數(shù)字化時代縣級檔案管理路徑探索

梁霄

摘要：數(shù)字化時代背景下對縣級檔案管理工作提出了新的要求，縣級檔案管理部門應(yīng)該充分認(rèn)識到未來檔案管理工作的發(fā)展趨向，看到檔案管理數(shù)字化建設(shè)存在的問題，并以此作為依據(jù)，積極推進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程，有效地解決數(shù)字檔案專業(yè)人才短缺問題，完善縣級檔案管理制度機制，對縣級檔案管理方式方法進(jìn)行創(chuàng)新，進(jìn)一步提升縣級檔案管理部門的檔案信息，服務(wù)能力和水平，更好地體現(xiàn)檔案信息的價值和作用。

關(guān)鍵詞：數(shù)字時代;縣級檔案;管理困境;突破路徑

一、數(shù)字化時代縣級檔案管理的現(xiàn)實阻礙

數(shù)字時代背景下，縣級檔案管理部門在檔案管理工作開展過程中還存在著財政撥款短缺，對檔案管理工作重視程度不足，檔案管理數(shù)字化建設(shè)滯后等一系列問題，嚴(yán)重影響了縣級檔案管理工作的開展和檔案信息資源的開發(fā)和利用。

（一）檔案管理數(shù)字化建設(shè)存在一定難度

從當(dāng)前看，縣級檔案部門在檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中還面臨著諸多難題。一方面，在檔案管理過程中，縣級檔案管理部門只能依然沿用傳統(tǒng)的檔案管理理念和手工管理方式，對檔案進(jìn)行收集整理和后續(xù)管理。加之受到技術(shù)條件的限制，難以快速地對檔案管理部門現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字轉(zhuǎn)換。另一方面，當(dāng)前縣級檔案管理部門在檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中還存在著諸多困難，影響了檔案信息資源的開發(fā)和利用。

（二）數(shù)字檔案專業(yè)型人才緊缺

從縣級檔案管理人員的來源看，雖然當(dāng)前縣級檔案管理部門也非常注重優(yōu)秀年輕人才的引進(jìn)。但由于受到編制的限制，很多時候只能引進(jìn)少量新鮮血液，檔案管理工作仍然有原有的檔案工作人員來承擔(dān)。而這些檔案管理人員很多年齡都較大，多數(shù)檔案管理人員都沒有接受過系統(tǒng)的專業(yè)檔案教育和培訓(xùn)，更多是其他部門調(diào)動而來，甚至部分檔案管理人員都無法完成計算機的基本操作，更難以對大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等技術(shù)進(jìn)行靈活運用，在很大程度上影響了檔案管理數(shù)字化建設(shè)。從縣級檔案管理人員的教育培訓(xùn)看，政府并沒有針對縣級檔案管理人員安排專門的教育和培訓(xùn)，縣級檔案管理人員參與的教育培訓(xùn)更多是與其他政府部門共同參與的綜合性教育培訓(xùn)，這些教育培訓(xùn)只能提高檔案管理人員的責(zé)任意識，但難以提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和計算機技能。加之在數(shù)字檔案人才管理方面，很多優(yōu)秀的數(shù)字檔案管理專業(yè)人才很難在縣級檔案管理部門扎根，或是被其他部門選調(diào)走，或是被上級部門借用。因此真正在縣級檔案管理部門從事檔案管理的專業(yè)人才少之又少，由于專業(yè)人才的缺乏。在檔案管理過程中，很多先進(jìn)的技術(shù)無法運用，在一定程度上影響了縣級檔案管理的轉(zhuǎn)型升級。

二、數(shù)字化時代縣級檔案管理的實現(xiàn)路徑

當(dāng)前，檔案管理數(shù)字化，信息化已經(jīng)成為檔案管理部門未來發(fā)展的主要方向。縣級檔案管理部門也應(yīng)該主動地適應(yīng)時代趨勢，對檔案管理數(shù)字化、信息化進(jìn)行不斷的探索和總結(jié)，循序漸進(jìn)、穩(wěn)扎穩(wěn)打的推進(jìn)檔案管理自動化、檔案資源數(shù)字化、檔案服務(wù)共享化，進(jìn)一步提升檔案信息資源的利用效率。

