企業檔案數字化的重要性淺析

文/國家能源集團陜西電力有限公司 晏彩霞

企業檔案信息資源是企業基礎建設的重要組成部分。現代化企業檔案需要檔案信息化管理，檔案管理是滿足企業日益增長需要的重要工作。信息資源在企業現代化背景下充分體現了檔案工作的重要性和價值。因此，將所有企業檔案轉化為實用的信息來源成為重中之重，能夠迅速地向用戶提供服務，并更好地適應企業現代化的需要。利用數字技術和信息技術，使檔案成為可共享的數字信息資源，從而在檔案管理上發揮真正的作用。

一、企業檔案數字化管理的含義和現狀

（一）企業檔案數字化管理的含義。企業檔案數字化管理是對傳統檔案管理的創新。檔案管理數據庫使其能夠進行日常工作，如收集、識別、組織、儲存、傳送、統計等，從而實現網上瀏覽和借閱的功能。其好處是：第一，節約資源。數字化檔案使傳統的紙質檔案轉換為機讀檔案，不僅節省了存儲成本和空間，而且存取方便快捷，避免了紙張和勞動力的浪費和重復材料的印刷。第二，改善辦公效率。檔案管理使資料及時歸檔，并盡快得到利用。第三，便于使用。數字化管理簡化資料查詢方式，讓辦公人員做到足不出戶便知曉天下大事。隨著信息時代的發展，它具有便于修改、便于復制的特性。電子文件、電子檔案的大量存在使檔案呈現透明化，可以為企業提供更好的服務。檔案數字化是指利用信息技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影（存儲、錄像）技術、數據庫技術、多媒體技術、存儲等高科技應用，將不同資源庫中的資源轉換為數字資源檔案館。檔案館信息建設的一個重要組成部分是以數字形式存儲并通過網絡互連，由計算機系統管理，計算機系統形成檔案數據庫的系統結構，并實現資源分配。

（二）企業檔案數字化管理的現狀。目前，國有企業檔案大多以紙質載體保存，采用傳統管理方式管理，為用戶提供人工服務，檔案利用率很低，放置在檔案室里面，查找調用起來非常費時，很難適應企業的快速發展，檔案的經濟價值和社會價值難以充分發揮，嚴重制約了檔案事業的發展。而數字檔案在對原檔案文件進行掃描以后，可以迅速方便地把信息錄入計算機數據庫中，用網絡存儲檔案信息，檢索快捷方便，實時同步備份，存儲空間小，維護方便安全，還能借助計算機的網絡化特點從而更為便利地為全單位、區域、全國甚至全世界所利用。處在網絡信息化社會的檔案事業，也將朝著多元化、先進化、開放化的方向發展，檔案數字化建設乃是大勢所趨。

二、企業檔案數字化建設應該注意的問題

（一）科學確定檔案管理的數字化范圍。從理論上講，所有存儲檔案的數字化是最基本的數字化方案。實際上，對于庫藏較大的檔案館來講沒有必要全部都進行數字化處理，而應該有一個清晰的計劃，例如：哪些應該數字化，哪些不需要數字化。作為企業檔案，應以利用需求為導向，結合企業的實際情況，全面規劃，分步實施，突出重點，量力而行，優先利用最有價值的檔案。數字化最終目的是提供利用，企業檔案數字化有關的工作都必須使用服務來完成。如果有失偏頗，不利于檔案真實價值的表達，也會影響檔案數字化的效果。

（二）對企業檔案數字化工作的標準化研究引起重視。企業檔案數字化標準體系建設可從三個方面進行研究，管理性標準規范、業務性標準規范、技術性標準規范。從簡單的標準化發展到科學、精確的標準化，從單個標準到組合和協調標準，是標準化發展的趨勢。然而，企業檔案數字化仍然是簡單、孤立的，并不是一個完整的系統。在軟件開發、軟件管理、數據管理等方面的標準還不完善，需要加強研究。

（三）發揮檔案數字化工作的效益。效益是一切社會活動的重要目標，企業檔案數字化建設也應注意到這一點。利用數字化提高服務的優勢，并盡可能充分利用數字存檔信息，為數字成果帶來真正的價值。目前，要重點做好檔案（數據）的識別、應用系統的研發和安全體系的建設。只有明確了開放的數據、高效的應用系統和完整的安全體系，數字檔案館的數據才能得到充分利用，才能充分發揮數字化的優勢，充分考慮檔案數字化的重要性。同時，還要有選擇地進行檔案數字化，不同的單位可以根據自己的情況選擇不同的標準，并將優化后的存儲庫列表數字化，這是構建歸檔數據源的基礎；同時還應仔細審查館藏系統，確定具有特色的檔案，如視聽檔案和實物檔案，并對此進行全文數字化。根據公司的要求，確定關鍵文件，如產品和研究檔案，以便將整個文本數字化。選擇數字化較大的檔案，可根據檔案的定期或不定期使用的統計結果來確定，如硬件檔案、產品檔案等。選擇與重點項目和企業工作有關的檔案進行數字化。

