信息時代下企業電子檔案管理探討策略

王震

（中國人壽寧武支公司，山西 忻州 036700）

二十一世紀是一個信息化時代，計算機信息技術已經遍布于各行各業中，與人們的生活、生產密切相關，現代企業在信息時代的發展過程中，應當轉變傳統的經營模式，朝著智能化方向發展。為在日益激烈的市場競爭中占據一席之地，企業要充分發揮現代科學技術的作用，加強內部控制工作，其中電子檔案管理是重要組成部分，必須予以高度重視，不容忽視。不同于過去紙質檔案管理，計算機信息技術的應用，促使紙質檔案管理走向電子檔案管理，為充分發揮電子檔案管理的作用，保障企業各項業務的順利開展，則應當及時發現當前存在的問題，采取針對性措施來加以解決。這并不是一項簡單的工作，涉及多方面內容，需要從各方面來進行系統化把控，既要注重電子文件歸檔工作，又要實施有效的電子檔案管理措施，以提高電子檔案利用率，推動企業的長遠發展。

一、電子文件歸檔

（一）電子文件的特點

電子文件具有以下特點：一是其采集速度比較快，有著較大的信息容量，在操作上比較簡單，能夠產生大量的電子文件，便于儲存和查詢，同時也給電子信息系統帶來了壓力；二是電子文件依賴于信息系統，無須人工來進行識別，可直接通過計算機網絡來被人查詢。一旦離開網絡，便不可編輯、管理電子文件，因此對于網絡環境的要求較高，所采用的操作系統應當定期升級和更新，否則會影響電子文件歸檔的效率；三是電子文件具有可分離性，指的是其信息和載體可分開，這不同于紙質文件。電子文件的信息內容可以和不同的載體進行結合，同一個信息能夠在不同的載體上呈現和儲存，可進行空間擴展，實現格式轉換；四是電子文件具有易更改性。指的是電子文件在操作上較為方便，無論是增加信息內容，還是刪減信息內容，亦或是更改信息內容，其都可以直接利用網絡系統來進行操作[1]。

（二）加強電子文件歸檔管理的有效措施

在進行電子文件歸檔管理的時候，應當注重以下幾點：第一，企業領導應當充分認識到電子文件歸檔的重要性，要轉變傳統的電子文件歸檔模式，要求相關人員認真對待此項工作，企業各部門要協調配合，不斷地提升電子文件歸檔技術。電子文件歸檔并不只是檔案部門的工作，也關系著其他部門，需要信息化部門、檔案部門等聯合作業，才能提高電子文件歸檔工作效率，保障電子穩健的質量，為企業開展各項業務提供可靠的文件資料。相關部門和負責人員必須貫徹落實管理職責，發揮自身優勢，從而實現電子文件歸檔效益最大化；第二，要制定完善的電子文件歸檔規章制度，使電子文件歸檔工作有據可循、有法可依，嚴格按照相關要求來執行作業。需明確電子文件的歸檔范圍，確定好歸檔時間、形式，以及了解其涉及的相關部門，實施科學的歸檔處理技術，從而促進電子文件歸檔管理的系統化發展；第三，要加強對電子文件歸檔人員的培訓，使之掌握最新的檔案管理知識，具備基本的計算機信息操作技巧，不斷地壯大電子文件歸檔隊伍力量，提升相關人員的業務水平[2]。

二、電子檔案管理

（一）電子檔案管理的要求

企業在實施電子檔案管理工作的時候，應當滿足以下幾點要求：一是要具有完整性。指的是所采集的電子檔案應當具有完整性，需和紙質檔案管理一樣，進行有效的整合。對于保險企業來說，用戶的電子檔案信息必須完整儲存，規定的信息資料一樣都不能少。可根據企業的實際情況，來選擇適宜的檔案管理模式，針對信息保密等級，來實施相應的管理。電子檔案管理部門需和企業其他部門進行有效合作，簡化流程，確保電子檔案的完整性，這對電子檔案管理人員提出了較高的要求，需要其認真投入到檔案管理工作；二是要具有原始性。不同于紙質檔案，電子檔案是將實際內容輸入到網絡中，用虛擬數字、符號來進行儲存，這就導致其一開始便不是原始狀態，在其生成、傳輸和使用的過程中，數據雖然是最初的數據，但也屬于復制數據，不同于紙質檔案總有一份原始資料。在這種情形下，管理電子檔案的時候，也務必保證其材料的原始性，輸入原始數據的時候不可錯誤；三是具有真實性。指的是在實施電子檔案管理過程中，電子檔案資料可以被拷貝、復制，但也會在這個過程中出現變化[3]。基于此，為了避免電子信息檔案被篡改，保證其真實性，就要對其進行失真檢查，以免出現嚴重錯誤，造成較大損失；四是具有安全性。指的是在管理電子檔案的時候，要將信息安全放在第一位，必須提供電子檔案信息的保密性。

