內部控制視角下合同生命周期管理研究

賴勤

（江西省煙草公司新余市公司，江西 新余 338000）

從本質上來看，企業所開展的經濟活動是合同履行的過程，合同的執行也是業務核心的表達通道。從合同擬定到執行的各個環節，企業管理者都需要對其進行深入分析，合同的履行過程也就是企業實現對經濟活動管控的過程。

一、合同全生命周期管理的概述

（一）合同全生命周期管理的基本概念

在企業開展經濟活動時，合同是書面憑據，其中包含了企業擁有的權利、義務等各項條約，貫穿企業經濟活動開展的全過程。企業的日常經營活動就是合同的履行過程，合同全生命周期包括起草、審核、簽署、執行等各個環節。合同全生命周期管理就是對以上各環節進行系統的、動態的閉環管理。

（二）合同生命周期的內涵

合同機會階段：主要是企業尋找經濟合作機會的階段，這是合同生命周期的重要保障，能夠為后續各項工作打下堅實基礎，如果沒有此環節，后續工作也就無從開展；合同商談階段：參與經濟活動的各個主體單位進行業務談話，制定決策，該階段能夠為合同簽訂打下基礎。在這個階段中，各個主體都需要考慮對方的社會地位、經營狀況等；合同簽訂階段：在商談結束后就可以進行簽約活動，參與合作的各方需要對合同中的條款進行確認，確保其法律效力，避免疏忽而導致的經濟受損；合同履行階段：也就是合同執行，當事人需要嚴格按照合同中的各項規定，盡職盡責，完成自身的工作任務，最終得到一定的經濟利潤。在對該階段進行管理時，需要從整體的角度出發；合同結束階段：在規定時間內，合同中的各項條約已經完成，在到達時間期限后，合同終止，不再具備法律效應，并開展評價工作，由此實現合同的全生命周期管理。

（三）合同全生命周期管理的意義

建立合同全生命周期管理體系有助于企業管理者理清管理思路，實現對風險的有效控制，對業務活動中存在的問題進行深入分析和研究，設置控制點，使每個環節都能夠嚴格按照合同規定順利進行。除此之外，合同全生命周期管理體系還能夠提升現有資源的利用率，避免出現合同管理混亂的問題。目前我國科學技術發展迅速，信息技術在很多行業都得到了廣泛應用，ERP 系統或者信息化管理系統的建設，能夠實現對業務的有效控制和管理，雖然該方式提升了管理效率，但獨立性較強，不能夠形成互相制約的關系。但是合同全生命周期管理系統的應用就能夠有效解決這一問題，各個環節都能夠聯系起來成為統一整體，避免出現“信息孤島”，完成數據共享。

二、合同全生命周期管理存在的問題

（一）合同協調配合性風險

合同全生命周期管理應該包括從合同起草到完成的各個環節，就目前情況來看，部分企業認為合同起草、履行、審核等各環節是獨立的，沒有聯系的，這也就造成了合同管理混亂的局面。在審核過程中，由于參與審核的機構來自不同企業，都會發表不同意見，有可能導致合同的可操作性不強，難以滿足各方要求。

（二）尚未構建完善框架體系

合同管理是企業在開展經濟活動中的重要依據，也是企業合法權益得到保障的關鍵，完善的制度體系能夠讓企業內部管理、外部經營更加具有效率，提升企業經濟效益。目前我國市場經濟發展迅速，很多企業都迎來了新的發展機遇，但同時也面臨著更多發展壓力。就當前情況來看，部分企業并未提升合同管理水平，在制度方面的建設還有所欠缺，難以應對瞬息萬變的市場變化。

（三）缺乏對合同的重視

市場化進程在我國起步較晚，在傳統經濟體制的影響下，很多企業在發展過程中并沒有充分意識到合同管理的重要性，將以往的合同管理模式沿用至今，難以滿足當下社會發展需求，尤其是在合同履行、條約調整方面的管理力度不強，都會為企業經濟活動的順利開展造成阻礙。

（四）合同管理理念不完善

當前經濟社會講究的是合作共贏，在國內市場經濟發展進入到全新階段，經濟全球化趨勢日益緊密的時代背景下，企業為了謀求更廣闊的發展前景，都會采用與其他企業合作的形式，在這個過程中，合同的重要性不言而喻。但部分企業管理者并不具備先進的管理理念，在合同管理方面的能力、思想意識不夠先進，為企業發展帶來較大問題。

（五）專業化管理人才不足

合同管理涉及的范圍十分廣泛，工作難度大，復雜程度高，常常和經濟活動、法律、技術等有密切聯系，因此必然對合同管理人員的綜合素質提出了更高要求。就目前企業合同全生命周期管理的情況來看，專業化、復合型人才的確實，使該項工作的有效性得不到保障。

