某三甲醫院檔案信息化管理相關探討

檔案工作作為醫院開展各項工作的真實記錄，是醫院發展史的標簽，也是推進各項工作創新發展的重要基礎，具有非常重要的價值。隨著網絡科技的發展和檔案管理理念的轉變，信息化和檔案管理的結合成為檔案管理工作者的一項重要課題。恩施州的醫院眾多，但高等級醫院少，某醫院是恩施州及周邊地區第一所集醫療、科研、教學和保健于一體的三甲醫院。醫院等級水平越高，意味著床位數越多，門診量越大，相應的檔案管理難度增加。醫院檔案主要分為病例檔案、文書檔案、財務檔案、科研檔案等，其中，病例檔案信息數量最多。如該醫院病床數超過千張，截至2019年底，門（急）診病人數達160.39萬人次，住院病人數達10.35萬人次。每天門診患者產生的醫療信息數據較為龐大。另外，該醫院在崗職工2479人，相應的人事、財務信息也必須歸檔管理。

一、分析醫院檔案管理工作

醫院檔案管理工作在創3A以前存在的五個明顯問題：

（一）檔案管理科室分散，檔案收集不夠精細。該醫院各個科室對檔案分散收集，檔案無統一的存檔標準，每個科室對自己科室的檔案管理“各自為政”，甚至有些科室對檔案資料的收集及移交工作執行情況不佳，不利于檔案的精準性與安全性。

（二）檔案管理缺乏監管，管理執行效率較低。該醫院檔案管理方式缺乏監管，管理執行效率不高，無形中降低了檔案利用效率。

（三）檔案管理標準弱化，信息有效共享困難。醫院檔案管理不僅是指檔案的保存，更重要的是對醫院歷史資源的共享利用，從而達到更好地服務于醫患的目的，這樣才能使醫院更有效運轉，我國醫療事業也能得到發展。但是，由于該醫院各個檔案管理標準之間存在差異，導致部分醫療檔案信息共享困難。

（四）檔案管理硬件不足，難以滿足長遠發展。隨著信息化技術的不斷提高，現代醫療需求也逐步增加，需要存檔的醫院檔案不僅有紙質版的資料，還有膠片、影音等材質的資料，并且資料數量逐步增多。該醫院檔案管理場所投入缺乏，環境存在較大問題。

（五）檔案管理工作人員的專業素養有待提升。檔案管理工作人員是檔案工作的直接負責人，其專業素養的高低直接影響檔案工作的結果。時代的發展注定了檔案管理知識的不斷更新，信息化、集成化的檔案管理模式已經是檔案管理工作發展的必然趨勢。如果醫院檔案管理工作人員無法及時、系統地學習并掌握檔案信息化管理，專業素養跟不上時代的步伐，檔案管理工作將很難與高速發展的醫療技術同步，最終將阻礙醫院綜合實力的提升。該院以前各職能部門的兼職檔案管理人員對檔案的錄入、編號、銷毀等環節的流程不熟悉，也導致檔案混亂、冗余或缺失。由于某些職能科室對檔案管理工作不重視，醫院檔案資源的利用率沒有最大化，不能更好地促進醫院工作開展以及為各群體服務。

二、探討醫院檔案管理的有效舉措

隨著人們對醫院檔案資源重要性的認識越來越深刻，三甲醫院檔案管理工作必將越來越科學化?；ヂ摼W技術可以提升醫院檔案管理水平，讓檔案管理工作成效與醫院服務質量同步提升。在“互聯網+”大背景下，醫院的檔案管理工作應該適應互聯網發展的趨勢，注重對各種軟硬件條件的改善，提高檔案管理人員的信息技術水平。同時加強對檔案管理工作的重視程度，確保檔案信息的安全性和準確性，充分發揮檔案的應有作用，提高醫院的服務水平。

