企業(yè)電子文件管理與歸檔工作對(duì)策研究

電子公文流轉(zhuǎn)和歸檔工作是智能協(xié)同辦公系統(tǒng)建設(shè)的重要內(nèi)容和基礎(chǔ)性工作，企業(yè)借助信息化手段,探索構(gòu)建文檔一體化協(xié)同工作機(jī)制，依據(jù)電子檔案管理模式歸檔的新思路，推進(jìn)OA辦公系統(tǒng)與數(shù)字檔案管理系統(tǒng)元數(shù)據(jù)無縫對(duì)接，電子文件和著錄信息依托OA辦公系統(tǒng)傳輸接口自動(dòng)生成，促進(jìn)企業(yè)辦公自動(dòng)化有序發(fā)展。

一、企業(yè)文檔一體化管理現(xiàn)狀

近年來，隨著信息化的大力發(fā)展，辦公自動(dòng)化平臺(tái)和電子文件管理系統(tǒng)的深度應(yīng)用，各項(xiàng)工作中產(chǎn)生的電子文件數(shù)量激增，信息容量越來越龐大。在企業(yè)OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，從電子公文的生成、流轉(zhuǎn)到實(shí)時(shí)在線歸檔，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)電子檔案與紙質(zhì)檔案一一對(duì)應(yīng)，對(duì)檔案管理“歸檔雙軌制”的發(fā)展要求具有重要意義。因此，做好電子公文歸檔管理工作，不僅是電子文件整個(gè)生命周期的有效管理和利用，更是有效安全管控電子公文工作的需要。

二、電子文件歸檔管理面臨的問題及原因

（一）OA系統(tǒng)與數(shù)字檔案功能接口匹配不高。電子文件、數(shù)字檔案分段建設(shè)影響文檔一體化管理，企業(yè)電子公文系統(tǒng)需求調(diào)研、研究開發(fā)階段，檔案管理人員前期參與不夠，建成的企業(yè)電子文件業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)歸檔管理考慮不充分，OA系統(tǒng)與數(shù)字檔案系統(tǒng)功能接口高度匹配不高，電子檔案著錄信息不能完全從電子公文的元數(shù)據(jù)中獲取，不但費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且占用更多的資源。

（二）電子公文與紙質(zhì)文件檔號(hào)編制不科學(xué)。在企業(yè)電子公文運(yùn)轉(zhuǎn)管理過程中，電子公文與紙質(zhì)文件將長期并存，目前“歸檔雙軌制”要求電子檔案與紙質(zhì)檔案檔號(hào)對(duì)應(yīng)統(tǒng)一。根據(jù)企業(yè)具體情況，歸檔頻率按年度歸檔或隨辦隨歸、實(shí)時(shí)歸檔，歸檔頻率不同致使采取歸檔整理規(guī)則和檔號(hào)策略不同。如果檔案部門只歸檔單套電子公文或紙質(zhì)公文，按保管期限劃分的檔號(hào)具有連續(xù)性和唯一性，而混合電子公文介于兩者之間，必須建立雙向索引關(guān)系和文件間的有機(jī)聯(lián)系。

（三）電子公文與實(shí)體文件原始真實(shí)性難保障。電子文件歸檔是電子文件全生命周期管理的重要內(nèi)容。在OA系統(tǒng)中，電子公文的唯一性、合法性、真實(shí)性和可追溯性很難確保，電子公文載體的可轉(zhuǎn)換性、信息接受對(duì)象的開放性，容易造成電子公文信息在流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)受到人為篡改、竊取、損毀。因此，應(yīng)采取技術(shù)手段確保電子文件內(nèi)容的原始性、真實(shí)性和完整性。

（四）電子公文元數(shù)據(jù)規(guī)范化管理有待加強(qiáng)。元數(shù)據(jù)是用于記錄數(shù)據(jù)的產(chǎn)生、數(shù)據(jù)的定義和數(shù)據(jù)間關(guān)系的屬性，揭示電子文件的形成、內(nèi)容、排版、格式的有效記錄。針對(duì)電子文件在整個(gè)生命周期中的流轉(zhuǎn)性，加強(qiáng)電子文件格式和流程記錄元數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)，從電子文件生成、流轉(zhuǎn)開始，到歸檔分類、歸檔目錄等全部信息納入元數(shù)據(jù)管理中，從而保障電子公文真實(shí)有效。

