大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理工作分析

胡 悅

（山海關(guān)區(qū)機構(gòu)編制信息中心，秦皇島 066200）

引 言

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展及大數(shù)據(jù)時代的到來，事業(yè)單位檔案管理工作水平也在不斷提升。事業(yè)單位一定要認識到大數(shù)據(jù)對于自身檔案管理工作開展的價值和作用，并針對目前檔案管理工作中存在的相關(guān)問題采取有效措施，進行不斷優(yōu)化和完善，促進檔案管理工作向信息化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展，最大限度地發(fā)揮事業(yè)單位檔案管理工作的價值。

一、大數(shù)據(jù)在事業(yè)單位檔案管理工作中的價值和作用

其一，有助于事業(yè)單位檔案管理的信息化發(fā)展。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，很多事業(yè)單位檔案管理工作都向信息化方向發(fā)展，但是信息化發(fā)展水平卻得不到有效的提升。而目前在大數(shù)據(jù)時代的背景下，檔案信息化管理迎來了更多的發(fā)展機遇，新型技術(shù)的有效使用豐富了事業(yè)單位的數(shù)據(jù)資源，提升了檔案信息化管理的服務(wù)水平和工作效率，推動事業(yè)單位檔案信息化管理進一步發(fā)展，不斷提升事業(yè)單位檔案管理的實效性。

其二，有助于事業(yè)單位檔案管理的廣泛化推進。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理工作得到了進一步的優(yōu)化和創(chuàng)新。不僅讓檔案管理工作內(nèi)容得到了有效豐富，而且還讓檔案管理的工作機制得到了有效優(yōu)化和完善。現(xiàn)階段，事業(yè)單位的檔案管理工作并不是檔案管理部門的專職任務(wù)，而是需要各部門各業(yè)務(wù)之間進行協(xié)同合作，共同參與到檔案管理工作中，實現(xiàn)各項檔案信息的精準記錄和保存，對大數(shù)據(jù)檔案管理理念進行有效落實，最大限度地滿足檔案事業(yè)發(fā)展的需要。

其三，有助于提高事業(yè)單位檔案信息的利用率。在大數(shù)據(jù)背景下，事業(yè)單位數(shù)字檔案資源的利用率得到了進一步提高，這就在一定程度上有效解決了傳統(tǒng)檔案管理模式中檔案效能發(fā)揮不足的問題，促進檔案管理工作體系更加完善。在大數(shù)據(jù)背景下，事業(yè)單位檔案資源還需要堅持共享理念，對檔案管理服務(wù)方式不斷創(chuàng)新，實現(xiàn)個性化服務(wù)，最大限度地滿足大眾在檔案查閱和使用方面的需求。

二、大數(shù)據(jù)背景下優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作的相關(guān)策略

（一）在大數(shù)據(jù)背景下，事業(yè)單位要加大檔案管理人員的培訓(xùn)力度

在大數(shù)據(jù)時代，要想提升事業(yè)單位檔案管理的水平和質(zhì)量，首先需要轉(zhuǎn)變檔案管理人員陳舊的管理理念。為此，事業(yè)單位要加大對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，促進其跟上時代的步伐，接受新的檔案管理理念。只有在正確的檔案管理理念的引導(dǎo)下，檔案管理者才能改變以前輕管理重利益的管理模式，針對目前檔案管理中存在的相關(guān)問題，采取有效的措施及時解決，將管理與利益并重。事業(yè)單位要組織檔案管理人員定期開展培訓(xùn)活動。一方面，要引導(dǎo)檔案管理人員對制定的檔案管理制度進行全面有效的學(xué)習(xí)，從根本上幫助檔案管理人員樹立正確的工作態(tài)度，改變以往檔案管理人員敷衍了事、粗心大意的心態(tài)，重視大數(shù)據(jù)技術(shù)的學(xué)習(xí)；另一方面，還要通過評估系統(tǒng)的建立，對培訓(xùn)之后的檔案管理人員進行嚴格的考核，進而對培訓(xùn)結(jié)果進行有效檢驗，調(diào)動檔案管理人員參與培訓(xùn)活動的積極性，促進檔案管理人員能夠認真學(xué)習(xí)，努力進取。同時，還要根據(jù)檔案管理人員目前的發(fā)展現(xiàn)狀制定完善的獎懲機制，對于責(zé)任心比較強、工作比較積極的檔案管理人員要給予一定的獎勵和肯定。對一些工作態(tài)度消極、敷衍了事，缺乏責(zé)任心的檔案管理人員要進行批評和進一步教育，不斷提升檔案管理人員的自我約束能力和自我管理能力，激發(fā)檔案管理人員的工作主動性和積極性，從而幫助檔案管理人員樹立正確的檔案管理意識和大數(shù)據(jù)意識，不斷豐富檔案管理人員的專業(yè)技能和專業(yè)知識，促進檔案管理人員的綜合素質(zhì)得到不斷提升。

