淺談電子發票應用中存在的風險及防范措施
——以大型商貿企業為例

王倩倩

（河南永樂生活電器有限公司，河南 鄭州 450000）

一、引言

隨著互聯網技術的發展，我們邁入了信息時代，“互聯網+”這一概念也上升至國家發展的戰略高度。在“互聯網+”時代，通過使用信息技術，我國稅務機關稅收征管工作得到了有效加強和監管。當前，電子發票得到了大力推廣和運用，與傳統的紙質發票相比，電子發票不需要紙質載體，不需要經過復雜的印制環節，且電子發票的票種核定、開具、發票在線生成、發票傳遞等環節都可以在互聯網上進行，大大節省了發票工本費、打印機成本以及人力等相關管理成本。大型商貿企業在使用電子發票降低企業成本、提高企業財務核算及管理效率的同時，也要認真對待電子發票應用中存在的風險，要制定完善的風險防范措施，充分發揮電子發票的優勢作用。

二、大型商貿企業使用電子發票的必要性

隨著中國網購市場整體規模不斷擴大，大力推動電子發票的普及與推廣，無論對政府監管還是對銷售方、購買方都存在積極意義。電子發票是紙質普通發票的電子化形式，可以通過網絡在線認領、查驗，并且電子發票系統可以與企業內部自行開發或者購買的各種ERP（企業資源計劃）系統相結合，實現電子發票相關資料及附件的全面電子化和集中處理，這也為消費者提供了更加方便的服務。電子發票的使用給企業的財務核算和管理帶來了諸多方便，尤其是對于大型商貿企業來說，其發票的開具和接收數量都較大，因此采用電子發票更有其必要性。

（一）可以提高財務工作效率

電子發票不同于普通的紙質發票，具有無紙化、自動化、網絡化的特點。稅務部門對每天領取發票的數量和次數進行了嚴格限制，因此在使用普通紙質發票時，財務人員需要花費大量時間領取、發放和管理。而使用電子發票后，企業可以通過稅局網絡系統直接進行申請和領取，不再需要企業財務人員到稅局大廳領取發票，節約了財務人員在稅局大廳排隊等待和往來稅局的時間，同時領取的電子發票只需存儲在企業的稅控系統中，無須花費大量時間和精力進行實物的發放、盤點和管理。對于大型商貿企業來說，其每月交易量大，使用發票數量較多，若使用電子發票只需通過網絡系統分配發票即可，無須進行實物傳遞，提高了財務工作效率。

（二）可以有效降低企業的成本

大型商貿企業在使用普通紙質發票時需要承擔一定的發票印制成本、領取成本，同時需要配置一系列專用的打印設備、開票人員、發票管理人員和核查人員，這都增加了企業的成本。而使用電子發票則可以通過將企業內部進銷存系統、財務軟件等ERP 系統與外部稅局開票系統連接，實現系統自動和批量開具發票，減少發票開具流程和所耗費時間，并通過發送鏈接、郵件、微信卡包等方式傳遞和保存發票，使電子發票的傳遞、保管、查詢、調閱更加方便，降低了企業的打印成本、人工成本和管理成本。

（三）可以推動企業核算工作向電子化發展

普通紙質發票在郵寄、使用和存儲過程中可能出現毀損、丟失的情況，補發票又非常麻煩，需要提供大量相關證明及手續，而電子發票在傳遞及日常存儲上更加方便、快捷，能有效降低相應的財務風險，有助于財務核算工作的順利推進，可以推動財務核算向電子化方向發展。同時，在信息化時代和大數據環境下，使用電子發票可以更快地為我國稅務部門提供企業相關數據信息，可以對商品、勞務和服務等流轉過程、增值過程進行全鏈條、全壽命周期的跟蹤，全面掌握發票開具、接收、入賬、報稅等各個環節的情況。對大型商貿企業開具的每一張電子發票，稅務部門都可以進行實時監控，在發現問題時及時問詢，有利于國家進行監管。

三、大型商貿企業電子發票應用中存在的風險

信息時代的到來，推動了電子發票在企業的廣泛運用，電子發票無紙化、自動化、網絡化特點，尤其符合當前大型商貿企業和新興產業如快遞、電商、電信等行業的發展需求。我國大型商貿企業在享受電子發票帶來的便利的同時，也應當關注電子發票使用過程中可能出現的一系列風險和問題，從源頭加強對風險因素的識別和控制，對票據、業務的真實性進行嚴格核查。企業內部出現的業務流程不規范、管理及審核不嚴格等問題，可能會將企業置于重大風險問題之中。

