ERP系統下完善企業內部控制管理的重要性

范治平

（寶雞機車檢修廠 財務科，陜西 寶雞 721004）

一、引言

內部控制涵蓋廣泛，現行的《企業內部控制應用指引》指出，內部控制在企業層面包含組織架構、發展戰略、人力資源等5個方面，在業務層面包含采購業務、資金活動、資產管理等13個方面。很多人認為內控是財務部門的事，這樣的觀點過于片面。內部控制管理全面覆蓋經營管理的各環節，是企業全員參與的。比如物資采購人員和庫房管人員的設置不屬于財務部門的管理范圍，但卻屬于內控管理范圍。企業的內部控制管理范圍極廣、工作量極大，僅僅依靠幾個制度、幾個人，是不能長期推進企業內部控制管理的，但ERP系統可以幫助企業解決這個難題。

ERP系統能將管理思想嵌入系統中，利用信息技術，實現以財務管理為核心的企業信息管理，它可以控制產、供、銷，以及資產管理、人力資源管理、財務管理等多個環節。ERP系統能通過相互連通的信息子系統將企業的各項資源及相應的管理流程密切聯系起來，最終實現資源配置的優化以及信息共享。將內控制度融入ERP系統的各個環節，能夠幫助企業規避重大經營風險，進而促進企業戰略穩步實現。

二、ERP系統下完善企業內部控制管理的重要性

ERP系統對于企業管理具有重要的作用，但是充分發揮ERP系統的作用，通過ERP系統實現對更加有效的管理對于企業來說十分重要。內控制度的融入能讓ERP系統發揮更大的作用。因此，ERP系統下完善企業內部控制管理非常重要。

（一）有利于高效穩定地開展頻繁且重復的日常管理活動

ERP系統能讓企業的產、供、銷流程管理和人、財、物資源管理有效地結合，還能進一步增強企業整體管理的統籌性與高效性，讓企業各部門的職能管理模式順利轉變為以每一項業務流程為核心的管理模式。這可以使企業管理活動的靈活性與變通性得到增強，進而大幅提升業務流程之間的協同效應。將內控制度嵌入到業務流程中，可以讓企業內控管理成為常態化，提高企業風險管控能力，進而保證企業的高效穩定運行。這能進一步降低企業對某一員工或者某一個崗位的依賴程度，人為因素干擾將得到進一步弱化，日常管理活動也將更加的規范化和制度化。

（二）有利于推進業財融合在企業的實際應用

近年來，業財融合逐漸進入企業管理的視野，但其實際應用情況卻不盡如人意。而嵌入了內控制度的ERP系統，突出了事前控制和事中控制，同時還運用了現代化的信息技術手段，它不但可以提高企業資源的利用率，實現企業資源的優化配置，還能使企業組織結構更加完善。在現代化企業中，生產經營的分工專業化、內外部環境的復雜化，管理的精細化、風險的多樣化都在不斷凸顯，傳統的業務和財務處理具體問題的邏輯已經不能再適應現代化企業的發展要求。而ERP系統的應用能有效促進業務管理和財務管理的轉型，提升它們與企業發展的契合度，但這些的基礎是完善的內控制度。

三、ERP系統下企業內部控制存在的問題

（一）企業對于內控制度的培訓不足

ERP系統下內控制度涉及企業運行的各個層面，如果沒有詳細的培訓計劃，就會影響后續應用的推進工作。首先，對ERP系統的管理員隊伍的培訓不足，導致內控參數設計出現問題，使系統無法給予企業管理人員足夠的技術支持。如果內控參數出現設計問題，管理人員就無法發現內控的問題所在，導致企業層面風險的產生。其次，對各層級企業管理人員培訓不足，這些管理人員對自身所行使的內控權限認知不足，導致權限行使出現偏差。最后，對于全員的基礎性培訓不足。出現內控管理的問題后，不能全部依賴系統以及各層級企業管理人員進行糾偏，即使全員參與，內控管理問題還是不容忽視。

（二）風險防控不足

ERP系統只是管理工具，在企業繁雜的日常事務中，人的惰性還是客觀存在的，他們習慣了對系統的操作，必然會認為ERP系統的設計非常完善和合理，認為借助系統形成高度的信息化管理必然準確無誤，乃至“萬事大吉”。這種思維誤區形成后，工作人員必然會過度依賴系統，在相關法律法規、企業戰略發生變化時，如果他們忽略對系統中嵌入的內控制度進行升級與更新，就會造成風險。比如2018年美國制裁中興通訊，隨后中興通訊在公司內部開展了合規管理工作。除卻其他因素，中興在合規管理方面應該是存在一些不足的，比如內控制度滯后。在ERP系統中，嵌入的內控制度的升級與更新不及時同樣會發生類似的問題。另外，內部控制風險預警機制不完善也會造成系統漏洞風險以及風險識別方面的問題。技術層面應對不完善也會給系統帶來風險，比如計算機病毒、自然災害、硬件及設施故障等都會對系統造成巨大影響，進而給企業造成損失。

