石油化工企業的檔案管理與應用

張萍

摘要：隨著社會經濟的快速發展，人們生活越來越離不開石油化工產品，石油化工已經成為國家的支柱性行業。因此，做好現代企業制度下的石油化工企業管理越發重要，而檔案管理是石油化工企業管理中不可或缺的重要部分，如何通過完善的檔案管理提升石油化工企業的綜合管理？筆者借助15年的石油化工企業檔案管理經驗，對此課題進行了簡要的分析和探討。

關鍵詞：石油化工;檔案管理;信息化

一、石油化工企業檔案管理的現狀：

在石油化工企業的日常管理中，每天都發生生產、經營、科研及安全管理活動，因此就會形成大量的文件、記錄及資料，這些資料來源于生產管理，同時又為企業做好安全生產管理提供了支持和服務。石油化工企業在從建設開始到拆除的全生命周期過程中，檔案資料的管理起著舉足輕重的作用，例如：技術方案的研究，需要企業的設計、設備安裝、性能參數、操作運行指標等一系列檔案資料;地下管網的施工改造，需要地下管線、電纜、儀表的檔案信息;安全管理檢查需要各類生產管理記錄、檔案和資料;可以毫不夸張地說，沒有檔案管理，石油化工企業的管理寸步難行。近年來，檔案管理在給石油化工企業日常管理帶來應用功能的同時，也普遍存在一些問題，需要我們不斷提升完善。

[1]檔案管理制度、管理程序不健全

國內石油化工企業大多建成于20世紀80年代，企業檔案管理的模式基本上以傳統的紙質檔案分類管理為主，隨著石油煉化的規模不斷提升，企業在生產技術、科技研發、安全管理的要求也同步提高，然而很多企業的檔案管理制度沒有與時俱進，存在著很多管理盲區，如：缺乏從基建開始的全過程資料交接、歸檔、分類的管理程序;檔案資料的完整性缺少審核管理程序;檔案資料調閱、出借管理層級不完善;檔案管理崗位職責及考核機制不健全等等;這些檔案管理工作的缺失，都會對企業安全生產、經營管理體系造成不良的影響。

[2]檔案電子化、信息化程度不高

隨著互聯網信息技術的快速發展，傳統的紙質檔案管理被電子化、信息化所取代，而石油化工企業很多還停留在文本化資料檔案管理階段，無論是設備設施的投入，到檔案管理技術，再到檔案管理人員，對電子化、信息化的接受程度都不高，伴隨著生產規模的變化和企業不斷發展，檔案資料數量成倍增加，傳統的檔案管理耗人耗時、效率低的特點、已經越來越制約著現代石油化工企業的安全生產管理工作。

[3]檔案管理人員業務素質普遍不高

信息科技時代對電子化、數字化檔案管理人員，不僅要有扎實的檔案理論基礎，還需要熟悉計算機網絡技術和數字化應用技術，同時，對各類檔案信息和內涵有著不同的理解，檔案管理人員的業務素質是否全面，將直接影響到石油化工企業檔案管理的質量和應用效果。長期以來，很多石油化工企業對檔案管理重視程度不夠，檔案管理的人員素質不高、年紀偏大、對管理人員對信息技術、高科技設備缺乏相關培訓，使得企業檔案管理數字化、信息化工作大打折扣。

[4]檔案的安全性和保密性有待提升

互聯信息技術的廣泛應用，在為石油化工企業檔案信息管理提供了便利的同時，也帶來了著諸多的安全隱患。一方面，電腦PC端可能存在漏洞，一旦接入網絡，會隨時面臨著病毒以及黑客的威脅，造成部分重要檔案信息失竊的風險。檔案管理的保密性和安全性不強的主要原因有人為因素和技術因素。石油化工企業檔案部門的工作人員的安全保密意識普遍比較淡薄，對發布的信息缺少嚴格的審查和管理;電腦病毒橫行，加之黑客的惡意攻擊，導致檔案信息的安全受到威脅。同時由于石油化工企業的檔案管理投入不足，電腦系統老化現象普遍，一旦發生系統崩潰和損壞，也會給企業檔案信息管理工作形成極大的麻煩。

