檔案管理工作的創新策略

鄧芳芳

（中國信達資產管理股份有限公司江蘇省分公司，南京 210000）

引 言

檔案記錄了企業發展及其不同階段具體經營過程中的特點與特征，反映了企業的發展脈絡，對于企業未來的戰略制定及規章制度的執行有著重要的參考作用，這些進一步體現了檔案在企業經營方面的輔助作用。在這樣的情況下，檔案管理的重要性和價值十分明確，對總體的企業經營具有關鍵性影響。合理開展相關管理，有助于更好地輔助企業運營，詳細地進行企業戰略的制定，及時調整企業現有的發展方向。但以目前情況來看，在重視經濟發展及經濟效益的大環境下，相關管理沒有得到應有的關注和重視，從而導致了一定的管理效果與質量方面的不足，影響了最終的管理效果。

一、現存不足

從目前相關管理工作來看，企業在檔案管理開展與進行的過程中往往缺乏正確認識，大部分企業對于檔案管理工作的重視程度存在著一定的不足，從而導致后續管理的規范性和有效性受到了威脅和影響。檔案管理工作本質上具備較為明確的重要性，開展有效的檔案管理，可以對現有的相關檔案進行系統性的挖掘，進一步輔助企業制訂戰略計劃，更好地調整企業運營與發展方向。而從其工作開展情況來看，檔案管理工作具備著較強的多元性和復雜性，會涉及很多個部門，這也就意味著在具體開展相關管理的過程中，牽涉的部門較多，工作量較大，需要投入大量的人力和物力，才能完成檔案管理工作。但該類工作的特殊性導致開展檔案管理工作并不能直接轉化為經濟效益，很多企業管理者對其的關注程度和重視程度存在一定問題，導致最終相關管理工作無法順利開展，檔案工作和生產工作出現脫離、不匹配的現象。而這一系列問題的產生與認知呈現出高度關聯性，在認識方面的不足導致管理無法順利開展，讓原本的內部檔案管理缺乏全面性和系統性，各類信息無法得到共享，無法利用的檔案相對較多。

目前，在具體開展管理的時候，很多檔案缺乏有效的互動性，檔案的利用率相對較低，無法進行有效的檔案與信息的共享，這加大了管理方面的難度，使相關工作的有效開展受到了阻礙。在這樣的情況下，檔案管理的重要性和價值也會有所縮減，最終的管理質量和管理效果也會受到一定程度的威脅和干擾。應對這一系列問題，只有積極采取有效的策略，對相關管理工作進行創新，才能取得更加滿意的管控效果，提高檔案利用率，讓信息的共享更加順利。

二、檔案管理工作的創新策略

（一）重新審視檔案管理工作

在開展檔案管理工作創新的過程中，首先要重新審視現有的檔案管理工作，正確認識檔案管理自身的重要性和關鍵性，對相關工作給予高度關注和充分重視，明確相關工作對企業生產與經營的積極影響。傳統意義上的企業檔案管理工作往往帶有較強的單調性，其自身的復雜性和檔案的可利用性價值相對較為有限，而如今經濟發展迅速，企業的經營活動和生產活動日漸復雜，檔案管理工作的重要性更加明顯。現階段企業的檔案數量增多，數據量明顯加大，而且這些數據往往都存在著一定的內在聯系，是企業經營與生產活動的一種憑證。在開展具體工作時，可以反過來根據既往檔案記錄的情況，調整現有的運營模式和發展方向。只有充分認識到檔案管理工作的關鍵性和重要性之后，才可以更好地開展實際工作，方便后續工作的順利開展，精準解決工作過程中的常見問題，提升總體的工作質量。認知是后續工作開展的基礎，必須讓企業全員都正確認識到檔案管理工作的重要性，明確檔案管理工作和每一個部門、每一個工作環節都息息相關，只有這樣正確的認知才能夠促進全員配合參與到檔案管理工作之中，讓每一個需要配合的環節都落實到部門的工作人員身上，使其積極配合檔案收集和整理工作，提高檔案的利用效率。只有全員參與，檔案才可以被有效地利用，整體的工作水平才可以得到一定的提高，避免出現管理過程中的不足和誤差，解決檔案無法利用或管理不夠規范的問題。在現階段進行管理創新，首先要重新審視對檔案管理的認知，在此基礎上進一步強化相關人員的認知，其次讓企業全員配合參與到相關工作之中，做好在質量等方面的把關，以取得更好的管理與管控效果。

（二）豐富檔案管理隊伍

既往檔案管理工作受重視程度相對較為有限，這也就導致相關管理人員自身的素養和水平受到了很大程度上的限制。創新管理理念和理論，要豐富現有的檔案管理隊伍，讓相關人員的水平和素養都得到一定的提高，以取得更好的管理效果，促使后續管理模式的創新。目前，檔案開始有了一定的復雜性，籠統地講，有紙質檔案和電子檔案兩種，但對其進行細致的劃分時，檔案的形式及數據的載體是十分多樣的。為了保障檔案的安全，保障相關檔案能夠得到有效的管理、收集和利用，要對現有的檔案管理人員與隊伍進行完善，讓相關人員能夠正確認識到該類管理起到的關鍵性價值和實際性意義，并在這個基礎上不斷學習檔案管理相關實踐技術，掌握不同檔案開展管理時的規范性操作方法。這樣一來，總體的企業檔案管理就可以走上正軌，使該類管理發揮應有的功能，發揮應有的價值，為總體的管理效率及管理質量的提高提供支持。尤其是在現階段，各種電子檔案的出現，使具體進行檔案管理時的科技性要求有所提高，要讓相關人員掌握此類技術，更方便地進行管理，提高相關管理工作的質量和成效，為后續檔案的利用與歸納等相關工作提供人員方面的支持。

（三）創新檔案的管理模式

檔案管理的模式創新可以根據現有企業發展情況，以及對檔案方面的不同需求進行一定程度的個性化調整，并在此基礎上按照企業自身發展需求合理地進行調整，從而讓相關管理模式更加契合現階段企業發展對于檔案管理方面的需求?，F階段的檔案管理，需要對原本的檔案管理模式所管理的對象加以擴張，采取紙質版與電子版相結合的方式進行歸檔，并擴大檔案信息的收集范圍?？梢栽黾訖n案之中的影像資料、音頻資料和圖文資料，讓相關記錄更加具備全面性和多樣性，更有助于檔案資料管理的開展，讓可利用的檔案資料都得到收納和管理，以便于在后續的企業發展運營時參考調用。而在具體開展管理的過程中，還需要契合實際情況，根據部門權限方面的差異，建立一個檔案調用與查閱的系統與體系，明確相應的權限，根據權限不同開放不同的檔案，以方便檔案的調用和管理。

結 語

現階段企業在開展檔案管理的過程中，仍然存在著一系列問題和不足。企業在進行工作創新時，要重新審視檔案管理工作，豐富管理人員隊伍，創新檔案管理的現有模式，促進管理質量的提高。