電子檔案管理與傳統檔案管理的利弊與融合

傳統檔案管理工作中最重要的一項就是紙質檔案管理，它所呈現的形式是多種多樣的，在社會發展的過程中具備很高的保存價值，相對于以往的檔案管理形式，電子檔案管理所含的主要形式就是電子信件與電子圖表等方法，這兩者在根本上有著很大的區別，電子檔案管理主要是通過計算機技術與信息化技術的方式進行儲存，通過信息化將檔案資料進行共享與儲存，信息化檔案管理與多元化檔案管理是社會發展的主要趨勢與方向，這對于檔案管理的效率與質量有很大的促進作用，對于檔案管理人員也提出了更高的要求與挑戰。電子檔案還具備很高的快捷性與多樣性，與社會發展因素息息相關，因此，電子檔案管理形式是未來的重要發展方向。

一、簡述電子檔案管理與傳統檔案管理的相同點

（一）管理原則相輔相成。傳統檔案管理與電子檔案管理兩者的原理是一樣的，電子檔案是傳統檔案管理隨著時間推移與社會進步的產物，電子檔案管理是傳統檔案管理基礎的一個延伸與進展，將信息化技術體現得淋漓盡致。當然電子檔案的效率遠遠要比傳統檔案管理高得多，這兩者之間也有著千絲萬縷的關系。從另一方面來說，電子檔案利用的是電子技術的快捷性與多元化進行儲存，在保管過程中難免會遇到一些信息隱患的干擾，信息的真實性與有效性還是需要傳統檔案的支撐，當然從儲存方式上來講，傳統檔案管理的方式過于繁瑣，儲存量也非常有限，這一點，電子檔案管理的優勢不言而喻，在事業單位的綜合管理中有著不可替代的作用。

（二）檔案管理的基本原則協調一致。以上講到，電子檔案是在傳統檔案管理的基礎上創新所得，傳統的檔案管理方式借助時代的技術與背景不斷革新與改變，進而提升了管理效率與綜合水平，電子檔案管理的方式在質量上與服務水平上都有著顯著的提高，這也是信息化時代發展的必然節奏，將檔案管理的范圍不斷拓展與加強。傳統檔案管理是電子檔案管理的基礎，是檔案管理模式升級的基礎。技術的支撐是電子檔案的有力保障，也是傳統檔案管理進步的重要標志。

（三）傳統檔案管理的基礎上創新了電子檔案管理。經濟的發展推動了社會的進步，這兩者之間是相輔相成的關系，信息化檔案管理工作已經成為事業單位檔案管理的重要內容之一。從內容上分析，電子檔案管理的信息存儲量非常廣泛，所包含的方面都與檔案內容息息相關，雖然不是獨立存在的，與其他部門的管理工作有著協調的作用，其主要是目標就是為了更好地實現資源共享與管理，這樣可以將傳統檔案管理更好地整合與歸檔，促進工作人員對檔案資源進行及時儲存與保管。以往紙質的檔案管理方式主要是為了檔案部門采集與歸檔服務，電子檔案管理也是在以往的基礎上延伸并創新出的新方案，這兩者之間缺一不可。

二、傳統檔案管理與電子檔案管理的區別

（一）傳統管理與電子管理對檔案資料的保管方式有所區別。紙質方式的檔案管理以傳統的模式管理，對于檔案資料的存儲環境有著非常嚴格的要求，并且在存儲的時候還要避免資料的損壞與漏失等現象，畢竟紙質的管理方式很容易出現損壞或丟失等問題，而這些問題在日常的管理工作中也很難避免，如果在檔案管理中采用數字化的快捷方式，在電子資料的查閱與儲存時就會減少這種現象的發生，并且電子檔案資源的安全性也可以得到進一步的保障，不管從任何角度來看，都具備很多的方便性。

（二）在檔案資料歸檔時限方面有著不同的規定。紙質的檔案管理在歸檔時通常是將檔案資料先采集與收集完畢之后再由管理人員進行統一的分配與保管，這些資料在保管時具有一定的繁瑣性與復雜性，如果采用數字化的管理方式，會將電子檔案管理的方便性、快捷性發揮出來，對于檔案資料的分類也有著一定的促進作用，這兩者的區別，會直接影響到檔案儲存的效率與服務范圍。

（三）在檔案資料的歸檔方式上有一定的區別。眾所周知，傳統的紙質管理模式在資料歸檔的過程中非常重視它們的完整性與綜合性，通常會在檔案資料采集完畢之后對其進行合理的分配與調整，然后根據實際需要進行下一步的分析，而電子檔案管理方式所采用的是信息化的管理手段，對所有需要儲存的資料進行統一的分配 ，并設定電子編碼進行管理，這樣的方式可以很大程度上提高管理的工作效率。

