機關事業單位公文管理數字化轉型的策略

鄧松樹

（福建省龍巖市連城縣人民政府辦公室，龍巖 366200）

前 言

公文是指機關事業單位實施行政業務、公共服務等職能時形成或應用的資料，與機關事業單位的管理效能、服務效能息息相關。公文管理是指對公文形成、辦理、歸檔等公文處理過程進行管理，實現數字化轉型可使用計算機系統完成相關操作，規避人為因素的影響，能夠顯著提升公文管理質效，節約辦公成本，應受到機關事業單位的廣泛重視。

一、機關事業單位公文管理數字化轉型的重要性

（一）機關事業單位的公文管理特點

在機關事業單位開展辦公業務的過程中，會產生大量公文。公文是機關事業單位開展辦公業務的關鍵資料，公文管理是業務管理的重要內容?；跈C關事業單位的特殊性，公文有明確的格式要求，往往涉及機關事業單位的多個部門，且部分內容涵蓋機關事業單位的涉密事項，對公文的形成、流轉和存儲等管理環節提出較高要求。在此基礎上，機關事業單位的公文管理工作相對復雜，難度較高。在電子政務發展過程中，公文管理數字化轉型是不容忽視的重點和難點問題，出現該現象的原因在于公文管理的如下特征。

首先是時效性。公文是機關事業單位辦公業務相關的書面文件，應在規定時間內進行傳閱與辦理，為辦公業務的高效實施提供支持，使得公文管理表現出顯著的時效性特征。如公文管理人員缺乏時間觀念，未及時完成閱辦等操作，導致書面文件操作與機關事業單位辦公業務脫節，將對依法行政及公務活動的實施產生負面影響?；诖?，機關事業單位應進一步推進公文管理數字化轉型工作，利用數字化轉型的技術優勢，將復雜煩瑣的人工操作升級為自動操作，提高公文管理的時效性。

其次是規范性。公文有特定的體式及規范的處理程序，公文管理人員在開展各項公文管理工作時，應遵循《黨政機關公文格式》（GB/T 9704-2012）等標準規范，規范公文的格式、類型、行文規則等操作，使得公文管理表現出顯著的規范性特征。在機關事業單位工作中，公文管理的規范性體現在公文管理章程、公文管理工作作風、公文管理流程銜接3個層面，分別從制度、氛圍和操作角度入手，約束公文管理行為，使公文管理符合規范要求。在此基礎上，機關事業單位在進行公文管理數字化轉型時，需注重公文規范性，確保信息化公文管理符合標準規范。

最后是安全性。公文是機關事業單位辦公業務形成的所有書面文件的統稱，涵蓋機關事業單位的涉密內容，公文的安全管理有著較高要求，公文管理應表現出顯著的安全性特征。特別是在公文管理數字化轉型背景下，公文管理的線上操作增多，為網絡攻擊提供可乘之機，加大了公文機密的泄露風險。為此，在公文管理數字化轉型中，機關事業單位應提高對公文安全管理的重視，做好公文的安全防護工作，切實保障機關事業單位的權益。

（二）公文管理數字化轉型的重要性

在《2020年聯合國電子政務調查報告》中，我國電子政務發展指數為0.794 8，排名進入全球前50位（第45位），雖然超過全球平均值，但與世界領先水平仍存在較大差距，仍需持續推進信息化建設工作。在機關事業單位工作中，需繼續加強公文管理數字化轉型工作，深化管理改革，提高工作效能。細化來說，機關事業單位公文管理數字化轉型的重要作用體現在以下三點。

第一，組織工作要求。黨的十八大以來，我國頒布了多項電子政務有關政策文件，對機關事業單位的電子政務實施提供指導，要求機關事業單位做到無紙化辦公。為落實對機關事業單位工作的要求，機關事業單位應進一步開展公文管理數字化轉型工作，將信息技術引入公文管理的各個環節，由計算機系統負責公文管理各個環節中的公文處理工作，在線上完成公文的運轉、傳遞、歸檔等工作，真正實現無紙化辦公。同時，在全面從嚴治黨要求下，機關事業單位應強化工作約束，而公文可體現機關事業單位干部的工作成效，數字化公文管理可為全面從嚴治黨的落實提供全面的參考資料，理應受到重視。

第二，規范公文管理。在公文管理的數字化轉型中，公文的形成、傳遞及歸檔過程均由公文管理系統負責，而公文管理系統會按照設定的標準程序和要求，進行公文處理，減少了人為操作的空間，避免出現篡改或遺漏等現象，使公文管理更為規范。同時，在數字化轉型背景下，公文管理系統可對公文進行備份處理，保障了公文的全面性，即使原始文件被損壞或丟失，也不會影響公文的正常使用，避免公文管理出現問題，造成嚴重損失。

