基于ERP 系統環境的企業內部控制研究

李麗麗

（長春恒拓模具有限公司，吉林 長春 130000）

一、引言

目前大數據技術在財務信息化系統中得到了越來越廣泛的應用，ERP（企業資源計劃）系統已成為企業參與市場競爭、減少企業經營風險的重要管理工具。ERP 系統是將信息和控制融為一體的應用，有利于實現數據信息的整合共享，提高部門間協同效率，提高企業管理水平，保障企業自身的長遠發展。然而，ERP 系統的運用對企業的內控管理提出了更高的要求。例如匹配的復合型人才、ERP 系統與傳統內控管理的融合。

二、企業ERP 系統建設的重要作用

ERP 系統是企業資源計劃的英文縮寫，是以信息技術為載體，將信息技術與先進的、標準化的管理思想融合成一體，結合企業各項資源，利用系統化和先進的管理理念，為管理層以及使用者提供一定的決策手段和方法的一種管理工具。

ERP 系統是幫助企業實現數據管理的重要媒介。“工欲善其事，必先利其器”，因此，ERP系統這枚“利器”的建設在企業內控管理中顯得尤為重要。

（一）ERP 系統有利于加強企業數據整合

隨著企業經營規模越來越大，亟須對上下游行業數據進行整合分析，迫切需要建立一個信息化系統，來幫助企業實現從前端到后端的全過程監控，即使訂單、供產銷、售后質保等形成一整套的數據鏈。通過系統可以分析產品的成本利潤、供需情況、存貨周轉率等，從而加強企業的風險管理，降低企業的營業成本，為股東創造更高的收益。而ERP 系統就可以幫助企業實現對相關信息的收集，以計算機信息技術為載體，對企業相關信息進行加工整理分析，對產品的盈虧平衡點以及市場需求進行預測，再經過內部控制的有效傳遞，使企業的資源得到合理利用，從而增加企業的競爭優勢，提高客戶對產品的忠誠度，降低企業成本。從本質上講，ERP 是一套信息整合系統，是一種管理手段，ERP 系統可以為企業實現細化數據，同時融合企業的管理思想，固化企業內控流程，提高企業的管理水平。

ERP 系統的核心是有效管理整個供應鏈的資源，對企業上下游的數據進行整合，并根據行業環境的發展，對企業的所有業務流程進行整合優化。ERP 系統把財務、業務的信息融合在同一個軟件里，對相關數據進行規劃、控制，通過數據統計分析，實現數據化管理。另外，ERP 可以為企業管理層提供監控及預警功能，比如“供應商生產批號”“合同管理”“供應商價格本”等數據可以隨時提示用戶，強化企業風險管理意識，實現價值增值，降低損失。

（二）ERP 系統有利于加強企業全面預算管理

在過去的企業管理中，都是在財務報表數據的基礎上進行預算與執行情況的對比分析，依據對比分析結果對后續業務進行管理，對不符合預算執行的情況，只能事后反饋總結分析形成原因，對于預算的控制屬于事后控制，缺少對預算管理過程的支持，無法實時監控企業的動態數據，也無法為管理層的決策提供有效依據。但在ERP 系統中實施全面預算管理，整個預算管理的過程關聯企業的所有部門和所有業務，實現了企業的有機統一，促進了各部門之間的協同和數據共享，還可以把事前、事中、事后有效融合在ERP 系統中，成為兼具配合性與協調性的新型管理模式，將原來的事后控制變成事前計劃、事中控制和事后分析，進而有效降低企業運營成本，加強企業的內部控制。

三、ERP 系統與企業內部控制的關系

（一）ERP 系統與內部控制的目標一致

二者的最終目標都是綜合利用企業的各項資源，提高企業的運營效率，增加企業的競爭優勢，統一管理思想，固定業務流程，保證資產的完整性和安全性，實現企業的長遠發展和價值增值。

（二）ERP 系統是內部控制的管理平臺

ERP 系統是實現企業內部控制的有效工具和平臺。在ERP 系統環境下，ERP 系統和內部控制充分融合，通過ERP 系統的運用來實現企業管理理念的更新、業務流程的再造、各項內部控制節點及崗位人員權限的設置。ERP 系統作為內部控制實施的重要工具，為企業內部控制提供了管理平臺。

（三）ERP 系統是內部控制運行的有力支撐

雖然數據化、智能化的信息共享可以通過ERP 系統來實現，但是ERP 系統需要在完善的內部控制體系中運行。完善有效的內部控制體系，為實現ERP 系統的安全運行提供了必要的環境，有效防止ERP 系統受到攻擊及破壞或相關資源丟失，使ERP 系統發揮更大的效用。

