基于內部控制的采購管理策略研究

李宏才，吳晶晶

（東北制藥集團沈陽第一制藥有限公司，遼寧 沈陽 110027）

一、前言

在市場經濟快速發展的背景下，采購管理作為企業重要的經濟管理活動，其綜合效益直接影響企業內部控制水平。在制藥企業以往的采購工作中，存在采購過程不規范、成本浪費和管理監督不到位等問題，嚴重制約了企業健康發展，為改善相關問題，企業需要嚴格監督和管理采購活動，通過完善采購制度，應用先進技術和構建優質團隊，促使采購行為規范化與合理化。

二、制藥企業采購管理中存在的主要問題

（一）采購人員素質較低

制藥企業的采購供應環節十分重要，采購供應環節是否有效進行決定著企業相關工作是否能夠正常有序開展。采購工作人員的綜合素質能力直接影響產品的價值和質量，因此，加強人員培訓和管理是企業內部控制的重點內容。如果制藥企業內部管理措施落實不到位，采購人員缺乏誠信意識，存在徇私作弊和貪腐行為，就會影響采購環節的規范性，不利于企業實行內部控制和成本監督［1］。

部分制藥公司有下屬企業和子公司，但內部采購業務較為粗放、模式單一，采購業務管理不當，組織協調能力不足，使得管理工作無法正常開展。在采購管理過程中，企業出現嚴重經濟損失，其原因可能在于采購資源分散，采購管理者未整合分散的采購資源，就會使得采購成本上升。

（二）管理技術應用不足

物資采購是現代企業成本支出的一部分，通過應用先進的采購技術和科學的采購管理方式，能夠避免出現資金浪費問題。然而在實際情況中，雖然有部分企業將先進技術應用于產品加工和生產，構建了采購集中化管理系統，但技術和系統的應用推廣力度不足，影響采購工作規范化。部分人員對采購信息平臺的應用方式不當，未能及時發現采購中存在的成本浪費問題，使得制藥企業采購成本居高不下。

（三）制度體系不夠完善

制藥企業在以往的采購工作中，市場出現資金浪費和中飽私囊的情況，其根本原因在于監督管理制度不完善，相關人員未能對違規違法行為進行全面監督和控制，公司管理和內部控制流于表面。在新時期，制藥企業要根據采購管理實際情況，豐富制度體系的內容，通過多樣化的方式和管理措施，促使采購規范化。在實際工作開展過程中，采購制度體系不完善也體現在未能實行信息化采購，企業采購信息的獲取途徑有限，由此采購成本高于同行業其他企業。

三、基于內部控制的制藥企業采購管理策略

（一）加強人員培訓

制藥企業要實現采購管理規范化和有序化，加強成本控制，全面監督采購工作環節，使得采購工作更加科學高效，就需要加強對采購人員的培訓，培訓內容主要為采購工作的具體要求和具體標準。相關人員經過系統化培訓后，能夠提高采購技巧，改善采購方法，增強自己的責任意識，使得企業采購成本得到有效控制。在培訓過程中，企業要注重提高相關人員的道德素質，采購人員的責任意識得到提高，就能夠在實際采購談判中堅定立場、牢記責任。

為構建高水平、高質量的采購隊伍，制藥企業需要在人員培訓后開展考核工作，確保相關人員的工作能力和綜合素質滿足崗位要求。在具體培訓工作中，開展輪崗培訓，提高員工的綜合素質，保證采購工作效率明顯提升。在輪崗培訓過程中，部門之間的協調組織能力也能夠得到強化，這對制藥企業實現采購管理規范化意義重大。制藥企業在以往的采購管理過程中，存在提單不準確、物料名稱不統一、規格與型號不一致等問題，影響采購工作的連續性，為改善相關問題，需要對采購人員進行針對性培訓，促使相關人員熟悉業務流程。

采購人員需要強化成本觀念，明確投入與產出比，詳細分析采購工作內容，評估報價單是否存在錯誤。增強采購人員的預測能力也是控制采購成本的關鍵舉措，采購人員應熟悉各種資料，關注藥品原材料的價格走勢，并且培養對采購價格變動的分析能力，了解市場供求結構變化，進而采取合理的采購決策行為。在培訓管理中，采購人員的專業知識得到了豐富，能夠熟練掌握原料的來源、基本功能、品質用途以及成本控制等知識，就能夠主動與供應商進行磋商，增強自身的商業談判能力，降低采購成本。

