淺談數字化檔案管理在高校檔案中的重要作用

摘要：在信息化時代，高校的檔案工作也面臨著改革挑戰。在檔案工作中，運用數字化的檔案管理有利于適應數字化時代，提高檔案管理的效率效果。為促進數字化檔案管理的應用，本文對數字化檔案管理在高校檔案管理中的作用進行分析，探究高校如何做好數字化檔案管理。

關鍵詞：重要作用;高校檔案;檔案管理;數字化

引言：

和檔案管理的傳統方式比，在數字化的檔案管理中，它利用信息技術開展管理工作，存在查找便利、傳遞簡單和節省空間等的優勢。高校檔案一般比較復雜，檔案量較大，管理的傳統方式不能適應當下變化明顯的管理需求。所以，高校需要看到數字化的檔案管理在檔案工作中能發揮的作用，積極探索數字化的檔案管理模式。

一、數字化檔案管理在高校檔案管理中的作用

首先，數字化管理有利于檔案信息高效的共享，促使高校不同部門的檔案資源都被有效整合，促進不同部門的檔案資源彼此交流，有利于檔案資源提高利用率。而數字化管理也有利于高校及各單位等的交流，為教師的應聘、學生的求學等方面提供檔案資源的良好平臺，節省更多使用檔案的時間。其次，在數字化管理中，高校能將全部檔案以數字化模式儲存，這和傳統檔案及其儲存方式相比，有利于空間的節省，并且能完整保存各類檔案，簡化檔案管理的操作步驟，使得檔案管理的各項操作均能在計算機中完成，充分提升了管理的效率及準確率。而在數字化管理中，要查找檔案則能在檔案平臺中隨時檢索，這有利于檢索效率的提升。

二、高校如何做好數字化檔案管理

（一）加強信息安全保障

數字化檔案和傳統檔案有著不同載體，所以在此類檔案的管理中，也會有不同的管理要求。一般來講，對紙質檔案的管理，要求在檔案室中做好防蟲、防霉等工作，而紙質檔案的保密性，主要指檔案的借閱應該做好登記，管理員應該將檔案保密法嚴格遵守，不能隨意外借檔案，若有人借閱檔案便要如期歸還等等。但在數字化管理中，檔案資料可能存儲在光盤、磁盤等載體中，它們的占用空間比較小，但是存儲的空間比較大。要對此類檔案做好管理，便需要對系統安全問題充分考慮。因為數字化的檔案能在計算機內進行閱讀和查詢，所以高校需要保障網絡安全，在管理設備上裝好殺毒軟件，建立防火墻，避免外來的病毒、黑客等因素影響檔案的安全。此外，數字化檔案往往需要利用檔案系統進行查閱、儲存或共享，所以，在檔案系統中，高校需要視檔案人員、校內領導、教師和學生的不同需求，為其管理、查閱的賬號設置不同的系統權限。一般來講，檔案人員應該有移動、修改和共享檔案等的權限，而校內學生應該有查閱、下載檔案等基礎權限，對用戶權限的正確劃分，避免了一些用戶查閱、下載、修改到不符合其系統權限的檔案，充分保障了檔案安全。

（二）改進檔案管理制度

在檔案工作中，為實現數字化管理，高校應該完善檔案管理的現有體制，針對于檔案人員的工作行為和需求，制定檔案工作的管理制度，以此約束檔案人員的行為，并促使各人員提高對檔案工作的認識和責任心。此外，在大數據時代，檔案資料在高校管理和發展中能發揮的作用變得更為明顯，檔案管理不再是高校中被邊緣化的工作，為促進檔案工作的進步，提高檔案人員的工作主動性、規范性，高校可以將檔案人員的待遇適度調整起來，給予檔案人員晉升的一定空間，將其薪資待遇和工作表現等方面聯系起來，協助檔案人員對檔案知識及技能的學習研究，推動檔案工作的效率提升。

（三）加強管理隊伍培訓

在培訓工作中，高校不但要對檔案人員進行檔案知識和技能的培訓，同時需要進行計算機技術方面的培訓。在信息化時代，數字化管理模式的建設，需要高校擁有了解檔案管理，同時了解數字化、信息化等技術的復合型管理人才。但是，在檔案管理的傳統模式中，會只關注檔案的保存，并沒有關注利用。應該不斷提升檔案人員的工作主動性，使其能在工作中愿意對新的理念和技術進行學習，引起他們在思想上的充分重視。

此外，需要提升檔案人員的信息技術素養培養。數字化管理需要新的技術支持，檔案人員不但要掌握檔案管理的常規制度和方法，還需要學習數字化管理的技術知識，了解操作系統的操作模式等。同時，高校需要提高檔案人員的檔案鑒別能力。因為在保存數字化的檔案時，檔案會受光盤、磁盤等載體所影響，它們都需要利用計算機正確轉換，而雖然此類方式的速度比較快，也能節省空間，但高校需要考慮到，受技術等因素所影響，檔案轉換會有信息錯誤、信息不全等問題，所以檔案人員應該對檔案有良好鑒別能力。

（四）加強設備資金投入

在高校中，負責檔案的相關領導需要對檔案工作定期了解，聽取負責人對檔案工作的匯報，學校也需要對檔案管理的具體辦法進行制定，利用制度對檔案進行管理，利用技術促進管理水平的提升。同時，高校需要為檔案工作提供必要的物質條件支持，為檔案工作配置一些先進設備，并對高素質的檔案人員進行選拔和培養。

（五）及時更新檔案信息

在高校中，會有很多的教師和學生，學校的檔案也會有很多的類別，如教學、黨群、行政和科研等等。在傳統的檔案管理中，只有各部門將資料上交至檔案室經過對檔案的整理后，高校才能查閱檔案了解相關狀況。而在數字化檔案的運用中，數字化的檔案資源共享便利，在檔案形成后，各部門以檔案系統便能查閱相關檔案。所以，高校應該及時將一些資料信息的變化狀況體現在檔案中，及時修改檔案，提高檔案信息的有效性。

結束語：

在高校的檔案工作中，數字化檔案管理的運用，提高了檔案工作的效率效果，促進了檔案工作模式的完善。為促進數字化檔案的運用，高校需要認識到數字化檔案管理的作用價值，從多種途徑出發，建設數字化的檔案管理模式。

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作者簡介：李文，1982年6月，女，漢族，內蒙古阿榮旗，大學本科，初級，研究方向：檔案管理。