新形勢下創新辦公室行政事務管理模式的路徑

宋靜

（南京市鼓樓區政府辦公室，江蘇 南京 210009）

近年來，隨著改革的不斷深入，各行各業不斷改革與創新，政府辦公室要想進一步提高行政事務管理的效率，更好地為群眾服務，便需要積極探索創新行政事務管理的模式，不斷提升行政事務管理的效率。

一、辦公室行政事務管理概述

（一）辦公室行政事務管理的特征

第一，服務性。行政事務管理有很強的綜合性特點，涉及事項較多，這決定了其具有服務性特征。在政府的辦公室工作中，只有將行政事務管理工作做到位，才能有力地推動單位的發展。第二，繁雜性。由于行政事務管理是一項綜合性很強的工作，所以工作內容具有繁雜的特征，需要多個部門的參與。行政事務管理人員既要將本職工作做好，又需要與其他部門的人員加強溝通和交流，保持密切的聯系。如此一來，不僅工作難度大大增加，而且需要付出極多的時間和極大的精力，承擔巨大的工作壓力［1］。

（二）辦公室行政事務管理的職能

第一，管理助手職能。辦公室是單位發展的重要推動力，做好行政事務管理工作，可以更好地建言獻策。辦公室是領導的有力助手，是領導決策服務的依據，發揮著巨大的作用。第二，決策助手職能。辦公室處理事務水平的高低，對最終決策的影響很大。在單位領導制定決策之前，辦公室人員應該全面、詳細地開展調研工作，掌握相關事項與決策效果，有利于領導層制定更加有效的決策。第三，執行助手職能。單位領導的布置工作任務和下達的指示精神，需要由辦公室工作人員負責傳達、貫徹、督促和落實等，這也體現了行政事務管理工作的重要性。

二、創新行政事務管理模式的意義

辦公室在政府工作中起到參謀的作用，能夠為領導制定決策提供依據，同時也是承上啟下、平衡左右、溝通內外以及協調各方的重要樞紐。在政府辦公室中，行政事務管理是關鍵內容，是聯系基層與群眾的橋梁和紐帶。辦公室的工作質量影響著政府形象，需要加強對行政事務管理工作方法的創新，推動政府辦公室工作達到預定目標。創新辦公室行政事務管理工作的必要性反映為以下幾點。第一，由于政府執政理念與職能的變化，辦公室工作面臨更嚴格的要求。新形勢下，需要積極創新行政事務管理，將辦公室的行政效能充分發揮出來，達到政府的各項要求，從而更好地服務于政府。第二，在經濟社會發展的過程中，政府辦公室工作面臨的要求也越來越高。由于宏觀經濟形勢變化很快，為了向社會經濟發展提供更好的服務，政府辦公室要積極創新，做好行政事務管理工作。第三，政府辦公室發展面臨的新要求。行政事務管理工作是一個不斷變化的過程，不僅工作量日益增加，責任越來越大，專業水平也不斷提升。這凸顯了行政事務管理創新的必要性，是促進政府辦公室工作高效開展的重要途徑［2］。

三、辦公室行政事務管理存在的問題

（一）行政事務管理理念落后

管理部門對辦公室行政事務管理方面缺乏足夠的重視，對這項工作的作用認識不到位，思想上存在忽視的情況，管理人員也比較敷衍，不利于行政事務管理工作水平的提升。管理人員很少對行政事務管理工作進行創新，無法對單位未來發展產生促進作用。因為缺乏正確的觀念，行政事務管理工作質量難以有效提升，所以整體規劃不夠科學合理。此外，未建立專門的管理制度，無法有效約束管理人員，部分管理人員在工作中不盡職盡責，嚴重影響了行政事務管理工作的效率。

（二）行政事務管理制度落實不到位

建立完善的規章制度，能夠讓工作人員在辦公室行政事務管理中有章可循，從而為辦公室的各項工作服務，讓政府辦公室工作始終處于有序狀態。然而分析實際情況可知，這項工作影響因素較多，經常出現行政事務管理制度難以落實的情況。部分工作人員缺乏服務意識，責任心不強，對這項工作的重要性認識存在偏差，導致制度執行不力。

