淺談檔案管理信息化的科學發展路徑與創新

葛永平

永州市城鄉建設檔案館 湖南永州 425000

當前時期，隨著我國檔案管理制度持續完善，造成了查詢信息、信息的匱乏。然而，在信息技術水平的持續提升的背景下，為了進行科學有效的檔案管理，各單位都改變了傳統的檔案管理方式。雖然在檔案管理信息化的作用下，檔案管理研究、設計涉及到方面，然而，依舊有尋多不合理的問題存在，為此，以檔案管理信息化為基礎，有助于更好推進檔案的科學化管理，創新檔案管理，真正實現檔案信息化管理目標[1]。

1 檔案管理信息化存在的問題

當前時期，我國社會與科技飛速發展，互聯網技術也廣泛滲透到社會各個領域和行業中，因檔案管理系統龐大，內容復雜，存在諸多問題。所以，檔案管理信息化跟不上互聯網發展腳步，還有許多問題沒有解決，如今現存問題有：①目前，檔案管理信息化管理水平不高，即檔案管理部門不同部門之間的管理工作和標準不高度一致和規范。檔案管理信息化管理水平低，也就是檔案管理部門的不同部門間缺乏統一的管理工作標準與規范。②因檔案管理系統龐大，內容復雜，為此，對電子技術有了更高的標準與要求。目前，互聯網電子技術以公共服務及相關設施為基礎，檔案管理信息化需要更成熟的系統建設。③因檔案管理自身有很高的安全性與保密性，使得部分創新管理機制實施起來較為困難，在檔案管理的各個階段，均需相關技術人員實施查詢、審核和封存，然而，在某些方面檔案管理信息化同前者有矛盾沖突存在，需引起我們要高度重視，然后應用切實可行的完善措施[2]。

2 檔案管理信息化的科學發展路徑

2.1 轉變傳統的檔案管理，實現信息化管理路徑

檔案管理中，傳統管理手段較為單一，通常使用音頻、錄像或紙質的方式記錄重要的信息，這種方式不但太過復雜，同時也較為繁瑣，想要更好的規劃、整理檔案，則需要在檔案管理中投入大量的物力、財力和人力。然而，即便如此，由于缺乏人性化管理，檔案也很容易丟失，且方案也一直閑置，并占據很大的空間。然而，隨著科技和信息化的發展，在計算機和多媒體的幫助下，檔案管理變得更加科學，在數據時代進行檔案管理，需要把不同的數據信息結合起來，對檔案進行分類管理，并通過現代化的管理手段，逐步促進檔案管理的科學發展[3]。當檔案管理日漸走向信息化時，開展檔案管理工作時，我們可以保留各種平臺，為了保護檔案信息，我們需要在最短時間內搜尋到檔案中的關鍵信息，從而充分發揮檔案信息的真實作用。

2.2 建立科學化檔案信息計算機信息系統

為系統分析檔案管理，在檔案管理過程，應確保檔案管理信息化手段，還需要做到以下幾個方面：①想要達到檔案管理信息化科學發展目標，應對計算機信息系統加以規范。在計算機的使用中，可以規范檔案館的檔案管理流程，從降低檔案查找。②對相應的檔案館里系統軟件進行設計，從而可以在計算機上更快速、更方便的進行文件管理。③為確保檔案信息的安全性，需構建內部控制制度，以避免網絡病毒的攻擊。在現代信息系統中，我國電子檔案管理還存在一些問題。為此，為有效保證有完整的檔案信息，我們應在檔案管理體系中科學構建內控制度。

2.3 確保檔案管理更加科學

在當今信息化時代，檔案管理雖然仍然是以計算機為基礎的，但仍然需要人的控制和操作。在檔案管理過程中，需要人工輸入信息，因此在檔案管理中，一定要確保管理員有較高的技術水平，進而可以承擔自身應有的責任。例如，在檔案實際管理中，需要依靠計算機的操作，同時也離不開團隊的密切合作，以此充分確保信息的精準性，此外，對于那些機密性的檔案，管理人員禁止私自進行泄漏。

3 檔案管理信息化的創新途徑

3.1 開展網絡檔案管理網頁服務平臺

當前時期，網絡技術飛速進步發展，我國行政單位發展中，想要詳細的分析市場，則需要充分確保單位檔案數據信息部出現泄漏，各事業單位還應建立相應的檔案管理網頁，這樣檔案管理部門可通過單位網頁去查詢檔案信息，而檔案管理部門也可進入單位網站去查詢自己所需要的檔案信息，通過對專業的檔案管理網頁進行構建，可將本單位的發展強開以及人員信息進行及時上傳，并且要高度重視起檔案信息的精準性與真實性。現如今，行政單位逐步推行這種檔案管理模式，有利于單位的有效發展。網絡檔案形式相對簡單，在數據信息和科學管理方面有待提高，只有這樣，檔案管理才可成功邁向信息化發展方向，才能與現代企業接軌。檔案管理信息化的科學發展，一方面實現了行政單位檔案管理效率，另一方面也有助于推動社會實現更好的發展。

3.2 開展檔案管理在線服務

想要實現對檔案的方便管理，我們可以以信息化為基礎，有效使用檔案的在線服務功能，在檔案檢索過程中，行政事業單位可以在應用程序中自動查詢相應的檔案信息，與此同時，檔案管理人員也能夠在最短時間內將檔案信息查找出來，在建設檔案管理APP軟件時，一方面實現了信息化，一方面也有助于科學化的管理檔案。最后，有助于更方便、快捷的開展檔案管理工作，并可有效保護檔案中的數據信息。

4 結語

隨著信息化建設的加快，信息技術已廣泛應用于社會各界，檔案管理還應大力引進信息技術，通過先進的信息技術來代替繁瑣的手工操作，既能降低工作量，還可提升工作效率。檔案若要實現信息化管理，不僅要更新管理觀念，還要不斷創新管理方法，進而可以真正實現檔案信息化管理目標，最大程度的提升檔案管理水平，最終在社會中可以最大程度的發揮出檔案管理工作應有的價值。