檔案管理員的素質與檔案管理探討

池雨澮

（平泉市檔案史志館，河北 平泉 067500）

檔案是企業一個重要的信息資料庫，為了有效開展檔案管理工作，需要檔案管理員具備一定的專業素養，并能夠有效維持和協調相關工作。在檔案管理工作中，檔案管理員的素質對檔案管理工作有關鍵性的影響。在新時代背景下，檔案管理人員要認清形勢，并提高自身的修養，學習和思考相關知識，提高自身的專業水平；要能夠采用科學的工作方式，對檔案進行分類和調整，使其更加規范化、智能化和標準化，實現企業對檔案的高效管理。

一、檔案管理人員的專業素養發展方向

（一）需要具備良好的職業操守以及端正的態度

首先，檔案管理工作是一項十分枯燥的工作，如果管理人員態度不夠端正，就很難在工作中做出實質性的成績，也就不能有效完成檔案管理工作。因此，檔案管理工作人員在選擇這項工作的時候，就需要做好長期工作的打算，并為工作能夠順利展開付出自己的努力，要從內心熱愛這項事業，同時也要能夠耐得住寂寞。在工作中要樹立良好的信念感和具備相關的職業操守。無論是工作中的大環節還是細微的地方，都要用正確的態度應對，重視工作中的每一個細節［1］。

（二）要有較強的學習能力和終身學習的態度

雖然檔案管理工作十分枯燥，但這并不說明檔案管理工作一成不變。尤其是在當今社會環境下，隨著社會的不斷發展和互聯網的普及，各種信息不斷更新，而互聯網技術也越來越廣泛地融入各行各業中。因此，檔案管理工作也需要積極與信息技術融合，并改變管理模式，在形式上作出調整。因此，在互聯網背景下，檔案管理人員要具備運用互聯網的能力，并將其融入檔案管理工作中，使檔案管理工作能夠與現代社會融合，這就需要檔案管理人員有自我發展的意識［2］。

二、培養檔案管理人員專業素養的有效策略

（一）明確目標，制定人才培養計劃

人才是企業長期發展的一個動力。而檔案管理工作具有很強的復合性。因此，企業需要制定長期的人才培養計劃，并明確人才培養目標。復合型管理人員，是指在管理工作中有全局意識的人員［3］。當然，這不是說每一個工作人員對實際工作中每一個工作環節和階段都要插手管理。全局意識是能夠在全面了解檔案管理工作和內容的情況下，既做好本職工作，也能夠在其他相關工作中發揮自己的價值，做到統籌管理。在檔案的采集、加工、歸納和整理方面，對這個工作流程和工作中的各個環節要有一定的了解和具備相關知識。不僅要有很強的動手能力，還要能夠調動自己的思維，做好相關工作。要擅長檔案專業領域的知識，又要能夠掌握相關圖書和情報方面的學識。對經濟和行政管理方面要有一定的知識儲備。而這一方面，企業需要有針對性的培養目標，并制定相關人才培養計劃，逐步完成人才培養任務，為檔案管理工作提供足夠的人才，這樣才能夠保證檔案管理工作有序進行。

（二）提升檔案管理人員的信息整合能力

信息整合能力是檔案管理人員必須具備的一種能力。因為檔案工作本身就是對信息資源的整合和加工處理，如果檔案管理人員在工作中不具備相關能力，就無法有效完成相關任務。因此，企業在對檔案管理人員進行培訓時，需要使其具備較強的專業能力，要能夠做到對資源精準定位和提取。在保證信息資源連貫的情況下開展檔案管理工作。為了提升檔案管理人員的基本素養和信息整合能力，企業可以針對性地開展一些小競賽，并要求所有檔案管理人員參與其中，在競賽活動中給參賽選手制定信息庫，布置題目，要求參賽人員能夠依據題目對各種信息進行有效整合，并將其整理成一個完整的體系。在比賽中，以用時最短和整合質量高的標準對各個參賽選手進行綜合評價，評選出最后的勝出者。通過定期或者不定期的比賽，增強檔案管理人員的能力和管理意識。