（一）推進(jìn)檔案管理自動化

一方面，檔案管理部門用主動地向政府主管領(lǐng)導(dǎo)取得的工作成績，爭取主管領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注，并會同財政部門給予檔案管理部門必要的財政支持，有效地解決縣級檔案管理部門硬件設(shè)備落后的現(xiàn)實問題。按照檔案管理數(shù)字化、信息化建設(shè)的相關(guān)要求，購買打印機、刻錄機、掃描儀、電腦主機以及其他附屬的硬件設(shè)備。同時要按照檔案信息化建設(shè)的相關(guān)要求向上級檔案部門匯報當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的具體情況，會同上級檔案管理部門引進(jìn)必要的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對傳統(tǒng)檔案信息資源的數(shù)字轉(zhuǎn)化。要運用現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)資源實現(xiàn)辦公自動化，加強檔案管理部門與政府其他部門的聯(lián)系和互動，將檔案信息管理系統(tǒng)與政府政務(wù)信息網(wǎng)進(jìn)行對接，及時快速地對相關(guān)部門產(chǎn)生的檔案進(jìn)行收集。另一方面，要加強檔案管理部門的自動化水平，要對檔案管理部門的信息基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行系統(tǒng)的改造，更換必要的硬件設(shè)施，進(jìn)一步提升檔案管理部門的信息化辦公水平[2]。

（二）推進(jìn)檔案資源數(shù)字化

一方面，要結(jié)合檔案管理數(shù)字化建設(shè)的實際需要建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，要按照國家關(guān)于檔案信息數(shù)據(jù)庫相關(guān)建設(shè)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，對縣級檔案管理部門的館藏資源進(jìn)行有效整合，通過數(shù)據(jù)庫存儲，為后續(xù)的檔案信息資源的開發(fā)、利用、共享創(chuàng)造有利條件。另一方面，要加大對檔案資源數(shù)字化的支持力度，檔案資源數(shù)字化是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，特別是很多存儲時間較長的館藏資源已經(jīng)出現(xiàn)了數(shù)字模糊、文件內(nèi)容缺失等現(xiàn)實問題，很多手寫的紙質(zhì)檔案難以通過簡單的復(fù)印掃描完成數(shù)字轉(zhuǎn)換，需要投入大量的人力、物力和財力，為進(jìn)一步加速推進(jìn)檔案資源數(shù)據(jù)化。有必要采取政府購買或外包的形式，引進(jìn)專業(yè)團隊對館藏檔案資源進(jìn)行數(shù)字轉(zhuǎn)換，為檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)提供必要檔案信息支持。

（三）推進(jìn)檔案服務(wù)共享化

一方面，要充分認(rèn)識到檔案服務(wù)共享化的重要性和必要性，檔案管理部門以及檔案工作人員要樹立為人民服務(wù)意識，充分利用檔案信息管理系統(tǒng)的特點和優(yōu)勢，為社會公眾提供網(wǎng)上預(yù)約、在線查檔、異地查檔、異地調(diào)檔等功能，并不斷地引進(jìn)大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)將相關(guān)業(yè)務(wù)向移動端拓展。同時，縣級檔案管理部門應(yīng)與省、市檔案管理部門聯(lián)合對檔案信息管理系統(tǒng)的相關(guān)功能進(jìn)行然后拓展，進(jìn)一步擴大檔案信息資源服務(wù)覆蓋范圍，讓數(shù)字化的檔案信息資源得到充分有效。另一方面，要加強與政府相關(guān)單位的聯(lián)系和互動，要結(jié)合當(dāng)前地方經(jīng)濟社會發(fā)展的主要問題開展專題性檔案信息研究，并為問題解決提供有針對性、有價值的檔案信息，進(jìn)一步提升檔案信息資源的利用效率和共享效果。

三、數(shù)字化時代縣級檔案管理的保障措施

數(shù)字化時代背景下，縣級檔案管理部門在檔案管理過程中，一方面，要完善檔案管理制度。另一方面，要結(jié)合當(dāng)前檔案管理數(shù)字化建設(shè)的實際需要對檔案信息資源給予足夠重視。

總之，檔案管理數(shù)字化建設(shè)需要以檔案數(shù)字化作為基礎(chǔ)，在檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中既要對檔案館的紙質(zhì)檔案資源進(jìn)行數(shù)字轉(zhuǎn)換，也要與檔案生成部門聯(lián)系互動，要求檔案生成部門將紙質(zhì)檔案替換成為電子檔案，唯有如此，才能夠不斷地推進(jìn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)，通過檔案管理數(shù)字化建設(shè)，實現(xiàn)檔案信息資源的合理開發(fā)和利用。

參考文獻(xiàn)：

[1]吳皖娟.數(shù)字化時代檔案管理信息化的建設(shè)路徑[J].山西檔案，2019，（02）：83-84.