制造業企業采購業務內部控制研究

徐駿

（上海世科嘉車輛技術研發有限公司，上海 201702）

一、制造業企業采購業務內部控制的重要作用

（一）加強采購業務內部控制可以降低企業成本，增加企業收益

制造業企業經營管理過程中的采購環節至關重要，采購成本是產品成本的主要組成部分，制造企業生產產品的直接材料成本一般占總成本的70%以上，采購成本的高低會直接影響到企業的總成本，影響企業利潤目標的實現，從而影響企業在市場競爭中的優勢以及持續發展能力。作為企業經營活動的基礎環節，采購業務的開展貫穿企業經營管理的各個環節，供應商的選擇、采購計劃的制定、采購定價管理、采購付款等業務會直接影響制造業企業的材料供應、產品質量、資金使用以及客戶交付等環節。

（二）加強采購業務內部控制可以防范生產風險，避免造成經濟損失

現代制造業企業對采購環節的內部控制是企業內部風險控制的重點環節，如果控制不嚴就有可能滋生舞弊行為，造成資產流失，引發成本危機，使得投資者利益受到侵害，公司名譽受到影響。因此，制造業企業要不斷加強和優化企業采購業務的內部控制，降低采購成本、提高產品市場競爭力、防止舞弊行為，促進企業持續發展。現代制造業企業的管理者越來越關注企業的內部控制管理，內部控制管理是推進企業戰略目標實現的重要保障，企業應定期對企業內部控制管理進行自我診斷與完善。

二、制造業企業采購業務內部控制存在的問題

（一）采購制度體系不健全

建立健全完善的采購制度是采購內控管理工作有效開展的重要保障。制造業企業的管理者在運營管理中更為關注產品的研發、制造以及銷售等環節，容易忽略基礎的采購業務管理環節。采購業務的開展缺少系統的制度和流程的支持，采購制度流于形式，不具有較強的操作性，在實際執行過程中會影響到其他業務的開展，這種情況下，企業為了保證生產與交付，可能會走特殊審批流程甚至隨意更改流程，在沒有嚴格的監控機制的情況下，就可能引起采購成本增加、產品質量降低、資金安排不到位等各種風險，甚至是出現舞弊行為，給企業帶來嚴重的利益損失。

（二）崗位分工不合理，審批授權制度不完善

制造業企業在實際管理中，為了提高工作效率、降低人工成本，會出現一人多崗或一個崗位控制多環節的現象，沒有做到權責分離。采購申請人員有審核權限，采購到貨后由同一崗位負責數量清點、質量驗收以及入庫記錄，采購付款人員同時負責審核……不合理的崗位設置會造成采購成本增加、不合格品產生、資產流失等風險。此外，很多制造業企業沒有制定明確的審批授權制度，針對采購業務中的重要環節明確各崗位的審批權限。采購需要經什么級別的領導審批，多少數額的價格需要公司負責人審批……這些重要問題都需要有明確的規定，以防范采購業務中的各種風險。

（三）供應商選擇及跟蹤管理問題

第一，供應商選擇流程不規范。制造業企業在引入新的供應商時，應有一套完善的供應商準入評估流程。很多企業在選擇供應商時往往受短期利益及人為主觀因素的影響，在供應選擇過程中不客觀，使得價高質差的供應商進入企業的供應商體系中。如企業在供應商的推薦、技術交流、商務談判等過程中，沒有考慮成本控制，通過多家比價議價，直接選定某供應商；或是沒有全面評估供應商的綜合實力，只是一味追求最低報價，忽略技術要求、品質要求，雖然選定價格最低的供應商，但有可能顧此失彼，給企業的產品質量帶來風險。

第二，供應商的跟蹤及管理問題。企業對合作的供應商缺乏持續的跟蹤及管理機制，沒有實時關注供應商的資信、經營狀況及財務狀態，特別是沒有及時識別已出現法律風險、財務風險的供應商，采取必要的應對措施，這樣會導致材料供應不及時、產品質量降低、采購鏈斷裂等問題出現，直接影響到企業的客戶交付，影響企業正常運營及對外聲譽。

（四）采購合同簽訂審批流程不規范

制造業企業合同簽訂應有明確的審批程序和權限，但很多制造業企業認為合同簽訂僅僅是采購部門的職責，不需要其他部門的參與，或是合同不需要上級審批，公司負責人對采購部門進行充分授權，由采購人員獨立完成合同簽訂。采購部門是合同簽訂的組織部門，但采購部門人員的知識并不一定能覆蓋財務、質量、技術、法律等多方面，需要企業內各部門從不同的專業角度，審核把關合同的內容。未經相關部門審核的合同，在合同價格、付款、索賠等主要條款的約定上會存在潛在風險，會出現合同條款缺失等問題，在合同的執行過程中容易出現合同糾紛和法律風險等問題，給企業的合法權益造成威脅。

