高校檔案收集歸檔工作優化研究

當前，高校檔案信息化建設工作正在如火如荼地展開，檔案的收集歸檔工作必然隨著時代的發展逐步優化完善。目前，在高校檔案收集歸檔工作中，一些環節依然存在漏洞和不足，距離檔案信息化管理所需要的標準還有差距。基于此，本文就高校檔案收集歸檔工作的優化展開研究，并提出優化的路徑，以促進高校檔案信息化工作水平的提高。

一、檔案收集歸檔工作優化的意義

（一）檔案收集歸檔工作優化為檔案信息化管理奠定基礎。信息化環境下，檔案收集歸檔工作和檔案信息化管理密不可分，收集工作是存儲檔案信息資源的重要途徑，是做好檔案工作的前提和基礎，更為后續的工作環節做了必要的鋪墊。傳統上，檔案的收集歸檔工作只是收集歸檔紙質的檔案材料，而后進行整理、裝訂及上架；在信息化環境下，檔案的管理方式發生了很大的轉變，檔案的數字化工作要求把檔案中的重要信息錄入計算機管理系統中，這就涉及檔案歸檔的信息是否全面和規范。原則上，檔案歸檔時需要提供移交清單，移交清單上應注明檔案的各類主要信息點，而移交清單格式和內容是否規范有條理，會對檔案后續的著錄產生很大的影響，只有規范地移交清單，才能引導進館檔案有序梳理和分類編號，進而提高檔案著錄、數字化等后續工作的效率。同樣的，只有著錄規范并且內容完整、整理有序的檔案材料，才具備信息化管理的基礎，才能更好地發揮出檔案的作用。

（二）檔案收集歸檔工作優化是檔案開發與利用工作的源泉。檔案的開發與利用工作，是建立在館藏檔案全面豐富且整理有序的基礎上的，在當今的信息化社會，檔案的開發利用工作已經和信息技術緊密結合，許多有價值的歷史檔案以及各具特色的館藏精品都是通過現代化的信息技術更好地被社會所利用。因此，在檔案信息化管理的背景下，檔案收集歸檔的質量顯得愈發重要，對于檔案收集歸檔工作的優化也因此顯得更為迫切。目前，在高校檔案實際利用工作中，我們可以發現，只有內容完整、分類有序、目錄完備的檔案資料才具有更好的開發利用價值。在檔案信息化管理的狀態下，利用檔案管理系統，通過檢索學生姓名、學號、班級或身份證號等信息，可以在數以萬計的學生檔案中查找到相應的信息，高效便捷，能迎合當前檔案利用的需求。而要達到這種效果，就不得不在檔案的收集歸檔方面下功夫，對歸檔材料信息的全面完整以及相應信息著錄的準確性予以細致把控。只有信息完整齊全的檔案材料才能進行精細化的加工整理和著錄，進而通過數字化加工進入檔案管理系統中，為檔案的開發和利用提供更多的途徑和渠道。

二、高校檔案收集歸檔工作優化的路徑

（一）檔案收集歸檔工作的標準化。當前，高校檔案館應結合本校的實際情況，因地制宜地提出合理的方案。具體來說，高校檔案館可以采用以下方式推行這項工作。1.推行入館檔案材料的標準化。隨著檔案管理系統的推廣使用，各高校普遍實施了傳統載體檔案管理和數字化檔案管理相結合的模式，而檔案管理系統中的數字化材料大多是由傳統的檔案材料加工而來的，因而入館檔案材料尤其是傳統載體的檔案材料整理規范有序很有必要。高校檔案館在進行檔案收集歸檔工作時，應著重對校內各歸檔單位強調歸檔材料整理規范的必要性和意義，并嚴格把關，監督各歸檔單位檔案的質量，對于整理混亂、材料疏漏嚴重的單位，要堅決勸其進行整改。高校檔案館可嘗試在發布歸檔通知時一并發布檔案歸檔整理的相關規范，相關規范應包含各類檔案收集整理的具體操作規范、歸檔標準等要求，使得各歸檔單位有相應的規范可以參照執行。2.推行檔案移交目錄的標準化。高校形成的檔案類型多樣、載體各異，這使得高校的檔案歸檔工作十分繁雜。目前，很多高校檔案歸檔工作的狀態常常是一個部門同時歸檔多種類型的檔案，加之各部門兼職檔案員的檔案素養差異較大，在移交檔案進館的過程中，每個部門都各自按照自己的思路制作了移交目錄，檔案移交目錄版式差異極大，內容細致程度不一。在當前高校規模不斷擴大、校內各單位形成的檔案材料不斷增多的情況下，檔案移交目錄的標準化顯得尤為重要。推行檔案移交目錄的標準化，需要檔案館與校內各歸檔單位共同推進，高校檔案館應針對各類檔案材料制作規范化的移交目錄模板，并對各歸檔單位進行有針對性的指導和幫助，使得檔案移交目錄的標準化工作順利推進。