（三）缺乏事后監督

ERP系統雖然為企業提供了高效的管理平臺，它也融入了企業的管理思想，但總體來說，ERP系統體現得更多的是事前計劃與事中控制。雖然系統可以通過BI、BW等報表進行事后的分析，但是分析相對被動。主動監督是不可或缺的，是內控制度應該涵蓋的內容，如何更好地進行事后監督、彌補管理漏洞對于眾多企業來說是非常值得思考的。近些年曝光的一些企業的高管長期違規、違紀，給企業造成了巨大損失，而這些問題出現的主要原因就是事后監督乏力。因此，事后監督機制的不完善會給企業帶來極大的隱患。

（四）企業本身存在的內部控制問題

ERP系統對于企業內部控制管理是有明確要求的，但企業自身的管理缺陷，使企業管控系統存在以下3個問題。一是，由于系統高度的自動化集成，一些操作節點缺乏有效的審查機制，再加之系統對人這個因素的依賴性加大，需要人操作系統，人浮于事的問題難免存在；二是，權限的管控淪為形式。例如，一些本應由高層管理人員親自審批的文件和項目，被其指派的某一下屬代為操作，這可能會造成嚴重的后果，給企業帶來巨大的風險；三是，開啟系統的“后門”程序，操作人員出于某些特殊目的，篡改數據。

四、企業ERP系統應用中關于內部控制管理的相關建議

（一）加強內控制度的培訓

ERP系統下內控制度培訓工作的開展，首先要對ERP系統管理人員進行全面的、系統的培訓，內控制度必須通過這些系統管理人員才能轉化為嵌入到ERP系統的參數，才能保證ERP系統下的內控制度全面展開。其次，要對各層級企業管理人員就其專業部分開展有針對性地內控制度培訓。人事部經理著重人力資源方面的內控制度培訓，采購部經理則著重采購方面內控制度的培訓等。這樣可以確保權限的準確行使，同時還有助于內控制度設計問題的糾錯。最后，開展全員的普及性培訓。傳統的內控制度是全員參與的，所以ERP系統下的內控制度管理也絕不能忽視這一點，只有了解內控制度的框架概念才能有效減少“結合部摩擦”，確保ERP系統下內控制度的順利開展。

（二）提高風險防范觀念，做好風險防控

首先，建立完善的溝通機制，確保企業管理層與系統管理人員的密切溝通。如果相關政策制度發生變化以及企業戰略發生變化，要及時形成系統更新升級方案并落實，確保嵌入系統的內控制度參數完全符合相關政策制度變化以及企業戰略。

其次，完善內部控制風險預警機制。要加強對ERP系統自身風險的防控以及業務風險點的防控。一是要提高ERP系統操作人員的專業水平與技能素養，使企業全體員工都具備基本的ERP系統內部風險防范意識，避免系統漏洞造成的風險性因素的出現；二是要合理設置各流程的內嵌管控參數，使整個系統具備風險識別以及預警機制，并能及時發現風險，降低企業損失。

最后，注重技術層面風險防控，制定應對突發的計算機硬件和操作過程中可能出現的風險的計劃。對可能出現的技術層風險，制定應急預案，在條件允許的情況下還應制定備用方案，將計算機病毒、自然災害、硬件及設施故障等可能會誘發風險的問題納入應急預案，并做好日常巡檢以及數據庫的備份工作。

（三）加強內部審計工作，補齊事后監督短板

內部審計工作對于ERP系統下的內部控制有著重要的意義，它也是對內部控制有效性的審查與評價。內部審計屬于事后監督，因此，它在補齊ERP系統下事后監督短板方面應該十分有效。采取什么樣的措施才能更好地發揮內部審計所具有的監督作用呢？首先，要加強內部審計的獨立性，建立完善的內部審計機制，最大限度地減少各層面管理人員對內部審計機構工作的干預與影響。其次，制定完善的內部審計制度。雖然目前有《審計法》可以借鑒，但內部審計畢竟是在企業內部完成的。因此，必須結合企業自身的內控制度建立適合企業的內審制度，做到“師出有名”以及合法合規。最后，要提高內審隊伍素質。內審人員的業務素質的高低關系著內審工作能否順利開展。因此，企業內審人員不僅需要有專業的審計知識，還需要擁有財務、法律以及企業業務的相關知識。加強培訓以及引入人才能使內審工作更好地開展。

（四）強調制衡性原則，克服企業自身存在的內部控制問題

首先，ERP系統操作的相關人員需要相互監督，企業必須在考慮制衡性原則的前提下合理授予操作人員操作權限，并依據政策以及崗位的變化作出適時的調整。要分離不相容崗位，不能出現“既是運動員也是裁判員”的情況。

其次，強調ERP系統管理人員的職業操守，并建立長效的事后監督機制以及嚴格的獎罰機制。杜絕違規授權、后臺操作等濫用職權問題的發生。

最后，要提高ERP系統全體參與人員的保密意識，不定期修改系統密碼，并做到賬號專人專用，避免盜用以及篡改問題的發生。

五、結語

在ERP系統下，完善企業內控管理是企業必須做好的事情。企業好比騎手，而ERP系統則是一匹快馬，內控管理就是騎手手中的韁繩，騎手、快馬、韁繩三者缺一不可。默契的配合才是企業奮蹄揚鞭于市場競爭激流中的保障。