淺析醫院辦公室檔案的應用及管理特點

在醫院中，辦公室檔案承載著醫院發展和建設的歷史，只有加強辦公室檔案管理，才能夠“以檔案促進醫院發展，以檔案成就醫院品牌”。最近幾年，我國的醫療衛生行業快速轉型和發展，醫院服務職能也在不斷提高，并且辦公室檔案管理工作水平也在不斷提高。但是，在辦公室檔案管理工作中，依然存在一些問題，必須要正視這些問題并解決問題，加強檔案信息化與科學化建設，切實提高檔案管理的效率。

一、醫院辦公室信息管理的基本特點

（一）內容多且雜。隨著經濟的發展，醫院的辦公室檔案管理工作也在不斷完善和優化，不但能夠保留傳統的一些檔案，同時利用信息化技術，能夠對音頻、圖片和視頻等等不同形式的檔案資源進行管理。另外，醫院的檔案管理工作種類多并且復雜，因此，醫院辦公室檔案管理呈現出多樣化特征。1.醫院辦公室檔案有較多的業務指導類檔案。在醫院的日常工作中，內容比較繁重，并且業務復雜，這就使得醫院檔案管理的難度顯著高于普通辦公室檔案管理的難度。另外，在醫院內部，其科室和部門十分復雜，檔案需要及時更新換代，并且需要不斷補充一些新的操作標準和規章制度，及時更新醫療技術等。2.醫院主要服務社會和廣大人民群眾，因此在辦公室檔案中，其中有很多醫患關系類的檔案。最近幾年，人們的醫療保健意識不斷提高，在醫療活動中，也會產生一些醫療糾紛，這些檔案直接關系到醫院的醫療效果，關系到醫院的發展，因此，必須要加強對這些檔案的管理。在醫院產生醫療糾紛時，能夠采用調查報告的方式進行解決，這是辦公室檔案管理工作的作用所在。3.醫務工作者的聘任、晉升檔案。在醫務工作者的職業生涯中，其晉升和聘任等文書，均屬辦公室檔案管理內容。

（二）檔案的完整性。在醫院辦公室檔案管理工作中，工作人員的流動比較少，這和普通單位存在著很大的不同，辦公室檔案工作者的穩定是確保檔案管理完整性的基礎。檔案管理工作者必須全面了解檔案，能夠快速進行查閱和檢索，不斷提高檔案管理的質量和應用效果。

（三）檔案信息模式多元化。在醫院的檔案信息中，主要是有三種模式：第一種為文字文檔，這是最為常見的一種檔案方式，在過去的記錄中，都是使用紙質檔案的方式，并且包含著重要的內容，其中有人事、會計和病歷等，同時也包含了一些和醫療知識相關的報刊等等，這也是重要的檔案形式。第二種為聲像文檔的方式，這些包含了圖片信息和音頻以及視頻等等信息，例如在某個會議活動中的照片和錄像，同時還有電視廣播等等相關的醫療常識的報道，以及一些專家訪問信息。這些信息能夠對場景進行真實還原，并且有著直觀性學習的特征，能夠在醫院辦公室文檔管理中擁有很大的價值。第三種是網絡檔案。在當前，信息技術的快速發展提高了網絡資料的傳播速度，并且擁有很大的網絡容量，在醫院中，常規的醫藥宣傳和普及必須要發揮網絡媒介的作用，在網絡中產生的不同類型的文檔就是網絡文檔。

（四）檔案管理的技術性。在當前，隨著信息化的快速發展，各醫院辦公室文檔管理工作也實現了信息化和現代化，在檔案管理中，信息化的利用有著顯著的效果，并且能夠減少辦公室文檔管理工作的負擔，避免不必要的人員浪費，節省了檔案管理的成本投入。

二、醫院辦公室文檔管理問題

（一）文檔管理觀念不足。雖然多數醫院已經認識到了檔案管理的重要性，然而在一些醫院中，檔案管理者缺乏對檔案管理重要性的認識，并且存在著認知的誤差，個別的文檔分類模糊，檔案利用更是少之又少。醫院必須要提高文檔管理的意識，讓不同科室的員工能夠及時查閱檔案，及時進行歸檔。

（二）文檔管理者素質偏低。在大眾的思想觀念中，檔案管理十分簡單，并且屬于重復的機械化動作，每個人都能夠完成，這種想法是錯誤的。一些醫院的管理者也會存在這種思想，導致醫院的檔案管理人員沒有專業的知識，并且檔案管理理論不足，對于一些問題模棱兩可，這些都嚴重阻礙了醫院檔案管理工作的開展。另外，一些檔案管理者因為自身的觀念陳舊、意識淡薄、缺乏良好的服務態度，在操作過程中，未有效完成交接任務，導致檔案管理過程容易出現問題。

