新時期高校檔案管理人才隊伍建設研究

一、檔案管理的重要性

資料存檔管理已成為記錄事實和記錄歷史的重要工作。檔案的真實性成為人們未來繼續審查和研究的基礎。在當今社會進步的背景下，檔案管理不僅需要詳細記錄相關信息，還必須充分發揮其積極作用。為了有效提高檔案管理的效率，幫助學校提高市場競爭力，必須做好檔案管理和戰略規劃工作。高校應同等重視對檔案的管理工作，明確檔案管理的意義所在。檔案不僅是領導決策、工作證明、科學研究和基礎設施、設備配置等方面可靠數據的基礎，而且還是歷史參考和促進創新的重要資源。高校檔案管理對于參與研究也是必不可少的，具有實際和長期的歷史意義。高校檔案是教學、科研、黨政管理的全面收集，為學校的未來發展提供了基礎，并反映了學校的有效性和課程設置。檔案所記錄的信息是客觀真實的，具有強大的吸引力。做好學校檔案管理，我們必須隨時檢查數據庫，必須嚴格避免隨意操縱文件的現象。這是管理檔案要注意的項目。隨著教育和教學改革的不斷深入，對學校檔案管理的要求越來越高。為了使管理者管理更加科學，管理者需要進行長期的探索和重復性實踐。

二、高校檔案管理中存在的問題

（一）高校檔案管理員思想認識不到位。當前，高校檔案管理中重要文件存檔的意識較弱，導致高校檔案非良性循環。近年來，高校領導將精力集中在振興學校建設上，中心任務是改革、發展和建設，重點放在民眾支持項目和政治成就項目上，檔案管理工作被擱置。在高校領導的思想中，檔案管理工作好壞與學校發展之間的關系并沒有多大聯系，檔案管理工作好壞不影響學校的核心工作，也不影響學校的政治表現。高校領導考慮一般管理和長期計劃，提高現代檔案管理水平；一些領導甚至認為檔案管理工作是部門的事，對整理檔案知識不夠完整，對檔案工作缺乏足夠的了解。

（二）檔案管理員缺乏專業素養。由于檔案管理員工作量大，內部和外部事務復雜，因此，高校檔案管理員基本上沒有時間整理大量文件信息。而且，檔案管理是一項艱苦的任務，需要良好的業務技能。許多高校檔案管理委員會尚未專業研究。有人認為檔案管理很無聊，甚至不利于個人發展。由于高校檔案管理人員的頻繁變動，檔案人員的專業素質通常不高。一些檔案管理人員沒有經過崗前培訓就去上班，而有些檔案管理人員在受訓后并沒有立即接受檔案管理交接工作，新手業務不熟悉，造成檔案遺失。這對于高校檔案管理來說，由于管理人員的整體專業素質低，所以高校不能很好地處理檔案管理工作。

（三）檔案管理工作不規范。就目前高校檔案管理發展而言，存在高校檔案管理員對檔案管理不標準的現象。因此，造成高校檔案系統實施規范化管理進程緩慢。當前，某些高校的檔案管理員對檔案管理相對混亂。他們認為學校的經濟建設是一項艱巨的任務，也是一個困難的指標，而檔案管理工作是次要的，因此，尚未對檔案進行標準化管理，使檔案仍然處于凌亂狀態。另外，盡管一些高校已經建立了檔案管理系統，但是由于檔案管理員管理不當，造成檔案管理很難正確收集和分類。許多高校檔案管理制度不夠健全；盡管一些高校已經建立了管理制度，但檔案管理員并沒有嚴格執行，沒有標準化管理，也沒有足夠的人員對高校檔案進行管理，不清楚檔案管理的責任和任務，而且許多檔案管理員缺乏必要的專業素質和基本技能；檔案管理員沒有強烈的責任心，導致高校檔案的收集不完整，分類不及時，檔案數據積累，損失嚴重；任何人都可以隨意進出檔案室并借閱文件。借出和退還檔案文件不符合借出和退還程序，有時沒有退還檔案文件，導致文件中的數據消失；這嚴重損害了檔案文件的真實性和使用價值；盡管一些高校建立了檔案管理小組，但由于檔案管理的實施不力，影響了高校有效和正常的檔案管理工作。

（四）人才管理制度不規范。首先，高校檔案管理員招聘機制不盡合理。伴隨著當前市場化程度的不斷加強，高校檔案管理人員招聘的市場化程度不斷提高，招聘工作存在著很大的主觀隨意性。其次，高校管理者對檔案管理的總體規劃缺乏必要的認識。在高校發展的過程中，高校的經營管理者忽視了檔案管理規劃的重要方面，把視線集中到高校的一些具體發展計劃中，這樣一來，忽視了高校檔案管理的全局性發展，阻礙了高校的發展。

