對醫院文書與檔案工作有效銜接的體會

醫院文書檔案記錄了醫院的各項行政管理活動，具體包括上級和醫院內部制定的各種政策性、指導性、業務性的文件，醫院的各種重要證件、重要事件、會議記錄，以及與其他組織往來的相關文件、責任書、協議、合同等等。它是醫院運營過程的真實全面反映，是醫院開展各項管理工作和項目的重要基礎，對于戰略決策的制定有著非常重要的意義。一些醫院在檔案管理工作中對于文書檔案的重視度不足，文書檔案管理的及時性和規范性不夠，對于醫院的戰略發展會造成較大的阻礙。

一、醫院文書檔案管理工作的特點

（一）檔案內容。醫院的文書檔案記載了醫院的各項行政管理活動，檔案內容涉及多個部門和科室，不同科室的工作性質有較大的差異，因此檔案內容不僅種類繁多，還具有很強的專業性。

（二）管理重點。在醫院文書檔案管理工作中，以重要事件作為記錄重點，在進行檔案收集過程中，還要注意文件前因后果的邏輯性和完整性，及時對事件內容、進展以及結果等材料進行匯總。檔案載體除了紙質檔案，還涉及不同載體的檔案，比如電子檔案、光盤、照片、實物。

（三）相互關聯。文書工作是檔案管理工作開展的前提，兩者相輔相成，做好文書跟檔案工作的有效銜接，是提升醫院檔案管理水平的重要手段。

二、醫院文書與檔案工作銜接中的問題

（一）兩者存在脫節的情況。在醫院的日常管理工作中，很多醫院沒有做好文書工作與檔案工作的有效銜接,只關注日常文書工作的完成情況，而忽略了文書檔案管理工作。部分工作人員的檔案管理意識比較淡薄，導致每年統一歸檔時經常出現文件殘缺不全、內容相互關聯的文件沒有系統收集的現象，嚴重影響歸檔的系統性和完整性。檔案室工作人員收集來自各職能科室的文件時，經常接收到一些有問題的文件資料，導致專職檔案人員在每年的文書整理工作中需要花費大量的時間，工作效率大大降低，還影響到文書檔案的歸檔質量。

（二）對文書檔案管理重視不夠。醫院的綜合檔案室負責每年文書檔案的歸檔工作，需要各職能部門積極配合，在日常工作中注意文書資料的收集，保證在規定的時間內集中整理并交接給綜合檔案室。但是在具體工作過程中，一些部門的領導不重視文書檔案的管理工作，導致兼職檔案員頻繁更換，有的兼職檔案員缺乏檔案知識，有的以應付的態度對待檔案工作，從源頭上影響了文書檔案的質量。因為各職能部門的工作具有很強的專業性，只有公文處理員和兼職檔案人員能夠確定移交的檔案是否全面完整，專職檔案員無法對其進行判斷，因此，各職能部門對檔案的重視程度直接決定了醫院文書跟檔案工作的銜接效果。

（三）檔案管理制度沒有與時俱進。隨著信息技術的發展，文件的數量逐年增加，文件的類型也有所變化，但醫院現有的文書檔案管理體系不夠完善，文書檔案規范化流程、文書檔案工作制度和歸檔分類方案未及時修訂，特別是對于檔案工作的激勵制度基本沒有涉及，在目前專職檔案人員配備不足，大部分檔案人員兼職的情況下，如果沒有相應的激勵機制，會喪失他們對檔案工作的積極性。再加上檔案專業在醫院屬于非主系專業，醫院比較注重培養醫療人才，而忽視了對檔案人才的培養，缺乏對檔案專業知識培訓的支持力度，導致醫院的檔案管理人員專業化水平不夠。

（四）醫院檔案管理從業人員專業素質有待提高。醫院檔案人員的專業知識水平與現代化的文書檔案工作要求存在一些差距。一方面，醫院的文書檔案管理大多與辦公室、黨辦、醫務科等部門緊密聯系，文書檔案管理人員不僅需要具備檔案管理的專業知識，還需具備醫院綜合管理的知識體系；不僅要了解一些醫療專業的常識，還要了解醫院的歷史和文化；不僅要熟練掌握傳統的檔案管理方法，還要掌握與電子檔案管理相關的信息技術知識，而目前管理人員隊伍中往往缺乏這樣的復合型人才。另一方面，存在重業務、輕檔案管理的現象，醫院有限的編制更多地向一線醫務人員傾斜，使得從事文書檔案管理工作的專職人員數量只減不增，而且相應的培訓深造和晉升的機會也十分有限。

（五）醫院對檔案管理的投入較少。大部分公立醫院存在用房緊張的情況，保存檔案的場所和職能科室的辦公空間很有限，再加上日常工作中每天都產生大量的文書材料，如果不注意及時分類和保存，很容易發生重要文件資料丟失的情況。無論是各職能部門還是綜合檔案室，有的環境根本達不到存儲重要檔案的條件，很難完全達到檔案管理“十防”的要求，如遇上房屋漏水和內澇的情況，檔案損失的風險極大。