（五）信息化系統運用的問題

為優化企業業務流程、提高工作效率，越來越多的制造業企業依托信息化系統開展供應鏈管理工作。但在信息化系統的實際運用過程中，很多制造業企業沒制定詳盡的系統操作控制流程，忽略了后期系統的維護與管理，沒有根據實際業務的變化及時調整相關流程，因此，盡管應用了信息化系統，但不僅沒有提高效率，反而在業務流程中出現各種風險，如在調離一些擁有操作權限的關鍵用戶后，沒有及時進行賬號刪除或權限調整，導致賬號被其他無權限人員使用；企業架構調整或者授權調整后，沒有及時更新業務審批流程；系統內審批流程與企業發布的審批流程不一致；企業因發展需要增加新的業務流程，未及時組織新業務的調研上線，等等。這些問題會影響財務數據的準確性和企業信息的安全，會增加企業的運營風險。

三、制造業企業優化采購環節內部控制的對策

（一）加強采購內控制度建設

制造業企業應重視和加強采購業務內控制度管理，一套完整的制度是指導采購業務有效開展的前提，也能為業務人員正確、高效地開展工作提供指引。在制度執行過程中，企業的實際運營模式不是一層不變的，企業應定期對現有采購業務流程進行自查與完善，有效識別并規避潛在風險，及時修訂與完善不適用于當前業務的制度流程，使各項采購活動有理有據。這樣才能促進采購活動順利開展，為企業生產與運營提供切實的保障。

（二）規范崗位設置，完善公司授權管理機制

為防范采購業務內控風險，制造業企業要合理進行崗位分工，規范崗位責任，盡量細化采購業務內控規劃。在設定崗位職責時，制造業企業應堅持“不相容崗位相分離”的原則，在采購過程中，明確為區分采購需求的提出、審核要求和審批人員，還需要充分考慮涉及跨部門的環節，如采購業務的到貨環節中，貨物的質量驗收應由質量部門人員確認，而到貨數量的確認則由倉儲部門負責，讓倉儲部門數量確認人員與記錄人員、保管人員分開，制造業企業在設置采購流程的過程中，要考慮崗位之間的分離。制造業企業要建立一套完整的采購業務授權審批制度，如在采購需求提出環節，根據物資的金額大小，設定為不同級別領導審批，金額較小的零星業務由主管審批即可，避免多人簽字導致流程冗長、資源浪費。須明確重大項目中多少金額以上的采購業務要經集體決議，多少金額以下的采購業務要授權到公司負責人，規范審批授權制度不僅能控制采購內控風險，同時也可以提高采購業務的效率。

（三）健全供應商準入評估體系，加強對體系內供應商的管理與監控

制造業企業應制定一套完整的供應商準入評估制度，從源頭把關。企業應成立專門的評審小組，不能由單一部門完成供應商準入的全部工作，應由采購部門牽頭，組織技術部門、質量部、審計等多個部門，對供應商資信、生產規模、開發能力、質保體系、產品配送、財務狀況等開展全方位的評估，針對重點供貨商進行現場評審。在評審過程中，應根據評審內容，設計科學的評分機制，由評審小組所有成員參與打分和評價，保證得出的結果較為客觀公正，由企業相關負責人最終決定供應商是否引入。另外，企業應針對體系內的供應商建立一套評價機制，通過考核和評價選擇最優的供應商作為戰略合作伙伴。企業應不定期對供應商的產品合格率、及時交付率、價格執行率等重要指標進行評價，通過年度評價的方式對供應商進行“優勝劣汰”，及時識別出現重大經營風險的供應商，并采取有效的應對方案，通過不斷優化企業供應商隊伍規避企業經營過程中的風險。制造業企業依靠優秀供應商的專業優勢，能夠增強企業研發能力、降低成本、提高客戶滿意度，提高上下游產業鏈的協同效益。

（四）完善采購合同的簽訂審批流程

制造業企業要建立完善的合同簽訂審批流程，明確合同的起草部門、商務談判的部門，制定合同簽訂審批表格，讓參與會簽的部門進行審核會簽，明確各部門的審核重點，大規模的制造業企業要讓審計部門和法務部門也參與合同審核過程中。為簡化流程、提高工作效率，制造業企業可以針對不同類別的采購業務簽訂框架協議，協議涉及的重要條款經法務部門、審計部門確認后，在后期合同簽訂中可不再會簽，降低企業管理成本。

（五）加強信息化系統內控管理

制造業企業應設置專門的信息系統管理部門，建立信息系統管理制度。采購業務的系統中應有詳盡的操作流程，針對風險控制點設置明確的審核審批權限。針對系統操作人員的權限申請和調整制定明確的需求申請流程，根據每個用戶的實際崗位要求設置系統權限，對于離職或調崗人員，人事部應及時通知系統管理員調整系統權限。企業應制定規范的信息化操作監督機制，系統管理員要實時監控系統的日常使用情況，匯總監控結果反饋給有關負責人。

制造業企業通過建立內審和外審機制，對企業內控管理進行審核監督，也應將信息化系統的操作執行情況作為審核的重要內容。通過種種對策及時識別信息化系統操作過程中的各類風險并加以防范，有效減少風險給企業造成的損失。