三、企業(yè)電子文件歸檔管理工作措施和對(duì)策

電子文件鑒定歸檔是非常復(fù)雜的過程，對(duì)文件檔案管理人員專業(yè)技術(shù)要求較高，應(yīng)采用先進(jìn)的管理方法和技術(shù)成果，研究解決電子公文具備紙質(zhì)檔案保真、保密特性，且便于科學(xué)保管和有效利用。

（一）推行文檔一體化管理理念。1.轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的文件檔案觀念理念。檔案管理延續(xù)百年的“集中統(tǒng)一”管理模式，面臨文件檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的嚴(yán)重挑戰(zhàn)，檔案工作應(yīng)主動(dòng)適應(yīng)全生命周期文件管理的“大文件觀”，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的文件檔案管理理念，兼顧立卷改革前的“以卷立檔”思路，堅(jiān)持現(xiàn)在“以件立檔”的新規(guī)則，將文檔一體化協(xié)同工作機(jī)制貫穿到文件檔案管理全過程，保證電子公文從形成、流轉(zhuǎn)到歸檔過程的閉環(huán)管理。2.精準(zhǔn)科學(xué)劃分整理歸檔管理責(zé)任。加強(qiáng)電子文件全過程管理，電子公文的管理比對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的管理更為復(fù)雜，科學(xué)劃分歸檔責(zé)任，理順電子文件管理體制，突出“雙套制”歸檔責(zé)任，規(guī)定電子文件管理業(yè)務(wù)流程，明確電子文件處理、歸檔、移交、保管、利用等相關(guān)崗位管理職責(zé)，全面實(shí)行“歸檔雙軌制”，統(tǒng)一集中保管。

（二）實(shí)行規(guī)范統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)。OA系統(tǒng)與數(shù)字檔案管理系統(tǒng)無縫對(duì)接和電子公文實(shí)時(shí)歸檔，必須實(shí)現(xiàn)電子公文的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。對(duì)OA系統(tǒng)、數(shù)字檔案系統(tǒng)、電子簽章系統(tǒng)、文檔安全系統(tǒng)等應(yīng)用軟件采用的統(tǒng)一接口標(biāo)準(zhǔn)，相互高度融合協(xié)同工作，解決各系統(tǒng)顯示格式、傳輸問題、電子簽章、濾重問題、系統(tǒng)兼容性各相關(guān)問題。規(guī)范統(tǒng)一電子文檔整理、分類方法，確保文檔一體化協(xié)同工作順利開展。依照相關(guān)法規(guī)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范電子檔案（含紙質(zhì)文檔）的著錄標(biāo)引格式、條目、檢索體系和數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)標(biāo)題、文號(hào)、密級(jí)、責(zé)任者、成文日期、頁數(shù)、歸檔年度等元數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)捕獲齊全，對(duì)電子目錄按二級(jí)類目、保管期限、三級(jí)類目排序，標(biāo)識(shí)歸檔狀態(tài)和歸檔部門。

（三）電子文件歸檔內(nèi)容和歸檔方式。1.電子文件歸檔內(nèi)容。文件歸檔范圍與電子檔案保管期限表，是進(jìn)行電子文件價(jià)值鑒定最重要和最直接的依據(jù)。電子文件歸檔范圍應(yīng)包括各種結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)以及獨(dú)立文檔形式存在的具有保存價(jià)值的信息記錄，相應(yīng)的元數(shù)據(jù)與電子文件一并歸檔。歸檔的電子文件一般包括表單、正文、附件等電子文檔。2.電子文件歸檔方式。在數(shù)字化辦公平臺(tái)的前提下，目前以在線歸檔方式為主，離線歸檔方式為輔。OA系統(tǒng)與數(shù)字檔案系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)接的智能協(xié)同辦公系統(tǒng)，可在線進(jìn)行歸檔，將歸檔的電子文件通過OA接口推送至數(shù)字檔案館系統(tǒng)，在系統(tǒng)中完成準(zhǔn)確性、完整性、可用性和安全性檢驗(yàn)。對(duì)于不能實(shí)現(xiàn)在線歸檔的紙質(zhì)文件，應(yīng)在數(shù)字檔案系統(tǒng)中建立文件著錄信息，便于生成統(tǒng)一電子檔號(hào)，根據(jù)實(shí)際工作情況離線上傳或直接歸檔紙質(zhì)文件。

