如何較好地開展好機關事業單位文書檔案管理工作

王祎洋

遼寧省調兵山市社會保障和民政事務服務中心 遼寧調兵山 112700

通常來說，機關事業單位文書檔案來源的途徑有公文系統接收的電子文件，有郵寄的紙質版文件，更有需要特地到相關部門取回的保密文件等。這些文件到達機關單位后，先由文書檔案管理人員進行登記備案，然后交由領導批閱，之后將文件傳閱給執行工作的分管領導和具體人員，最后待文件精神落實完成，收回文件進行保存。

機關事業單位文書檔案執行流程看似簡單明了，其實由于工作量大，文件繁雜，涉及部門人員較多等原因，還存在很多問題，具體體現在以下幾個方面：

1 文書檔案數量多、任務急，開展起來有一定難度

對于機關事業單位文書檔案管理人員來說，最頭疼的事兒莫過于很多著急的文件趕到一起。因為文書檔案來源途徑廣泛，有上級垂管單位郵寄來的，有公文系統接受的，還有其它部門隨時通知取回的等等，這些文件落實時間若是趕到一起，對文書檔案管理人員來說是一個不小的考驗。有的時候因為時間特別緊急，還沒來得及登記，只得先傳閱給落實部門。那么造成的隱患就是，通常執行部門需要一段時間才能將文件落實完成，待時間一長，這些文件因為沒有進行登記，檔案管理人員極容易忘記回收，以至于最后存檔時將其漏掉。

解決辦法：首先要視本單位情況合理安排文書檔案管理人員數量，如業務量巨大，要確保文書檔案管理人員人數，以不至于業務繁忙時文書檔案管理人員手忙腳亂把不過麻來。其次要盡量做到每份文件都有登記、都有跟蹤，可以制定《文件傳閱記錄薄》，記錄清楚以下信息：某月某日哪里來的文件、文件標題、傳閱人員順序，最后是否歸還，都要記錄清楚準確，使得檔案管理人員自己清楚文件動向，時間長了不至于遺忘。建議如果時間允許情況下，文書檔案管理人員可以先對文件進行備份，原件留存，將復印件傳閱給執行科室，這樣一定程度上就會保護好原始文件[1]。

2 檔案管理人員流動性大，人員專業性不強

因為職務性質，文書檔案管理工作需要應用到電腦網絡，又需要腿腳勤快利于進行文件傳閱，所以大多數機關單位都安排新入職的年輕人來做此項工作，而新人在管理文書檔案一段時間后，由于對個人職業發展的規劃等因素，也通常會離開文書檔案管理崗位，去往更有發展前景的崗位，這樣就造成了文書檔案管理人員流動性頗大的問題。文書檔案管理人員流動性大的直接后果就是，前后工作人員業務銜接的不好，前任工作人員如何管理文件，之前的文件落實怎樣，傳閱到哪些部門等，是否都有詳細交代？新任工作人員又因為未必是專業檔案管理人員，在“空降”到新崗位上難免會一團亂麻，這樣就給文書檔案執行工作帶來困難。

建議：各單位應充分重視文書檔案管理工作，單位領導應提供給文書檔案管理人員一定的發展空間，使得文書檔案管理人員熱愛自己的本職工作，愿意留在本崗位上繼續奉獻。此外，前后文書檔案從業人員應做好工作交接，前任文書檔案管理人員應事無巨細地將本崗位職責及工作辦法交代給新任工作人員。《文件傳閱記錄薄》所登記文件及文件去向應清晰明了，使得新任工作人員一看記錄一目了然，不至于一頭霧水摸不著頭腦。

3 保密文件管理不夠嚴謹

保密文件是文書檔案工作中很重要的構成部分，由于性質特殊，保密文件也可以說是文書檔案工作的重中之重，因此文書檔案管理人員應該特別細心地對待保密文件的管理。在日常工作中，文書檔案管理人員常常由于工作量大，或者是長久從事文書檔案工作失去了警惕性，對保密文件的保密要求變得松懈和忽視。比如由于工作繁忙，直接囑托順道同事幫忙取回保密文件。又或者取回保密文件時隨意放置，導致其它不相關的人看到保密文件。又或者自己放松了警惕性，忘記告知其它傳閱人員保密文件不可拍照、復印、轉發等等要求[2]。

建議：文書檔案管理人員一定要提起十二分的精神，認真嚴肅地對待保密文件的管理工作。涉及到保密文件的取送事宜一定要親力親為，確保保密文件不會經手不相關人員。文件取回后，及時登記備案然后放置于保險柜中，不可隨意亂丟亂放。文件傳閱過程要確保相關人員一個不落地審閱，不相關人員一個字也不能泄露。在傳閱保密文件過程中，要本著不可拍照，不可復印，不可轉發的原則進行，并且要將此原則傳達給保密文件傳閱的每一個相關人員。

4 文件歸檔整理繁瑣

由于文書檔案來源部門多，有上級單位，有平級單位，還有本單位發文等，加之各來源部門所發文件涉及不同方面，有的涉及黨務，有的涉及業務，有的又不需要落實，那么整理起來就會很雜亂。文書檔案管理人員如果業務不嫻熟，或者工作不夠仔細，就很難區分文件種類，尤其涉及到不同業務的工作更是區分難點。如果檔案歸納不夠標準，造成的結果就是所有部門來源的文件和所有種類的文件混雜存檔，一旦日后有需要調取某份文件，就是大海撈針，從頭找起，很是費時費力[3]。

建議：文書檔案從業人員應積極參加檔案管理培訓，充分掌握文書檔案的存檔辦法。要將不同年份、不同來源的檔案進行分類存放，可根據不同來源的檔案劃分上級、本級文件。在上級、本級文件中再細分黨委文件和業務性文件。對于政策性文件，對日后工作有指導性意見的文件一定要做好存檔，為日后開展工作提供便利；對人事任命職責分工等文件也應做好保存，以防日后責任落實有所依據；對于臨時性文件，比如通知、會議等即時性文件，則基本不需要保存，以免文件太多，給檔案保管工作帶來困難，日后查找文件也不方便。