三、內部控制視角下合同全生命周期管理的對策

（一）理清合同全生命周期內控建設思路

在強化合同全生命周期管控力度時，需要從“合同擬制生命周期”和“合同履行生命周期”這兩個方面做起。合同擬制生命周期：主要是擴大了傳統合同管理的范圍，要將合同模板、擬制、審批、歸檔等各個環節考慮在內；合同履行生命周期：企業在發展過程中，要將財務和業務進行融合，實現合同的可視化管理，全面提升管理效率和質量。

（二）構建合同全生命周期內控系統框架

想要讓管理活動得到順利開展，需要以完善的規章制度作為制約，企業要根據經濟活動開展的實際情況，設置智能管理平臺，能過及時發現經濟活動開展和合同中存在的異常情況，對企業運營狀況進行實時監督控制，內控系統框架主要包括這幾個層面：事務操作層：在合同擬制的過程中，要嚴格注意模板創建、合同條約審批、對合同使用范圍進行精確定義；除此之外，還包括合同中的各項信息是否全面，合同文本是否符合規范要求，合同創建是否得到各方批準；在合同簽署完畢之后，需要做好歸檔和等級工作，同時也需要上傳至互聯網進行備份；在合同履行過程中，要注意制定合同收付款計劃，對項目進度進行科學管控；不僅如此，如果對合同中各項條款存在疑問，則需要和各方商討后進行修改；統計分析層：要從不同的角度對合同進行全面分析，主要目的在于精確識別合同中存在的各種風險，抓住合同的重點。分析的內容主要包括合同模板的使用效率、簽訂情況，合同條約是否存在修訂和調整，對企業帶來的風險等；風險管理層。在前兩層工作完成后，需要對企業經濟活動可能遭遇的風險進行定義和檢測，同時制定風險防范措施，形成風險閉環管理，從而實現合同全生命周期管控的目標。

（三）加強對合同管理的重視

在經濟活動開展之前，企業領導人員需要組織工作會議，明確合同管理工作的意義和重要性，實現全過程管理，注重開拓合同機會，積極主動與其他單位建立良好的合作伙伴關系；現多層次的合同管理，加強企業內部各部門之間的交流和聯系，安排專業的職能機構開展相關工作。在合同簽訂之前的審查工作方面，要安排專業人員對其中各項條約進行分析，由技術部門人員分析其中的業務情況，由法律部門員工審查合同中各項條款是否符合國家法律規定，財務部門負責合同中的收付條款，在各個部門交流溝通的基礎上，多層次的合同管理能夠全面提升合同全生命周期管控的規范性。

（四）完善合同管理理念

推廣并使用合同范本，對合同編制進行規范化管理，充分考慮到企業業務開展的差異性原則，對采購、招標、廣告服務等的合同進行個性化編制，這種管理模式能夠全面提升合同管理質量，也避免在經濟活動開展過程中出現的風險。與此同時，還需要強化對合同履行情況的管理，企業管理者需要密切關注合同動態，盡可能實現分類管理。在能夠正常履行的合同方面，不需要投入過多人力資源和資金；對部分重點合同而言，要對其中的關鍵條款進行全面分析和評價，并做好提示工作，聯系各方共同參與解決問題，在必要的情況下，可以對其中的條約進行修改。

（五）加強專業人才隊伍建設

在實際工作開展的過程中，需要復合型、專業化人才的加入，才能進一步提升合同管理工作質量。從這個角度來看，企業需要強化合同管理人員的教育和培訓力度，提供專業性學習，邀請業界專家前來分享工作經驗，掌握市場發展規律。在對專業人員進行培訓的過程中，企業管理人員不僅需要全面提升基層工作人員的工作能力，還需要讓其樹立先進的合同管理意識，充分意識到該工作對企業發展的重要性。在績效考核過程中，確保考核標準、考核流程、考核結果的公正公開，保持反饋渠道暢通，加強人文關懷，讓員工了解自身工作內容，能夠正確對待合同管理工作的細節之處。一旦對績效考核或獎懲制度有所疑問，可以及時向上級反應情況，良好的工作環境也能夠讓員工產生強烈的歸屬感和認同感，從而在自身崗位上實現個人價值。

四、結語

合同全生命周期管控是企業經濟活動順利開展的必要保障，也能夠減少風險出現的可能性，在合同擬定、商談、簽約、履行、結束等各個環節，都需要加強監督和管控力度。當前社會是契約社會，企業需要具備契約精神，在保證合同管理工作高質量開展的同時，要盡可能為企業帶來更多經濟收益，發現合同中存在的問題及時解決，為企業可持續發展創造良好條件。