二、如何加強石油化工企業檔案管理：

針對檔案管理工作中普遍存在的各類問題，每個石油化工企業應該有清醒的認識，必須從制度體系、人員素質培訓、科技信息化投入等方面著手，并在信息化管理的基礎上，加強創新，不斷發揮和增強檔案管理在石油化工企業生產管理中的應用功能。

[1]建立健全企業檔案管理制度體系

石油化工企業檔案管理是一項復雜持久的工作，需要一個健全的管理體系、嚴謹的管理制度和程序，企業應該依據《中華人民共和國檔案法》的要求，以及國家規范如：DA-T31-2017紙質檔案數字化技術規范;GB/T18894-2016電子文件歸檔及電子檔案管理規范要求，建立健全并不斷完善企業的檔案管理體系，這其中包括了：完善的建設工程資料收集、歸檔、移交管理;齊全的建設項目設計、規劃、可行性研究論證、竣工驗收、變更、審核確認、安全評價、環境評價、合規性手續等一系列基礎資料的分類管理;健全的檔案信息管理責任制，將每一項工作職責、管理責任清晰細化，并輔之以全員考核管理機制。

中國石油天然氣集團制定了檔案管理的綱領性文件體系—《中國石油檔案管理手冊》，通過四大模塊：檔案工作規定、檔案基礎業務管理規范、檔案信息化管理規范、檔案管理業務流程，涵蓋了從石油化工企業檔案管理的工作準則、業務管理原則、檔案收集、整理、歸檔、使用標準化流程、檔案管理人員基本工作規范、電子化、信息化檔案管理要求、檔案管理業務管理依據及制度等檔案管理全過程的工作要求，使得石油化工企業檔案管理有章可循、管理有序，生產經營、科技研發、安全管理與檔案管理工作有機結合，緊密聯系。

[2]利用計算機技術，提高檔案信息化管理

隨著互聯網信息技術的飛速發展，石油化工企業的檔案管理進入到信息化的嶄新時代，企業檔案信息化建設工作帶來的最直接變化就是電子文件的涌現，檔案信息管理也由文件處理向信息管理系統的過渡，因此，石油化工企業的當務之急是盡快建立起企業檔案信息數據庫，依托計算機技術對企業檔案進行科學有效地管理。計算機信息技術應用在檔案管理中，是有著非常強的專業性，石油化工企業要根據企業自身檔案管理的要求和特點與軟件運營商針開發適用的計算機軟件，以保證檔案管理工作效率和檔案信息共享效率的方便高效，從而對石油化工企業的生產、考研以及安全管理工作發揮較好的應用功能。

上海泛微科技股份有限公司開發出基于互聯信息科技協同OA辦公系統的檔案管理軟件，將石油化工企業日常辦公、生產經營信息、檔案管理及應用融為一體，很大程度上解決了石油化工企業的檔案軟件應用問題，使得石油化工企業檔案的接受、分類、歸檔以及綜合利用等功能程序更加清晰合理。目前，泛微科技已經成功為數百家石油化工企業制定了專業性企業檔案管理的模式。

[3]不斷提升檔案管理人員業務水平

電子化、數字化檔案管理人員，不僅要有扎實的檔案理論基礎，還需要熟悉計算機網絡技術和數字化應用技術，同時，對各類檔案信息和內涵有著不同的理解，檔案管理人員的業務素質是否全面，將直接影響到企業檔案管理數字化的質量和應用效果。

基于石油化工企業檔案管理的特點，檔案管理人員的培訓工作重點在于二方面，一方面是制度和管理程序的培訓，檔案信息資料的管理全過程必須處在受控狀態，即從源頭上將資料管理責任落實到人，做到件件有人管理，處處有人負責，所有信息資料必須做好“三同步"管理，即“同步收集、同步整理，同步歸檔”，為了從資料層面上保證信息資料的質量，打好檔案管理的基礎。另一方面就是廣泛地學習計算機技術進行檔案管理的方法，例如運用數字影像、CCD線性掃描、OCR光學識別等技術，將傳統的紙質化檔案轉化為數字電子檔案、然后再采用大數據和計算機存儲技術進行檔案文件的歸檔存儲，同時還要學習如何利用計算機網絡互連系統進行管理，在石油化工企業內部形成一個管理有序的檔案資料信息庫。