（四）保證檔案數字化的安全性。陜西電力有限公司進行檔案數字化有三個方面：檔案實體的管理、信息的管理和數據管理。檔案實體管理的目的是加強對檔案實體流動全過程的監控，確保檔案管理具有一定的安全性。信息管理必須做好檔案內容的保密工作，嚴防泄密，數據管理的目的主要是防止數據丟失、損壞、盜竊、更改、消除電磁輻射、非法裝載和重復、病毒感染，系統碰撞、設備損壞等危險因素，必須對上述三個方面進行綜合管理，不能偏袒，以免造成不可估量的損失。安全是檔案數字化體系結構中不可忽視的重要組成部分。陜西電力有限公司對檔案數字化的安全性較為重視，通過認真研究，在公司本部、水電公司、新能源都制訂了檔案信息保密制度，建立了檔案信息管理數據資源庫，檔案數據統計完整、準確。公司檔案管理系統采用局域網，有專用的服務器，計算機設置了防火墻，由密碼訪問控制。檔案人員定期對檔案信息進行檢查，備份，確保了檔案信息的安全。該公司與服務商簽訂了保密協議，采取了有效的安全管理措施，強化了數字化過程監督，避免檔案信息泄露，保障了檔案實體與信息的安全。

三、企業檔案數字化的重要性

（一）有利于長遠的發展，對檔案進行保護。用數字化檔案代替原件使用來保護原始檔案。采用數字化副本異地保存的方式，輸出縮微膠片進行永久保存，這樣，這些檔案在發生自然災害時不會受損，從而有助于檔案的長期發展。對字跡不清、褪色的照片檔案進行修復，在編寫組織利用數字化檔案的事例上，從人數上和利用卷上證明了數字化檔案在保護檔案原件上的作用。例如某公司組織部的主要工作是編寫公司的組織史。但是20世紀60年代初建廠以來，該公司就沒有做過這項工作。該公司63所屬各分支機構及以下部門需到檔案館查閱文件和檔案。原始文件和檔案的重復使用嚴重損壞了原始檔案。為了保護原始檔案，檔案的專業技術人員機構設立、干部任免、人員調動等其他有關檔案，利用數碼相機按時間和關鍵字分類拍照，存儲在計算機中，供所屬單位和部門使用，提高檔案的利用率，有效保護檔案原件，減少對檔案的破壞。

（二）節約成本，提高檔案人員的工作效率。數字化管理后，將紙質檔案轉為機讀文件，既節省了存儲成本，又節省了空間。查閱資料更加方便快捷，避免了重復浪費材料造成的紙張和人員浪費。進行數字化管理后，檔案可以及時歸檔，也可以提供更多更快的服務。例如，部門可以快速找到所需信息，節省技術時間。數字檔案管理使檔案查詢快捷方便，數字化使信息共享成為現實。目前，許多大型企業檔案館正在進行檔案數字化，將歷史資料傳送到檔案管理系統，建立現代化的檢索工具，對新的檔案實行系統化管理，將電子檔案集中歸檔，建立高效的檔案管理系統，直接開發電子檔案文件，在企業技術改造和管理上發揮著不可忽視的作用，這是以前傳統管理方法無法取代的。檔案數字化可以提供詳細、實時的信息，使信息查詢非常方便，也大大減輕了辦公室工作人員的工作量。存檔也從原來的文件存儲單元擴展到信息存儲。檔案數字化為企業的生產經營和技術形態的變革提供服務，進一步促進了企業的穩定發展。

（三）進一步實現社會價值。檔案的重要性決定了檔案的社會價值，這也是社會歷史發展過程中的一個必要方面，讓我們對未來有更好的計劃。數字檔案可以網絡存儲信息，提供快速方便的查詢，實時同步備份，存儲空間小，維護方便，確保整個單位、地區乃至世界都可以更加方便地使用它。對于數字檔案，涉及的范圍較廣，傳承人類文明，服務于社會主義政治經濟體制，為我國不同企業的建設和發展做出了貢獻。總之，檔案數字化是一項新的措施，也是順應時代潮流的要求。可以進一步推動中國檔案事業的發展，促進社會進步和人類文明進步。

四、結語

隨著科學技術的不斷發展，檔案數字化建設的范圍較廣。數字檔案將原始檔案轉化為數字化、電子化的檔案信息，可以使用計算機、掃描和多媒體等新技術存儲在計算機網絡上。檔案數字化是一項新的措施，能順應時代潮流的要求，加快和促進我國社會的發展。