（四）電子檔案與傳統檔案管理人員的技術要求存在差異。電子檔案管理需要的人員更加注重技術性，應該能夠熟練使用計算機知識，能夠準確運用相關平臺與流程。其中需要注意的是，在實際的管理過程中，兩個檔案管理對于人員的要求雖然存在差異，但是都應該注重對管理人員進行培訓與提升，促進檔案管理工作不斷進步。

（五）電子檔案與傳統檔案管理查詢模式的區別。在電子檔案與傳統檔案管理中，兩者的查詢模式有著明顯的差異。就電子檔案查詢模式而言，需要借助一定的技術支撐，使用者需要進行注冊登錄，才能獲取相關的信息資源。一旦使用者注冊之后，便可以隨時隨地登錄查詢所需要的各種信息資料。同時，使用者需要結合電子檔案管理平臺的規定，繳納一定的查詢費用。傳統檔案管理，不需要使用者注冊與登錄，就可以直接進行信息資源的查詢，但是傳統的檔案管理查詢的流程較為復雜，速度也較慢，電子檔案查詢更加便捷、高效。

三、電子檔案應用風險規避的重要舉措

（一）做好歸檔電子文件技術處理細節。在電子檔案技術處理的過程中，要因時制宜進行統一管理與歸檔，做好電子文件之間的復制與防偽細節，以免文件在儲存的時候發生重復的現象，嚴重影響到今后查閱工作的開展與進行，并且在技術細節方面，還要注重工作人員的專業性與技能性，需要專業技術很強的工作人員進行處理，完善其中的各個細節，將技術處理做到最細最好的程度。

（二）文件保存工作需要高度重視。在新形勢的大環境下，電子檔案管理是新興的一種產物，也是檔案管理工作創新的重要形式，因此，在電子檔案管理的保存過程中，需要高度安全性與全面性，以防檔案資料的缺失與疏漏，在具體落實的過程中，可以對檔案資料進行歸類與分配，確保在管理過程中文件的完整性，這為今后的查閱工作做出鋪墊。

（三）加強檔案管理人員綜合素養的提升與培養。近幾年來，事業單位的檔案管理部門隨著信息化技術的融入，工作效率得到了很明顯的提高，工作人員所面臨的工作負擔也有所增加，工作人員的專業技能與綜合素養需要管理層高度重視，如果工作人員的專業技能與素養得不到良好的提高，勢必會對檔案管理工作造成一定的負面影響與困擾，因此，檔案管理部門需要根據實際需求培養與挑選技術能力過硬的人才，從而提升他們的綜合能力，對于他們的思想意識也要及時關注并進行教育，使他們意識到自己工作的重要性，使他們更加積極地投入工作中，為事業單位的發展做出努力。

（四）進一步完善檔案管理制度。一套完善的電子檔案管理制度是事業單位檔案管理工作的基礎與前提條件，在日常的信息化檔案管理工作中，合理地建立一套管理方案是檔案事業發展的前提，而電子檔案的儲存方式離不開傳統檔案管理的基礎與支撐，因此，管理部門在發展電子化檔案的過程中，要明確這兩種管理方式根本的區別，盡可能地將兩者有機結合在一起，還要根據情況建立完善的管理制度，對采集與歸檔工作進行合理的規劃與調整，這樣做不但可以減輕工作人員的負擔，同時可以拓寬檔案部門的服務范圍，對事業單位的發展有很重要的意義。

四、結語

綜上分析，電子檔案管理是在傳統檔案管理的基礎上創新出來的新方法，不管是在工作效率上還是服務質量上都有著顯著的提高，其中最為明顯的就是檔案管理的效率得了明顯提升，同時數字化的檔案管理模式也為社會的環保工作做出了一定的貢獻。作者通過上文的分析，論述了傳統檔案管理與電子檔案管理的共同點與不同點，在未來的檔案事業發展中，電子檔案管理將全面取代紙質檔案的管理方式，是事業單位檔案管理工作的發展趨勢，合理運用電子檔案管理進行統籌規劃，可以為事業單位的發展奠定堅實的基礎。近年來，在信息化的推動下，電子檔案的發展十分迅速，管理人員需要運用科學化的管理模式開展檔案管理工作，從而建立起一套完善的管理制度與相關條例進行管理，在未來的日常工作中，只要不斷創新與實踐，積極主動創造條件，加快社會主義現代化建設，相信檔案事業的發展定會更上一層樓。