（三）硬件設備陳舊。在一些規模比較小的醫院中，辦公室檔案管理業務仍然采用傳統的方式開展，缺乏先進的設備，降低了檔案管理的效率和水平。個別醫院在檔案管理工作中，依然是電腦錄入信息，在檔案錄入過程中耗費了大量的時間，同時也影響了檔案的使用效率，難以取得理想的效果。

（四）缺乏標準的檔案采集與規章。醫院辦公室檔案不但有各個臨床科室的資料，還有后勤組織的資料和外界單位合作簽訂的一些資料，因為專業人才的缺乏，導致在各個臨床科室中，難以有效采集檔案資料，并且在不同科室中，文檔記錄環節面臨著不同的問題，大大降低了檔案管理的質量和水平。

三、醫院辦公室檔案管理的對策分析

（一）提高對醫院檔案管理的認識。當前醫療改革和發展需要構建現代醫院管理模式，并且不管是醫院的醫療還是行政管理工作，都必須立足于時代的發展狀況，不斷與時俱進，從而給社會和人民帶來更好的服務。首先，在醫院檔案管理工作中，要提高對檔案工作的認識，意識到其重要性，將其作為醫院管理的重要內容。其次，醫院領導要關注辦公室檔案管理的意義，加強檔案管理工作的宣傳，使檔案管理工作能夠深入人心。

（二）加大硬件和軟件技術的資金投入。在醫院的檔案管理工作中，硬件和軟件的支持是基礎。首先，要加強檔案管理工作，加大投資比例，并且設置檔案管理專門的辦公室，將先進檔案管理軟件應用到日常工作中，及時更新硬件和軟件技術設施，不斷提高工作的效率。其次，要轉變過去的“人+紙”管理方式，要使用現代化軟件，做好各種信息的有效整合，并且在使用信息時，能夠一鍵提取，節約人力，提高管理的效率。

（三）提高檔案管理工作者的專業素養。醫院辦公室檔案管理工作，必須要有一支專業的檔案管理工作者作為基礎和保障，不斷提高信息化的應用。同時，要做好檔案管理工作者的培訓，不斷提高他們的技能和專業素養，科學調配檔案資料，從而更好地完成檔案管理工作。另外，在醫院檔案管理部門，必須要定期對工作人員的檔案信息化管理水平進行評價和考核，防止管理人員出現工作的錯誤，加強檔案工作的專業化。在醫院檔案管理部門中，制定有效的管理目標，并且考核檔案管理工作者的操作技能，評估他們的職業素養，同時也要設置有效的獎懲制度，提高他們的工作積極性，保障檔案管理的效果。

（四）加強數字化建設和管理。在當前的檔案管理工作中，數字化管理模式是方向也是趨勢，因此，醫院必須要充分引進先進的檔案管理軟件和硬件設施，為文檔管理帶來保障。辦公室需要配齊現代化辦公設施，使用數字系統構建管理平臺，為了保證檔案管理的安全性和穩定性，防止被病毒攻擊，產生數據盜竊行為，需要在數據共享的基礎上，對應用者的權限進行限定，保障文檔的安全。另外，要正確認識檔案管理的數字化建設問題，意識到數字化建設是支撐檔案管理開展的方式，并不是最終的目的，并非所有檔案問題都能夠使用數字化來解決。在數字化應用中，能夠讓檔案的采集和傳遞以及處理等等整體過程更加便捷，不斷提高檔案管理的效率。

四、結語

綜上所述，醫院辦公室檔案管理內容復雜并且有重要的作用。在醫療事業快速發展的今天，更需要充分重視辦公室檔案管理工作，保障醫療事業建設的不斷發展。因此，在醫院的檔案管理工作中，必須充分認識檔案管理工作開展的意義和價值，并且要加大硬件和軟件技術的資金投入，為檔案管理提供硬件基礎和保障。另外，醫院檔案管理部門要加強信息化建設，促進資源的有效整合，從而促使檔案信息化的有效開展。醫院需要將檔案管理工作作為醫院管理的重要工作內容，建立規范化和標準化的工作程序，不斷優化工作方式，對各項資料和文件進行妥善保存，并且保留醫院經營歷史和管理歷史的相關內容資料。同時，企業需要增加信息化建設的資金投入，重視高素質檔案管理人員的培養，推動檔案管理工作的長效發展。