事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平提升策略

事業(yè)單位的檔案都具有較高的秘密性與權(quán)威性，記錄了整個單位基本信息和發(fā)展過程，事業(yè)單位的優(yōu)先發(fā)展關(guān)乎國家各項工作的有效開展。在事業(yè)單位當(dāng)中，人事檔案管理是一項重要工作，主要涉及對整個單位的職工檔案進行收集和保存，可以及時了解單位內(nèi)部工作人員的實際情況，達(dá)到優(yōu)化內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)的目的。但是現(xiàn)階段很多事業(yè)單位在人事檔案管理方面存在著落后的問題，工作不規(guī)范、不科學(xué)、低效率，因此有必要積極思考相關(guān)的改進和提升策略，從而更好地發(fā)揮人事檔案管理的功能。

一、事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理的重要意義

在事業(yè)單位發(fā)展的過程中，人事檔案管理工作是不可或缺的部分，新時期，為了更好地發(fā)揮這項工作的功能，必須確保實現(xiàn)規(guī)范化管理。事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理具有以下幾個方面的重要意義：第一，有利于提高事業(yè)單位的行政效率。現(xiàn)在行政事業(yè)單位主要采取合同制的方法來招聘人才，會出現(xiàn)大量的人員調(diào)動，這時人事檔案發(fā)揮了其強大作用，人事檔案會記錄人員的各方面資料，有利于我們更了解單位人員，在人員調(diào)動時能及時找出資料，提供更有效的人事檔案管理服務(wù)。事業(yè)單位的人事檔案具有權(quán)威性，能準(zhǔn)確找出每個人的資料，并能真實反映出來，減少查閱的時間，從而提高整體行政效率。第二，反映整個單位的實際發(fā)展情況。人事檔案對整個單位的人員流動情況進行了具體的記錄，可以分析事業(yè)單位在各個時期的人員配置和整個單位發(fā)展的情況。在事業(yè)單位的不斷變化發(fā)展背景下，人員流動的規(guī)模和頻率在增加，內(nèi)部職工人員是整個單位的潛在資源，通過對廣大職工組織培訓(xùn)以評價考核，提高單位人員的綜合素質(zhì)，這樣可以為事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展提供人才支持。第三，有助于優(yōu)化人才管理結(jié)構(gòu)。事業(yè)單位在人員招聘上有著嚴(yán)格的程序，需要通過人事檔案工作記錄每位單位人員的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作時間、崗位調(diào)動和職務(wù)升遷等方面的情況，這樣就可以反映出每位人員的人生履歷，分析每個人的優(yōu)缺點，然后進行針對性的培訓(xùn)指導(dǎo)，從而提高整個單位人員的綜合素質(zhì)水平，并且通過考核制度優(yōu)勝劣汰，吸納人才，促使整個單位的人才結(jié)構(gòu)得到優(yōu)化和完善。

二、當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

（一）對人事檔案管理缺乏重視。當(dāng)前很多事業(yè)單位沒有認(rèn)識到人事檔案管理工作的重要意義，認(rèn)為這項工作不會起到重要作用，更是缺乏檔案高效管理的意識，在資金投入、人才培訓(xùn)等方面沒有提供必要的支持，崗位人員任用不合理，檔案管理部門缺乏統(tǒng)一規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)，沒有順應(yīng)信息化時代發(fā)展更新相關(guān)設(shè)備，導(dǎo)致人事檔案管理工作缺少一個良好的環(huán)境，工作效率低，不能充分發(fā)揮出應(yīng)用的作用，這主要是由于檔案管理意識薄弱造成的。

（二）檔案管理模式落后、不規(guī)范。人事檔案管理工作的開展需要一個長期性和持續(xù)性的過程，但是一直以來，受到傳統(tǒng)檔案管理思想的影響，管理方式單一陳舊，基本還是靠人工完成，不注重現(xiàn)代化信息設(shè)備的運用，工作效率很低。并且，還存在著管理不規(guī)范的問題，對于人事檔案資料沒有做好收集和整理，資料信息的真實性和準(zhǔn)確性難以保證，并且檔案信息的安全保密以及原始備份等方面都存在著隱患，缺乏統(tǒng)一完善的工作制度進行規(guī)范。

（三）檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)有待提高。人事檔案管理工作的開展具有復(fù)雜性和專業(yè)性的特點，對于檔案管理工作人員的自身能力素質(zhì)有著一定的要求，否則難以滿足實際工作的需要。但是，當(dāng)前一些事業(yè)單位人事檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平不高，不能對人事檔案信息進行科學(xué)分類管理，缺乏責(zé)任心和服務(wù)意識，在調(diào)閱相關(guān)檔案信息時，則會耗費很多的時間和精力，嚴(yán)重影響了整個單位的管理水平。一些事業(yè)單位在檔案管理崗位人員設(shè)置上存在問題，沒有選擇運用具有專業(yè)能力的人員，并且缺乏對他們的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，再加上崗位人員流動大等問題，直接影響了人事檔案管理工作的效率和水平。