三、強化醫院文書與檔案工作銜接的策略

（一）保障文書工作跟檔案工作的規范銜接。在醫院文書檔案的管理工作中，文書質量決定著檔案管理的水平，因此相關管理人員要保證文書跟檔案工作之間形成良好的銜接效果。首先，要選擇文書管理人員擔任科室的兼職檔案員，承擔文書材料的立卷以及歸檔工作。在進行文件的處理過程中，各科室兼職檔案員要及時跟進并完善文件材料的內容，確保文書檔案及時收集整理齊全，對于所有的收發文件應及時進行登記，一旦發現文件缺失的問題，要在第一時間內進行處理。其次，綜合檔案的專職檔案人員要積極與兼職檔案員進行溝通，及時給予兼職檔案員幫助和指導，緊密結合醫院檔案的立卷原則和方法，保障文書檔案的質量。比如，在近期開展的新冠病毒肺炎疫情防控工作期間，醫院產生了大量相關文件材料，應該將此作為本年度重要的歸檔工作來抓，醫院應及時發布通知，作為各職能部門歸檔工作的指導文件，并提出具體歸檔要求，專職檔案員要定期督促各科室認真完成此項歸檔工作。最后，兼職檔案員向醫院檔案部門定期移交上一年形成的檔案后，專職檔案管理人員應立刻開展文書檔案的整理、鑒定、分類、編目和檢索、統計、電子化，以備提供檔案利用。專職檔案員在歸檔過程中，一旦發現文件缺失的情況應及時和兼職檔案員進行溝通并補全檔案，特別是帶有批復的文件以及重大事件的相關檔案材料要引起高度重視。只有做好了以上三個方面的工作內容，強化各部門之間的文書檔案合作意識，才能保證文書跟檔案工作有效銜接。

（二）增強檔案管理意識，提高檔案人員業務水平。通過檔案利用發揮的實效，讓醫院領導充分認識到檔案管理的重要性，并把檔案建設加入組織的中長期計劃中，還要投入更多的資金到檔案設施設備和檔案人才培訓中。當然，醫院文書檔案管理需要高素質的檔案人才，他們既要具備公文能力和文書檔案的專業知識，也要掌握信息技術和安全保密等方面的專業知識。在醫院難以增加行政人員的情況下，應加強檔案工作人員的培訓工作，定期派檔案人員參加檔案培訓，確保其掌握檔案管理理論和方法，并且要求檔案管理人員在日常工作中通過多種途徑和方式，來宣傳文書檔案管理工作的重要性，這樣才能夠深化管理人員對文書檔案管理工作的認知程度，對于醫院文書檔案管理工作的有序開展有著積極意義。

（三）完善文書檔案管理體系。傳統的管理體系難以滿足目前醫院的文書檔案管理需求，只有與時俱進，不斷完善文書檔案管理體系，才能為后續檔案管理體系建設奠定良好的基礎。檔案工作領導小組要把每年的文書檔案規范化流程、文書檔案工作制度和歸檔分類方案進行討論和修訂，優化工作方法，明確責任分工。醫院可以結合實際情況，在現有的管理基礎上，對檔案管理人員的職能和權責進行明確，通過適當的獎懲機制來提升文書檔案管理效果，并且要建立檔案管理工作業務考核體系，使考評結果和績效相結合，這樣才能確保文書檔案管理工作能夠有章可循，保障文書檔案管理工作的有序和高效開展。

（四）增加檔案管理設備設施的投入。為了防止重要檔案遭受損失的風險，滿足當前文書檔案工作的需求，醫院應投入更多資金來購買新型設備設施，還要建立穩定的數據庫和安全的檔案局域網，并且安裝檔案信息化所需的軟件、殺毒工具。對于有條件的醫院要為綜合檔案室升級改造檔案庫房，沒有條件的必須購置庫房所需的溫濕調節器等設備，檔案工作人員做好日常庫房的“十防”工作。檔案室工作人員還要逐步掃描歷年的紙質文書檔案，使之轉化成電子文件形式，并按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T18894-2016）進行管理。這些工作需要各科室兼職檔案員與檔案室專職檔案員共同合作，積極推進文書檔案電子化建設，為檔案利用工作提供更便捷、更優質的服務。

四、結語

綜上所述，醫院的文書工作跟檔案工作在銜接過程中存在一些問題，針對這些問題，需要醫院領導與相關工作人員提高對文書檔案管理的關注度，及時更新管理觀念與管理方法，增強檔案管理意識，注意文書跟檔案管理工作的銜接，提高檔案人員業務水平，創建完善的管理機制，完善管理設施設備，有效提升文書檔案管理工作的質量與效率，使檔案管理工作滿足醫院的經營需要。