四、企業ERP 系統的上線對內部控制的影響

（一）改變了企業內部流程及組織結構

引進ERP 系統后，企業必須對其原有的架構進行優化調整。因為ERP 系統是一個融合了系統性的管理思想和先進理念的管理工具，所以企業需要將自有的業務流程及管理理念向ERP 系統的靠攏，找到個性化需求，在不影響系統的邏輯性與完整性的前提下，調整系統以符合企業特殊業務的需求。通過ERP 系統的運行梳理之后，企業的管理能力會大幅度提升，具體業務流程會更通暢。

（二）提高了內部控制的管理效率

在原有的內控環境下，企業的業務信息傳遞不及時，事前控制及過程監督難以實現，這種情況讓企業非常被動。而隨著ERP 系統的上線，對企業內控流程進行整合優化，實現數據信息化管理，提高了部門之間的協調溝通效率，對內部管理實現全過程的監控。同時，企業在前期系統建設中，通過ERP 系統對企業的所有業務流程進行合理規劃設計，業務流程更規范清晰，內部控制體系明確完善，從而進一步提高了內部控制的管理效率。

（三）提高了內部控制的監督效率

ERP 系統上線的前提是企業改變原有的內部控制管理模式。在ERP 系統運行的過程中，企業只需要將內部控制的目標、流程，按規定整合到ERP 系統中，利用ERP 系統進行數據分析處理，就可以實現全過程監控所有業務信息。ERP 系統能夠幫助企業通過系統來獲取企業的全部業務信息，優化崗位職責，固化業務流程，在這種情況下，監督效果清晰可見，ERP 系統明顯提升了內部控制的監督效率。

（四）有助于減少內部控制的實施成本

按原有的方式來完成內控要求的內容，必須匹配大量的企業資源，但是ERP 系統上線后，系統解決了大部分內容，內控的成本可以得到有效的控制。

五、運用ERP 系統后企業完善內部控制的策略

（一）強化內部控制

ERP 系統上線后，要通過加強內部控制管理來保證企業的穩定運行。但是，現在企業會計電算化普及度低，人們的系統安全意識薄弱。因此，企業在ERP 系統運行過程中，應根據自身發展現狀，綜合分析，合理規劃，將生產經營流程、內控關鍵點和業務處理規則嵌入ERP 系統。在業務流程再造的同時，使ERP 系統與內控制度深度融合。使企業的內部管理更加科學、更加合理、更加系統，增強企業內控體系的靈活性和高效性，強化內部控制的核查、監督功能。ERP 系統上線后，企業組織結構減少了縱向管理的層次，管理效率提高，實現業財融合，可以實時獲取相關信息，全程掌握內控的進度與執行情況，及時發現運行過程中的問題，開展企業風險評估，形成新的內部控制制度，優化配置業務流程，實現科學有效的監督。企業的各個部門通過ERP 系統有效結合起來，保證溝通順暢、企業的日常運行高效。

（二）強化數據處理控制

在ERP 行業內有一句話：三分靠技術，七分靠管理，十二分靠數據。這足以說明數據管理對ERP 的重要性。因此，應通過企業制度約束，增強操作人員的責任意識，聘請專業的ERP實施人員，對關鍵用戶進行針對性培訓，提高操作熟練程度。在優化管理制度的基礎上，進一步完善內控制度，在ERP 設計中定義好運行規則，避免人為錯誤的產生。設置操作權限，完善業務授權范圍，規避人為失誤，實時監督，減少企業風險。企業的內部控制以數據高度集中的ERP 系統為支撐，實現全過程控制，將人、財、物、產、供、銷融入系統，改變原有內部控制系統存在的局限性，發揮內部控制預防性職能。

（三）強化系統安全控制

在ERP 系統環境下，為了保證數據安全及程序穩定運行，減少后臺數據丟失、人為損壞的風險，必須采用科學有效的方法加強系統安全控制，在ERP 系統的基礎上，重視對服務器及網絡架構的雙重內部控制，建立約束機制。在服務器選擇上，配備質量過關的服務器，采取磁盤陣列技術，防止服務器遭到破壞，使數據信息得到及時保存。加強對服務器的管理，指定專人負責，發現異常情況，及時處理。人員未經授權不得擅自進入機房。軟件管理上盡量使用經驗成熟的正規廠商的軟件，并根據企業操作人員的技術水平，選擇相應的咨詢服務。為了保證ERP 系統的安全穩定運行，可以選擇在網絡架構中，增加防火墻、路由器等網絡安全設備阻止病毒攻擊，加強網絡安全管理，或者成立專門的IT 部門來負責ERP 系統的日常運維。

六、結語

在信息快速發展的今天，通過加強企業內控管理來實現企業效益的增加，以ERP 系統為依據提供數據支撐，結合實際經營情況，減少企業風險，加強部門間的協調與配合，提高運營效率，增加企業競爭優勢，實現企業價值增值。