（二）規范各歸檔單位的檔案移交手續。檔案移交手續的規范，體現了檔案館自身的專業性，能給全校各歸檔單位起到潛移默化的示范作用。當前高校檔案館在組織檔案歸檔過程中常見的問題主要有：部分歸檔單位在檔案移交過程中沒有規范的移交清單；移交時沒有交接雙方的簽字；歸檔材料和移交清單目錄不對應等等。這些細節看似微小，但實際反映出檔案歸檔移交工作中的種種漏洞，長此以往，就會使得各個歸檔單位對檔案的移交歸檔工作重視程度下降，造成歸檔工作隨意而散漫，從而降低進館檔案的質量。因此，針對校內各歸檔單位，規范檔案移交手續勢在必行。

（三）對兼職檔案員進行專業的培訓指導。高校作為一個龐大的組織機構，學院部門眾多，單純依靠有限的專職檔案工作人員無法對全校的各類檔案進行直接有效的管理。目前，各高校普遍設立了兼職檔案員，由兼職檔案員處理本部門檔案材料立卷歸檔的相關工作。鑒于部分兼職檔案員在檔案工作中存在的種種問題，有必要進行更為規范的培訓，提升兼職檔案員的檔案意識和業務技能，高校檔案館可以在校內開設專題講座，講解檔案管理學的相關知識，對檔案的收集、整理、歸檔等環節著重進行解說，并對普遍存在的問題進行解答與指導。高校檔案館還可以派出專業人員，對部分存在問題較多、檔案整理規范化不強的單位進行一對一幫助，幫助其進行檔案的收集和歸檔工作，促使各歸檔單位的檔案工作走向正規化、標準化。

（四）對各歸檔單位實行檔案工作考核。高校檔案館作為負責學校檔案工作的職能管理部門，應肩負起對校內各個歸檔單位工作情況的監督與考核工作。與此同時，學校層面也應加大對檔案工作的重視程度，為高校檔案館順利履行監督管理職能提供后盾和支持，避免檔案館自身在履行職能方面出現的軟弱性，從而為檔案的信息化管理夯實基礎。長久以來，部分高校存在著這樣一種思維，就是檔案工作“說起來重要”，但實際卻沒有把檔案工作擺在應有的位置。由于各學院各部門從事檔案工作的人員往往是兼職而不是專職，兼職檔案員經常忙于其他事務，忽略了檔案工作，導致檔案工作滯后，遲滯了全校的檔案工作。這種狀態與當前檔案工作的發展趨勢是格格不入、背道而馳的。因此，高校檔案館乃至學校層面要形成對各歸檔單位的考核機制，制定相應的考核制度和規范，并嚴格執行。只有對各歸檔單位形成有效的監督與考核，才能促使其將檔案工作擺在相對重要的位置，進而從制度層面確保高校檔案工作順利開展。

（五）提升高校師生的檔案意識。增強全校師生的檔案意識，讓師生在工作和學習中樹立檔案思維，這將會顯著改善高校的檔案工作。具體來講，高校檔案館可以借鑒圖書館等校內其他部門的有益經驗，在潛移默化中培養師生的檔案意識，例如為師生開展一些公益性的講座，建立微信公眾號，發布一些檔案小知識，或組織部分師生到檔案館參觀等等，引導師生在日常的學習和工作中樹立檔案整理和歸檔的意識。通過這些方式，推動師生從自身做起，主動做好與自身相關的檔案材料的整理工作，這樣既能夠讓自己的工作更加有條理，也能夠使兼職檔案員的工作效率提高，從而提高各部門檔案材料移交歸檔的質量，達到良性循環的效果。除此之外，有條件的高校檔案館還可以聯合校史館等機構，或依托自身的館藏舉辦一些館藏檔案展覽或專題史料人物展覽，吸引師生參觀，以此提升檔案館在全校師生中的認知程度，將“檔案意識”印在師生心中。

三、結語

縱觀檔案事業的發展歷程，我們可以清晰地認識到，檔案工作必須緊緊跟隨時代的發展潮流才能獲得自身的發展。當前，高校的檔案工作還有許多需要改進和完善的地方，這就需要高校的檔案工作者發揚不怕困難、勇攀高峰的精神，把檔案事業作為自己的事業，以此更好地適應新形勢下檔案工作發展的需要。