（一）該院針對存在的問題，嚴格按照上級檔案管理標準，切實加強檔案制度建設、檔案管理團隊建設、檔案設施建設，全面提升檔案管理工作的水平。1.對檔案管理者而言，“互聯網+”時代既是挑戰更是機遇。該院因地制宜，從加快傳統載體數字化、電子文件接收、重要信息數字采集等數字檔案資源建設入手，逐步建立了科學的計算機目錄和檢索工具，依靠現代辦公設施和軟件，進行科學化、數字化和網絡化管理。2015年，該院將單機版科怡軟件升級為網絡版，并配備了網絡版檔案管理軟件和檔案數據管理專用服務器，為檔案管理提供了良好的信息化物質基礎。利用查詢系統建立網絡檔案查詢平臺，在維護檔案安全的基礎上實行院內檔案的遠程利用。該醫院注重檔案管理的現代化，從2009年開始逐步在全院范圍內推動電子政務平臺運用，改變傳統辦文模式，實現痕跡化管理，加強電子文件的備份和存儲管理。近年來，還對照片、錄音等電子檔案進行編目和著錄，建立和完善新型載體檔案的整理編目規范與機制。配置存儲備份、數據恢復、安全保障等設施，落實數字化檔案的異質、異地備份制度。2.該院要求管理人員熟知信息管理程序，迅速調閱檔案目錄，準確將計算機目錄與室藏檔案對接，全面提高檔案利用的效率和質量。多次派檔案室專職檔案工作人員外出學習培訓，并在院內組織各個科室的兼職檔案管理員進行常規化培訓，確保管理人員能對相關檔案法律知識予以了解。醫院檔案密級的設定需要按照《檔案法》等來設定，醫院內部也可自行規定，將文件設為“絕密”“機密”“秘密”級別。不同級別的文件公開的時期和公開的群體對象不同，這樣可以防止醫院或患者的利益受到損害。重要的檔案資料，應予以備份。醫院利用定期考核和獎懲機制提高其工作的積極性，形成良好的管理氛圍。醫院每年還針對檔案工作召開總結大會并表彰優秀檔案管理工作者。3.根據相關規定，300張及以上床位醫院應配備4名以上專職檔案管理人員。該醫院作為省特級檔案管理單位，設有專業的綜合管理檔案室和病案室。其中綜合管理檔案室負責除病案室以外的所有檔案信息，配置專業檔案管理人員4人。病案室配置有專職管理人員16人。另外，各職能科室和部門也分別配置兼職或專職檔案管理人員，生成的檔案文件定期報送綜合檔案室和病案室。檔案互聯網信息化建設的技術主體是技能管理人員，管理人員不僅要具備過硬的檔案技能專業素質，還要有較強的信息化技能，注重信息時代的網絡安全問題。

（二）強化檔案信息化建設。1.2019年，檔案室和計算機中心聯合開發了移動化檔案系統，檔案室將室藏檔案掃描建立了原文數據庫，各科室檔案利用者可以直接通過電腦、手機APP查閱檔案和瀏覽原文，既方便了利用又提高了效率。檔案管理的電子化和科學化，使得醫院數據信息的保存和流轉更加規范和有效，這不僅使得醫院的信息資源財富與日俱增，也通過文件管理規范了醫院各崗位的日常工作。2.醫院加大檔案管理人員和資金投入，成立醫院檔案信息化管理團隊，設備科積極配合該團隊，及時進行設備設施的引進，對陳舊的設備予以更換，以滿足檔案信息化管理工作的需求。設立專門的檔案部門，專業的檔案存儲空間，檔案室需配置防高溫高濕設備、防紫外設備、視頻監控等軟硬件設備。這些設備的投入可以保證實現檔案統一管理以及紙質檔案的安全等。而在互聯網化方面，三甲醫院還需要投入電腦終端、存儲和交互服務器、攝影和錄音等硬件設備。另外，還需要各類軟件系統，如照片、錄音、錄像檔案處理軟件，綜合檔案管理軟件，手機APP軟件等。通過各類軟硬件建設，有助于檔案管理工作制度化，使檔案的生成、編號、轉移和注銷流程化、有序化，并可實現隨時隨地的檔案管理。檔案資源庫還應方便非辦公群體的使用，讓檔案資源服務更多的群體。3.計算機網絡中心聘請和培養專業工作人員對網絡軟件、硬件設施等進行安全維護、應用性管理和創新性升級改革，從而順應時代發展要求，提高醫院檔案管理工作的基本水平。首先，是網絡的物理安全。全移動式辦公的基礎是流暢的電子網絡，這需要各類網絡設備、電器設備24小時保持正常運轉，醫院可將此類設備交由專業公司負責運營。其次，要避免軟件系統遭遇網絡攻擊。網絡黑客以及病毒始終是潛在威脅，必須為醫院局域網設置防火墻、并在服務器和各終端安裝專業殺毒軟件，對路由器、數據庫加密，防止網絡攻擊。最后，來自系統內部的網絡威脅往往最大，為防止醫院內部人員泄露機密，應為所有的檔案文件設定密級。

三、醫院取得的成效

2016年1月順利創建成為“湖北省AAA級檔案室”；2018年通過省特級檔案工作目標管理；2019年至今，各類檔案利用年均達1000人次，2500余卷。

四、總結

綜上所述，該醫院檔案管理已轉型為信息化管理，創新了檔案管理的服務方式，提高管理人員的綜合能力，增強了軟硬件條件的改善，促進醫院檔案管理工作邁向現代化和科學化，服務于醫院發展進步。