對石油化工企業檔案管理人員的培訓既是一個迫在眉睫的問題，也是需要長期、系統進行的工作，努力培養出檔案管理和計算機信息技術相結合的復合型檔案管理隊伍，成為企業檔案管理的重要因素。

[4]加強檔案信息化管理的安全性

因此，石油化工企業需要建立完善的檔案信息管理制度，明確每個檔案管理崗位的職責和權限;檔案工作人員，必須加強檔案信息保密培訓，從根本上提高檔案信息安全性意識，必須認真做好檔案管理保密工作，確保檔案管理工作能得到可持續發展，對企業利益，乃至國家利益不受侵害提供保障。

與此同時，石油化工企業還需要加大檔案信息化管理投入，借助高科技管理手段，對檔案管理系統進行定期檢查，確保檔案信息管理系統的安全。例如：定期使用安全軟件查殺毒、定期修補操作系統漏洞、定期更新管理系統補丁，采用防擴散處理，即PDF圖片等不能修改的文件都應該由專業的閱讀器管理，在系統中設置權限，禁止使用第三方軟件另存和下載等等。

[5]規范加創新，推進企業檔案管理不斷升級

首先，石油化工企業檔案管理基石是管理的規范性，企業的職能管理部門應該根據國家規范要求，擬定完善的檔案收集、分類、歸檔程序，使檔案的收集、分類、歸檔工作按照標準化程序操作，保證檔案的完整。中國石化擬定了《中國石化檔案管理實務手冊》，手冊中詳細規定了檔案管理規范性程序：企業全生命周期的信息資料的全流程管理程序;檔案管理責任制和管理權限程序;電子檔案材料的收集程序;檔案資料模塊化分類管理程序;培訓與學習管理程序;借閱、使用檔案管理程序;管理考核、信息反饋于改進程序;信息防火墻管理程序等等，通過這些程序在具體工作中的實施，使得石油化工企業檔案管理使用在規范化、制度化的基礎上更具備可操作性。

其次，石油化工企業要注重檔案科技技術的應用，隨著信息科技時代檔案技術的不斷進步，越來越多的創新技術應用到石油化工企業檔案信息管理中，例如在圖文識別方面：風云軟件與信息技術有限公司利用先進的OCR全文識別技術，對圖片資料中的所有文字信息數據進行結構化處理，有效提升信息錄入效率;在檔案信息檢索方面：谷歌公司可以利用檢索引擎進行圖片內容的全文檢索，以字搜圖、以圖搜圖。支持全文內容模糊檢索以及關鍵詞檢索，并在原圖中高亮顯示檢索內容位置;在檔案圖像處理方面：格科微有限公司對上傳圖像系統可以進行自動切邊、傾斜校正、增強美化、壓縮存儲等美化處理。去污、糾偏、去黑邊，提高掃描圖像質量。

最后，石油化工企業檔案管理工作要進行制度創新，建立起“四位一體”綜合檔案管理體系，即安全生產、科研開發、貿易經營、企業管理與檔案管理融為一體，檔案信息來源于生產經營、服務于生產經營，在規范化的基礎上，采用計算機和互聯網信息技術為檔案管理工作插上翅膀，不斷提升石油化工企業的檔案信息管理水平！

謹以此文，與全國石油化工行業檔案管理工作的同仁們共勉！

結束語：

檔案管理是一項嚴謹、系統、有科技含量的工作，在石油化工企業管理中正發揮著越來越重要的作用，建立健全企業檔案管理體系，嚴格落實各項管理制度和業務規范至關重要，隨著互聯科技信息時代到來，信息技術以及網絡技術的不斷發展，賦予石油化工企業檔案管理更多的應用前景，做為一名多年此事基層檔案管理工作者，我提議：各企業要適時轉變檔案管理理念，加強信息化科技技術推廣應用，有效提升檔案管理技能，將檔案信息管理和互聯科技、人工智能、大數據有機結合起來，全方位做好檔案信息管理工作，為做好企業可持續健康發展做出貢獻。

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