三、事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平提升策略

（一）提高思想認(rèn)識，充分認(rèn)識人事檔案管理的重要性。在社會不斷變化發(fā)展的新形勢下，人才建設(shè)對于一個單位來說顯得更加重要，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)該及時改變落后的思想認(rèn)識，充分認(rèn)識到人事檔案管理工作的重要意義，將其放到工作體系更高的位置上，重視做好人事檔案管理規(guī)范化的宣傳工作，將精細(xì)化管理理念融入其中，從而更好地發(fā)揮出人事檔案管理的重要功能。要通過宣傳教育，提高整個單位內(nèi)部人員對人事檔案的重視程度，積極配合檔案管理部門的工作，確保人事檔案信息的收集和利用工作順利開展。要在資金、人才等方面提供必要支持，配備更為先進的檔案管理辦公設(shè)備，比如計算機、打印機、檔案柜等等，同時要重視組織開展相關(guān)培訓(xùn)活動，努力提高檔案管理人員的專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)，從而為相關(guān)工作的開展提供良好的條件和環(huán)境。

（二）健全人事檔案管理機制，明確崗位責(zé)任。對于人事檔案管理工作的開展，為了確保其規(guī)范性和高效性，建立健全人事檔案管理機制是一個必要的保障，因此事業(yè)單位要在這方面進行不斷探索和研究。在人事檔案管理制度制定的過程中，要求明確劃分崗位責(zé)任，在工作內(nèi)容、工作方式方法等方面都應(yīng)該規(guī)定，還要注重單位部門協(xié)作以及組織保障等方面。在制度建立之后，可以組織召開人事檔案規(guī)范化制度管理會議，將其在整個單位內(nèi)部進行公布，指派專門領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)監(jiān)督實施，確保該制度能夠真正落實到位，不能流于書面化和形式化。要做好對人事檔案管理工作的考核評價工作，明確反映該工作是否真正發(fā)揮出在人事管理方面的重要作用，對存在的問題要及時發(fā)現(xiàn)，并且進行針對性的改正和完善。

（三）注重檔案材料的收集和整理，確保檔案信息的質(zhì)量。對檔案材料的收集和整理是一項最為基礎(chǔ)的工作內(nèi)容，同時也是最為關(guān)鍵的部分，只有確保檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性和真實性，才能真正體現(xiàn)出人事檔案材料的價值。這項工作的開展具有長期性，應(yīng)該隨著事業(yè)單位的發(fā)展進行貫徹落實，在材料收集的過程中，必須要對檔案材料信息進行嚴(yán)格審核，對于資料不全或者不足的要做好備注記錄，后期要對其進行補充和完善。要拓展材料信息收集渠道，建立檔案信息收集體系，充分收集與單位人員有關(guān)的一手材料，包括人員的學(xué)歷、家庭情況、工作時間、崗位、職稱、獎懲等方面的情況，確保檔案材料的全面性。還要做好對檔案材料的審核，一定要保證檔案信息的真實性和準(zhǔn)確性，如果發(fā)現(xiàn)收集的檔案信息不真實、不準(zhǔn)確，要及時反饋，認(rèn)真核查，追究責(zé)任。還要做好對人事檔案材料的歸類整理，按照相關(guān)工作要求進行分類，要有序存放管理，為以后查找使用檔案材料提供便利，從而體現(xiàn)出人事檔案材料信息的利用價值。

（四）引入計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，推進信息化管理水平。在當(dāng)今信息化時代背景下，傳統(tǒng)落后的人事檔案管理工作模式已經(jīng)不能滿足實際需要，必須要努力提高檔案管理的信息化水平，從而促進工作效率大幅度提升。與傳統(tǒng)工作模式相比，信息化管理的最大優(yōu)勢就是快速化、便捷化和規(guī)范化，在計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持下，可以將紙質(zhì)檔案材料信息數(shù)據(jù)化，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)進行科學(xué)處理，有助于部門之間檔案信息的傳遞與分享，還可以迅速查找所需要的檔案材料。事業(yè)單位要探索建立網(wǎng)絡(luò)化檔案管理體系，實施統(tǒng)一的操作模式、信息處理體系，從而確保檔案管理工作的規(guī)范化水平真正得到提升。為了實現(xiàn)這樣的目標(biāo)，事業(yè)單位要加大基礎(chǔ)設(shè)施投入，探索建立相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)信息化人事檔案管理制度，還要注重確保計算機系統(tǒng)和操作平臺的安全性和保密性。

四、結(jié)語

總之，人事檔案管理工作是影響事業(yè)單位發(fā)展進步的重要因素，在社會變化發(fā)展的新形勢下，各個事業(yè)單位都要對這項工作的重要性提高認(rèn)識，在資金、人才、制度、技術(shù)等方面提供支持，要確保人事檔案信息的質(zhì)量，重點做好對材料信息的收集、整理、存放和利用工作，不斷提高人事檔案管理的規(guī)范化水平，提升工作效率和質(zhì)量，從而為事業(yè)單位的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展提供堅實的人才保障。