（二）在大數(shù)據(jù)背景下，事業(yè)單位要建立完善的信息化檔案管理制度

在信息時代的背景下，大數(shù)據(jù)技術(shù)的有效應(yīng)用在一定程度上為事業(yè)單位檔案管理工作的開展提供了一定的便利。檔案管理人員在檔案管理工作開展過程中發(fā)揮著主導(dǎo)作用，檔案管理人員綜合素質(zhì)及能力水平的高低直接影響著檔案管理工作的效率和質(zhì)量。為了能夠促進事業(yè)單位檔案管理工作有序開展，需要事業(yè)單位根據(jù)自身檔案的實際使用情況建立完善科學(xué)的信息化檔案管理制度，實現(xiàn)檔案管理工作的優(yōu)化和改善，促進檔案作用和價值的最大發(fā)揮。這一方面有助于檔案管理人員工作的有效開展，另一方面還可以為事業(yè)單位人員對檔案信息的規(guī)范正確使用提供有效的指導(dǎo)，從而不斷優(yōu)化大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理工作的效果。

（三）在大數(shù)據(jù)背景下，事業(yè)單位要進行檔案信息化管理系統(tǒng)的有效構(gòu)建

在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理工作也逐漸向數(shù)字化和信息化方向發(fā)展。為了能夠在檔案管理工作中最大限度地發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢和價值，需要建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)。首先，要按照檔案信息化管理制度的要求和規(guī)定，一方面要對體系內(nèi)的檔案信息進行全面有效的采集和分析，另一方面要對收集到的相關(guān)檔案信息進行整理和存儲，同時要對存儲的檔案信息進行有效的查閱和分類，針對以上環(huán)節(jié)都要進行規(guī)范操作，以免產(chǎn)生相關(guān)的安全隱患，影響檔案信息的安全性，從而為檔案信息化管理工作的安全有效開展提供一定的保障。其次，事業(yè)單位要不斷梳理和優(yōu)化檔案管理流程。檔案管理的信息化發(fā)展最主要的目的是促進檔案管理工作效率的不斷提高。因此，在檔案信息化管理工作開展的過程中，要對相關(guān)的工作流程進行簡化，刪掉和舍棄一些不必要的環(huán)節(jié)，減少檔案管理人員的工作量，提高檔案管理人員的工作效率。最后，在大數(shù)據(jù)背景下，事業(yè)單位檔案信息化管理工作開展還需要加大對信息化平臺的建設(shè)力度，不斷提升檔案信息化管理的實效性。因此，通過導(dǎo)航工作的落實可以促進檔案信息化管理系統(tǒng)的不斷完善和優(yōu)化，全面提升事業(yè)單位檔案管理的信息化水平，促進事業(yè)單位檔案管理工作高效有序進行。