（二）電子檔案管理存在的問題

現階段，企業在實施電子檔案管理工作的時候，還存在著一定的問題，其問題主要有：一是電子檔案原資料容易出現被篡改的問題。不同于紙質檔案，電子檔案如若在形成初期被人篡改或是刪除，很難被發現，電子檔案的原始性得不到有效的保障，會影響電子檔案的真實度，這不利于企業業務的開展；二是就目前而言，部分企業并未意識到電子檔案管理工作的重要性，其在電子檔案管理方面的投入并不大，忽視了電子檔案管理技術的創新，所使用的電子檔案管理設備較為落后，管理制度不夠完善，未能充分發揮電子檔案管理工作的作用，受到了技術和環境的束縛，容易出現信息泄漏等安全問題；三是企業電子檔案管理工作依賴于計算機信息技術，從積極方面來說，計算機信息技術的應用，提高了電子檔案管理水平，給人們帶來了更多的便捷，但從消極方面來說，其也給電子檔案信息帶來了安全威脅，信息安全問題日益凸顯，需要防范病毒的入侵，有效保護電子檔案信息，防止其泄漏。

（三）加強電子檔案管理的有效措施

為提高電子檔案管理水平，應當從以下幾個方面著手：一是要優化電子檔案基本結構，制定完善的管理標準，實施統一管理。企業應當充分發揮計算機信息技術的作用，重視電子檔案管理工作，將其作為檔案管理的主要模式，在實施紙質管理的同時，應用電子檔案管理的優勢，以提高電子檔案信息的真實性，做好保存工作。在采集、整理電子檔案的時候，需要統一格式，合理傳輸和利用，從而保障電子文件檔案管理質量；二是豐富電子檔案管理手段，轉變過去的單一模式。一方面，要確保電子檔案資料的真實性，保留好原始數據，在進行電子檔案輸入、采集的時候，做好備份工作，儲存媒介中的電子檔案資料至少要有兩份；另一方面，應當用獨立、專門的計算機來儲存電子檔案，強化電子檔案管理的安全性，做到專機專用，以免造成電子檔案資料信息泄漏，產生網絡安全。與此同時，還應當實施分布式雙機備份，防止信息丟失或是被篡改；三是要制定完善的電子檔案管理制度，嚴格按照相關法律法規來執行作業，所有的電子檔案都應當具有一定的法律效應，保證電子檔案的合法性[4]。

三、電子檔案利用

（一）電子檔案的利用途徑

在企業經營管理過程中，電子檔案有著十分重要的作用，相較于紙質檔案來說，其在管理上更為便捷，準確率相對來說更高一些，可充分利用計算機信息技術來使用電子檔案，提高電子檔案的利用率。常見的電子檔案使用途徑有以下幾種：第一種是提供拷貝。指的是企業檔案管理部門在開展業務的時候，可以為企業各部門或是其他人員提供所需要的信息資料，將這些檔案信息作為拷貝載體，讓使用者自行下載使用，或是為其提供原本進行打印；第二種是通信傳輸。指的是電子檔案可以突破時間和空間的束縛，跨地區來傳輸電子檔案信息，這不僅能夠節約時間，還能夠減少財力方面的浪費，直接通過網絡就可以進行有效的網絡傳輸，實現資源共享，加強不同檔案館或是企業之間的交流與溝通。可供相關單位，查找所需資料，實現信息資料傳輸的點對點；第三種是直接利用。指的是企業檔案部門可以直接從網絡上查找資料，和需求者共享信息資料。

