信息化檔案管理模式存在的問題及優(yōu)化措施

范 敏

（梁山縣工業(yè)和信息化局，濟寧 272600）

引 言

信息化檔案管理模式與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，擁有高效、高速、大容量的特點，受地點、時間等因素的影響較小，對保存環(huán)境的要求相對較低。因此，根據(jù)信息化檔案管理的特點，對信息化管理模式做進一步的研究探討，對于改進信息化檔案管理模式、提高檔案管理工作質(zhì)量和效率具有重要意義。

一、信息化檔案管理的概念與特點

（一）信息化檔案管理概念

信息化檔案管理模式主要是指應用計算機技術(shù)對檔案信息各項數(shù)據(jù)進行綜合性的存儲處理、分類整理等，使檔案管理規(guī)范化、檔案信息數(shù)字化、檔案信息服務網(wǎng)絡化。應用信息化管理在實際開展過程中，可分為U盤、硬盤，以及云儲存等諸多模式。信息化管理在檔案管理過程中屬于具有創(chuàng)新性的管理模式，具有諸多方面的優(yōu)勢，不僅能夠使得儲存空間得以有效節(jié)約，而且能夠進一步將圖片、文字、音頻、視頻等諸多內(nèi)容進行綜合性的整合，使得檔案管理工作效率得到大幅度的提升。一方面，信息化管理能夠方便人們隨時對資料進行查閱與調(diào)取；另一方面，信息化管理能夠在一定程度上使管理成本大幅度降低。

（二）信息化檔案管理的特點

1.信息化檔案管理具有高效化的特點

隨著信息技術(shù)不斷升級，許多軟件能夠在檔案信息化管理過程中得到綜合性的應用，除了傳統(tǒng)的Word、Excel等諸多工具，相應的檔案館已經(jīng)能夠?qū)f(xié)同管理云系統(tǒng)進行應用，使檔案管理的信息化程度得到不斷的提升，不僅使檔案的分類儲存工作得以高效完成，并且能夠使相應的人員開展高效的協(xié)同合作，對檔案信息進行高質(zhì)量、高效率的查詢。

2.信息化檔案管理具有高度系統(tǒng)化的特點

在信息化檔案管理模式之下，相應的檔案管理構(gòu)建出更加系統(tǒng)化的特征。依托信息化檔案管理的工作人員能夠開展系統(tǒng)化的數(shù)據(jù)采集，并且對文字內(nèi)容進行系統(tǒng)綜合性的編輯。信息化管理模式需要遵循嚴格的規(guī)范化模板，將需要填寫的檔案信息進行系統(tǒng)的完善，使信息得到有效的分類，防止各類差異性的信息冗雜融合。信息化檔案管理模式在實際應用背景之下，使檔案管理過程更為規(guī)范，也更為系統(tǒng)，并且分類將更為清晰。

3.信息化檔案管理工作具有全面化的特點

在信息化檔案管理模式的背景之下，檔案管理信息具有更加全面的特征。在傳統(tǒng)檔案具體管理的過程中，相應的檔案管理環(huán)節(jié)會由檔案管理室的工作人員以獨立的方式來完成，諸多信息采集角度存在碎片化及扁平化的特征。在開展信息化檔案管理的過程中，可以借助圖片、音頻及視頻等諸多信息，更加充分地使檔案從不同角度得到全面反映。對于部分較為重要的檔案而言，能夠為其進一步添加附件，使檔案管理能夠更為細致、更為全面。

二、信息化檔案管理模式的作用

（一）使檔案管理流程化工作模式得以實現(xiàn)

傳統(tǒng)檔案管理僅在某一地方對紙質(zhì)材料進行儲存，如果需要對資料進行查閱，則需要在相應的地點進行，并且多數(shù)資料為孤本，很難進行共享。而信息化檔案管理在應用過程中，能夠使資源得到有效的共享，所有人均可以通過登錄計算機對所需要的資料進行查閱。此外，信息化管理模式在應用過程中能夠使檔案管理工作更加有效，能夠形成更為標準化的工作模式。

（二）使檔案管理工作的時效性得以大幅度提升

在信息化檔案管理工作開展之前，檔案管理人員需要耗費大量的時間來對資料文檔進行整理，并且進行有效的歸類，具有較為繁重、單調(diào)的工作特征，致使管理人員不愿從事檔案管理工作，也致使檔案管理人員存在消極怠工的現(xiàn)象，使得檔案管理工作的時效性得不到有效保證。而信息化檔案管理模式在具體應用過程中，能夠?qū)ι鲜鰡栴}予以規(guī)避，工作人員在短時間之內(nèi)可對需要的資料進行錄入，并且能夠確保檔案信息管理工作具有高度的時效性。同時，計算機能夠自動地對各類信息進行有效的分類，使得信息的實用功能得到有效的發(fā)揮。