（一）企業經營過程中產生的風險

電子發票在使用過程中的風險與企業的經營過程有密切的關系，如業務的真實程度、發票的來源是否正規、電子發票金額及各項開票信息的正確性、開具內容是否與實際發生的業務相符，這些都需要企業從源頭上進行管理和控制。企業的財務人員應當采用專業的工具和手段，對所取得的電子發票進行鑒別和審核，同時，各部門的相關業務人員也應當對業務及電子發票本身的真實性、合理性承擔相應的責任。在企業經營過程中，如果業務人員提供虛假發票或者提供發票的內容與實際不符，那么企業的財務人員就無法及時地從發票上發現風險并進行有效規避。尤其是對大型商貿企業來說，其業務部門、業務類型相對較多，企業的財務人員不可能對發生的每一筆業務的真實性和合理性都逐一進行鑒別，這在一定程度上增加了大型商貿企業的財務風險。

（二）財務審核和入賬過程中面臨的風險

大型商貿企業需要對所使用的電子發票的真實性、合理性以及重復報銷的風險進行管理，加強業務和財務人員鑒別電子發票真偽的能力，提高其風險識別和防范意識。同時，電子發票可以自行、多次打印，可能導致發票金額、公司名稱等信息被人為篡改或者出現重復報銷的問題。而大型商貿企業的財務人員在對電子發票進行審核時，由于發票數量較多且工作量大，無法通過肉眼快速、準確地對其進行鑒別，這就增加了企業接收虛假發票或同一發票重復報銷入賬的風險。

（三）內部審計和監督方面的風險

大型商貿企業除了要重視電子發票的業務源頭、財務審核等方面外，也要加強內部審計的監督管理，確保業務真實合理、發票來源合規，嚴格控制風險。但大型商貿企業往往將大量精力放在開拓新的業務類型或市場領域、增加銷售額上，容易忽視內部審計監督的作用。很多企業沒有設立審計部門或者審計部門不健全，專業審計人才匱乏，審計過程流于形式，審計部門缺乏獨立性和權威性，無法充分發揮作用，導致企業的管理存在一定的漏洞，這增加了電子發票的使用風險。

四、大型商貿企業在應用電子發票時的風險防范措施

大型商貿企業在享受電子發票帶來的便利的同時，也應當認真對待電子發票使用過程中存在的各種風險問題，立足風險產生的源頭，深入挖掘風險產生的原因，找到風險產生的環節，對各項業務和財務流程進行梳理，制定相應的制度，加強內部審計監督和管理。

（一）加強企業經營過程中的風險管理

目前我國電子發票推廣及使用年限較短，相關的法律法規、制度還不健全，仍在不斷完善。大型商貿企業應當根據各項業務的實際經營情況，對經營過程中的各個環節和流程進行梳理，制定相應的制度和獎罰機制，從源頭實施風險防范措施，確保業務和財務部門相關人員認真履行各自的崗位職責，嚴肅對待電子發票的開具和使用。企業也可以通過制定相應的制度，將每項業務和發票的真實性、合理性考核納入企業績效管理，對從各項業務最初關系的建立到后期具體的開展和實施的每一個環節都要進行相應的監督。在建立相應的管理制度和獎罰機制的基礎上，企業可以對電子發票開具和使用過程中通過弄虛作假套取經費、審核不嚴等導致企業出現風險的問題制定明確的處罰規定，一旦發現違規事項，應當嚴肅追究當事人的責任。

（二）財務人員要加大對電子發票真偽的鑒別能力和力度

隨著電子發票的普遍開具和使用，大型商貿企業需要不斷加大對電子發票真偽的鑒別能力和力度。確保電子發票真實可靠是各項報銷和財務核算工作的基礎，財務人員不能僅依靠自己的肉眼和經驗去判斷電子發票的真偽，或是因為工作量大干脆省略電子發票的真偽查詢和驗證環節。財務人員在對電子發票進行審核時，可以使用國家稅務總局全國增值稅發票查驗平臺、各地稅局系統發票查驗平臺或者各種企業開發的電子發票查驗小程序對發票代碼、發票號碼、開具內容、開具金額、公司信息等內容進行一一查驗，在確保發票真實、合理后再進行報銷及相關的入賬、財務核算工作。

（三）加強內部審計監督和管理

在使用電子發票時，大型商貿企業應當加強內部審計監督與管理，不定時梳理業務流程和財務內部控制流程，及時發現電子發票開具及使用過程中存在的風險和隱患，制定科學、合理的內部審計管理制度和內控方案。必要時可以建立獨立的審計部門，招聘一些專業人才或開發一些專業的系統和小程序，對電子發票進行有效的風險管理。同時，大型商貿企業也應當確保內部審計部門和人員有一定的獨立性和權威性，使企業其他部門愿意積極配合審計部門開展工作，進而推動內部審計管理制度和內控方案的有效實施。

五、結語

在“互聯網+”時代，電子發票已成為一種必然趨勢，越來越多的企業開始使用電子發票。大型商貿企業應快速適應“互聯網+”時代的發展，推進大數據時代的財務管理，推動電子發票的使用，及時對各項業務的真實性、合理性進行監督，增強對電子發票真偽的鑒別能力，建立相應的管理制度和獎罰機制，加強內部審計與監督，降低電子發票使用過程中的風險，使電子發票充分發揮出自身應有的優勢和作用。