（二）提高電子檔案利用率的有效措施

為提高電子檔案利用率，應當做到以下幾點：第一，要制定完善的檔案利用制度，歸納整合檔案資源，對其進行分類，以便于日后查找。完善的電子檔案利用制度，可為電子檔案的使用提供重要的保障工作，有利于規范電子檔案管理工作，在為信息需求者提供所需檔案信息的時候，需要進行嚴格審批，審批通過后才能提供信息。科學的規章制度，有利于保障電子檔案的安全性，可充分發揮現代科學技術的作用，全面采集電子檔案信息，將其和紙質檔案相結合，起到有效的互補作用，改變傳統的電子檔案管理模式，真正發揮電子檔案的作用，而不是導致電子檔案工作流于表面形式；第二，要規范電子檔案的利用方法，以免破壞電子檔案資源，造成不必要的損失和浪費。利用電子檔案的時候，必須遵循相關政策和原則，要根據需求者的實際要求，基于電子檔案的內容來實施有效的管理。對于可公開展示的信息，則能夠提供拷貝，如若存在不開放的私密信息，則不可提供拷貝。瀏覽檔案資料的人員應當分權限，加密文件只有知道“密鑰”的人員才能查看，“密鑰”要進行定期更換，以免造成安全漏洞；第三，要實施“雙套制”模式。指的是將電子檔案和紙質檔案相結合，做好保存工作，充分發揮計算機信息技術，采取良好的管理模式；第四，要加強對檔案管理人員的培訓。電子檔案利用率的高低，與電子檔案管理人員的個人業務能力和自身素質有著較大的關系，應當重視對電子檔案管理人員的業務培訓，使之掌握最新的管理知識和技巧，確保所采集的電子檔案信息具有真實性、準確性。要強化電子檔案管理人員的責任意識，使之充分認識到電子檔案利用的重要性，培養期良好的綜合素質，嚴格按照相關規定來執行作業，從而提高電子檔案利用率。

（三）電子檔案利用的安全控制

在利用電子檔案的時候，應當將信息安全放在首位，要實施高效的安全控制手段，可從以下幾個方面著手：一是要實施身份認證措施。指的是在電子檔案信息管理過程中，利用身份認證技術，來確定信息查詢和需求者的個人真實身份，把控電子檔案的流向，不同的身份所能夠訪問的權限有所不同，防止用戶信息泄漏。一旦發現信息泄漏等問題后，可通過身份認證技術來鎖定可疑人員，將損失降到最低。企業相關人員在登錄檔案管理信息平臺的時候，需要輸入賬戶和密碼才能登錄，一些重要信息的登錄用戶需要進行實名制，一個人對應一個賬號，一旦出現問題可根據后臺數據進行查詢，尋找檔案流向；二是要實施審計跟蹤措施。指的是在電子檔案利用過程中，需要保障檔案信息系統的安全性，監控其運行狀態，安裝跟蹤系統，以便于實施監控用戶的操作，并進行存檔。審計跟蹤系統能夠記錄檔案信息系統中的所有瀏覽，如若發現用戶操作存在危險，則要予以及時警報；三是實施文件保護措施。一方面在利用電子檔案的時候，需避免不當操作損壞檔案信息數據，需設置文件保護措施加以防范。下載電子檔案的時候，應當在官方渠道進行下載，提供獨立下載空間，統一檔案管理格式，以免受到病毒感染，惡意篡改或是損壞檔案信息。與此同時還應當給每一份電子檔案設立獨立密保，訪問的時候需要輸入相應的密碼，核實用戶身份后才能予以用戶訪問權限。系統可記錄訪問系統的IP地址，避免同一IP地址過于頻繁的多次訪問；四是可采用數字水印措施。這是一種全新的電子檔案管理技術，無論是文件資料，還是視頻影像資料，都可以通過數字水印技術來進行保護，下載打印之后會有數字水印，但不會影像信息的瀏覽，這有利于保障電子檔案文件的版權。

四、結束語

總而言之，在信息時代下，企業應當重視電子檔案管理工作的開展，需要明確此項工作的必要性，轉變傳統的紙質檔案管理理念，需充分發揮計算機信息系統，建立健全的電子檔案管理信息系統。應當提高電子文件歸檔水平，協調各部門之間的相互合作，加強對電子文件歸檔人員的培訓，與此同時還要做好電子檔案管理工作，制定完善的電子檔案管理制度，嚴格按照相關規章制度來執行作業，采取多樣化的電子檔案管理手段，以提高電子檔案管理質量。另外，還要提高電子檔案利用率，為企業開展各項業務提供重要的資料保障。