（三）行政事務管理人員專業水平不足

辦公室行政事務管理工作水平的提升，需要素質高、能力強的工作人員作為支撐。近年來，各行各業發展速度很快，對人才的要求與標準也日益提高，只有提升工作人員的綜合素質與專業技能，才能保證行政事務管理工作高效進行。但是對很多企事業單位來說，負責辦公室行政事務管理的人員專業能力有待提升，缺乏豐富的工作經驗，單位也很少針對他們的不足進行培訓，不利于這項工作效率的提升。

（四）行政事務管理水平有待提高

部分辦公室行政事務管理人員在日常工作中只關心職責范圍內的事，對其他事務漠不關心，主動工作的意識不強。在辦公室內部，工作人員之間很少交流與溝通，也缺乏有效協作，人員重復利用情況較為普遍，導致工作效率難以提升。

四、創新辦公室行政事務管理模式的有效路徑

（一）樹立行政事務管理創新意識

為了提升辦公室行政事務管理效率，單位領導必須在思想上引起高度重視，給予更多的支持。各單位應該加大宣傳力度，讓更多人意識到這項工作的重要性，并定期為工作人員提供培訓教育的機會，督促其履職盡責，在部門的領導下認真開展工作，保證行政事務管理工作質量得到提升。

（二）實現行政事務管理的創新

現階段，辦公室工作在單位發展中占有重要地位，為了提升行政事務管理工作的成效，建議引入汽車銷售4S店模式，逐步建立起與單位情況相適宜的5S管理服務制度。具體來說，主要包括以下幾點，即日文SEIRI（整理）、SEITON（整頓）、SEISO（清掃）、SEIKETSU（清潔）、SHITSUKE（修養）。一般來說，5S在企業中較為適用，是改善生產環境、提升生產效率、保障產品質量和激發員工士氣的有效手段，也能為其他管理工作的高效開展奠定基礎。在單位辦公室行政事務管理中運用5S，有利于工作效率與服務水平的提升。第一，整理。可以將工作的相關性確定下來，舍去無用的內容，達到空間騰出后活用的目的。第二，整頓。主要是將物品按一定順序放置，為查找提供便利。第三，清掃和清潔。維持辦公環境的干凈狀態，實現制度化和規范化。第四，修養。工作人員應養成良好的生活工作習慣，將單位辦公室的規章制度落到實處。發揮5S管理的作用，能使單位辦公室行政事務管理工作水平得到提升，使各項工作井然有序。

（三）全面提升行政事務管理人員的綜合素養

新形勢下，辦公室行政事務管理工作發生了新的變化，對工作人員的素質和能力提出了更高的要求。應該結合管理工作的要求，對工作人員進行專門的培訓，保證其勝任行政事務管理工作，通過專家的講解與指導，掌握更多行政事務管理基礎理論，不斷提升實踐操作能力。此外，對行政人員進行教育，能確保他們形成愛崗敬業的精神，在辦公室行政事務管理工作中將個人才能發揮出來，推動單位各項工作的順利開展。辦公室行政人員也要主動加強學習，尤其要了解新的設備、載體和方法，開創行政事務管理工作新局面，為單位發展作出貢獻。

（四）創新行政事務管理的載體

近年來，現代信息技術、智能技術等發展速度很快，在社會各個領域產生了巨大的影響。辦公行政事務管理工作只有主動跟上時代發展的腳步，才不會滯后和落伍。在智能化背景下，辦公室要將信息技術充分利用起來，讓工作方法更加多元化，這是提升行政事務管理工作效率的有效途徑。同時，也要逐步由管理模式轉變為服務模式，單位在辦公室行政事務管理中，應該給予工作人員更多的人文關懷，激發其工作的積極性。單位可以借助微信等平臺，保證會議通知、工作安排和任務部署等工作的效率得到提升。單位可以建立工作群，接到工作任務以后，先在群里部署工作任務，讓工作人員收到信息后及時回復，再單獨通知未回復的人員，從而保證辦公效率。例如，單位可以應用學習強國平臺，在內部建立黨員學習群，達到共享文字、圖片和視頻的目的，既能實現無紙化辦公與學習的目的，也能夠滿足現階段環保和低碳的要求。

五、結語

辦公室行政事務管理作為政府部門改革與創新發展的前提與基礎，在積極打造服務型政府這一背景下，必須樹立創新意識，并完善相應的管理制度，全面提升相關人員的綜合素養以及應用新型的管理載體等，提升行政事務管理的效率與質量，推動政府部門各項工作高效、有序開展。