（四）在大數(shù)據(jù)背景下，事業(yè)單位要加大對檔案信息的安全管理力度

在信息化和大數(shù)據(jù)時代的背景下，檔案管理實現(xiàn)了信息化發(fā)展。由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境具有一定的開放性特點，這就在一定程度上增加了檔案信息化管理的安全隱患。因此，事業(yè)單位在開展檔案信息化管理工作的過程中一定要意識到檔案信息安全管理的重要性，做好檔案信息的安全管理工作。首先，檔案管理工作人員在從事本職工作的過程中要對檔案管理的規(guī)章制度嚴格落實，以免因為個人操作失誤導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)泄露或者毀損的情況，進而產(chǎn)生嚴重的后果。其次，檔案管理工作人員在開展工作的過程中要不斷優(yōu)化和升級計算機系統(tǒng)的安全級別，采用相關(guān)的技術(shù)做好系統(tǒng)的安全防護工作。目前，防火墻是保護計算機系統(tǒng)安全運行的常用措施，它可以將外部網(wǎng)絡(luò)和內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進行有效阻隔，在一定程度上可以降低黑客和病毒的入侵概率，有效避免檔案信息泄露的發(fā)生，從而為計算機系統(tǒng)的運行提供一個安全的環(huán)境。當(dāng)然，除了利用防火墻對計算機系統(tǒng)進行安全防護，還可以采用一些其他的安全保密技術(shù)，如數(shù)字證書、指紋識別等，不斷提高計算機的安全性能和自我防護性能，從而為檔案信息的安全性提供有效的保障。

（五）在大數(shù)據(jù)背景下，事業(yè)單位要實現(xiàn)檔案信息的共享

有些事業(yè)單位在開展檔案管理工作的過程中，由于考慮到檔案信息的安全性，不愿意與其他檔案館進行檔案資源的共享。但是，如果檔案資源不能實現(xiàn)共享，就不能真正發(fā)揮檔案資源的價值和作用。因此，各事業(yè)單位檔案館之間一定要加強合作力度，共同進行開放性檔案共享平臺的建立。每一個檔案館可以根據(jù)自己檔案信息的實際情況在檔案共享平臺上將相關(guān)的數(shù)據(jù)和檔案信息進行公布，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢，實現(xiàn)檔案資源的進一步共享和擴散，不斷拓展檔案資源的共享范圍，促進檔案資源價值的有效發(fā)揮。此外，事業(yè)單位檔案管理部門還要根據(jù)自身在檔案管理方面的現(xiàn)狀，在對國家機密和知識產(chǎn)權(quán)進行保護的前提條件下，對公共資源進行優(yōu)化和融合，將相關(guān)的各種檔案數(shù)據(jù)信息進行開放，從而有效滿足大眾對檔案信息的查閱和使用需求，最大限度地發(fā)揮檔案信息的效用。

（六）在大數(shù)據(jù)背景下，事業(yè)單位要不斷提升檔案管理的信息化水平

在信息時代的背景下，雖然很多事業(yè)單位都在向檔案信息化管理方向發(fā)展，但是就目前各事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀來看，檔案管理的信息化水平還需要進一步提升。目前，大多數(shù)事業(yè)單位在開展檔案管理工作的過程中已經(jīng)利用先進的設(shè)備和技術(shù)替代了傳統(tǒng)的人工紙筆記錄方式，而且通過單位內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建為個部門之間信息的傳遞搭建有效的橋梁，與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，其工作效率和工作質(zhì)量都得到了有效的提升，但是并未達到檔案管理信息化發(fā)展的預(yù)期效果。檔案管理在信息化發(fā)展的過程中要采用電子檔案和紙質(zhì)檔案相結(jié)合的雙渠道管理模式，這樣可以在確保檔案管理工作嚴謹性和安全性的同時，也能夠促進檔案文件調(diào)閱速度的有效提升。同時，在檔案信息管理的過程中，為了能夠及時有效地進行檔案信息的傳輸和共享，檔案管理人員還可以發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)云端的優(yōu)勢進行大數(shù)據(jù)的備份，從而促進檔案信息更加快捷更加高效地使用。

結(jié) 語

綜上所述，大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理工作的有效開展，一方面需要加大檔案管理人員的培訓(xùn)力度，改變陳舊的管理理念，另一方面需要建立完善的信息化檔案管理制度，不斷提升檔案管理的信息化水平，同時還要進行檔案信息化管理系統(tǒng)的有效構(gòu)建，為檔案信息的安全性提供有效的保障，此外還要加大檔案信息的共享力度，最大限度地滿足大眾對于檔案信息的需求，從而不斷提升事業(yè)單位檔案管理工作的實效性。