人員積極主動的配合檔案管理工作的實施，確保檔案資料信息的完整性、準確性；而且，加強交流和溝通，在一定程度上還有助于檔案資料的共享和利用，確保檔案管理工作有效發揮功能和作用。檔案管理人員也需要不斷的提高自身的相關知識和理論，提高資料收集、資料錄入、檔案編碼、檢索分類等專業化技能，掌握食品藥品行政處罰案件檔案管理的范圍、流程和標準，確保自身工作實施的規范性。此外，還需要充分的認識到檔案管理工作的實施并不是簡單的整理和收集相關的文件資料信息，更需要充分的挖掘和利用檔案資料，為各項業務和工作的開展提供參考和依據。

4.2 夯實檔案管理基礎

為更好的滿足現階段食品藥品行政處罰案件檔案管理工作的需要，有效提升檔案管理的效率和效果，則需要不斷的夯實檔案管理的基礎，創造良好的檔案管理條件。首先，要重視加強人才建設，由既懂得行政執法、又懂檔案管理的專業化人員擔任檔案管理工作，并確保其明確存檔內容界定，掌握檔案管理的范圍、流程和標準，規范化、高效化的做好食品藥品行政處罰案件檔案資料信息的收集、錄入、編碼、檢索分類等工作，并能夠充分的挖掘和利用有價值的檔案資源。其次，要進一步的完善和優化相關的配套設施、硬件軟件，并引進先進的管理技術和理念。三是，根據檔案管理的實際需要、行業的特點等，健全和完善相關的管理制度機制，如《食品藥品行政處罰案件檔案管理制度》、《檔案管理保密制度》等，嚴格的依照這些制度規范，落實好食品藥品行政處罰案件檔案管理工作。建立和完善崗位責任制度、考核評價制度等，有效提高檔案管理的質量效果。四是，完善檔案監督機制，對檔案管理工作進行全面的監督和控制，及時發現和處理檔案資料信息傳遞、移交和利用過程中的各項問題。此外，還需要制定統一規范化的檔案資料分類、編目和整合標準，為檔案管理工作的高效化實施提供支撐[5]。

4.3 實施精細化管理

針對食品藥品行政處罰案件檔案資料信息要實施精細化管理，提高檔案資料的管理水平及共享利用水平。需要創新檔案管理的關鍵和模式，確保檔案管理工作與食品藥品監督執法工作同步進行，根據食品藥品監督執法的實際情況，對檔案資料進行及時的完善、補充和調整，定期的更新檔案資料，確保食品藥品執法監管工作有卷可查。進一步加強檔案信息化、數字化建設，構建完善的檔案資料系統，并對檔案資料文件進行科學的檢索分類，方便檔案資料信息的獲取、查閱和利用。要確保食品藥品行政處罰案件檔案管理程序的規范化，嚴格依照統一的規范標準，對于文件資料信息進行整理和管理，由專門的人員負責相關工作，科學規范編目，確保文件檔案的完整性及規范化歸檔。重視加強電力檔案的管理，加大失信頻繁對象的監督檢查，并做好重要檔案資料信息的保密工作。此外，實施精細化的管理需要充分的挖掘和利用有價值的檔案信息資源，提高檔案資源的利用效率，為食品藥品執法監督及行政處罰工作的開展和實施提供服務和參考依據。鼓勵食品藥品監督管理部門及相關人員經常查閱和查看這些資料信息，從中借鑒經驗，提高自身執法監管的水平。

4.4 提高信息化管理水平

信息化建設還可以實現檔案資料信息的統一、集中管理，也方便對檔案的管理和利用。隨著大數據等信息化技術的不斷發展和廣泛應用，食品藥品行政處罰案件檔案管理工作的開展和實施也需要加強信息化建設，提高檔案信息化管理水平，推動檔案管理工作向信息化、數字化、智能化方向發展，提高檔案管理和資料信息的利用效率。加大這方面的重視程度，合理的運用光盤、錄音、照片、錄像等多種載體存儲檔案資料信息，重視發展電子檔案，建立電子檔案數據庫。借助大數據技術、計算機技術等先進的技術實現檔案的收集整理和分類，實現檔案信息資料的快速傳遞和接收、及時更新、分類管理、有序歸檔，提高檔案管理的水平。加強檔案管理部門與食品藥品監管、執法監管之間的有效溝通，借助信息化技術建立數字化檢索平臺、信息同步共享系統，實現檔案資料信息的集成化查詢、檢索和利用，通過加強信息化建設，確保監督工作動態化、智能化，檔案管理及時化、完整化、高效化，促使檔案管理在執法監督中發揮作用，提高執法監管的水平。此外，要做好信息化安全管理工作，防范檔案資料信息丟失、信息竊取、檔案外泄等問題。

5 結語

綜上所述，食品藥品安全管理工作中需要充分的認識到行政處罰案件檔案管理的作用意義，加大這方面的重視程度，明確自身工作中存在的不足和問題，對此進行科學的優化和完善，提高檔案管理的水平和檔案資料的利用效率，確保檔案管理工作更好的服務于食品藥品監督執法工作的開展和實施，提高食品藥品監督執法的效率和效果。