（二）加強技術應用

在藥品原料采購中，合理應用采購技術能夠發揮采購工作價值，確保關鍵技術措施得到落實。相關人員需要利用先進網絡技術，做好原材料采購分類、成本分析工作，整理和匯編第三方報價信息，使得采購工作更加高效。在大批量采購中，采購人員應注重獲取規模的效益，通過聯合采購和業務管理的方式降低采購成本。制藥企業在采購環節使用的成本控制方法主要有招標采購、競爭性談判、集中采購和電子化采購等，此外，也可對采購庫存進行控制，將相關業務進行外包，有效處理與供貨商之間的關系，促使采購行為更加科學合理，滿足采購管理需求。

在具體工作中，相關人員應利用企業采購管理信息化平臺，收集市場供貨信息，對相關數據進行橫向對比，綜合利用數據分析技術，使得企業采購行為更加規范，增強自身采購管理能力。企業管理人員應充分利用采購子系統，優化采購申請、采購訂貨、進貨檢驗、入庫管理等全過程，并且加強物流管理和資金流控制，通過物聯網技術對采購行為進行監控，并且對存在采購問題的相關原料進行溯源，逐步完善采購管理系統，確保采購工作更加科學高效，保證采購工作與制藥企業現代化發展目標相一致［2］。

以東北制藥集團沈陽第一制藥有限公司（后簡稱該公司）為例，該公司利用網絡技術優化采購流程，制定動態化的采購計劃和訂單管理制度。其中采購計劃包括定期采購和不定期采購等內容，并且對采購中存在的主要問題進行技術分析，在此基礎上構建了以產訂購的采購業務模式，此外，該公司的管理系統支持多種類型的采購訂單流程，使得采購管理工作更加規范。

該公司應用管理系統，明確了采購單為源頭，控制訂單確認、發貨、到貨、驗收和入庫等多項內容，對相關環節進行技術跟蹤，真正實現了全過程管理。該公司應用電子商務系統，可將訂單直接發送給供應商，通過在線采購的方式提高采購管理效率。基于電子商務系統的應用，該公司能夠對采購物品的運輸狀況、到貨檢驗環節進行全面監控，對采購物品的質量進行嚴格控制，很好地預防了虛假訂單和徇私作弊行為，對企業內部控制管理具有積極作用。

（三）完善制度體系

企業在單位采購管理中，要完善價格申報體系，明確采購報價區間，利用網絡平臺對采購價格進行比較，確保價格的合理性，嚴格控制采購資金浪費問題。企業要構建基于采購管理的監督控制體系，明確機構、業務和崗位之間的監督行為和具體關系，通過合理分工，優化企業采購管理流程，這樣不僅能夠提高工作效率，而且能夠約束相關人員，防止出現貪腐行為。在采購管理中，企業應將工作重點放在采購人員的管理上，預防采購人員利用職權牟利，管理和調整采購人員的職能和工作范圍，預防和化解系統風險。

企業相關部門應制定采購清單制，規范采購人員采購藥品的名稱、數量和規格等內容，并嚴格管理采購物品的入庫工作，避免工作中存在不合理行為，保證采購工作與企業內部控制目標一致。在采購管理中，制藥企業可以采取招商采購方式，鼓勵相關企業進行投標，以投標的方式選擇品質良好的供貨商，確保采購價格處于合理區間。同時在采購管理中，企業構建有效的獎賞機制，對采購人員一視同仁進行管理，給表現良好的人員一定的物質獎勵，對存在不良行為的人員進行嚴格懲處，能夠使藥品采購管理更加穩定有序［3］。

此外，企業制定采購策略時要清楚認識到供應鏈管理制度的應用價值，與供應商構建良好的戰略伙伴關系，有效控制采購成本，提高企業經濟收益。制藥企業在采購管理中，應重視供應鏈管理和集中采購模式應用，促進二者有機結合，使得采購管理工作更加高效，同時能夠實時掌握市場信息，為公司制定采購策略提供數據支持。

四、結語

本文基于內部控制理論框架對采購管理策略進行研究，以制藥企業為研究對象，明確提出企業在采購管理中存在人員素質較低、管理技術應用不足和制度體系不完善等問題，同時提出企業要優化采購流程，加強管理控制，以降低采購成本，提高企業經濟效益。企業未來采購管理的發展方向為集中化采購和供應鏈管理，企業相關人員應更新理念，加強與合作方的合作，確保采購供應鏈的穩定。