信息化時代提升檔案管理水平的策略與方法分析

中共夏津縣委辦公室 山東夏津 253200

1 信息化檔案管理概述

通過現代網絡信息技術在檔案管理工作中的應用，通過兩者的不斷深度融合，借助計算機對各類資料數據進行采集、整理、加工，有利于后期信息資料的開發利用，更好地在企業發展建設中充分發揮作用。因此，在信息時代，傳統的檔案管理模式需要改革和創新，從以往的繁瑣、低效率的人工方式向快捷、高效的智能信息化方式轉變，使檔案管理工作效率有效提高。另外，檔案管理信息化工作主要涉及建設檔案管理基礎設、信息化建設細則規范化、構建資源管理平臺、開發系統軟件幾方面內容。

在進行檔案基礎設施建設中，需要圍繞信息化、數字化、現代化的建設核心，對資源平臺進行有效構建，使國家與企業之間的聯動得以強化，從而進一步促進信息化檔案基礎管理平臺的建立，同時通過分級制以及規范化細則的建設，結合企業自身實際情況，根據國家相關法律法規，對規范標準進行制定。另外，在進行資源管理建設時，需要高效整合檔案管理資源，對檔案管理中心進行構建，確保檔案資源的全面性、有效性和完善性[1]。基于現代科學技術，對檔安管理系統軟件進行開發建設，強化軟件功能，使系統軟件的實效性有效提高。

2 信息化時代提升檔案管理水平的策略

2.1 健全相應的檔案管理制度

要想有效保證檔案管理工作的質量，首先就要完善當前的相關管理制度。傳統檔案管理工作過程中已有規章制度，已經很難適應新的社會發展形勢的需要，特別是伴隨網絡技術的快速發展，相關的檔案管理工作模式已經發生了質的變化。因此，單純依靠傳統的規章制度已明顯不合時宜。只有在當前網絡環境下制訂相應的規章制度，才能有效進行檔案管理職權的分配，符合網絡平臺的相關要求。此外，還要結合當前檔案管理工作情況，定時召開相關工作會議，對于檔案管理工作中出現的問題，做好相應的總結，并采取合理的措施，保證相關的檔案管理制度符合現實工作的需求。

2.2 提升網絡管理平臺的安全性

檔案是機關、企事業單位工作過程中不可缺少的參考依據。在檔案管理過程中，保障檔案相關資料的真實性會直接影響后續工作的正常開展。因此，為了保證相關檔案管理工作的有效性，有必要對相關的檔案管理技術進行改革。信息化檔案管理平臺的安全性，與當前的網絡使用環境以及干部職工的工作習慣有很大的關系[2]。作為相關的網絡維護部門，要保證檔案工作人員有個安全的工作環境。此外，與檔案相關的工作人員在工作過程中，也要在科學合理的制度下配合檔案管理工作，如登錄檔案管理賬號后，要及時刪除賬號信息；工作開始前要對當前的網絡環境進行安全測評等，從而將相關的網絡安全風險降到最低范圍內，這樣才能保證檔案安全管理工作沿著正確的軌道前進。

2.3 創新管理思路

檔案管理部門要積極轉變傳統的管理思路，合理利用先進管理技術，對管理模式進行科學創新，促進管理效率的提升。當前的管理工作重視對資料信息的收集整理，缺乏有效的分析，使得檔案存儲環節較為混亂，不能對資料進行科學的分類處理。而檔案工作人員缺乏有效的主動意識，堅持傳統的工作思路，并不能結合實際的工作形勢，進行管理思想的創新，并不能形成較好的管理效果。這就要求創新管理思路，積極利用先進信息技術和管理理念[3]，對管理模式進行科學完善，推動信息化水平的提升。同時要增強服務意識，當前的檔案工作對檔案使用環節缺乏有效的重視，只能夠按照使用者的需求提供相關的查詢和調用服務，而檢索機制相對落后，雖然已經實現了信息化的管理流程，能夠利用計算機對相關資料進行查詢，但是檢索關鍵詞相對較少，并不能充分滿足使用者需求，不能為其提供優質的服務。這就要求管理部門要提升服務意識，合理利用信息技術，對檔案使用環節進行科學優化，提升檔案管理水平和服務質量，充分發揮檔案價值，為企業發展和教科研活動的高效開展提供有效支持。

2.4 加強檔案管理信息化建設

為了確保檔案管理工作的順利開展，要不斷加強信息化建設與管理工作，健全和完善相應的檔案管理機制至關重要。在信息時代下，要明確檔案管理工作的管理目標和方向，有效構建信息化檔案管理機制，保證檔案管理工作的有序開展。不少單位缺乏對檔案管理信息化的重視度，信息化建設力度不足，造成檔案管理工作的隨意性，降低了檔案管理的工作效率。因此，要加快檔案管理工作信息化的建設步伐，強化信息化檔案管理系統的軟、硬件配置，構建科學合理的檔案管理系統，有效保證檔案管理工作的質量和效率，避免檔案管理工作出現秩序混亂的問題[4]。另外，在信息化檔案管理中，針對檔案資料級別的不同，要設置相應的權限，要明確規劃出檔案管理框架。

總而言之，在信息時代背景下，企業應對檔案管理工作加強重視，對傳統的管理觀念予以轉變，積極接受現代技術和新的管理理念，使工作人員的理念更新，增強服務意識，對檔案管理工作進行改進和創新，在加強新技術應用的同時，加強檔案資源管理的規范化管理，不斷拓展檔案資源，強化檔案安全保障體系，促進檔案資源的共享，使檔案資料使用價值實現最大化。