（三）構建網絡學習平臺

就當前社會形勢來看，無論是學習還是工作都需要運用網絡，以此提高效率。在檔案管理工作中，企業為提高檔案管理工作的有效性，不僅要讓檔案管理人員在日常生活中加強學習，還要注重人才方面的培養。在培養人才方面，可以借助網絡學習平臺，對其進行針對性的教育，使其能夠真正投入到學習中，學習到專業的知識，這也是提高檔案管理人員素養的一種有效方式。例如，企業可以通過網絡平臺實現對檔案管理人員的理論教育和崗位培訓，或者舉辦專題講座。利用互聯網，讓更多有關檔案管理方面的資源呈現在檔案管理人員面前，實現自我學習。此外，檔案管理人員也需要有良好的網絡學習習慣，以及具備通過網絡學習知識的能力。

（四）加強培養信息化人才

受互聯網的影響，各種信息和資源逐步向電子方面發展，在未來，電子信息化將取代紙質信息化。因此，檔案管理工作也需要完成信息化的轉變。在現代檔案管理工作中，檔案管理人員要在保證工作質量和效率的同時，注意與時代相融合，并利用信息技術，使其融入檔案管理工作中，實現檔案信息化管理。在工作中要有創新精神，并努力探索，將紙質檔案有效轉變為電子檔案。要轉變工作形式，借鑒相關方面的成果和方法，并保證信息的敏銳度，加強相關技能的學習和培訓。將難保存的紙質檔案轉變為易保存、操作性強的電子檔案，實現對檔案的高效管理。在這方面，企業要加強對電子信息化人才的培養。

三、落實高效檔案管理的有效措施

（一）完善檔案管理制度

在檔案管理工作中，企業要完善檔案管理制度，做到以人為本，尊重人才，只有這樣，才能夠促使檔案管理人員發揮自身巨大的潛力，在檔案管理工作中將自身與企業發展相結合，從而實現更高效的管理，使檔案管理工作更加有序。完善的企業管理制度，不僅能夠激發檔案管理人員的熱情，還能夠使其真正投入到工作中，努力發揮自身的價值，滿足企業管理需要。企業要完善相關制度。但很多企業不重視檔案管理工作。企業要提高重視度，并將檔案管理工作的福利與其他部門的福利協同，高度重視檔案管理工作，尤其是對檔案管理人員要加以重視，這樣才能夠保證檔案管理工作順利開展。

（二）嚴格規范文件的制發

檔案有很強的機密性，一個重要因素就是檔案文件本身就是具有很高使用價值的文件。因此，在管理方面，企業必須重視文件的來源，并嚴格規范文件的方法，確保在制作過程中按照標準化進行，不能出現錯誤或者其他問題，影響檔案的價值。在建立檔案的時候，要確保其真實性，并保證原始憑證，這樣才能夠很好地奠定文件管理基礎。同時，為了加強企業檔案管理，在工作中，要保證檔案的實物質量，必須規范文件格式，這樣在今后的分類和整理過程中才有更多的參考資料。在建立文件的時候，要確保文件所有要素完整、清晰，以便長期保存。

（三）加大投入力度，完善配備設施

現階段，檔案管理工作已經不再單一，而是具有豐富的形式，在工作內容上不斷擴展，除了要做好裝訂、抄寫、收發工作外，還要建立電子信息檔案，建立檔子資料信息庫。這就提高了檔案管理的難度，同時需要有相關的設備才能夠做好電子檔案管理工作。因此，企業在檔案管理工作中需要加大經濟投入力度，完善相關基礎設備，使建檔工作能夠有序進行。如需要購買打印機、掃描儀、電腦等相關電子設備，做好電子設備的維護和更新。為了提高檔案人員的工作效率，可以適當提高檔案管理人員的薪資待遇，并營造良好的工作氛圍，激發管理人員的熱情，使其努力做好本職工作，確保檔案管理工作水平，為企業發展提供良好的保障。