（三）使檔案檢索工作的精準性得到提高

檔案檢索的主要作用在于后續(xù)能夠快速便捷地對各類檔案進行查閱。精準性是檔案管理追求的目標，在人工管理模式下，需要以人工方式對各類檔案內(nèi)容予以查詢，會消耗大量人力物力，同時在查詢之后需要對各類資料進行重新整理，使檔案管理的工作量大幅度增加。在電子信息化檔案管理模式下，查詢工作在計算機系統(tǒng)平臺上完成，通過輸入關(guān)鍵字或相關(guān)檢索內(nèi)容便可查詢所需要用的檔案，因此檔案檢索精準性得到有效提升。

三、信息化檔案管理模式存在的問題

（一）信息化檔案管理安全性有待進一步提升

一方面，信息技術(shù)的應用能夠使檔案信息與實際載體進行分離，方便了檔案信息的使用，進一步體現(xiàn)了檔案信息的綜合使用價值；另一方面，檔案管理網(wǎng)絡化、數(shù)字化，加大了安全管理的難度，應引起管理人員的高度重視。

目前，電子檔案的保護僅為相應的用戶名及密碼的一次性防護，存在密碼泄露風險，對整體電子檔案的安全性構(gòu)成了威脅。此外，檔案的安全防護工作與檔案管理制度化建設有著極為密切的聯(lián)系，仍有部分單位沒有健全完善電子檔案管理制度，存在計算機網(wǎng)絡非法運行及檔案非法竊取等諸多問題。在部分信息檔案丟失之后，相應的檔案追蹤工作無法得到有效的實現(xiàn)，也致使檔案管理工作存在的安全問題無法得到真正的解決。

（二）信息化檔案管理人員的工作素養(yǎng)有待進一步提升

檔案管理人員是檔案管理工作中極為重要的實施者，同時也是檔案管理工作過程中較為活躍的要素，其自身綜合素養(yǎng)對檔案管理的質(zhì)量會產(chǎn)生較為明顯的影響。在信息化檔案管理過程中，需要管理人員能夠使用計算機信息操作技術(shù)，對各類檔案資料進行加工處理，對檔案管理情況進行分析。但是，目前部分工作人員仍然按照以前的經(jīng)驗和做法，而不是按照信息化檔案管理的技術(shù)要求進行操作，使得檔案管理不可避免地存在隨意性，不能充分發(fā)揮檔案管理軟件的作用，檔案管理質(zhì)量得不到保證。

四、信息化檔案管理工作優(yōu)化措施

針對信息化檔案管理工作中存在的問題，需要從多種角度使管理工作得到有效的優(yōu)化。一方面，需要構(gòu)建嚴格的信息化檔案管理工作流程；另一方面，信息化檔案管理模式的安全性需要得到有效的提升。此外，在檔案管理過程中，需要使相應的管理人員接受學習培訓，使管理的效果得到不斷的優(yōu)化。

（一）構(gòu)建規(guī)范嚴格的工作流程

與傳統(tǒng)的檔案管理相比，信息化檔案管理模式的便捷性大幅度提升，諸多檔案能夠進行有效且及時的傳輸。在高效儲存模式背景之下，信息化檔案管理工作更加需要對其工作流程進行規(guī)范，需要對人工操作的嚴謹性予以加強，需要制定更加專業(yè)的管理流程，使工作人員在開展信息化檔案管理工作過程中，能夠依照相關(guān)的工作流程執(zhí)行具體的信息化檔案管理工作。同時，在制定信息化檔案管理方案的過程中，需要結(jié)合實際情況，確保所制定的工作流程與實際相符。需要對照工作流程，建立嚴格的管控制度，明確職責分工，加強審核監(jiān)督，對不按工作流程違規(guī)操作者嚴格追責問責，使信息化檔案的管理過程規(guī)范有序。

（二）有效提升信息化檔案管理模式的安全性

在信息化檔案管理過程中，需要使檔案管理人員的操作能力大幅度提升，并強化數(shù)字化的安全管理。若工作人員不能進行有效的安全防護工作，將給信息化檔案管理工作帶來較大的安全隱患。此外，在信息化安全管理過程中，存在著因為工作人員操作不當而致使信息泄露或者存在丟失的問題。為了防止上述問題發(fā)生，必須制定相應的檔案信息安全管理工作制度，提高檔案管理工作人員安全意識、防范意識，使相關(guān)人員對每個檔案高度負責、認真對待，確保工作人員都能夠進行規(guī)范性操作。

此外，在進行信息化檔案管理的過程中，需要構(gòu)建檔案安全的保障體系。電子檔案無論在進行歸檔或者具體使用過程中，均需要在網(wǎng)絡系統(tǒng)中予以操作。信息化檔案對于計算機設備具有較強的依賴性，而計算機網(wǎng)絡在構(gòu)建過程中，具備一定程度的開放性，網(wǎng)絡空間具有一定的公共性與共享性，在為相應的用戶提供便利的同時，也使得不法分子借助網(wǎng)絡竊取信息的機會大幅度增加，因此需要構(gòu)建更為完善且高效的安全保障體系。信息化檔案管理必須對電子檔案開展加密性的處理，設置檔案信息訪問權(quán)限，并構(gòu)建相應的身份認證服務器，在應用過程中，需要定期地進行修補，更新系統(tǒng)配置，防止非法入侵者對相應的檔案信息進行竊取。