三、加強高校檔案管理工作的對策和建議

（一）提高檔案管理員的認識。在新的歷史時期，高校必須著力建設社會主義和諧社會，充分認識檔案管理工作在促進經濟社會發展中的重要作用，同時要充分認識到，檔案管理工作是促進政治文明、精神文明和物質文明協調發展的核心工作。高校必須切實加強對檔案管理工作的領導，把檔案管理工作列入領導者議事日程，增強領導責任感，認真貫徹落實問責制。

（二）夯實檔案管理員工作基礎。檔案管理要求檔案管理者具有高度的政治觀念，廣泛的知識和深厚的專業素養，并且必須適應現代社會中的檔案管理。為了保證檔案管理工作的正常發展，有必要保持檔案管理員的相對穩定。同時，高校的檔案管理員必須接受定期的歸檔操作培訓，高校必須根據工作規格和職責對檔案管理員進行監督和評估。檔案管理員需要充滿激情和活力，進一步擴大檔案館的工作影響力，提高檔案館的地位。所有高校都要按照標準和要求建立規范、全面的檔案管理工作，購買必要的檔案柜，并完善通風、照明、防盜、防蟲、防潮、防火等輔助防護措施，進一步提高檔案管理信息的級別并保護檔案的安全性，確保檔案信息不會丟失或損壞，并且保證檔案信息不會泄漏。實踐表明，建立完整的檔案管理系統是有力的措施，也是逐步實現標準化管理的可靠保證。

（三）建立合理的檔案管理標準。建立檔案管理工作機構，明確檔案管理具體的目標和工作。要認真組織高校干部學習和實施《檔案法》，使高校充分發揮檔案館在促進社會發展和經濟建設中的巨大作用。只有通過廣泛的廣告宣傳活動，才能形成檔案管理工作的社會共識和協同作用，并從根本上反映高校檔案管理的價值。貫徹各項檔案宣傳教育法律法規，使檔案工作與師生的日常生活緊密結合。在此基礎上，解決高校發展難題，維護高校師生合法權益，穩定高校發展等等，積極開展檔案宣傳活動，促進建立長效檔案管理機制，完善重要歷史證據和對檔案法律依據的認識。首先，各高校必須嚴格遵守國家有關檔案歸檔工作法律法規，做好檔案的收集、分類和歸檔工作，并嚴格執行鑒定，銷毀程序和存檔文件；其次，建立適當的檔案管理系統，從收集和歸檔到統一的文件管理和日常存儲，借閱和使用文件，應制定嚴格的檔案借還系統；再次，為避免檔案丟失和被修改，應建立和加強檔案工作目標管理評價體系和問責制，嚴格程序，確保有轉移記錄；材料的輸入和輸出，以及記錄和驗證，能保證利用檔案方便，提供的數據準確，有效限制了人為因素導致的紕漏，確保檔案的有序管理。

（四）完善檔案人才管理制度。第一，改變落后的人才招聘制度，選擇具有檔案管理相關知識的人員進行檔案管理；第二，對在崗檔案管理員進行定期培訓和考核；第三，建立完善的激勵制度，例如，對于優秀的檔案管理員進行獎勵，對于不合格的檔案管理員進行懲罰。檔案管理是一項高度專業的工作，要求檔案管理員在工作中具有高度的責任感，良好的職業道德，認真的工作態度，愿意獻身于工作的決心和熱情。特別是理論知識和科學技術管理知識，應掌握使用現代技術和先進管理方法的基本檔案管理技能。因此，面對新形勢，迫切需要建立一支具有較強政治實力、專業技能、勤奮作風、紀律嚴明的高素質檔案隊伍。首先，每個高校都要選擇好檔案管理員。選拔具有高素質、綜合性、積極性的年輕干部從事檔案事業，豐富檔案管理隊伍。盡可能建立專職管理員并建立穩定的檔案團隊，支持檔案文件管理工作，為他們提供良好的工作環境，促使他們對檔案管理工作感到滿意。其次，檔案管理部門應加強管理員職業指導，組織檔案管理員學習檔案法律法規和業務洞察力，舉辦檔案培訓班，或動員檔案管理員參加檔案管理學習，交流檔案管理工作。在日常的檔案管理工作中，必須加強監督檢查，建立健全檔案執法制度，依法查處違法案件，實行制度化、規范化和標準化。

四、結語

隨著國民經濟和社會的發展，高校想得到全面發展，必須滿足對檔案管理的創新需求。檔案管理員必須對檔案管理的發展有深刻的了解，要在現有檔案專業培訓模式的繼承和發展的基礎上進行檔案培訓。應該對高校檔案管理進行系統分類，為培養中國創新人才建立一個相對完善的模型。高等院校必須堅持“尊重人格，按才教育”“優先學習，匹配教育”“夯實基礎，加強科研”“以人為本，營造氛圍”等人才教育理念。只有培養具有創新意識、創新思維、創新能力和創新個性的創新型人才，才能夠獨立發現問題、分析問題、解決問題，并對當前高校檔案管理提出新思路和新舉措。