（四）電子文件與紙質(zhì)文件同用唯一檔號(hào)。檔號(hào)是“存取的標(biāo)記”和“分類結(jié)果”的體現(xiàn)。紙質(zhì)檔案管理跟著電子檔案管理模式歸檔的新思路，紙質(zhì)文件與其對(duì)應(yīng)的電子文件內(nèi)容信息一致的同時(shí)，檔號(hào)必須保持一一對(duì)應(yīng)關(guān)系，按“件”為單位進(jìn)行整理歸檔，紙質(zhì)文件建立與其一一對(duì)應(yīng)的檔號(hào)標(biāo)識(shí)關(guān)聯(lián)標(biāo)識(shí)。1.檔號(hào)的生成規(guī)則。鑒于電子公文歸檔與紙質(zhì)文件分別按即時(shí)歸檔和集中歸檔的現(xiàn)狀，按公文標(biāo)題事由標(biāo)識(shí)分類關(guān)鍵碼，然后對(duì)電子公文按“年度、組織機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限”分類，電子公文目錄按保管期限排序，但混合電子公文的紙質(zhì)部分也錄入目錄，編寫關(guān)鍵碼進(jìn)行排序統(tǒng)一編檔號(hào)，紙質(zhì)公文跟隨電子公文檔案號(hào)對(duì)應(yīng)編號(hào)，這樣既保證了同一份紙質(zhì)檔案記錄和電子檔案文檔的對(duì)應(yīng)關(guān)系和連續(xù)性，又便于檔案庫房文件檢索管理。2.文件載體類型標(biāo)注。相同的文件無論有多少種載體類型都可以共用一個(gè)檔號(hào)，在數(shù)據(jù)庫中設(shè)“文件載體類型”字段，載體類型標(biāo)注紙質(zhì)、電子、混合類型，通過檔號(hào)能夠快速檢索到相關(guān)文件的載體類型及排架號(hào)存放位置。因此，在數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中，無論有多少種載體類型，相同歸檔文件編制唯一檔號(hào)。

（五）采取切實(shí)可行的文檔信息保護(hù)措施。隨著信息技術(shù)的進(jìn)步，為保證電子文件來源、內(nèi)容、元數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)真實(shí)，積極推進(jìn)電子文件歸檔環(huán)節(jié)的“四性檢測”功能嵌入歸檔接口，減少人工干預(yù)。采取專門的技術(shù)措施，必須從入口、傳輸、使用三個(gè)方面采取安全措施。通過簽章技術(shù)、加密傳輸、文檔安全、標(biāo)密系統(tǒng)、身份驗(yàn)證、防火墻技術(shù)等，防范對(duì)電子文件存儲(chǔ)、傳輸過程中的非法訪問和隨意篡改，都具有很好的效果，確保電子公文的真實(shí)性、完整性和有效性。

四、結(jié)語

文檔一體化協(xié)同工作機(jī)制是一個(gè)長期的工作，打破了文件和檔案的界限，打破了業(yè)務(wù)工作和檔案工作的界限，根據(jù)“增量電子化、存量數(shù)字化”的原則，推行電子公文的適時(shí)歸檔及在線管理，不僅是檔案業(yè)務(wù)管理工作的重要環(huán)節(jié)，而且是電子文件管理的核心，有效促進(jìn)電子文件歸檔工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化，推進(jìn)文檔一體化工作與企業(yè)發(fā)展保持同步。