第三，提高管理質效。公文管理內容涵蓋公文的形成、流轉及歸檔等多個環節，管理工作量大，且機關事業單位成立時間較長，形成的公文較多，工作人員的管理難度較高。數字化轉型可對公文實施數字化處理，由傳統的紙質文件更換為電子文件，公文管理系統可按照規范程序實施相關管理工作，人工操作的工作量大幅降低，可顯著提升公文管理效率。同時，電子文件可支持跨時間、跨空間的查詢與移動，便于機關事業單位的資源整合，提高公文管理質量。

二、機關事業單位公文管理數字化轉型的策略

基于數字化轉型的重要性，機關事業單位應結合自身工作特點，從各個層面加強和改進公文管理數字化轉型，為電子政務的順利轉型添磚加瓦。

（一）健全公文管理制度

在機關事業單位公文管理工作中，管理制度是重要的指導文件，為各項公文管理工作的依據。要想加強和改進機關事業單位公文管理數字化轉型，首先要健全公文管理制度，將公文管理信息化納入制度體系中，明確公文管理信息化的要求和實施要點，為公文管理數字化轉型的深化推進提供指導。例如，在某機關事業單位的公文處理規章制度中，增加數字化轉型相關的內容：①除需要保密的公文外，單位的所有公文均需通過辦公自動化系統、單位內網等方式進行公文公布處理；②要求實施公文處理信息化工作，除政策性公文外，以機關事業單位或辦公室名義向機關事業單位系統內發布的布置性公文或事務性公文，全部實行無紙化傳輸；③要求公文管理人員利用電子掃描設備對紙質公文進行電子化處理，同時按照檔案管理要求保存紙質公文。

在數字化轉型相關內容的指導下，公文管理人員應嚴格按照制度要求，應用公文管理系統開展公文處理工作，這有助于數字化轉型作用的有效發揮。同時，機關事業單位可在人力資源管理制度中明確公文管理人員的信息化工作職責，將公文管理信息化實施成效與公文管理人員及辦公室績效相關聯，提高公文管理人員對數字化轉型的重視程度，積極執行制度內容。在此基礎上，機關事業單位可圍繞公文管理數字化轉型工作，優化調整公文管理人員的績效考核指標體系，通過績效考核指標體系，細化數字化轉型背景下公文管理的各項要求和注意事項，有助于公文管理數字化轉型的強化。

以某機關事業單位為例，在公文管理績效考核工作中，增加數字化轉型相關內容。例如，在公文簽收方面，對電子公文簽收時間有明確要求，普通電子公文應在2日內簽收，緊急電子公文應隨時簽收。如未滿足工作要求，則在績效考核中扣除相應分數。普通電子公文簽收延遲1次，扣除0.5分；緊急電子公文簽收延遲1次，扣除1分，扣完為止（該指標滿分為3分）。在學習培訓方面，要求公文管理人員積極參加培訓活動，根據活動參與情況給予扣分或加分處理，滿分為3分。對于積極探索公文處理新方法、新手段的公文管理人員，根據探索方法手段的可行性，給予加分處理，最多加5分。

（二）加強管理平臺建設

在機關事業單位公文管理數字化轉型中，公文管理平臺是關鍵技術的支撐工具，技術人員應根據機關事業單位公文管理需求，加強管理平臺建設，拓展公文管理系統功能，更好地為機關事業單位公文管理數字化轉型服務。以某機關事業單位為例，在公文管理平臺建設中，圍繞公文管理各項工作內容，提供電子簽名、電子印章等服務，滿足機關事業單位的無紙化辦公、零接觸辦公目標要求。為推進精細化管理，該機關事業單位的公文管理平臺功能包括：①發文管理，包括擬稿會稿、審核簽發、核稿編號、套紅蓋章、分發歸檔等，自動完成各項發文工作；②收文管理，包括簽收登記、審核分送、批辦傳閱、承辦催辦、跟蹤查詢等，公文管理人員可高效處理各項公文；③公文用印，包括用印公文、快速用印、防偽打印等，將印章進行電子化處理，擴大數字化轉型廣度與深度；④公文歸檔，包括自動歸檔、批量歸檔、借閱管理等，為公文的檔案管理提供便利；⑤公文交換，包括發送公文、接收公文、公文補發等，公文交換過程全記錄，避免漏發或重復發送等現象；⑥公文報表，包括類型統計、辦理統計、績效統計等，公文管理平臺可根據規范格式自動處理相關數據，輸出報表。

同時，技術人員在公文管理平臺中設置應用基礎、拓展功能與協同功能。應用基礎是指主題詞庫、模板庫、公文文號、公文類型及分級權限等，支持多種類型的標準公文樣式，公文管理人員可利用平臺實施自動套紅制作，有效整合數字化轉型與公文管理要求。拓展功能是指檔案集成、身份認證、印章集成等，為電子印章與電子簽名的實施提供支持。協同功能是指會議管理、日常管理、督辦管理等，為公文管理人員制訂工作計劃、協調工作內容提供便利，有助于公文管理質效的提升。另外，在公文管理平臺中，全程記錄辦文過程，包括辦文期間的修改痕跡，可顯著提升政務信息的安全性。