應用信息化檔案管理模式按照各類介質(zhì)的不同進行差異性管理。同時，在進行檔案保管的過程中，需要更加注重對檔案保管環(huán)境的維護。需要對防腐、防潮等工作進行細化，確保能合理地控制環(huán)境的濕度、溫度。對于電子儲存介質(zhì)，需要對其安全性予以重視，定期進行數(shù)據(jù)備份，開展病毒掃描，避免信息資源數(shù)據(jù)受到威脅。

（三）提高檔案管理工作共享效率

檔案管理工作不僅需要對數(shù)據(jù)進行儲存，更加需要與當前時代發(fā)展形勢相符，推進資源共享與交流，以網(wǎng)絡系統(tǒng)為基礎，及時對部分優(yōu)質(zhì)檔案予以共享。此外，可借助數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，將數(shù)據(jù)進行上傳，進而方便后續(xù)檔案查閱等各項工作的落實。在檔案管理推進過程中，電子檔案管理與開發(fā)工作仍然擁有較大拓展空間，因此以信息化系統(tǒng)對檔案管理工作進行完善需要確保信息的共享性得到提升。

（四）提升信息化檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)

為了使管理人員的綜合素養(yǎng)得到提升，需要在工作過程中進一步加大宣傳培訓工作的力度。在信息化檔案管理模式的構(gòu)建過程中，存在多方面的問題，需要檔案管理工作人員具備良好的工作素養(yǎng)。應強化檔案管理工作人員的業(yè)務水平，提高其綜合素質(zhì)，使其處理問題的方式和能力得到顯著的改善與提升。因此，需要對檔案人員進行在職培訓，以資格培訓與繼續(xù)教育為培訓的重點，同時激發(fā)檔案管理工作人員的學習積極性，進一步引導檔案管理工作人員主動進行知識更新，并且進行知識結(jié)構(gòu)優(yōu)化。提高信息化檔案管理工作人員自身專業(yè)能力水平，構(gòu)建具有多層次的專業(yè)性隊伍。在工作中，搭建信息化檔案管理工作人員經(jīng)驗交流平臺，做到互相學習、取長補短；也可以開展各個部門之間及區(qū)域之間的交流學習活動，對外地信息化檔案管理的新技術(shù)、創(chuàng)新性的做法進行借鑒，提升其工作能力。此外，通過交流學習，檔案管理人員能夠?qū)⒐ぷ鞲行越?jīng)驗進行理論化的轉(zhuǎn)變，將一些好經(jīng)驗在信息化檔案管理模式中進行應用，使信息處理的質(zhì)量得到大幅度的提升。

（五）完善信息收集、整理與鑒定工作

應用計算機技術(shù)對檔案信息進行有效收集，而后可將收集的信息進行統(tǒng)一匯總、統(tǒng)一編寫，并以此為基礎構(gòu)建數(shù)據(jù)庫。在數(shù)據(jù)庫內(nèi)，可將信息依照管理的實際需求進行整理，并分類編排整理后的信息，也可依照邏輯需求進行精準位置排列，有效構(gòu)建與之匹配的檢索目錄，確保用戶在第一時間更加快速地對所需要的信息進行檢索。在檔案數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建過程中，應通過計算機技術(shù)對檔案信息檢索與生成條件等內(nèi)容予以鑒定，同時對不同信息的使用以更加精準的方式進行劃分。如若鑒定工作量相對較大，則需要配合應用人工鑒別方式，以此提升檔案信息鑒定效率。

（六）提高檔案資源統(tǒng)計工作水平

檔案資源統(tǒng)計工作是檔案管理工作的重要一環(huán)，根據(jù)檔案類型和特點，對檔案數(shù)據(jù)進行歸類整理，以圖片和表格的形式表現(xiàn)出來，是了解和掌握檔案的形成、管理、利用的重要手段，它具有承前啟后的作用，是搞好檔案綜合管理的必要條件。做好檔案統(tǒng)計工作，需要應用計算機技術(shù)的統(tǒng)計功能，對檔案信息進行分類，由此形成更加細致的統(tǒng)計結(jié)果，降低統(tǒng)計環(huán)節(jié)人工勞動量，提高統(tǒng)計速度，使檔案資源利用效率大幅度提升。同時，需要檔案統(tǒng)計人員不斷加強專業(yè)知識學習，具備扎實的專業(yè)能力，大膽探索，不斷創(chuàng)新，進一步認識和掌握檔案工作的基礎規(guī)律，提高檔案管理服務水平。

結(jié) 語

信息化檔案管理工作涉及很多方面的內(nèi)容，檔案管理人員既要具備檔案管理專業(yè)知識，又要掌握一定的計算機信息技術(shù)，以適應信息化時代對檔案管理工作的要求，完成檔案管理由傳統(tǒng)模式向信息化管理模式的轉(zhuǎn)變，發(fā)揮信息技術(shù)在檔案管理中的作用。同時，檔案管理人員需要擁有較強的創(chuàng)新意識，加強對各類新型管理模式的學習，不斷提高檔案管理工作水平，促使檔案管理工作跟上信息時代的發(fā)展步伐。