（三）做好信息人才培養

辦公室人員是開展公文管理的主體，機關事業單位應做好信息人才培養工作，提高辦公室人員的信息素養，確保其高效開展公文管理數字化轉型工作，為公文管理質效提升提供人員保障。以某機關事業單位為例，在信息人才培養中，從兩個層面開展培訓。其一，制度培訓。在機關事業單位根據公文管理數字化轉型要求調整工作制度后，組織辦公室人員進行公文管理制度學習，共同解讀數字化轉型背景下公文管理的新要求，明確公文管理信息化實施要點，使公文管理人員明確數字化轉型背景下機關事業單位公文運轉流程、規范格式等內容，強化辦公室人員的信息意識及責任意識，調動其學習積極性。其二，操作培訓。在公文管理平臺投入使用后，組織公文管理人員開展操作培訓，培訓內容包括管理平臺介紹、管理平臺操作指導、管理平臺實戰演練等，使公文管理人員明確管理平臺的各項公文管理功能，掌握功能操作方法要點，并通過實戰演練提升平臺操作水平，進而開展高效高質的信息化公文管理工作。

另外，機關事業單位在開展培訓活動的同時，可舉辦專項培訓會，強調公文管理數字化轉型的重要性，明確數字化轉型的重點在于嚴把政治關、政策關、格式關等，切實利用公文管理信息化平臺提高機關事業單位的公文辦理效率和管理質量。指明各項培訓活動的要求，確保機關事業單位的各個相關科室及公文管理人員能夠開展高效學習，盡快掌握操作要領，將其用于崗位實踐，查缺補漏，保障公文管理數字化轉型工作的有效實施，逐步提升公文管理的信息化、數字化水平。強化公文管理培訓成果管理，根據崗位人員的公文管理成效，評估培訓效果與崗位成效，嚴格跟進問效，倒逼崗位人員積極參與培訓活動，提升公文管理成效。

（四）強化網絡信息安全

在互聯網時代，網絡信息安全是威脅電子政務的關鍵因素，機關事業單位在加強和改進公文管理數字化轉型工作時，應提高對網絡信息安全的重視，對機關事業單位的各項公文實施規范管理，保障公文管理信息化的安全推進。結合上述機關事業單位公文管理數字化轉型方案要點，網絡信息安全的落實可從以下三方面入手。

第一，建設安全網絡。搭建公文傳輸專用網絡，與互聯網隔離，建立互聯網攻擊第一道防線，避免互聯網攻擊者直接攻擊公文傳輸網絡。設置管理平臺權限，技術人員應根據公文管理人員的崗位，設置不同平臺訪問權限等級，向不同權限的用戶開放不同功能和數據庫內容，避免不法分子利用漏洞獲取或篡改機關事業單位的公文。

第二，拓展管理平臺空間。考慮到機關事業單位公文的數量逐年增多，公文管理平臺空間應具有可擴展性，技術人員設置拓展功能，可以不斷增加平臺的存儲空間，必要時可打造云平臺，將公文存儲于管理云中，避免管理平臺因存儲過多文件而降低運行速度，進而崩潰，提高管理平臺使用可靠性。另外，公文管理人員的安全意識也會影響公文管理安全，機關事業單位應在制度中明確管理平臺安全使用要求，約束其工作行為，避免公文管理人員在無意識的情況下使用個人工具，導致公文管理平臺被電腦病毒侵入。

第三，引進安全防護技術。技術人員在進行公文管理信息化平臺建設時，應一體推進網絡安全技術，如數據加密技術、安全認證技術、安全網關等，并設置系統管理員、安全保密管理員及安全審計管理員等用戶，對公文管理信息化平臺的安全使用進行全面管理，通過三類管理員的相互制約，保障網絡信息安全，避免惡意訪問或病毒攻擊。

以某機關事業單位構建的公文管理平臺為例，工作人員以該平臺為基礎開展各項公文管理工作，為提升公文管理安全性，平臺對帶有重要數據的公文實施對稱加密、信息摘要、電子簽名處理，利用相關技術增強公文的加密效果，避免機關事業單位的重要信息泄露。同時，為應對互聯網發展帶來的多樣化攻擊手段，公文管理平臺應承載于專用網絡，引進多種安全認證方式，在公文流轉的過程中對使用人員進行認證，判斷平臺用戶的權限是否滿足對應公文的處理要求，提高公文處理的安全性，避免機關事業單位的重要數據被不法分子獲取。平臺可使用的認證方式包括USB Key認證、動態口令卡、CA認證等，針對不同類型的公文采用不同的認證方式，進一步提升公文加密效果。另外，對于機關事業單位的密級公文，公文管理平臺對公文設置二次密碼校驗功能，通過雙重密碼驗證保障公文的安全應用，提高公文管理水平。

結 語

綜上所述，機關事業單位公文管理數字化轉型應更加精準有效落實組織工作要求，規范公文文件，提高公文管理質效。機關事業單位應進一步健全公文管理制度，加強公文管理平臺建設，提升管理人員信息素養，突出網絡信息安全，全面加強和改進公文管理數字化轉型，發揮轉型作用，實現全方位高質量可持續發展。